Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường THPT Kim Anh – Sóc Sơn – Hà Nội

ĐỀ TÀI: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường THPT Kim Anh – Sóc Sơn – Hà Nội

Mục Lục
LỜI NÓI ĐẦU
CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ LƯ THUYẾT
1.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập tŕnh Access
1.1.1 Khái niệm về MS Access
1.1.2 Các công cụ MS Access cung cấp
+ Đặt khoá chính:
+ Định nghĩa khoá quan hệ:
Truy vấn là sự lựa chọn thông tin theo một điều kiện nào đó. Có thể nói
CHƯƠNG II : KHẢO SÁT VỀ TRƯỜNG THPT
KIM ANH – SÓC SƠN – HÀ NỘI
2.1. Giới thiệu về trường PTTH Kim Anh – Sóc Sơn – Hà Nội
2.2. Quá tŕnh đào tạo học sinh ở trường
2.3 Giới thiệu thư viện của trường
2.4. Hoạt động hiện tại của thư viện
2.4.1 Nhập tài liệu
2.4.2 Công tác tổ chức kho tài liệu và cách sắp xếp
2.4.3 Công tác quản lư vốn tài liệu và kiểm tra
2.4.4 Công tác phục vụ bạn đọc
2.4.5 Quản lư sách
2.4.6 Quản lư mượn trả
2.4.7 Chức năng thống kê, in ấn
2.5 Hướng khắc phục
CHƯƠNG III : PHÂN TÍCH
3.1 Mục đích của bài toán
3.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)
3. 3 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu
3.3.1 Tổng quan về biểu đồ luồng dữ liệu
3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
3.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
3.3.4 Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh
3.4 Sơ đồ các thực thể liên kết
CHƯƠNG IV : THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
4.1 Thiết kế các bảng
4.2 Sơ đồ liên kết các bảng dữ liệu
4.3 Thiết kế Form giao diện
4.4 Chức năng t́m kiếm thông tin
KẾT LUẬN
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
TÀI LIỆU THAM KHẢO



LỜI NÓI ĐẦU
Với sự phát triển của xă hội như ngày nay th́ công nghệ thông tin đă trở lên quan trọng với tất cả các ngành trong đó khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực khoa học,kinh tế,xă hội,quản lư Từ việc xây dựng các chương tŕnh khoa học kỹ thuật lớn đến các công việc quản lư đơn giản.Máy tính giúp chúng ta cập nhập,t́m kiếm và lưu trữ thông tin một cách tốt nhất.
Ở nước ta hiện nay tin học đang ngày càng được ứng dụng rộng răi trong công tác quản lư và từng bước khẳng định sức mạnh và vị trí của ḿnh.Các bài toán quản lư vô cùng đa dạng và phong phú tuỳ từng ngành nghề.Cùng với xu thế đó việc tin học hoá công tác quản lư thư viện trong trường học trở lên hết sức cần thiết và luôn là sự quan tâm của ban giám hiệu của các nhà trường.
Với những kiến thức đă được học hỏi và vận dụng lư thuyết đó vào công việc thực tiễn là xây dựng phần mềm “Quản lư thư viện”.Tuy rằng lĩnh vực quản lư thư viện không c̣n quá mới mẻ nhưng đối với từng nơi,từng lúc nó vẫn mang tính hiện thực và hết sức cần thiết.Qua một thời gian phân tích,t́m hiểu,nghiên cứu bám sát thực tế công việc kết hợp với lư thuyết được học, với nhu cầu thực tế của chương tŕnh em đă xây dựng chương tŕnh “Quản lư thư viện cho trường THPT Kim Anh – Sóc Sơn – Hà Nội” trên ngôn ngữ Access.Chương tŕnh nhằm ứng dụng một phần trợ giúp công việc quản lư thư viện ở nhà trường.
