Báo Cáo Xây dựng hệ thống quản lý cho cửa hàng mua bán linh kiện máy tính

I. ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Mô tả bài toán:
Một cửa hàng mua bán linh kiện máy tính cần xây dựng hệ thống quản lý cho mình. Quá trình hoạt động của cửa hàng này được mô tả như sau:

Hàng hóa được nhập từ các nhà cung cấp và sau đó sẽ tiến hành bán cho khách hàng. Việc bán hàng có thể được thực hiện bằng việc bán lẻ hay bán sỉ.

Đối với khách hàng mua lẻ, sau khi xem các thông tin về linh kiện, họ sẽ yêu cầu mua một hoặc vài linh kiện nào đó. Nhân viên bộ phận kinh doanh tiến hành lập hóa đơn bán hàng cho khách, chuyển hóa đơn này đến bộ phận kế toán. Khách sẽ đến giao tiền tại bộ phận kế toán, khi ấy bộ phận kế toán sẽ lập một phiếu xuất kho dựa vào hóa đơn mua hàng ở trên và gửi cho bộ phận thủ kho đồng thời lập biên lai thu tiền và giấy bảo hành cho khách.

Đối với việc mua sỉ: Khách hàng sẽ đặt hàng tại bộ phần kinh doanh. Bộ phận kinh doanh. Bộ phận kinh doanh sẽ lập một hóa đơn bán hàng, nếu số lượng hàng tồn trong kho đáp ứng được yêu cầu của khách, ngược lại sẽ thông báo cho khách là không đủ số lượng . Hóa đơn bán hàng này sẽ được gửi đến bộ phận kế toán . Bộ phận kế toán sẽ lập một phiếu xuất kho gửi cho bộ phận thủ kho để bộ phận này xuất hàng cho khách. Với một hóa đơn mua sỉ, khách hàng có thể trả tiền nhiều lần, mỗi lần trả như vậy khách hàng sẽ nhận được một biên lai thu tiền và sẽ nhận đượ phiếu bảo hành sau khi bộ phận kế toán nhân được số tiền lớn hơn 50% tổng số tiền phải trả cho hóa đơn mua hàng này.

Khi lập hóa đơn bán hàng cho khách nếu phát hiện số lượng hàng tồn trong kho nhỏ hơn 5 đơn vị (cho mỗi mặt hàng) thì bộ phận kinh doanh sẽ lập một phiếu đề nghị nhập hàng gửi đến ban giám đốc. Sau khi ban giám đốc chấp nhận lời đề nghị nêu trên thì bộ phận kinh doanh lập các đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp để yêu cầu nhà cung cấp xuất hàng. Đồng thời hóa đơn này cũng được gửi cho bộ phận thủ kho để bộ phận này kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng từ nhà cung cấp. Nếu phát hiện có một số mặt hàng nào đó không đúng yêu cầu thì sẽ gửi trả lại cho nhà cung cấp. Bộ phận thủ kho sẽ lập báo cáo về việc nhập hàng, gửi cho bộ phận kinh doanh. Bộ phận kinh doanh sẽ dựa vào thông tin này để cập nhật lại hóa đơn mua hàng cho hoàn chỉnh, sau đó gửi hóa đơn này cho nhà cung cấp và bộ phận kế toán để thực hiện thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Mỗi hóa đơn mua hàng có thể được trả tiền nhiều lần, mỗi lần trả tiền như vậy, bộ phận kế toán đề nghị nhà cung cấp ký nhận biên lai trả tiền.

Cuối tháng bộ phận kế toán sẽ kết toán công nợ và hàng tồn kho để thống kê thu chi. Đồng thời bộ phận thủ kho cũng thực hiện việc kiểm tra hàng tồn trong kho. Nếu số liệu của hai bộ phận là phù hợp nhau thì các báo cáo thu chi sẽ được lập để gửi cho ban giám đốc. Ngược lại bộ phận này phải kiểm tra lại trước khi lập báo cáo.