Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Cao đẳng Sư phạm Yên Bái

ĐỀ TÀI: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Cao đẳng Sư phạm Yên Bái

Lời cam đoan



Tôi cam đoan: Đồ án tốt nghiệp “Xây dựng chương tŕnh quản lư thư viện trường Cao đẳng Sư phạm Yên Bái” do tôi tự t́m hiểu, nghiên cứu và xây dựng. Tôi cam đoan không sao chép và lấy lại từ bất kỳ một đồ án nào khác.

Yên Bái, ngày 25 tháng 07 năm 2009
Sinh viên


Nguyễn Thị Ngọc Lân













MụC LụC

Lời cam đoan
MụC LụC
lời cảm ơn
Lời nói đầu
CHƯƠNG 1: GiớI THIệU Về BàI TOáN Và Khảo sát thực trạng của hệ thống quản lư thư viện trường cao đẳng sư phạm yên bái
1.1. Giới thiệu về bài toán
1.2. Khảo sát t́nh h́nh hoạt động của thư viện trường Cao đẳng Sư Phạm Yên Bái trong những năm qua.
1.2.1. Tổ chức và nhiệm vụ của thư viện.
1.2.2. Đối tượng phục vụ và công tác phục vụ bạn đọc.
1.3. Thực trạng hệ thống quản lư thư viện trường Cao đẳng sư phạm Yên Bái.
1.3.1. Cơ cấu quản lư .81.3.2. Quản lư sách
1.3.3. Quản lư độc giả.
1.3.4. Quản lư mượn trả sách
1.3.5. Hiện trạng tin học:
1.3.6. Hướng giải quyết bài toán:
1.3.7. Hướng phát triển
1.4. Đánh giá sự hoạt động của hệ thống hiện tại .
1.4.1. Ưu điểm của hệ thống hiện tại
1.4.2. Nhược điểm của hệ thống hiện tại
1.5. Hướng giải quyết bài toán.
1.5.1. Đề xuất xây dựng hệ thống quản lư thư viện trường Cao đẳng sư phạm Yên Bái
1.5.2. Mục đích, yêu cầu của hệ thống.
CHƯƠNG 2: Phân tích thiết kế hệ thống QUảN Lư THƯ VIệN TRường cđ sp yên bái
2.1. Các thông tin vào của hệ thống.
2.2. Thông tin đầu ra của hệ thống.
2.3. Giới thiệu về một số chức năng.
2.4. Biểu đồ .23
2.4.1. Biểu đồ phân cấp chức năng 23
2.4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
2.4.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
2.4.4. Các biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
2.5. Mô h́nh thực thể liên kết.
2.5.1. Vài nét về chuẩn hoá quan hệ
2.5.2. Mô tả các thực thể-ư nghĩa :
2.6. Các mối quan hệ
2 6.1. Xét hai thực thể PHANLOAI và SACH
2.6.2. Xét hai thực thể LINHVUC và SACH
2.6.3. Xét hai thực thể DOCGIA và MUONTRA
2.6.4. Xét hai thực thể DONVI và DOCGIA
2.7. Sơ đồ thực thể liên kết.
2.8. Các rằng buộc dữ liệu
2.9. Thiết kế các bảng dữ liệu
CHƯƠNG 3: Lựa chọn công cụ và cài đặt chương tŕnh
3.1 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access
3.1.1. Giới thiệu về MS ACCESS.
3.1.2. Những thế mạnh và tiện ích của MS ACCESS.
3.1.3. Những công cụ cho phép xây dựng một ứng dụng trên môi trường MS Access.
3.2 Giao diện chính của chương tŕnh
3.3. Form Quản lí sách
3.4. Form Quản lí độc giả.
3.5. Form Quản lư mượn trả.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
NHẬN XẫT CỦA GIÁO VIấN
PHỤ LỤC 55