Với sự cố gắng của bản thân cùng sự giúp đỡ tận t́nh của thầy: Đỗ Đ́nhCường em đă hoàn thành bài thực tập chuyên ngành này.Do điều kiện thời gian trong quá tŕnh làm em c̣n có nhiều thiếu sót.Em rất mong sự đóng góp ư kiến của các bạn đặc biệt là thầy Đỗ Đ́nh Cường giúp em hoàn thiện kiến thức cũng như kinh nghiệm cho bài sau.Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, Tháng 2 năm 2011
Sinh viên
TẠ VĂN SƠN


CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ LƯ THUYẾT
1.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập tŕnh Access
1.1.1 Khái niệm về MS Access
MS Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hang Microsoft chạy trên môi trường Windows, trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương tŕnh cho hầu hết các bài toán quản lư thường gặp trong thực tế. Với MS Access , người sử dụng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà vẫn có được một chương tŕnh hoàn chỉnh.
MS Access được coi là một chương tŕnh dễ sử dụng và phổ biến bởi nó đi kèm với bộ Microsoft Office. Bên cạnh những chương tŕnh khác như: SQL Server, Foxpro đ̣i hỏi người t́m hiểu phải có những kiến thức nhất định về tin học và sự tư duy logic để có thể lập tŕnh được.
MS Access cung cấp công cụ Wizard để tự động tạo bảng truy vấn báo cáo hỗ trợ người dung. Ta có thể sử dụng để phân tích bảnh tránh dư thừa dữ liệu. MS Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào ngành tin học. Với Wizard và các phương tiện hoạt động tự động khác sẽ tiết kiệm thời gian , công sức trong việc thiết kế, xây dựng chương tŕnh
1.1.2 Các công cụ MS Access cung cấp
MS Access cung cấp cho người dung 6 đối tượng cơ bản
* Bảng ( Table ):
Bảng là đối tượng được định nghĩa và dùng để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng chứa các thông tin về một chủ thể xác định. Mỗi bảng gồm các trường (Record) hay c̣n gọi là các cột (Column), lưu giữ các dữ liệu khác nhau và các bản ghi( Record) hay c̣n gọi là các hàng ( row) lưu giữ tất cả các thông tin về một cá thể nhất định của chủ thể đó. Có thể nói một khóa ( Primary) cơ bản gồm một hoặc nhiều trường và một hoặc nhiều chỉ mục (index) cho mỗi bảng để giúp tăng tốc độ truy nhập dữ liệu.

Trường dữ liệu:
Mỗi cột dữ liệu của bảng sẽ tương ứng với một truờng dữ liệu. Mỗi trường dữ liệu sẽ có tên gọi và tập hợp các thuộc tính miêu tả trường dữ liệu đó ví dụ như: Kiểu dữ liệu, trường khóa, độ lớn, định dạng
Mỗi trường dữ liệu phải được định kiểu dữ liệu. Trong Access, trường dữ liệu có thể nhận một trong các kiểu sau.

[TABLE=width: 576]
[TR]
[TD]TT
[/TD]
[TD]Kiểu dữ liệu
[/TD]
[TD]Độ lớn
[/TD]
[TD]Lưu trữ
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]1
[/TD]
[TD]Number
[/TD]
[TD]Tùy thuộc kiểu cụ thể
[/TD]
[TD]Số: Số thực, số nguyên theo nhiều kiểu.
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]2
[/TD]
[TD]AutoNumber
[/TD]
[TD]4 Bytes
[/TD]
[TD]Số nguyên tự động được đánh số.
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]3
[/TD]
[TD]Text
[/TD]
[TD]Tùy thuộc độ dài xâu
[/TD]
[TD]Xâu kí tự.
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]4
[/TD]
[TD]Yes/No
[/TD]
[TD]1 Bytes
[/TD]
[TD]Kiếu Logic
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]5
[/TD]
[TD]Date/Time
[/TD]
[TD]8 Bytes
[/TD]
[TD]Lưu trữngày giờ.
