Luận Văn Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản


​
LỜI NÓI ĐẦU
​

Một nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý là quản lý dữ liệu , tức là những số liệu và tài liệu thu thập được . Dữ liệu được coi là nguyên liệu để chế biến thành thông tin dưới dạng tiện dùng và có ích cho viẹec ban hành các quyết định . Ngày nay ngân hàng dữ liệu hệ cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điên tử là phương tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công .Mối quan tâm hàng đầu của những cán bộ thiết kế hệ thống thông tin quản lý là thiết kế các ngân hàng dữ liệu nhằm lưu trữ và quản lý tập trung dữ liệu trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử để phục vụ cho nhiều người dùng và nhiều mục đích quản lý.Hệ thống thông tin quản lý thể hiên cách tiếp cận của nhà quản lý tới những hệ thống thông tin quản lý và những ứng dụng của nó trong các tổ chức kinh tế xã hội , đặc biệt cho các tổ chức doanh nghiệp . Các nhà quản lý hiện đại càng ngày càng phải chịu trách nhiệm nhiều hơn trong việc xác định những yêu cầu hệ thông thông tin và trách nhiệm trong việc phân tích, thiết kế và cài đặt những hệ thống thông tin sao cho chúng trợ giúp tốt nhất những yêu cầu thông tin của nhà quản lý .
Hiện nay ở nước ta thực hiện Nghị Định 49/CP của chính phủ tất cả các cơ quan xí nghiệp đều đã và đang thực hiện đưa máy tính vào công tác văn phòng và quản lý .Thế nên sinh viên chuẩn bị đi thực tật làm đề tài chuyên nghành là hết sức thiết thực và cần thiết để qua đây biết được tình hình học tập và ứng dụng trong thực tế ra sao? Cho nên em chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý các văn bản đến và đi của khoa tin học kinh tế” Đề tài này sẽ giúp cho em hiểu biết hơn vì đây là đề tài thiết thực trong thực tế .Qua đề tài này em sẽ phát triển lên xây dựng đề tài khác khá hơn .
Vì đây là đề tài đầu tay về môn chuyên nghành nên chắc hẳn còn nhiều thiếu sót . Em rất mong nhận được lời nhận xét phê bình và gợi ý sửa đổi của Thầy để em rút kinh nghiệm trong những đề tài sau nhất là trong quá trình thực tập.

CHƯƠNGI. KHÁI QUÁT NỘI DUNG VÀ SỬ DỤNG NGÔN NGỮ XÂY DỰNG TRƯƠNG TRÌNH NÀY:
A.KHÁI NIỆM CƠ BẢN.
1.Khái quát chung.
Trải qua 45 năm xây dựng và trưởng thành Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội đã đào tạo ra hàng nghìn cử nhân kinh tế .Vì vậy việc quản lý hồ sơ và các văn bản đến và đi của trường là một vấn đề rất cấp bách và thiết thực đối với nhà trường nói chung và khoa tin học kinh tế nói riêng.
Các hồ sơ quản lý sinh viên sau khi tốt nghiệp ra trường làm việc và công tác được nhà trường theo dõi họat động , thu thập các thông tin nhằm xây dựng đào tạo và phát triển chuyên ngành ngày càng tốt hơn, phù hợp, đáp ứng yêu cầu của đất nước cải thiện nâng cao chất lượng đào tạo cử nhân kinh tế với chất lượng cao nhằm xây dựng đất nước văn minh và hiện đại.
Nhà trường liên hệ tới các khoa, chuyên ngành của từng sinh viên để nắm bắt được tình hình của sinh viên về việc học tập và liên hệ với gia đình để đào tạo quản lý có hiệu quả,với sự quản lý chặt chẽ như vậy chất lượng sinh viên ra trường ngày càng cao.
Các hồ sơ văn bản của Bộ Giáo dục và đào tạo gửi tới nhà trường .Sau đó gửi tới các khoa để phổ biến cho sinh viên biết những quy chế về quá trình đào tạo .Các văn bản hồ sơ của khoa gửi tới Bộ Giáo dục thông qua nhà trường ngoài ra ý kiến đóng góp của sinh viên tới khoa và nhà trường.
2.Tính cấp thiết của đề tài.
Trường ta hàng năm đào tạo rất nhiều cử nhân cho nên việc quản lý hồ sơ cuả các sinh viên là rất cần thiết. Những văn bản gửi đến và đi rất nhiều cho nên vấn đề bảo mật và quản lý phải chặt chẽ. Cử nhân Tin Học Kinh Tế được đào tạo những kiến thức cơ bản nhất về tin học sau khi ra trường sinh viên có thể độc lập làm việc cho các trung tâm phần mềm ,các công ty sản xuất, buư điện , ngân hàng
Việc quản lý văn bản là công việc cần thiết và cấp bách thiết thực nhằm thúc đẩy chất lượng đào tạo cử nhân phù hợp với thời đại thông tin, nhất là đối với sinh viên khoa tin học quản lý. Đào tạo cho đất nước các cử nhân tin học kinh tế đáp ứng yêu cầu của đất nước xây dựng Xã Hội Chủ Nghĩa phồn vinh.


