Đồ Án Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Đại học Kinh tế

PHẦN I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC KINH TẾ
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ THƯ VIỆN
1. Giới thiệu chung về công tác quản lý thư viện
Công tác quản lý thư viện bao quát toàn bộ những công việc toàn bộ của nghiệp vụ thư viện:
· Xây dựng vốn tài liệu thư viện, xử lý kỹ thuật và nội dung tài liệu : bổ sung, đăng ký, mô tả, phân loại, định từ khóa,định chủ đề, làm chú giải, tóm tắt, tổng luận, điền, nhập tờ khai.

· Tổ chức nghiên cứu bạn đọc, phục vụ họ tại thư viện và ngoài thư viện; công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu, công tác thông tin - thư mục.

Sự hoạt động của thư viện được tóm tắt như sau :
· Nhập nguồn sách mới.
Khi sách mới về, sách được phân loại theo phiếu phân loại sách của thư viên. Sau khi phân loại, mỗi loai sách kèm theo phiếu phân loại chuyển về các kho sao cho hợp với cơ cấu của thư viện. Mỗi cuốn sách khi chia về các kho điều dán một bản mã gồm ngôn ngữ , khổ cỡ, ký hiệu sách theo môn loại và số thứ tự của đầu sách.

· Quá trình làm thẻ.
Quá trình làm thẻ phải lập theo lớp, mỗi sinh viên nộp một tấm ảnh (3x4) và lệ phí cho mỗi lần làm thẻ là 5000. Nếu sinh viên m ất thẻ thì lệ phí không thay đổi nhưng phải làm đơn báo mất, sau một tháng thư viện sẽ giải quyết.

· Quá trình mượn trả sách .
Khi bạn đọc có nhu cầu mượn sách phải đưa thẻ và phiếu yêu cầu cho thủ thư và thủ thư xem thẻ và phiếu yêu cầu có hợp lệ không. Nếu đúng bạn sẽ đọc được những yêu cầu của mình và thủ thư đưa phiếu lưu của bạn để ghi những thông tin cần thiết như tên sách, tác giả, năm xuất bản, ngày mượn, .

Khi bạn đọc trả sách, thủ thư sẽ kiểm tra có đúng ngày trả không, tình trạng của sách trước và sau khi mượn như th ế nào, nếu không có gì thì nhận sách và nhập sách vào kho, gạch tên sách mà bạn đã muợn trên phiếu lưu và ký tên xác nhận của thủ thư là đã trả sách. Nếu trả muộn hơn so với qui định thì phải đóng tiền nộp phạt, số tiền phạt tùy theo số ngày quá hạn và giá tiền trên sách. Đối với sách tham khỏa thì mỗi sinh viên chỉ mượn được 3 cuốn sách, khi nào muốn mượn sách mới thì phải trả sách cũ , còn đối với sách giáo trình thì sinh viên có thể muợn tối đa 10 cuốn sách trong 1 kỳ .
Đối với quá trình mất sách thì bạn đọc phải báo cho người quản lý để kiểm tra thẻ và mã sách đã mất, thủ thư sẽ báo cho bạn đọc loại sách và đơn giá. Đối với bạn đọc thì thực hiện một trong hai biện pháp :
- Mua lại sách đó
- Nộp tiền phạt tùy theo giá trị của cuốn sách

· Xử lý quá trình mất thẻ
Trong quá trình sử dụng thẻ, nếu bạn đọc làm mất thẻ thì phải báo cho người quản lý để họ kiểm tra thẻ lưu và thông baó cho bạn đọc nộp lệ phí làm thẻ mới.