lời cảm ơn
Trong thời gian thực tập vừa qua, với sự cố gắng của bản thân, em đă hoàn thành đồ án “Xây dựng Chương tŕnh quản lư thư viện trường Cao đẳng sư phạm Yên Bái”. Tuy nhiên trong quá tŕnh làm bài vẫn c̣n nhiều thiếu sót, kiến thức c̣n chưa vững vàng và phương pháp tŕnh bày c̣n chưa khoa học nhưng được sự giúp đỡ của thầy giáo Nguyễn Hồng Tân và các bạn trong nhóm Công nghệ phần mềm giúp em để đồ án được tốt hơn và đă một phần nào đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của bài toán đề ra.
Tuy nhiên yêu cầu của đồ án là tương đối lớn, mà thời gian thực tập có hạn và tŕnh độ của bản thân c̣n nhiều hạn chế nên em chưa đáp ứng được đầy đủ mọi mặt của thực tế đề ra. Bên cạnh đó, trong thời gian khảo sát em vừa phải nghiên cứu về hệ quản trị và phần mềm ứng dụng Access, vừa phải nghiên cứu về nghiệp vụ chuyên ngành của thư viện nên không tránh khỏi những khiếm khuyết trong khi làm đồ án. Em rất mong có được sự giúp đỡ, chỉ bảo, ư kiến nhận xét của thầy giáo, cô giáo để em có thể phát huy được khả năng của ḿnh để chương tŕnh của em được hoàn thiện hơn và có thể viết ra được những chương tŕnh lớn hơn nữa.
Sau cùng, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận t́nh của thầy giáo Nguyễn Hồng Tân, các thầy cô trong bộ môn Công nghệ phần mềm, các cô chú trong ban quản lư Thư viện Cao đẳng Sư phạm Yên Bái đă giúp đỡ em hoàn thành đồ án tốt nghiệp này.

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Ngọc Lân


Lời nói đầuTrong t́nh h́nh phát triển mạnh mẽ của nước ta hiện nay, trong đó nổi bật là sự phát triển của khoa học kỹ thuật nói chung và nghành công nghệ thông tin nói riêng. Đảng và Nhà nước ta đă chú trọng việc đưa tin học vào sử dụng phổ biến trong các nghành nghề, các khối cơ quan, các doanh nghiệp nhằm giảm bớt những h́nh thức lao động thủ công với năng suất thấp và hiệu quả không cao.Ta có thể nói tin học đă trở thành một nghành khoa học mũi nhọn đem lại lợi ích thực sự cho xă hội, làm thay đổi bộ mặt của xă hội.
Trong các lĩnh vực kinh tế, máy tính được ứng dụng để quản lư tài chính, ngân hàng, quản lư nhân sự Trong các lĩnh vực khác như xây dựng, y học, văn hoá nó có vai tṛ hết sức quan trọng và được ứng dụng rộng răi trên phạm vi toàn thế giới.
Sách là một con thuyền chở tri thức từ thế hệ này đến thế hệ khác, v́ vậy ta có thể hiểu rơ tầm quan trọng của hệ thống thư viện, nơi lưu trữ các loại tài liệu, sách, báo . Hiện nay để phục vụ cho việc nghiên cứu và học tập các giảng viên, sinh viên nên hệ thống thư viện trong các trường ngày một lớn với số lượng sách tăng nhanh và số lượng độc giả tham gia ngày một nhiều. Chính v́ vậy việc quản lư sách và tra cứu ngày càng khó khăn nên việc đưa tin học hoá vào quản lư hệ thống thư viện là rất phù hợp.
Do yêu cầu thực tế của thư viện trường Cao Đẳng sư phạm Yên Bái, em đă nghiên cứu để thực hiện đề tài thực tập “Quản lư thư viện trường Cao đẳng sư phạm Yên Bái” với sự hướng dẫn của thầy Nguyễn Hồng Tân nhằm góp một phần đưa ứng dụng thông tin vào việc quản lư và tra cứu sách trong thư viện.
Trong quá tŕnh nghiên cứu và thực hiện đồ án do kinh nghiệm c̣n chưa có, kiến thức về ngôn ngữ lập tŕnh c̣n chưa vững vàng, v́ vậy đồ án khi hoàn thành không thể tránh khỏi những mặt hạn chế và thiếu sót. Em rất mong nhận được những ư kiến đánh giá của các thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Nguyễn Thị Ngọc Lân

Chương 1
GiớI THIệU Về BàI TOáN Và Khảo sát thực trạng
của hệ thống quản lư thư viện trường
cao đẳng sư phạm yên bái