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]6
[/TD]
[TD]Currentcy
[/TD]
[TD]Sing
[/TD]
[TD]Lưu trữ dữ liệu kềm kí hiệu tiền tệ.
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]7
[/TD]
[TD]Memo
[/TD]
[TD]Tùy thuộc giá trị
[/TD]
[TD]Kiểu ghi nhớ
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]8
[/TD]
[TD]Hyperlink
[/TD]
[TD]Tùy thuộc độ dài xâu
[/TD]
[TD]Lưu trữ các siêu liên kết (Hyperlink).
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]9
[/TD]
[TD]OLE
[/TD]
[TD]Tùy thuộc dữ liệu
[/TD]
[TD]Âm thanh, h́nh ảnh, đồ họa
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[TD]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
+ Đặt khoá chính:
Mỗi bảng trong một CSDL đều có một khóa cơ bản trong Microsoft Access tùy theo từng tính chất quan trọng của bảng này hay từng CSDL mà ta chọn khóa chính cho phù hợp.
Mở bảng ở chế độ Design, chọn một hoặc nhiều trường muốn định nghĩa là khóa, dùng chuột bắm vào nút “Primary key” trên thanh công cụ để thực hiện chọn khóa.
+ Định nghĩa khoá quan hệ:
Sau khi định nghĩa xong hai hay nhiều bảng có quan hệ th́ nên báo cho Access biết cách thức quan hệ giữa các bảng. Nếu làm như vậy, Access sẽ biết liên kết tất
cả các bảng mỗi khi sử dụng chúng sau này trong các truy vấn, biểu mẫu
* Truy vấn (Query )
Truy vấn là sự lựa chọn thông tin theo một điều kiện nào đó. Có thể nói
sức mạnh của Access chính là ở truy vấn và báo cáo. Trong Access có 2 loại truy
vấn:
+ Truy vấn lựa chọn ( Select Query):
Là truy vấn mà kết quả đầu ra là tập hợp các thông tin được lựa chọn
từ các bảng, các truy vấn theo một điều kiện nào đó.
+ Truy vấn hành động:
Là truy vấn nhằm thực hiện một thao tác sử lư dữ liệu nào đó. Ví dụ xoá dữ liệu ( Query Delete ), cập nhập dữ liệu ( Query Update), chèn dữ liệu ( Query Append), tạo bảng (Query Make Table).
Việc sử dụng hữu hiệu các truy vấn trong chương tŕnh sẽ làm tăng khả năng t́m kiếm lời giải cho các bài toàn phức tạp. Việc sử dụng các hàm tự định nghĩa trong các cột của các truy vấn làm tăng khả năng kết xuất thông tin ,tăng tính đa dạng,
mềm dẻo của thông tin đầu ra.

* Biểu mẫu (form )
Mẫu biểu là đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập và hiển thị dữ liệu, hoặc để điều khiển việc thực hiện một ứng dụng cụ thể nào đó. Các mẫu biểu được dùng để tŕnh bày một chương tŕnh hoàn toàn theo ư muốn của người thiết kế, các dữ liệu được truy xuất từ các bảng hoặc truy vấn.
Mẫu biểu cho phép in, cho phép thiết kế các mẫu biểu để chạy Macro hoặc một Modul đáp ứng một sự kiện nào đó.
Mẫu biểu là phương tiện giao diện cơ bản giữa người sử dụng và một ứng dụng Microsoft Access và có thể thiết kế các mẫu biểu cho nhiều mục đích khác nhau.
+ Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu.
+ Điều khiển tiến tŕnh của ứng dụng.
+ Nhập các dữ liệu vào chương tŕnh.
+ Hiển thị các thông báo.
* Báo cáo (report ):
Báo cáo là một đối tượng được thiết kế để định nghĩa quy cách, tính toán, in, tổng hợp các dữ liệu được chọn.
