Đồ Án Xây dựng hệ thống chương trình quản lý cán bộ

LỜI NÓI ĐẦU




Ngày nay với sự phát triển của ngành công nghệ thông tin đã đem lại hiệu quả to lớn trong nhiều lĩnh vực, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của cuộc sống con người. Một trong những lĩnh vực đó chính là quản lý giáo viên. Với việc quản lý giáo viên trên máy tính, chúng ta sẽ giảm bớt được một khối lượng công việc rất lớn cho những người quản lý, giảm bớt lượng người không cần thiết trong khâu quản lý này. Trước kia, khi tất cả nguồn lực con người còn được quản lý thủ công không chỉ là khó khăn mà còn đẫn đến việc sai xót dữ liệu và viêc cập nhật thêm thông tin là rất chậm.


Với đề tài thực tập chuyên môn: “Xây dựng hệ thống chương trình quản lý cán bộ” . Qua việc đã đi khảo sát trên thực tế tại trường : THCS HẢI ĐÔNG, cũng như những tài liệu thu thập được về hệ thống quản lý giáo viên, đã xây dựng được hệ thống quản lý nhân sự của trường, mục đích hệ thống sẽ đáp ứng được việc quản lý những dữ liệu về hồ sơ cán bộ giáo viên trong phạm vi của trường.

CHƯƠNG I




TÌM HIỀU NGÔN NGỮ ACCESS




Để giải quyết yêu cầu bài toán quản lý thư viện ra chúng ta có thể sử dụng nhiều phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như : Foxpro, Visual baisc, Access . Mỗi ngôn ngữ, mỗi hệ quản trị cơ sở đều có những điểm mạnh và cũng sẽ có những hạn chế riêng.


Việc chọn công cụ, một môi trường để triển khai bài toán quản lý đặt ra tùy thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan của người làm chương trình. Trong khuôn khổ thời gian và khả năng của bản thân, tôi đã mạnh dạn chọn phần mềm ứng dụng ACCESS một trong năm ứng dụng của Microsoft office 7.0 for Windows, đó là phần mềm ứng dụng mạnh mà dễ dàng, đơn giản trong quá trình làm việc.




1. Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access :




* Giới thiệu về MS Access:




MS Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hãng Microsoft chạy trên môi trường Windows, trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong thực tế như quản lý, thống kê, kế toán . Với MS Access người sử dụng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà vẫn có được một chương trình hoàn chỉnh, nếu cần lập trình MS Access có sẵn ngôn ngữ Access Basic để ta có thể lập trình theo ý muốn của người sử dụng.


Hầu hết các hệ quản trị CSDL hiện nay đều lưu trữ và xử lý thông tin bằng mô hình quản trị CSDL quan hệ. Quan hệ bắt nguồn từ thực tế là mỗi bản ghi trong CSDL chứa các thông tin liên quan đến một chủ thể duy nhất. Ngoài ra, các dữ liệu của hai nhóm thông tin có thể ghép lại thành một chủ thể duy nhất dựa trên các giá trị dữ liệu quan hệ. Trong một hệ quản trị CSDL quan hệ, tất cả các dữ liệu được quản lý theo bảng, bảng lưu trữ thông tin về một chủ thể. Thậm trí khi sử dụng một trong các phương tiện của một hệ CSDL để rút ra thông tin từ một bảng

hay nhiều bảng khác (thường được gọi là truy vấn - Query) thì kết quả cũng giống như một bảng. Thư tế có thể một truy vấn dựa trên kết quả của một truy vấn khác.


Các khả năng của một CSDL là cho chúng ta quyền kiểm soát hoàn toàn bằng các định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ với dữ liệu khác. Một CSDL có 3 khả năng chính : Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu, kiểm soát dữ liệu.




1.1. Tạo mới tệp Access :




Một dự án Access là một hoặc nhiều tệp Access nhằm giải quyết một công việc lớn nào đó.


Tệp Access có phần mở rộng *.MDB (ngoài những tệp có phần mở rộng


*.DBE cũng mở được nhưng chỉ có thể thực thi chứ không chỉnh sửa được cấu trúc). Có 5 tệp thành phần chính trong một tệp :


- Tables : Nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu.




- Queries : Nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế.




- Form : Nơi chứa mẫu giao diện phần mềm.




- Reports : Nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế.




- Macro : Nơi chứa các Macro lệnh phục vụ dự án









dự án.

- Modules : Nơi chứa các khai báo các thư viện chương trình con phục vụ





Thông thường mỗi tệp Access cần phải làm việc trên tất cả các thành phần trên.




- Để bắt đầu tạo một tệp mới, chọn mục Blank Access database ở cửa sổ mục 1.1.1 tiếp theo để nhận OK, hộp thoại xuất hiện yêu cầu chọn nơi lưu trữ và đặt tên tệp Access











































Chọn nơi lưu trữ ở hộp Save in; gõ vào tên tệp ở mục File name, nhập Create để ghi lại thiết lập. Đến đây đã sẵn sàng sử dụng tệp Access vừa khai báo.




2. Bảng (Table) :




- Là thành phần cơ bản quan trọng của cơ sở dữ liệu, nó dùng để ghi nhận các số liệu cần thiết. Có thể nói tất cả quá trình xử lý dữ liệu đều dựa trên cơ sở các dữ liệu thô được lưu trữ trong các Table.


- Trong 1 Table số liệu được tổ chức thành các cột (fields or columns) và dòng (records). Mỗi cột tương ứng với một mục dữ liệu cần lưu trữ, mỗi dòng chứa dữ liệu một người hay vật cụ thể mà ta cần lưu trữ. Khi thiết kế các cột cho Table ta có thể ràng buộc điều kiện để Access kiểm tra các record nhập vào không bị sai.


- Chính nhờ những Table này mà xây dựng nên được những mối quan hệ trong hệ thống (relationship).


 Cấu trúc logic của Table :




- Table được tổ chức thành các cột hay còn gọi là trường (file hay colum) và các dòng gọi là mẩu tin (Record).

- Mỗi cột tương ứng với một mục dữ liệu mà ta cần lưu trữ. Mỗi cột có một


tên và thuộc về một kiểu dữ liệu.









trữ.

- Mỗi dòng chứa dữ liệu về một người hay vật cụ thể mà ta cần lưu





Ta có thể tạo mới một bảng theo 3 cách sau :




+ Tạo với sự hướng dẫn của Access (Table wizard).




+ Tự thiết kế theo ý riêng trên một mẫu bảng trong kiểm xem bảng dữ liệu (Datasheet View).


+ Tạo trên một mẫu thiết kế (Datasheet View).




3 Query - Truy vấn :




Query là công cụ dùng để tính toán và xử lý dữ liệu từ các table và các Query khác có sẵn trong cơ sở dữ liệu.


Dạng Query thường được sử dụng nhiều nhất là Select Query. Bằng loại Query này ta có thể lọc ra những thông tin cần quan tâm từ nhiều bằng dữ liệu khác nhau cua cơ sở dữ liệu, có thể phân tích và hiệu chỉnh dữ liệu ngay trên bản thân Query hay sử dụng làm cơ sở cho công việc khác.


Ngoài ra còn có các loại Query khác như Update Query để cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu cho Table, crosstab Query tổng hợp dữ liệu, Make Table Query, Crosstab Query tổng hợp dữ liệu, Make Table Query nhằm phục hồi dữ liệu có sơ sót xảy ra cho Table. Ráp nối dữ liệu vào table có Append Query xóa dữ liệu Delete Query. Query như một nền tảng để tạo ra các báo biểu có đặc tính định dạng cao hơn Table.


* Khái niệm :