Tài liệu Xây dựng hệ thống thông tin quản lí tài sản cố định

ĐỀ TÀI: Xây dựng hệ thống thông tin quản lí tài sản cố định

Phần 1: Lời mở đầu


Ngày nay, hơn lúc nào hết, sự thành công của một cơ quan phụ thuộc một cách quyết định vào việc có tận dụng được công nghệ thông tin vào việc quản lí cũng như để phát triển mọi năng lực trong tổ chức hay cơ quan. Trong đó th́ thông tin lại có thể coi như huyết mạch của mọi tổ chức, thông qua việc nghiên cứu thông tin kinh tế chúng ta có thể đánh giá chính xác nhịp sống kinh tế và quy mô phát triển của các doanh nghiệp, các nguy cơ tiềm ẩn và triển vọng phát triển. Có thể nói không quá rằng, trong nền kinh tế thị trường, nơi diễn ra hàng ngày cuộc cạnh tranh quyết liệt để giành giật thị trường th́ thông tin kinh tế là một nhu cầu cấp thiết. Thông tin kinh tế có thể quyết định đến thành bại của doanh nghiệp. Mà doanh nghiệp muốn tiếp cận thông tin nhanh, chính xác, kịp thời th́ việc ứng dụng tin học vào doanh nghiệp là vấn đề cần thiết đặc biệt là trong quá tŕnh quản lí. Ngày nay các đă có khá nhiều phần mềm được xây dựng để phục vụ cho quá tŕnh quản lí của doanh nghiệp trong đó có các phần mềm dùng để quản lí tài sản cố định.
Tài sản cố định là một phần rất quan trọng của bất kỳ một tổ chức cơ quan nào bởi v́ tài sản cố định là một loại tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài, đây là cơ sở hạ tầng của cơ quan, nó quyết định rất nhiều đến quá tŕnh làm việc của các cơ quan.
Quản lư tài sản cố định là một vấn đề cần thiết cho bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào thông qua việc mua bán các thiết bị, nhập các thiết bị, quản lư các bộ phận sử dụng các thiết bị đă nhập về, quản lư việc sửa chữa, bảo hành các thiết bị theo từng bộ phận sử dụng. Quản lí tốt tài sản cố định là tạo điều kiện cho việc thực hiện các nhiệm vụ cũng như trong công tác quản lí. Tuy vậy hiện nay, hầu hết các cơ quan tổ chức việc quản lư tài sản cố định chủ yếu dựa trên sổ sách kế toán, vẫn chưa có một phần mềm chuyên áp dụng cho việc quản lư vấn đề này. Xuất phát từ yêu cầu thực tế trên em quyết định chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lí tài sản cố định” làm đề tài cho đề án môn học của ḿnh
Em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Anh Phương đă tận t́nh giúp em hoàn thành đề án này!