Ngoài các công việc trên, thư viện còn bao gồm các công việc trên như :báo cáo tình trạng mượn, đọc của độc giả, báo cáo tình trạng sách từ đó có những hướng quản lý để phục vụ theo hướng yêu cầu của bạn đọc. Ngoài ra hằng năm các phòng đọc, mựon phải thống kê các đầu sách được độc giả mượn nhiều nhất, hay phải thống kê theo yêu cầu nào đó, tìm kiếm theo yêu cầu của độc giả .
2. Tầm quan trọng của máy vi tính trong công việc quản lý
Xã hội ngày càng phát triển, thông tin ngày càng phong phú và đa dạng,đòi hỏi quá trình phải nhanh chóng và kịp thời. Yêu cầu đó vượt ra khả năng xử lý thủ công của con người. Với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật nhất là kỹ thuật điện tư , chất rắn, con người đã phát minh ra máy tính điện tử, đi từ thế hệ này sang thế hệ khác. Và cho tới ngay nay nó là một công cụ không thể thiêu trong đời sống thường ngày. Máy vi tính có mặt hầu hết trong các lĩnh vực, nó không bị giới hạn trong phạm vi thương mại va khoa học mà ngày nay, ta có thể dùng nó để đánh máy chữ, viết thư, soạn thảo văn bản, làm kế toán, quản lý nhân sự,tính lương, .Máy tính có thể trao đổi thông tin, gởi tin tức qua thư điện tử E-Mail, nghe nhạc, games, gởi fax, xem tivi Hơn nữa, với sự phát triển của xã hội ngày nay nếu muốn có một thông tin chính xác và hữu ích thì cần phải đòi hỏi khối lượng thông tin lớn từ nhiều nguồn khác nhau hay lấy thông tin đã được xử lý ở một nơi nào đó. Chính vì vậy mà ta cần có một phương pháp xử lý thông tin nhanh chóng và có hiệu quả, nhưng điều này nếu như làm thủ công có lẽ sẽ bất tiện hơn nhiều. Vì những lẽ đó, các doanh nghiệp cần phải đưa máy tính vào công tác quản lý, vào việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin, nó có thể giúp ta trong việc tính toán, quản lý, điều khiển hoạt động của sản xuất, hoạch định công việc một cách trôi chảy .Do đó máy tính có tầm quan trọng rất lớn đối với đời sống con người, đặc biệt là trong xã hội tiến bộ ngày nay.
3. Tổng quan về mạng máy tính
a. Khái niệm
Mạng máy tính là một số máy tính được kết nối với nhau theo một cách nào đó. Khác với trạm truyền hình chỉ gởi thông tin đi, các mạng máy tính luôn có tính hai chiều sao cho các máy có thể gởi và nhận thông tin.

Việc nối máy tính thành mạng từ lâu trở thành một nhu cầu khách quan vì có nhiều công việc phân tán hoặc về thông tin hoặc về xử lý hoặc về cả hai đòi hỏi có sự kết hợp thông tin và xử lý thông tin hoặc phương tiện từ xa.

Nói một cách ngắn gọn thì mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua đường truyền vật lý và tuân theo các qui ước truyền thông nào đó.

b.Đặc trưng của mạng máy tính
· Đường truyền
Đây là thành tố quan trọng nhất của mạng máy tính, là phương tiện truyền các tín hiệu điện tử giữa các máy tính. Các tính hiệu này chính là các thông tin, dữ liệu được biểu thị dưới dạng xung nhị phân( ON _ OFF), các tín hiệu này đều là sóng điện từ tùy tầng số mà có các đường truyền khác nhau .
- Đường truyền hữu tuyến : Các máy được nối với nhau bằng các dây cáp mạng
- Đường truyền vô tuyến : các máy tính truyền tín hiệu với nhau thông qua sóng vô tuyến với các thiết bị điều chế/ giải điều chế ở các đầu mút.
· Kiến trúc mạng.
Kiến trúc mạng ( Network Architecture) thể cách nối các máy tính theo qui tắc và qui ước chung mà tất cả các máy tính tham gia truyền thông trên mạng phải tuân thủ để đảm bảo mạng hoạt động tốt.

- Trạng thái mạng ( Network topology) là cấu truc hình học không gian mà thực chất là cách bố trí phần tử của mạng cũng như cách nối giữa chúng với nhau. Các trạng thái mạng cơ bản là mạng hình sao( star topology), mạng dạng vòng( ring topology) và mạng dạng tuyến( linear bus topology) .