1.1. Giới thiệu về bài toán
Công tác quản lư Thư viện ở các trường trong những năm trước đây chủ yếu là dựa trên sổ sách giấy tờ, việc cập nhật các số liệu và kết xuất thông tin tất nhiên đều phải làm bằng tay và công việc đó đ̣i hỏi một lực lượng lao động lớn, tốn rất nhiều thời gian đặc biệt là trong các dịp vào sách mới và số cán bộ, giáo viên, sinh viên (độc giả) mượn trả sách, tổng hợp báo cáo cuối mỗi năm học. Thêm vào đó cùng một thông tin nhiều khi phải vào nhiều lần ở nhiều sổ khác nhau hoặc nhiều bộ phận khác nhau, dẫn đến những sai sót nhất là mỗi khi có sự thay đổi hoặc chỉnh sửa.
Vài năm trở lại đây, nhiều công đoạn đă được cải thiện nhờ sự trợ giúp của máy tính, xong phần chủ yếu vẫn chỉ là giảm bớt ghi chép, giúp soạn thảo và in ấn bảng biểu . Gần đây nhà trường cũng đă sử dụng một số phần mềm quản lư sách, phần mềm đó đă đáp ứng được nhu cầu về quản lư sách. Tuy nhiên phần mềm đó không quản lư độc giả, do đó thủ thư vẫn quản lư độc giả bằng sổ theo dơi mượn trả sách. Cách quản lư như sau:
Khi có lớp đăng kư mượn sách thủ thư nhận danh sách sinh viên từ cán bộ lớp, thủ thư sẽ ghi vào một sổ theo dơi mượn sách. Sau đó thủ thư xem sổ thống kê sách thường nhật xem số lượng sách sinh viên lớp đó yêu cầu c̣n bao nhiêu để phân cho lớp đó.
Khi hoàn tất các thủ tục th́ thủ thư sẽ bố trí một hoặc hai ngày sau lớp đó sẽ lên nhận sách, sau khi sinh viên nhận sách theo yêu cầu sẽ kư nhận vào sổ đó hoặc có lớp đă học hết học kỳ số sách mượn thư viện đến thời hạn trả th́ thủ thư lấy sổ theo dơi mượn sách của từng độc giả đối chiếu xem độc giả mượn sách nào và nhận đủ là xong.
Các thao tác trên thủ công là chính dẫn đến việc t́m kiếm, đối chiếu rất khó khăn, mất nhiều thời gian cho khâu này. Do vậy, rất khó chỉnh sửa, bổ sung đặc biệt là không đáp ứng được những yêu cầu đa dạng và luôn thay đổi hàng năm.
V́ vậy công việc thiết kế một hệ quản lư thông tin trong thư viện nhằm khắc phục những hạn chế nói trên là nhu cầu thực tế và hoàn toàn cần thiết.
Một cách tổng quan, hệ quản lư này phải đáp ứng những yêu cầu cụ thể như:
- Mỗi dữ liệu chỉ phải nhập duy nhất một lần.
- Chương tŕnh phải tự động tra cứu, tự tổng hợp t́m kiếm sắp xếp và cho ra những báo cáo theo yêu cầu người dùng.
- Tự chỉnh sửa các số liệu, bảng biểu liên quan mỗi khi dữ liệu vào được thay đổi hoặc các điều kiện, các yêu cầu của người dùng thay đổi.
- Chương tŕnh phải giúp việc thao tác được nhanh, đơn giản, tiện lợi và đặc biệt các số liệu kết xuất phải chính xác và nhất quán cho mọi bảng biểu, báo cáo.
- Chương tŕnh phải dễ cài đặt và phải chạy tốt trên các máy tính đang có và các phần mềm ứng dụng phổ biến. Đồng thời phải tương thích hoặc có thể nâng cấp để phù hợp với sự phát triển của thiết bị phần cứng cũng như phần mềm trong tương lai gần.
1.2. Khảo sát t́nh h́nh hoạt động của thư viện trường Cao đẳng Sư Phạm Yên Bái trong những năm qua