Các tính năng tiên tiến của báo cáo trong Access:
+ Có các công cụ Auto Report dùng để tự động xây dựng một báo cáo cho một bảng hoặc một truy vấn
+có thể thiết lập hoặc đặt nhiều thuộc tính bố sung các Macro hoặc Access Basic.
+ các báo cáo có thể chứa các chương tŕnh Access Basic cục bộ ( được gọi là chương tŕnh nền của báo cáo – Code Bihind Report) để đáp ứng sự kiện trên báo cáo.
+ các công cụ để tạo các thuộc tính để giúp tạo các biểu phức tạp và các câu lệnh SQL.
+ có thể cất kết quả báo cáo vào tệp văn bản RTF.
+ có thuộc tính “Page” (trang) mới để tính số trang tại thời điểm in
* Macro:
- Macro tập các hành động dùng để thực hiện một nhiệm vụ một cách tự động.bất kỳ các thao tác nào lặp đi lặp lại nhiều lần đều là đối tượng để tạo macro. Với macro ta có thể thiết lập được một hệ thống menu, kích hoạt các nút lệnh, mở đóng các bảng, mẫu biểu, truy vấn Tự động t́m kiếm và chắt lọc thông tin, kiểm soát các phím nóng. Câu lệnh Docmd dùng để thực hiện một hành động.
- Có thể gắn một Macro hay một thủ tục với một dự kiện của Access. Đặc biệt là sự kiện On Click của nút lệnh.
- Dùng nút lệnh để tổ chức giao diện chương tŕnh với một menu đơn giản.
- Dùng Autoexec để tự động hoá các thao tác của chương tŕnh và cài đặt mật khẩu. Gắn macro với một phím hay tổ hợp phím để có thể thực hiện macro từ bất kỳ vị trí nào trong cơ sở dữ liệu.
* Module:
Khi sử dụng macro ta có thể xây dựng được một tiến tŕnh các công việc tự động. Tuy nhiên với những bài toán có độ phức tạp cao, Access không đáp ứng nổi th́ ta có thể lập tŕnh bằng ngôn ngữ Access basic đây là ngôn ngữ lập tŕnh quản lư mạnh trên môi trường windows. Access basic có đầy đủ dữ liệu, các cấu trúc điều khiển, rẽ nhánh, các ṿng lặp làm công cụ cho chúng ta tổng hợp. Chắt lọc kết xuất thông tin.ngoài ra, ta có thể sử dụng thư viện các hàm chuẩn của Access basic cũng như của window để đưa vào chương tŕnh.Người sử dụng có thể tự viết thêm các hàm, thủ tục và Access basic coi như là các hàm chuẩn








CHƯƠNG II : KHẢO SÁT VỀ TRƯỜNG THPT
KIM ANH – SÓC SƠN – HÀ NỘI
2.1. Giới thiệu về trường PTTH Kim Anh – Sóc Sơn – Hà Nội
Trường PTTH Kim Anh nằm ở Phố Kim Anh – xă Thanh Xuân - huyện Sóc Sơn – Hà Nội. Trường được thành lập tháng 9/1965, trong điều kiện ác liệt của chiến tranh chống Mĩ cứu nước. Cơ sở ban đầu của nhà trường là khu nhà tranh tre do một trường cấp hai để lại. Sau hơn 40 năm, hiện nay trường đă ổn định với cơ ngơi khang trang, cơ sở vật chất đảm bảo chất lượng giáo dục tốt. Mặc dù là một trường ở ngoại thành xa , điều kiện kinh tế c̣n nhiều khó khăn, chất lượng học sinh đầu vào thấp nhưng thầy tṛ nhà trường đă khắc phục nhiều khó khăn trở ngại hoàn thành nhiệm vụ được giao và đạt được những kết quả đáng khích lệ.
Trường PTTH Kim Anh trực thuộc Sở giáo dục và đào tạo thành phố Hà Nội, trường với đội ngũ giáo viên đông đảo có tŕnh độ và nhiều kinh nghiệm trong công tác giảng dạy. Với tổng số 78 giáo viên trong đó có 69 thầy cô giáo trực tiếp tham gia giảng dạy. Trường bao gồm 57 lớp học, được chia làm 3 khối:
+Khối 10 : 19 lớp
+ Khối 11 : 19 lớp
+ Khối 12 : 19 lớp
Nhà trường luôn quan tâm chú ư đến giáo dục truyền thống, xây dựng nếp sống văn minh lịch sự, ư thức chấp hành kỷ luật cho học sinh. Tăng cường đầu tư cho công tác Đoàn thanh niên và Đội thiếu niên. Đẩy mạnh các hoạt động ngoài giờ (văn nghệ, TDTT). Tổ chức nhiều sân chơi cho học sinh với nhiều cuộc thi như: Thi viết thư quốc tế CPU, đội viên khéo tay nhằm làm cho học sinh gắn bó với trường lớp, yêu thương kính trọng thầy cô, bạn bè, gia đ́nh, cộng đồng góp phần tích cực trong công tác giáo dục đạo đức cho học sinh.
Nhà trường làm tốt bồi dưỡng, nâng cao tŕnh độ nghiệp vụ cho đội ngũ giáo viên, 100% đạt tŕnh độ chuẩn đảm bảo đáp ứng yêu cầu dạy học. Đội ngũ giáo viên nhiệt t́nh, có tay nghề vững vàng trong chuyên môn, có kinh nghiệm nhiều giáo viên đạt loại giỏi cấp tỉnh.
Trong trường Hiệu trưởng là người cao nhất, là người đại diện cho nhà trường về mặt pháp lư, có trách nhiệm và thẩm quyền cao nhất về hành chính, chuyên môn trong nhà trường, chịu trách nhiệm trước bộ giáo dục, tổ chức và quản lư toàn bộ hoạt động của trường.
Hiệu phó là người giúp hiệu trưởng quản lư nhà trường trong phạm vi phân công phụ trách các hoạt động như: Học tập, lao động, các hoạt động xă hội, cơ sở vật chất trong nhà trường.
Tổ trưởng tổ chuyên môn phụ trách các hoạt động trong tổ chuyên môn của ḿnh.
Giáo viên chủ nhiệm (GVCN) chịu trách nhiệm quản lư lớp ḿnh được phân công. GVCN t́m hiểu, nắm vững về mỗi học sinh trong lớp, về mọi mặt để có biện pháp giáo dục và thúc đẩy sự tiến lên của lớp học. GVCN có quyền khen thưởng và kỷ luật học sinh, là người báo cáo thường kỳ với hiệu trưởng về t́nh h́nh của lớp học.
GV bộ môn đảm nhiệm việc quản lư học sinh trong các tiết học, nhận xét, đánh giá quá tŕnh học tập của học sinh trong môn học rồi báo cáo cho GVCN của lớp.
Các lớp trưởng, lớp phó cùng GVCN theo dơi, đánh giá ư thức học tập của các học sinh. Tổ chức phân công lớp các hoạt động ngoài giờ.
2.2. Quá tŕnh đào tạo học sinh ở trường
Trường THPT Kim Anh tổ chức đào tạo học sinh theo quy chế đào tạo của bộ giáo dục. Quá tŕnh đào tạo được tiến hành như sau:
+ Tuyển học sinh thi vào lớp 10 theo quy chế của bộ giáo dục và đào tạo ban hành
+ Căn cứ vào kết quả học tập của học sinh để phân chia học sinh theo từng lớp học.
+ Đào tạo HS theo từng lớp. Quá tŕnh học được chia ra làm các học kỳ và năm học. Cuối mỗi kỳ học và năm học nhà trường tổ chức thi kiểm tra đánh giá xếp loại học tập và hạnh kiểm cho từng học sinh theo văn bản đánh giá xếp loại của Bộ giáo dục và đào tạo ban hành.
