Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán các trang thiết bị điện, điện tử, điện lạnh tại công ty TNHH

ĐỀ TÀI: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán các trang thiết bị điện, điện tử, điện lạnh tại công ty TNHH Cảnh Loan

MỤC LỤCLời nói đầu
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH BUSINESS STAR GROUP VÀ CÔNG TY TNHH CẢNH LOAN
1.1 GIỚI THIỆU CHUNG CÔNG TY TNHH BUSINESS STAR GROUP( BSG)
1.1.1 Vài nét về BSG:
1.1.2 Cơ cấu tổ chức
1.1.3 Quy tŕnh nghiệp vụ kinh doanh của công ty BSG
1.1.4 Lưu đồ kinh doanh của công ty BSG
1.1.5 Quy tŕnh chuyển giao công nghệ
1.2 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH CẢNH LOAN:
1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty TNHH Cảnh Loan
1.2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Cảnh Loan
1.2.3 Chiến lược phát triển hệ thống thông tin của công ty TNHH Cảnh Loan
1.2.4 Giải pháp tin học hoá quá tŕnh bán hàng của công ty TNHH Cảnh Loan
CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LƯ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH CẢNH LOAN
2.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LƯ
2.1.1 Tổng quan về HTTT quản lư
2.1.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức:
2.2 PHÁT TRIỂN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN


2.2.1 Những nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin
2.2.2 Các công đoạn của phát triển hệ thống
2.3 CÁC CÔNG CỤ MÔ H̀NH HOÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN
2.3.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD – Information Flow Data)
2.3.2 Sơ đồ phân ră chức năng (BFD – Business Function Diagram)
2.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram)
2.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÍ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY TNHH CẢNH LOAN
3.1. YÊU CẦU PHÂN TÍCH
3.1.1 Khảo sát và phân tích yêu cầu chung
3.1.2 Bài toán đặt ra đối với việc xây dựng hệ thống thông tin tại công ty TNHH Cảnh Loan
3.2 PHÂN TÍCH CHI TIẾT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LƯ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH CẢNH LOAN
3.2.2 Phân tích yêu cầu người sử dụng:
3.2.3 Mô h́nh hóa hoạt động bán hàng tại công ty TNHH Cảnh Loan
3.3 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU LOGIC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LƯ BÁN HÀNG CÔNG TY TNHH CẢNH LOAN
3.3.1 Thiết kế dữ liệu
3.3.2 Thiết kế thủ tục
3.3.3 Thiết kế giao diện
Kết Luận
Danh Mục Tài Liệu Tham Khảo
Danh Mục Tài Liệu Tham Khảo
Phụ Lục

Lời nói đầu
Việt Nam cũng như các quốc gia trên thế giới đang bước vào thời đại công nghệ thông tin bùng nổ với sự phát triển mạnh mẽ như vũ băo đang tạo ra những bước tiến thần ḱ không chỉ cho ngành công nghệ thông tin mà đă, đang trở nên vô cùng gần gũi với các hoạt động của đời sống con người trên tất cả các lĩnh vực:Văn hoá, kinh tế, xă hội, buụn bỏn và trong hầu hết các ngành nghề. Trong đó tin học hoá quản lư là một ví dụ điển h́nh. Có quá nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển của một doanh nghiệp: Thị trường, sản phẩm, nhân lực, trí tuệ nhưng như người ta thường hay nói: Doanh nghiệp được quản lư tốt th́ hoạt động sẽ hiệu quả.
Với một doanh nghiệp đă hoạt động lâu năm và rất có tiềm lực như Công ty TNHH Cảnh Loan- Doanh nghiệp chuyên cung cơp cỏc trang thiết bị điện, điện tử, điện lạnh th́ việc sử dụng một phần mềm quản lư bán hàng là tất yếu, vô cùng cần thiết, đảm bảo cho sự quản lư bán hàng cũng như phát triển lâu dài của công ty. Nhận thấy đây là 1 đề tài hay, thực sự gây hứng thú, đồng thời rất phù hợp với những ǵ em đă học được trên lớp, nên em đă quyết đ́nh chọn đề tài thực tập tốt nghiệp là “Xây dựng hệ thống thông tin quản lư bỏn cỏc trang thiết bị điện, điện tử, điện lạnh tại công ty TNHH Cảnh Loan”.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em bao gồm 3 chương trong nội dung chính. Đó là:
Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm BSG và công ty TNHH Cảnh Loan
Chương 2: Phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin quản lư bán hàng tại công ty TNHH Cảnh Loan
Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lư bán hàng cho công ty TNHH Cảnh Loan
Trong quá tŕnh làm chuyên đề em đă nhận được sự chỉ bảo nhiệt t́nh của các anh chị công tác tại công ty BSG. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giáo viên hướng dẫn thực tập TS. Trần Thị Song Minh. Do c̣n thiếu kinh nghiệm thực tế nên chuyên đề c̣n nhiều thiếu sót, rất mong nhận được những ư kiến đóng góp của cô và các bạn để chuyên đề được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn .

Hà Nội, ngày 27 tháng 4 năm 2008
Sinh viên
Nguyễn Anh Đức

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CễNG TY TNHH BUSINESS STAR GROUP VÀ CÔNG TY TNHH CẢNH LOAN

1.1 GIỚI THIỆU CHUNG CễNG TY TNHH BUSINESS STAR GROUP( BSG) 1.1.1 Vài nét về BSG:
ü Hoạt động trong lĩnh vực CNTT, kinh doanh các dịch vụ trực tuyến. Công ty TNHH Tập đoàn các ngôi sao doanh nghiệp (Tên viết tắt: BSG Ltd.) được thành lập và điều hành bởi các nhà quản trị doanh nghiệp giàu kinh nghiệm trong và ngoài nước. Chúng tôi hoạt động theo giấy chứng nhận đầu tư số: 011022000091, do Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 15 tháng 10 năm 2007, theo luật doanh nghiệp Việt Nam, có trụ sở chính tại: P3001 – 34T Trung Ḥa Nhân Chính – Hà Nội.
ü BSG thực hiện cung cấp các dịch vụ gia tăng trên mạng Internet, bao gồm:
o Xây dựng và phát triển các cổng điện tử về nhiều lĩnh vực thông tin – giải trí – mua sắm, nhằm tạo cỏc kờnh thông tin phục vụ nhu cầu chung của cộng đồng mạng Việt Nam.
o Nhận thiết kế, gia công các sản phẩm phần mềm – website theo đơn đặt hàng của khách hàng trong và ngoài nước.
o Các hoạt động của chúng tôi nhằm hướng tới một mục tiêu chung nhất: Tạo ra cỏc kờnh quảng cáo hiệu quả, đem lại nhiều lợi ích về mặt truyền thong cho các đơn vị trong và ngoài nước.

Tầm nh́n – sứ mệnh:
ü Hoạt động trong lĩnh vực CNTT, kinh doanh các dịch vụ trực tuyến, Với những thành viên trẻ và nhiệt huyết trong công việc, BSG tự hào là người góp phần vào sự phát triển thị trường mạng ngày một lớn mạnh của nước nhà.


ü Với tiêu chí “Hoạt động v́ lợi ích cộng đồng”, BSG luôn mong muốn các hoạt động của ḿnh sẽ góp phần đem đến những công cụ tri thức thông tin - giải trí – mua sắm cho người tiêu dùng, tham gia vào một thị trường cạnh tranh lành mạnh và các h́nh thức kinh doanh tiên tiến nhất.

Mục tiêu của BSG:
ü “Hoạt động v́ lợi ích cộng đồng” – Chúng tôi xây dựng những sản phẩm đáp ứng nhu cầu sử dụng của cộng đồng mạng Việt Nam.
ü Đem đến cho khách hàng những kênh quảng cáo hiệu quả; Chúng tôi hoạt động dựa trên những hiệu quả do chính khách hàng đánh giá.
ü Sự hài ḷng về chất lượng dịch vụ của khách hàng là niềm vinh hạnh đói với chúng tôi.
Giá trị cốt lơi
ü Luụn xác dịnh mục tiêu tạo lập uy tín với đối tác và khách hàng là ưu tiên hàng đầu. Thành công của chúng tôi đến từ sự tin tưởng của các bạn. Niềm tin của đối tác và khách hàng là thước đo hàng đầu cho chất lượng – hiệu quả và dịch vu của chúng tôi.
ü Luôn luôn quan tâm - chăm sóc và luôn làm hài ḷng đến từng khách hàng là ư thức của chúng tôi.
ü Chúng tôi mong muốn tạo ra những công cụ quảng cáo hiệu quả nhất cho đối tác và khách hàng; tạo ra những giá trị tri thức cho cộng đồng người Việt Nam.
Thế mạnh của chúng tôi
Nhận thức rơ sứ mệnh và mục tiêu của ḿnh, chúng tôi xác lập thế mạnh của BSG dưa trên 5 yếu tố:
1. Đội ngũ nhân viên nhiệt t́nh và hăng say trong công việc, với khả năng chuyên môn ngày một được nâng cao
2. Chăm sóc khách hàng và phục vụ khách hàng một cách tận t́nh và chuyên nghiệp luôn luôn là tôn chỉ hoạt động của chúng tôi
3. Sản phẩm hiện đại, được xây dựng bằng những công nghệ tiên tiến của thế giới hiện nay
4. Được cộng đồng mạng Việt Nam ngày càng yêu quư và tin cậy
5. Nền tảng kiến thức phong phú, với sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa trí tuệ của phương tây cũng như tinh thần truyền thống của phương đông.
Dịch vụ của chúng tôi:
ü Gia công – xây dựng các sản phẩm công nghệ thông tin theo đơn đặt hàng của đối tác trong và ngoài nước
ü Kinh doanh các dịch vụ gia tăng trờn cỏc cổng điện tử được BSG xây dựng và điều hành
Con người của chúng tôi
Để tạo được tên tuổi như ngày hôm nay, chúng tôi có:
ü Đội ngũ ban lănh đạo uy tín, có kến thức thâm sâu trong quản lư, có quan hệ sâu rộng với đối tác trong và ngoài nước.
ü Đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, đầy năng động và nhiệt huyết. Chúng tôi luôn luôn tâm niệm sẽ cống hiến hết ḿnh cho tôn chỉ cao quư : “Hoạt động v́ lợi ích cộng đồng”.
1.1.2 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức

1.1.3 Quy tŕnh nghiệp vụ kinh doanh của công ty BSGCác nhiệm vụ chính bao gồm:
§ Bộ phận chăm sóc khách hàng theo dơi danh sách khách hàng, theo dơi danh sách nhân viên
§ Bộ phận marketting sẽ lập kế hoạch thông qua các cuộc gọi điờn thoại và hẹn gặp khách hàng. Sau đó sẽ lập kế hoạch thông qua mẫu biểu MS-04-08/MGS. Xác định được kế hoach trong tháng thông qua các mẫu biểu này và các dự kiến cho tương lai.
§ Gửi bản kế hoạch, các mẫu biểu cho giám đốc. Giám đốc xem xét và phê duyệt.
§ Nếu bản kế hoạch không được phê duyệt, thỡ giỏm đúc gửi lại cho bộ phận marketting làm lại.
§ Nếu bản kế hoạch được phê duyệt th́ giám đốc gửi pḥng kinh doanh ( trưởng pḥng ).
§ Trưởng pḥng kinh doanh giao nhiệm vụ cho các nhân viên pḥng kinh doanh thông qua mẫu biểu “Phiếu giao nhiệm vụ”.
§ Các nhân viên được giao nhiệm vụ gửi lại phiếu thục hiện cho trưởng pḥng kinh doanh thông qua mẫu biểu “Phiếu thực hiện công việc”.
Trưởng pḥng kinh doanh tổng hợp các báo cáo ra báo cáo tổng hợp thông qua mẫu biểu “Báo cáo tổng hợp của pḥng kinh doanh”.
Kế hoạch thay đổi theo từng kỳ.
§ Giám đốc căn cứ trên mức độ khả thi từng khách hàng để quyết định có thực hiện hay không. Nếu không được nhân viên kinh doanh phải xem lại.§ Trưởng pḥng kinh doanh phải giao nhiệm vụ trong phạm vi kế hoạch.§ “Báo cáo tổng hợp” xác định doanh số có thực hiên đúng với ké hoạch, xác định các nhân viên hoàn thành vượt mức hay không hoàn thành.


1.1.4 Lưu đồ kinh doanh của công ty BSGơ[TABLE]
[TR]
[TD]Tiến tŕnh
[/TD]
[TD]Nội dùng công việc
[/TD]
[TD]Nhiệm vụ
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Kế hoạch kinh doanh

[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]Phụ trách kinh doanh
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Giám Đốc công ty
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]Giám đốc hoặc phó giám đốc.

[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Kế hoạch kiêm phiếu giao việc
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]Trưởng bộ phận kinh doanh, giám đốc
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Liên hệ khách hàng, kinh doanh trực tiếp
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]Thông tin, kinh doanh

[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Đánh giá khách hàng, phân công đàm phán
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]Phụ trách kinh doanh, nhân viên kinh doanh
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Lưu hồ sơ
Phân loại lại khách hàng và lặp lại quy tŕnh
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]Thông tin, văn pḥng, phụ trách kinh doanh

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]



1.1.5 Quy tŕnh chuyển giao công nghệ
[TABLE]
[TR]
[TD]STT
[/TD]
[TD]Tiến tŕnh tư vấn và chuyển giao phần mềm
[/TD]
[TD]Năng lực và cách thức thực hiện
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]1
[/TD]
[TD]Thiết lập quan hệ hợp tác
[/TD]
[TD]Hợp tác
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]2
[/TD]
[TD]Ghi nhận và tư vấn giải pháp tổng thể (Quản lư, tổ chức, công tác kế toán, tài chính, thuế )
[/TD]
[TD]Chuyên viên tư vấn BSG
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]3
[/TD]
[TD]Thống nhất lộ tŕnh thực hiện
[/TD]
[TD]Hai bên
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]4
[/TD]
[TD]Khảo sát chi tiết phần cứng và yêu cầu đặc thù
[/TD]
[TD]Lập tŕnh viên, chuyên gia tư vấn triển khai.
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]5
[/TD]
[TD]Thống nhất giải pháp tổng thể và chi tiết
[/TD]
[TD]Chuyên viên tư vấn triển khai
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]6
[/TD]
[TD]Chuyển giao và đào tạo dựa trên hoạt động thực của khách hàng, chứng minh kết quả theo giải pháp và yêu cầu đă được thống nhất.
[/TD]
[TD]Kỹ thuật triển khai BSG
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]7
[/TD]
[TD]Hiệu chỉnh phù hợp
[/TD]
[TD]Hai bên
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]8
[/TD]
[TD]Nghiệm thu
[/TD]
[TD]Hai bên
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]9
[/TD]
[TD]Bảo hành và hỗ trợ
[/TD]
[TD]Pḥng bảo hành và chăm sóc khách hàng BSG
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]10
[/TD]
[TD]Bảo tŕ nâng cấp và hỗ trợ
[/TD]
[TD]Pḥng bảo tŕ
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]11
[/TD]
[TD]Dịch vụ hỗ trợ: cung cấp văn bản chính sách về phần mềm., tài chính, kế toán, thuế, tập huấn kỹ năng
[/TD]
[TD]Pḥng thông tin
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]12
[/TD]
[TD=colspan: 2]Hỗ trợ bằng
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]
[/TD]
[TD]- Sinh hoạt câu lạc bộ
[/TD]
[TD]Định kỳ và bất thường khi có chế độ chính sách tài chính kế toán thay đổi.
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]
[/TD]
[TD]- Hội thảo chuyên môn
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]
[/TD]
[TD]- Hội nghị khách hàng
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
1.2 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH CẢNH LOAN:
1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty TNHH Cảnh Loan
Tên giao dịch : CÔNG TY TNHH CẢNH LOAN
Tên giao dịch quốc tế : CANH LOAN COMPANY LIMITED
Tên viết tắt : CANH LOAN CO.LTD.
Trụ sở chính : Số 453 Hoàng Hoa Thám – Hà Nội.
Vốn điều lệ : 4.700.000.000 đồng (Bốn tỷ bảy trăm triệu đồng).
Trong đó: - Vốn lưu động: 1.700.000.000 đồng (Một tỷ bảy trăm triệu đồng).
- Vốn cố định : 3.000.000.000 đồng (Ba tỷ ).
Công ty TNHH Cảnh Loan là một doanh nghiệp sản xuất tư nhân có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu và tài khoản riêng. Công ty với đội ngũ chuyên gia kỹ thuật giỏi và đội ngũ công nhân lành nghề, các mặt hàng được nhập từ Hàn Quốc, Nhật Bản, Đức, Trung Quốc, Italia cỏc hăng sản xuất danh tiếng lâu năm trên thị trường sẽ mang lại cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất với giá phải chăng, chất lượng mặt hàng được đảm bảo và bảo hành một cách chuyên nghiệp nhất.
Các mặt hàng của công ty gồm: Tivi, tủ lạnh, máy giặt, nồi cơm điện, điều ḥa nhiệt độ, điện thọai, máy tính, quạt trần, hút bụi, bàn là . Các mặt hàng của công ty luôn được thay đổi phù hợp với thị hiếu của khách hàng, cũng như luôn tạo ra dịch vụ chăm sóc khách hàng một cách toàn diện.
Công ty TNHH Cảnh Loan hoạt động kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực trang thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, với danh mục sản phẩm đa dạng bao gồm nhiều trang thiết bị hiện đại, chất lượng bảo đảm, được sản xuất tại các nước phát triển với tŕnh độ công nghệ cao.

1.2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Cảnh Loan
Công ty TNHH Cảnh Loan bước đầu đă thay đổi cách quản lư từ quản lư thủ công sang quản lư tự động, có sự thao tác giữa người và máy nhằm giảm bớt thao tác thừa, không chính xác trong quá tŕnh quản lư, giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động, đưa ra thông tin chính xác và kịp thời, trợ giúp cho quá tŕnh ra quyết định. Hiện nay, một số pḥng ban đă được trang bị máy tính, máy in, phần mềm nhằm nâng cao năng suất làm việc.
Tuy nhiên, các thiết bị vẫn chưa được tận dụng một cách có hiệu quả và phục vụ đúng chức năng nhiệm vụ của cỏc phũng. Do kinh phí của công ty hạn hẹp hiện nay công ty mới chỉ trang bị công nghệ hiện đại như phần mềm chuyên dụng cho một số pḥng ban, c̣n hầu hết vẫn thực hiện thủ công là chính. Một số pḥng ban tuỳ vào nhiệm vụ của ḿnh được nối mạng Internet nhưng công ty chưa có phần mềm quản lư doanh nghiệp toàn diện để cỏc phũng ban có thể trao đổi thông tin
- Pḥng giám đốc: Đă trang bị máy tính nhưng công việc thực hiện vẫn thủ công. Hàng ngày, mọi văn bản, giấy tờ đều do thư kí chuẩn bị để giám đốc phê duyệt lên máy tính chưa phục vụ nhiều cho công tác ra quyết định.
- Phó giám đốc kinh doanh: Đă trang bị máy tính có nối mạng Internet để thuận tiện hơn trong quá tŕnh quản lư và nghiên cứu các thông tin về thị trường, t́nh h́nh của các doanh nghiệp, nhà cung cấp và các đối thủ cạnh tranh. Tuy vậy, công tác quản lư vẫn c̣n dựa trên thủ công. Hầu hết các văn bản, giấy tờ đều do cấp dưới chuẩn bị và đưa lên để phê duyệt.
- Pḥng bán hàng: Được trang bị máy tính với những phần mềm như Microsoft Word, Microsoft Excel và được nối mạng Internet. Quá tŕnh tiếp nhận và xử lư đơn đặt hàng c̣n dựa nhiều trên thủ công do chưa có phần mềm bỏn hỏng lờn việc giải quyết c̣n khó khăn và chậm. Cuối mỗi kỳ việc thống kê và lên báo cáo c̣n mất rất nhiều thời gian chưa đáp ứng tính kịp thời cho người quản trị.
- Phó giám đốc kỹ thuật: Đă trang bị máy tính phục vụ cho quá tŕnh quản lư việc sản xuất cũng như phân công công việc cho từng phân xưởng sản xuất. Máy tính được nối mạng Internet lên việc t́m kiếm cũng như nắm bắt thông tin về những công nghệ mới trên thế giới được nhanh chóng và thuận tiện.
- Pḥng kinh doanh và kỹ thuật: Quản lư dưới dạng thủ công mặc dù có sự trợ giúp của máy tính. Mọi thông tin cần lưu trữ vẫn được lưu trữ trên văn bản, giấy tờ. Máy tính chỉ phục vụ cho quản lư tức thời, không có ư nghĩa lâu dài. Muốn lưu giữ các thông tin hay tŕnh giám đốc phê duyệt th́ tất cả đều in ra giấy.
- Pḥng tổ chức hành chính: Trang bị máy tính với phần mềm ứng dụng như Microsoft Excel để quản lư đội ngũ nhân viên trong công ty.
- Pḥng tài chính kế toán: Là pḥng được trang bị máy tính với phầm mềm kế toán chuyên dụng trợ giúp cho kế toán viên trong quá tŕnh hạch toán các nghiệp vụ. Sau mỗi kỳ việc thống kê và báo cáo được nhanh chóng và thuận tiện hơn.
- Pḥng quản đốc: Quản lư trực tiếp các kho thành phầm và vật tư. Hàng ngày, các nhân viên vẫn vào sổ lưu kho rồi cuối tháng mới tổng hợp trên máy tính. Mọi thông tin vẫn được lưu trữ trên văn bản dựa vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn thanh toán của người bán gửi tới. Phần mềm sử dụng là Microsoft Excel, chưa có phần mềm quản lư vật tư chuyên dụng. Máy in đă được trang bị để in các báo cáo nhập - xuất - tồn, thẻ kho để phê duyệt.
1.2.3 Chiến lược phát triển hệ thống thông tin của công ty TNHH Cảnh Loan
Ban giám đốc xác định t́nh trạng quản lư thủ công không thể kéo dài nhưng trong lúc này công ty chưa thể khắc phục một cách tổng thể và toàn diện do chi phí lớn mà công ty cần vốn để phân bổ cho các mục đích khác. Trong đó, một số pḥng ban của công ty đă được tin học hoá công tác nghiệp vụ nên ban giám đốc quyết định chọn giải pháp tin học hoá từng phần, từng bộ phận. Sau đó sẽ kết nối thành một hệ thống quán lư thống nhất trên cơ sở thiết lập mạng máy tính thống nhất toàn cơ quan và trang bị một phần mềm quản lư doanh nghiệp toàn diện để dễ dàng quản lư các nguồn lực, chia sẻ thông tin giữa các pḥng ban, mỗi người có thể nắm bắt được các thông tin nhanh chóng và kịp thời.
Trong những năm tới, công ty sẽ trang bị thêm máy tính, máy in, hệ thống mạng cho cỏc phũng ban, đặc biệt trang bị phần mềm máy tính chuyên dụng cho từng pḥng ban ví dụ phầm mềm quản lư bán hàng cho pḥng bán hàng, phầm mềm quản trị nhân lực cho pḥng tổ chức hành chớnh để có thể thực hiện các nghiệp vụ một cách nhanh chóng và thuận tiện, nâng cao năng suất lao động
1.2.4 Giải pháp tin học hoá quá tŕnh bán hàng của công ty TNHH Cảnh Loan
Công ty TNHH Cảnh Loan với sản phẩm phong phú, đa dạng về mẫu mă và chất liệu với thị trường trong và ngoài nước lên việc quản lư bán hàng gặp nhiều khó khăn. Trong mỗi doanh nghiệp, khâu bán hàng là khâu quan trọng quyết định sự sống c̣n của công ty v́ tất cả mọi hoạt động của công ty đều hướng về mức lợi nhuận tối đa thu được.
Hệ thống thông tin quản lư bán hàng sẽ tạo điều kiện tin học hoá hoàn toàn khâu bán hàng của công ty TNHH Cảnh Loan. Các nghiệp vụ trong công tác bán hàng sẽ được thực hiện trên máy tính nhờ sự trợ giúp của phần mềm quản lư bán hàng. Từ khâu xử lư đơn đặt hàng đến khâu lập hoá đơn bán hàng, thống kê và báo cáo được thực hiện nhanh chóng và thuận tiện.
v Lợi ích thu được từ việc tin hoá công tác bán hàng:
- Về mặt tổ chức: Cán bộ, nhân viên trong bộ phận quản lư bán hàng sẽ có được một môi trường năng động, hiện đại hơn tạo tâm lư thoải mái, chuyên nghiệp. Tạo môi trường phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin lâu dài trong công ty.