B.NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH.
1.Khái niệm chung.
Với phần mềm quản lý văn bản vào ra của khoa tin học kinh tế là một khối lượng tương đối lớn vì vậy khi xây dựng HTTT cho đề tài nay ngôn ngữ thích hợp cho hướng đối tượng , truy cập một cách nhanh nhất và dễ hiểu nhất, thuận lợi cho việc tìm kiếm, hay theo dõi quá trình học tập của sinh viên đó . Em chọn ngôn ngữ lập Trình Visual Basic 6.0.
Đây là ngôn ngữ thông dụng nhất cho việc xây dựng đề tài lập trình hướng đối tượng , giúp cho đề tài sinh động hơn, dễ hiểu hơn, sử dụng dễ hơn.
2.Xây dựng đề tài.
Với ngôn ngữ Visual Basic 6.0 , đề tài được xây dựng trên cơ sở HTTT được thiết kế các FORM , với một FORM chính ta có thể truy nhập, tìm kiếm, dữ liệu , thông tin về hồ sơ, văn bản đi và văn bản đến của khoa tất cả những vấn đề về hồ sơ kể cả những văn bản đã sử dụng .
Qua đó ta có thể liên hệ dễ dàng hơn giữa các khoa với nhau và liên hệ giữa nhà trường và gia đình, việc liên hệ của Bộ Giáo dục gửi tới nhà trường và thông qua các khoa tới sinh viên để cập nhật những thông tin cần thiết.Như vậy sử dụng ngôn ngữ Visual Basic có thể xây dựng chương trình hoàn thiện hơn so với ngôn ngữ lập trình khác.
Với ngôn ngữ này em xây dựng các form nhỏ thông qua một form chính. Từ form chính có thể truy nhập được các thông tin ở các form khác nhờ menu hiện ở trên form chính, ngoài ra có thể nhập thêm hay xoá bỏ một văn bản nào đó do một lý do là chuyển đến hoặc chuyển đi.

CHƯƠNGII: QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN
A. QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN.
Nhiệm vụ chính của thiết kế là : Lập kế hoạch, thiết kế chi tiết các giao diện vào ra, thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá, thiết kế các thủ tục thủ công, chuẩn bị trình bày báo cáo. Thiết kế các giao diện là xác định HTTT trình bày thông tin như thế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa ra kết qua ra. Công việc quản lý sinh viên là một công việc rất thiết thực trong việc đào tạo quản lý sinh viên . Với đội ngũ sinh viên sau khi ra trường họ có thể phát huy những tài năng vốn có của mình đã học và nghiên cứu trong nhà trường nhờ có sự quản lý chặt chẽ và khoa học của khoa và nhà trường ,đề tài”Xây dựng HTTT quản lý văn bản vào ra cuả khoa tin học kinh tế ” là một đề tài rất cần thiết cho quá trình đào tạo của khoa và trường .
Với thời đại thông tin, tin học được phổ cập trên tất cả các ban nghành việc áp dụng tin học vào quá trình quản lý là rất cấp thiết. Trải qua 45 năm xây dựng và trưởng thành Đại học kinh tế quốc dân nói chung và khoa tin học kinh tế nói riêng đã đào tạo ra hàng nghìn cử nhân kinh tế họ đã làm và nghiên cứu góp phần rất lớn cho đất nước , với những kiến thức họ đã được học và nghiên cứu họ là một phần lớn cho việc phát triển kinh tế nước ta từ một nền kinh tế thấp trở thành được như ngày hôm nay.
Khoa tin học kinh tế với đào tạo chuyên môn tin học kinh tế ,sinh viên theo học được học những vấn đề về tin học cơ bản nhất sau khi ra trường sinh viên có thể độc lập phát huy, phục vụ cho công việc quản lý ,ngân hàng ,hay viết chương trình phần mềm kinh tế , họ có thể làm việc cho các công ty phần mềm.
Nhờ có sự quản lý chặt chẽ và thiết thực cùng với lòng nhiệt tình , tâm huyết giảng dạy của các thầy cô trong khoa và trường sinh viên ra trường với chất lượng ngày càng cao, với trình độ chuyên môn cao cùng với đạo đức phẩm chất tốt.
Sinh viên sau khi ra trường với chuyên môn cao nhờ sự chỉ dẫn nghiên cứu của thầy cô và bản thân cố gắng của mình , họ được nghiên cứu những vấn đề mới nhất về tin học cùng với sự rèn luyện đạo đức con người. Sinh viên sau khi ra trường không những có trình độ cao mà họ còn có phẩm chất tốt. Nhờ việc quản lý khoa học của nhà trường và khoa tin học kinh tế, Đề tài “Xây dựng HTTT quản lý văn bản của khoa tin học kinh tế ” là một công việc rất cần thiết.


​
​