Phần 2: Nội dung đề tài
I. Tổng quan về Tài sản cố định:I.1. Khái niệm và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định:b) Khái niệm tài sản cố định: Theo chế độ quản lư, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định của Bộ tài chính ban hành kèm theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12-12-2003
Tài sản cố định là một bộ phận của tài sản dài hạn thường thoả măn hai tiêu chuẩn sau: có giá trị lơn hơn hoặc bằng 10.000.000 đồng và thời gian sử dụng lớn hơn hoặc bằng một năm. Tuy nhiên, một số tài sản không thoả măn đồng thời hai tiêu chuẩn trên muốn xếp vào tài sản cố định phải được sự cho phép của Bộ tài chính bằng văn bản.
Đặc điểm của tài sản cố định là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, khi tham gia sản xuất kinh doanh giá trị của nó hao ṃn dần và chuyển từng phần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt khác riêng tài sản cố định hữu h́nh, h́nh thái vật chất không bị thay đổi cho đến khi hư hỏng phải loại bỏ.
c) Tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định. Các tài sản được ghi nhận là tài sản cố định phải thoả măn đồng thời cả 4 tiêu chuẩn ghi nhận sau:
+ Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng nó
+ Nguyên giá của tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy.
+ Thời gian sử dụng ước tính trên một năm.
+ Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành.
I.2. Phân loại tài sản cố định:
Do tài sản cố định của cơ quan tổ chức bao gồm nhiều loại với h́nh thái biểu hiện, tính chất đầu tư và mục đích sử dụng khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lư và hạch toán tài sản cố định cần thiết phải sắp xếp tài sản cố định theo từng nhóm khác nhau theo những đặc trưng xác định. Mỗi cách phân loại có tác dụng khác nhau đối với công tác quản lư và hạch toán. Sau đây là một số cách phân loại chủ yếu:
d) Phân loại tài sản cố định theo h́nh thái biểu hiện:Theo h́nh thái biểu hiện, tài sản cố định được phân thành tài sản cố định hữu h́nh và tài sản cố định vô h́nh:
- Tài sản cố định hữu h́nh là những tài sản có h́nhA thái vật chất cụ thể, có đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng để xếp vào tài sản cố định.
- Tài sản cố định vô h́nh là những tài sản không có h́nh thái vật chất cụ thể, biểu hiện một lượng giá trị đă được đầu tư chi trả để có được các nguồn lợi về mặt kinh tế mà giá trị của chúng xuất phát từ đặc quyền hoặc quyền của cơ quan tổ chức.
e) Phân loại tài sản cố định theo quyền sở hữu:Theo quyền sở hữu tài sản cố định được chia thành tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của cơ quan tổ chức và tài sản cố định thuê ngoài:
- Tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của cơ quan tổ chức là những tài sản do cơ quan tổ chức tự mua sắm, xây dựng, chế tạo bằng nguồn vốn ngân sách cấp, quỹ đầu tư phát triển, nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản.
- Tài sản thuê ngoài là những tài sản cố định do cơ quan tổ chức thuê bên ngoài về để sử dụng trong một thời gian nhất định tuy theo hợp đồng thuê (tài sản cố định thuê tài chính hoặc thuê hoạt động)
f) Phân loại tài sản cố định theo công dụng:Theo cách phân loại này tài sản cố định của cơ quan tổ chức có thể phân thành các loại sau:
- Tài sản cố định dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh.
- Tài sản cố định dùng cho hoạt động phúc lợi công cộng (nhà văn hoá, nhà nghỉ, nhà ăn, sân bóng, thiết bị thể thao )
I.3. Hạch toán tài sản cố định:
I.3.1. Tính giá tài sản cố định.
Tính giá tài sản cố định là xác định giá trị ghi sổ của tài sản cố định. Tài sản cố định được đánh giá lần đầu và có thể đánh giá lại trong quá tŕnh sử dụng. Tài sản cố định được tính giá theo nguyên giá (giá trị ban đầu), giá trị đă hao ṃn và giá trị c̣n lại.
*Đối với tài sản cố định hữu h́nh:
- Nguyên giá tài sản cố định hữu h́nh là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có tài sản cố định tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Nguyên giá tài sản cố định hữu h́nh chỉ thay đổi trong các trường hợp:
+ Đánh giá lại tài sản cố định.
+ Xây lắp, trang bị thêm tài sản cố định.
+ Cải tạo, nâng cấp làm tăng năng lực và kéo dài thời gian hữu dụng của tài sản cố định.
+ Tháo dỡ một hoặc một số bộ phận của tài sản cố định.
*Đối với tài sản cố định vô h́nh: Nguyên giá của tài sản cố định vô h́nh là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có tài sản cố định vô h́nh tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào sử dụng theo dự tính.
I.3.2. Hạch toán tài sản cố định
I.3.2.1. Hạch toán tăng tài sản cố định
a) Tài khoản sử dụng:
* TK 211 – Tài sản cố định hữu h́nh: TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và biến động tăng giảm của toàn bộ TSCĐ hữu h́nh của doanh nghiệp theo nguyên giá.
Bên Nợ: Phản ánh nguyên giá của TSCĐ hữu h́nh tăng do được cấp, mua sắm, XDCB hoàn thành bàn giao, do các đơn vị tham gia liên doanh góp vốn, do được biếu tặng, viện trợ
Điều chỉnh tăng nguyên giá của TSCĐ do xây lắp, trang bị thêm, do cải tạo, nâng cấp
Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ do đánh giá lại.
Bên Có: Phản ánh nguyên giá của TSCĐ giảm do điều chuyển cho đơn vị khác, nhượng bán, thanh lư hoặc đem góp liên doanh
Nguyên giá giảm bớt do tháo dỡ bớt một số bộ phận hoặc do đánh giá lại.
Dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu h́nh hiện có ở đơn vị
* TK 213 – Tài sản cố định vô h́nh: Tk này dùng để phản ánh giá trị hiện có và t́nh h́nh biến động của toàn bộ TSCĐ vô h́nh của doanh nghiệp.
Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ vô h́nh tăng.
Bên Có: Nguyên giá TSCĐ vô h́nh giảm.
Dư Nợ: Nguyên giá TSCĐ vô h́nh hiện có ở doanh nghiệp
*TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh: TK này dùng để phản ánh số nguồn vốn kinh doanh hiện có và t́nh h́nh tăng giảm nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp.