Luận Văn Xây dựng chương trình quản lý tài sản cố định của một công ty

Đồ án tốt nghiệp năm 2013
Đề tài: Xây dựng chương trình quản lý tài sản cố định của một công ty 



MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN . 1
LỜI CAM KẾT . 2
MỤC LỤC . 3
MỞ ĐẦU . 5
CHƯƠNG I: MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG
QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH . 8
1.1. Bài toán đặt ra 8
1.2. Những vấn đề đặt ra, cơ hội và giải pháp 10
1.3. Nghiên cứu hệ thống và những yêu cầu đặt ra cho bài toán 11
1.3.1. Phạm vi vấn đề giải quyết . 11
1.3.2. Những yêu cầu chức năng, dịch vụ cần có 11
1.4. Sự đáp ứng của hệ thống đối với những vấn đề được giải quyết . 12
1.5. Mô tả mô hình nghiệp vụ của hệ thống 13
1.5.1. Xây dựng sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống 13
1.5.2 Lập biểu đồ phân rã chức năng 15
1.5.3. Mô tả chi tiết các chức năng lá . 17
1.5.4. Các hồ sơ dữ liệu sử dụng . 19
1.5.5. Ma trận thực thể chức năng . 20
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 21
2.1. Các mô hình xử lý nghiệp vụ . 21
2.1.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 . 21
2.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 . 22
2.2. Mô hình dữ liệu quan niệm 26
2.2.1. Lập bảng liệt kê, chính xác hoá, chọn lọc mục tin 26
2.2.2. Xác định các thực thể và thuộc tính 30
2.2.3. Xác định các mối quan hệ và thuộc tính của nó . 31
2.2.4. Biểu đồ của mô hình dữ liệu quan niệm . 35
CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG . 36
3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu . 36
3.1.1. Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ 36
3.1.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 39
3.2. Xác định các giao diện . 44
3.3. Xác định các luồng dữ liệu hệ thống 45
4
3.3.1. Luồng hệ thống của tiến trình “ 1.0 Nhập và quản lý tài sản ” . 45
3.3.2. Luồng hệ thống của tiến trình “ 2.0 Quản lý sử dụng TS ” 47
3.3.3. Luồng hệ thống của tiến trình “ 3.0 Kiểm kê tài sản ” 49
3.3.4. Luồng hệ thống của tiến trình “ 4.0 Báo cáo ” 51
3.4. Tích hợp các giao diện và thiết kế kiến trúc 53
3.4.1. Tích hợp các giao diện 53
3.4.2. Biểu đồ hệ thống giao diện tương tác . 55
CHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT THỬ NGHIỆM 56
4.1. Giao diện đăng nhập hệ thống 56
4.2. Giao diện chính 56
4.3. Giao diện “ Cập nhật nhà cung cấp ” . 57
4.4. Giao diện “ Cập nhật đơn vị ” 57
4.5. Giao diện “ Luân chuyển tài sản ” . 58
4.6. Giao diện “ Tính khấu hao ” 58
4.7 Giao diện “ Báo cáo tài sản nhập “ . 59
4.8 Giao diện “ Báo cáo luân chuyển tài sản “ 59
KẾT LUẬN . 60
TÀI LIỆU THAM KHẢO . 61


MỞ ĐẦU
Công tác quản lý tài sản cố định tại các công ty là vấn đề được đặt lên hàng
đầu trong quản lý kinh tế hiệu quả của Nhà nước. Việc quản lý tốt các hoạt động
liên quan tới tài sản cố định tại công ty, sẽ giúp các cơ quan trong công ty nắm bắt
trạng thái tài sản một cách nhanh chóng để đưa ra các kế hoạch và quyết định kịp
thời, hỗ trợ nâng cao hiệu quả làm việc, giảm chi phí, bảo vệ đầu tư.
Đồ án gồm 4 chương:
Chương 1: Mô tả bài toán và mô hình nghiệp vụ của nó: Trình bày nội dung
bài toán thực tế đặt ra và tiến hành mô tả mô hình nghiệp vụ của nó.
Chương 2: Phân tích hệ thống. Tiến hành phân tích các hoạt động xử lý và cấu
trúc dữ liệu, từ đó đặc tả yêu cầu xử lý và yêu cầu dữ liệu của bài toán.
Chương 3: Thiết kế hệ thống. Tiến hành thiết kế hệ thống bao gồm thiết kế dữ
liệu, thiết kế kiến trúc, thiết kế giao diện và các mô đun chương trình.
Chương 4: Cài đặt và thử nghiệm hệ thống. Chương trình đã được cài đặt với
ngôn ngữ và hệ quản trị CSDL chạy thử nghiệm với các dữ liệu thu được.
Cuối cùng là kết luận và tài liệu tham khảo.


CHƯƠNG I: MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA
HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
1.1. Bài toán đặt ra
Xây dựng hệ thống Quản lý tài sản cố định cho phòng Hành chính quản trị của
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Oanh Sơn.
Công ty được tổ chức với nhiều phòng ban, đảm nhiệm những chức năng và
công việc riêng. Mỗi phòng ban hoạt động độc lập nhưng hài hoà và liên kết trong
mối quan hệ tổng thể: Phòng kinh doanh, phòng kĩ thuật, phòng quản trị mạng ,
kho, phòng Hành chính quản trị .Và công việc quản lý tài sản được giao cho phòng
hành chính quản trị có sự giám sát điều khiển của ban lãnh đạo.
Khi có yêu cầu về tài sản, các đơn vị trực thuộc công ty gửi yêu cầu lên phòng
Hành Chính Quản Trị (HCQT). Phòng thực hiện tổng hợp các yêu cầu, lập báo cáo
trình lên ban lãnh đạo. Khi được ban lãnh đạo phê duyệt, nhân v iên phòng HCQT
tiến hành đặt mua tài sản và chờ nhận hàng. Khi tài sản được nhà cung cấp chuyển
đến công ty, phòng HCQT thành lập ban nghiệm thu tài sản. Các thành viên của ban
nghiệm thu là nhân viên phòng HCQT và ban lãnh đạo. Ban nghiệm thu tiến hành
kiểm tra chất lượng tài sản. Nếu tài sản không đảm bảo yêu cầu, sẽ bị trả lại. Quá
trình này được ghi lại thông qua biên bản nghiệm thu. Có hai loại biên bản nghiệm
thu dành cho hai loại nhập tài sản khác nhau: biên bản nghiệm thu theo dự án và
biên bản nghiệm thu các tài sản được nhập thông thường theo yêu cầu của các
phòng ban trong công ty. Hai biên bản này không khác nhau về hình thức. Tài sản
đảm bảo yêu cầu được nhập vào kho. Mọi thông tin liên quan đến tài sản nhập như
số lượng, giá cả, ngày nhập, số chứng từ nhập đều được lưu đầy đủ trong thẻ kho.
Tài sản thuộc phạm vi quản lý của hệ thống được chia thành hai loại chính:
bao gồm phương tiện vận tải và tài sản đồ dùng quản lý như máy vi tính, điều hoà .
Việc cấp tài sản cho các phòng, các bộ phận được tiến hành sau đó. Quá trình
này cũng phải được lưu trong thẻ kho. Ngoài ra còn có biên bản bàn giao tài sản với
sự kí nhận của hai bên: đại diện của phòng HCQT với đại diện phòng, bộ phận được
cấp tài sản. Trong quá trình sử dụng tài sản, tài sản có hư hỏng, ngừng hoạt động,
đơn vị sử dụng phải báo lên phòng HCQT. Phòng HCQT cử đại diện xuống xác
nhận, lập bản để trình lên ban lãnh đạo. Nếu được chấp nhận, phòng HCQT chịu
trách nhiệm sửa chữa, hay nâng cấp tài sản đó. Sau đó, các thông tin về chi phí sửa
chữa hay nội dung sửa chữa phải được lưu lại trong sổ sửa chữa tài sản.
9
Tài sản được phân bổ về các phòng ban trong công ty, nhưng vì một lý do nào
đó như tài sản ở các phòng ban ít được sử dụng, hay do yêu cầu từ đơn vị khác mà
số lượng trong tổng kho lại không còn. Khi đó, phòng HCQT kiểm tra thẻ kho để
xem lại thông tin về các tài sản cùng loại đã được cấp cho các đơn vị trước đó. Nếu
có thể chuyển, nhân viên phòng HCQT chuyển tài sản sang phòng ban mới có kèm
các giấy tờ liên quan như giấy thuyên chuyển tài sản. Cuối cùng lưu thông tin về
việc chuyển các tài sản trong sổ thuyên chuyển tài sản.
Phòng HCQT thực hiện cả công việc theo dõi tình hình mượn trả tài sản. Mỗi
cá nhân cần tài sản để phục vụ cho công việc có thể trực tiếp đến phòng HCQT
mượn tài sản. Tài sản cho mượn hay trả về đều được kiểm tra tình trạng, lưu lại đầy
đủ các thông tin cá nhân mượn, ngày mượn, hạn trả vào sổ theo dõi tài sản để dễ
dàng cho quá trình kiểm kê, tổng hợp.
Cuối mỗi quý hay sau một năm, nhân viên phòng HCQT căn cứ vào biên bản
kiểm kê tài sản để tính khấu hao tài sản. Tài sản được tính khấu hao theo công thức
nhất định.
Hết 1 năm, những tài sản không sử dụng được nữa, phòng HCQT tiến hành lập
danh sách những tài sản cần thanh lý. Danh sách này được trình lên ban lãnh đạo.
Nếu được chấp nhận phòng HCQT tiến hành bán thanh lý tài sản. Các thông tin liên
quan đến tài sản thanh lý đó được lưu lại và loại tài sản ra khỏi sổ theo dõi tài sản
thường xuyên.
Ngoài ra, định kì hàng quý, các nhân viên phòng HCQT còn tiến hành kiểm kê
các tài sản đang được sử dụng tại các đơn vị, đối chiếu với sổ sách. Từ đó, đưa ra sự
chênh lệch số liệu giữa sổ sách với thực tế, lập biên bản báo cáo về tình hình sử
dụng tài sản lên ban lãnh đạo. Tiến hành kiểm kê quá trình xuất, nhập, tồn của các
tài sản trong kho. Lập báo cáo trình lên ban lãnh đạo của công ty. Ban lãnh đạo
công ty thực hiện việc xem xét, đánh giá quá trình sử dụng tài sản trong toàn công
ty tại các đơn vị sử dụng và đánh giá hoạt động quản lý tài sản của phòng HCQT,
phê chuẩn các kiến nghị từ đó có những kế hoạch chỉ đạo hợp lý cho phòng HCQT.


TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Nguyễn Văn Vy, Nguyễn Việt Hà. Giáo trình kỹ nghệ phần mềm, Nhà xuất
bản Giáo dục Việt nam, Hà nội, 2008.
[2] Nguyễn Văn Vy, Giáo trình Phân tích và thiết kế các hệ thống thông tin,
NXB Giáo dục Việt nam, Hà nội, 2010
[3] Giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp. www.danketoan.com