+ Cuối năm nhà trường tiến hành xét duyệt kết quả học tập, hạnh kiểm của học sinh các khối 10,11,12 để xem học sinh đó có được lên lớp hay không đồng thời tổ chức thi tốt nghiệp cho học sinh khối 12.
2.3 Giới thiệu thư viện của trường
Thư viện trường THPT Kim Anh là một thư viện có quy mô nhỏ do điều kiện cơ sở vật chất của trường c̣n hạn chế. V́ vậy công tác quản lư sách thư viện của trường chủ yếu dựa trên giấy tờ ghi chép. Mọi công việc đều tiến hành thủ công từ việc cập nhật đến t́m kiếm, sắp xếp tài liệu. Do đó mất rất nhiều thời gian và nhân lực. Thêm vào đó do công tác quản lư trên giấy tờ nên việc lưu trữ tốn nhiều thời gian và công tác bảo quản cũng gặp khó khăn, sai xót. Khi cần cập nhật thông tin mới thường gây tẩy xoá nên chỉ có giáo viên mới đến mượn và t́m tài liệu phục vụ cho việc giảng dạy. C̣n học sinh th́ rất ít khi đến thư viện.
Nhưng bây giờ do nhu cầu về nghiên cứu và t́m hiểu tài liệu học tập ngày càng cao nên hệ thống thư viện đă được đầu tư và đi vào hoạt động với hang trăm đầu sách có giá trị thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Với số lượng lớn các độc giả trong đó bao gồm cả học sinh, giáo viên, cán bộ và công nhân viên chức của nhà trường đến đăng kư mượn, đọc và tham khảo tài liệu.
Thư viện được chia làm 2 kho:
+ Kho đọc
+ Kho mượn
· Kho đọc: phục vụ tất cả các học sinh, giáo viên đến tại pḥng đọc của thư viện. Tại đây chủ yếu gồm các loại sách tham khảo, tài liệu nghiên cứu, sách nâng cao, báo
· Kho mượn: phục vu giáo viên, học sinh, cá nhân đến mượn sach trong một thời gian nhất định.
Mỗi cá nhân hay tập thể khi có nhu cầu mượn sách của thư viện khi đến mượn cần phải có thẻ và phải xuất tŕnh thẻ thư viện cho cán bộ thư viện (thẻ do thư viện làm và cấp cho mỗi cá nhân co nhu cầu mượn sách).
2.4. Hoạt động hiện tại của thư viện
2.4.1 Nhập tài liệu
Là thao tác nhập thông tin của sách và độc giả vào sổ đăng kư. Dựa vào nguyên tắc này mà công tác bảo vệ tài sản cho thư viện được tốt, hiện trạng vốn tài liệu của thư viện được rơ ràng, thực hiện được các thao tác thống kê, t́m kiếm, in ấn báo cáo một cách nhanh chóng.
2.4.2 Công tác tổ chức kho tài liệu và cách sắp xếp
Đây là thao tác phân sách đến các kho để dễ quản lư tiện lợi cho việc phục vụ bạn đọc.
Sách được sắp xếp trên giá theo một thứ tự nhất định từ nhăn trên cùng xuống ngăn duới. Trong thư viện mỗi kho được chia lam nhiều phân khu, mỗi phân khu là một khổ sách. V́ vậy có hai kiểu phân khu :
+ Khổ Việt bé (VB): Là những khổ sách có kích thước nhỏ hơn 20 cm
+ Khổ Việt vừa (VV): là những khổ sách có kích thước là 20 cm
2.4.3 Công tác quản lư vốn tài liệu và kiểm tra
Thư viện có hơn 1200 đầu sách tất cả đă được đăng kư trong sổ đăng kư cua thư viện. Để đảm bảo cho bảo quản vốn tài liệu, cán bộ thường xuyên phải kiểm kê vốn, số lượng sách c̣n hiện tại trong kho, kiểm tra t́nh h́nh mượn trả trong phiếu theo dơi sử dụng sách và trên máy vi tính gồm các thông tin về độc giả :