Trường Cao đẳng Sư phạm Yên Bái là một trường trực thuộc Tỉnh với số lượng sinh viên là hơn 700 và số lượng cán bộ giáo viên trong trường là 132 và có 2 hệ đào tạo chính là hệ cao đẳng và trung cấp. Ngay từ những ngày đầu thành lập, cán bộ lănh đạo nhà trường đă luôn quan tâm hàng đầu đến chất lượng đào tạo, cụ thể là không ngừng trang bị cho sinh viên những phương tiện học tập, nghiên cứu. Đặc biệt nhà trường đầu tư một khối lượng lớn tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực thiết thực cho công việc học tập của sinh viên.
Tính tới tháng 06 năm 2009, thư viện nhà trường có tổng số sách là hơn 2 vạn trong đó tổng số đầu sách là hơn 3000, sách của thư viện ngày càng phong phú hơn. Kho sách của thư viện cũng phản ánh đầy đủ nội dung về các nghành học như: Sách tâm lư học, sách về các nghành khoa học tự nhiên, sách về lĩnh vực khoa học xă hội Hàng năm thư viện được hỗ trợ kinh phí để bổ sung tài liệu là 150 triệu đồng.
Mặc dù vậy nhưng tài liệu phục vụ cho việc học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học vẫn c̣n thiếu thốn, chưa đáp ứng được mục tiêu đào tạo của nhà trường. Nhất là trong khâu quản lư thư viện, hiện nay công việc chủ yếu là làm một cách thủ công, mà số lượng sách ngày một tăng cộng thêm số lượng bạn đọc tham gia ngày một nhiều. V́ vậy quá tŕnh quản lư là rất khó khăn và ta cần phải đưa tin học vào quản lư thư viện.
Hiện nay trường đă xây dựng được một khu nhà riêng dành cho thư viện, đó là một cơ sở tốt để phục vụ cho nhu cầu của bạn đọc và cán bộ thư viện. Nhà trường đă đầu tư một hệ thống máy vi tính mới để tiến tới tin học hoá việc phục vụ bạn đọc và quản lư thư viện điện tử.
1.2.1. Tổ chức và nhiệm vụ của thư viện
Thư viện trường Cao đẳng sư phạm Yên Bái có nhiệm vụ tổ chức lưu trữ, xử lư và cung cấp các thông tin tư liệu phục vụ công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học cho cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường Cao đẳng sư phạm nhằm góp phần nâng cao tŕnh độ nghiên cứu, học tập của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong toàn trường.
Đội ngũ cán bộ gồm 10 người, trong đó có 4 người tŕnh độ đại học và 6 người tŕnh độ cao đẳng.
Các bộ phận chức năng: Thư viện gồm có tổ trưởng là cô Nguyễn Thị Hoa, bộ phận xử lư kỹ thuật 4 người, bộ phận pḥng mượn 3 người, bộ phận pḥng đọc 2 người (một người phụ trách pḥng đọc sinh viên, một người phụ trách pḥng đọc báo, tạp chí )
1.2.2. Đối tượng phục vụ và công tác phục vụ bạn đọc
Đối tượng phục vụ: Cán bộ giảng viên, sinh viên. Ngành phục vụ: Khoa học tự nhiên, khoa học xă hội, giáo dục, báo và tạp chí.
Hiện nay thư viện phục vụ mượn đọc tại chỗ và cho mượn về nhà. Pḥng đọc phục vụ bạn đọc ngày 3 ca từ thứ 2 đến thứ 6 và sáng thứ 7.
Tài liệu được sắp xếp theo số đăng kư cá biệt, theo kích cỡ đối với pḥng đọc, pḥng mượn xếp theo môn, loại và theo kích cỡ. Độc giả có thể tiếp cận qua hệ thống tra cứu.
1.3. Thực trạng hệ thống quản lư thư viện trường Cao đẳng sư phạm Yên Bái.
1.3.1. Cơ cấu quản lư.Thư viện trường Cao đẳng sư phạm có cơ cấu quản lư như sau:
Trưởng pḥng đào tạo.
Tổ trưởng tổ thư viện.
Bộ phận pḥng đọc, pḥng mượn, xử lư kỹ thuật.


[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]












Thư viện chịu sự quản lư trực tiếp của trưởng pḥng đào tạo. Một tổ trưởng và 3 nhóm (bộ phận pḥng đọc, bộ phận pḥng mượn, bộ phận xử lư kỹ thuật), chia làm 4 khâu chính: Quản lư sách, quản lư mượn trả, quản lư độc giả và báo cáo thống kê.
Trong đó:
- Quản lư sách: Nhập sách, bảo quản sách, huỷ sách khỏi danh mục và xử lư nghiệp vụ.
- Quản lư mượn trả sách: Cho mượn sách, nhận lại sách trả, đ̣i sách trễ hạn và xử lư bất thường.
- Quản lư độc giả: Cấp và huỷ thẻ độc giả, xử lư các vi phạm.
- Báo cáo thống kê: Thống kê sách, thống kê độc giả và t́nh h́nh mượn trả sách.
1.3.2. Quản lư sách
Mỗi khi có sách mới nhập về, nhân viên thư viện có trách nhiệm rà xét xem những loại sách đó đă có trong cơ sở dữ liệu hiện tại hay chưa?
* Nếu chưa có th́ lập thẻ quản lư sách và định mă số sách mới. Như vậy để có một cuốn sách phục vụ bạn đọc phải qua quy tŕnh sau:
- Đánh dấu vào trang tên sách và trang 20 để phân biệt sách của thư viện và sách của cá nhân.
- Đọc để phân loại nội dung cuốn sách đó ứng với bộ môn tri thức nào, rồi ghi kí hiệu vào góc trên bên phải của cuốn sách.
- Cắt nhăn đọc, nhăn mượn ra từng cái.
- Dán nhăn đọc/nhăn mượn vào gáy sách, ở phía tr­ước, phía sau của cuốn sách.
- Vào sổ đăng kí cá biệt (sổ tài sản thư viện).
- Ghi số đăng kí vào trang tên sách, trang 20, ghi vào nhăn sách.
- Dán băng dính để bảo quản nhăn sách.
- Làm phiếu nhập tin, mô tả tài liệu, tóm tắt nội dung cuốn sách.
- T́m từ khoá chính, từ khoá phụ.
- T́m kí hiệu trong khung đề mục, và ghi số kí hiệu.
- Nhập các cơ sở dữ liệu nhập tin vào máy tính.
- Mô tả phích, ép phích, đục lỗ phích.
- Xếp các tờ phích vào ô kéo của tủ mục lục.
- Chuyển sách về kho và xếp sách lên giá cho bạn đọc mượn.
* Nếu có rồi th́ nhập sách theo thẻ quản lư sách đă có theo qui tŕnh sau:
- Đánh dấu vào trang tên sách và trang 20 để phân biệt sách của thư viện và sách của cá nhân.
- Cắt nhăn đọc, nhăn mượn ra từng cái.
- Dán nhăn đọc/nhăn mượn vào gáy sách, ở phía tr­ước, phía sau của cuốn sách.
- Vào sổ đăng kí cá biệt (sổ tài sản thư viện).
- Ghi số đăng kí vào trang tên sách, trang 20, ghi vào nhăn sách.
- Dán băng dính để bảo quản nhăn sách.
- Chuyển sách về kho và xếp sách lên giá cho bạn đọc mượn.
* Mă số sách được quy định như sau:
Ví dụ :

[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]Thư viện – Trường CĐSP Yên Bái
M

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]




Trong đó: - M là kí hiệu sách này thuộc kho mượn.
- GT là sách giáo tŕnh.
- V là sách Văn.
- b là khổ bé.
- 12000 là số đăng kí cá biệt của cuốn sách


Mẫu biểu 1: Phiếu nhập tin

[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]










1.3.3. Quản lư độc giả.
Các độc giả có nhu cầu làm thẻ sẽ phải nộp lệ phí làm thẻ, cung cấp thông tin về độc giả (mẫu biểu 2) cho bộ phận bạn đọc. Sau đó bộ phận bạn đọc sẽ tiến hành làm thẻ và cấp thẻ theo quy định (mẫu biểu 3).

Mẫu biểu 2:

[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]

Thông tin về độc giả

Họ và tên:
Đơn vị: .
Ngày sinh:
Ngày đăng kư:


[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]