Tài liệu Xây dựng chương trình quản lý nhân sự

ĐỀ TÀI: Xây dựng chương trình “quản lý nhân sự”

LỜI MỞ ĐẦU
Xă hội ngày càng phát triển, thông tin ngày càng trở nên phong phú, đa dạng và phức tạp. Sự bùng nổ thông tin đă thực sự trở nên một vấn đề cấp thiết cần giải quyết. Công nghệ thông tin (CNTT) ra đời và phát triển nhằm sử lư những vấn đề trọng đại đó.
Ngày nay thật khó h́nh dung một ngành nghề hay một lĩnh vực nào mà CNTT không chen chân vào. Một trong lĩnh vực mà tin học tin học thâm nhập vào sâu và thu được những thàng tựu to lớn đó là lĩnh vực quản lư. Các phần mềm nối tiếp ra đời nhằm quản lư các vấn đề như kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vụ, quản lư hàng hoá đến việc bán hàng Tin học trong lĩnh vực này đă góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức tiền bạc, giúp cho các nhà lănh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn ở tầm vĩ mô cũng như vi mô.
Nước ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lư này đă được nhiều công ty phần mềm quan tâm giải quyết như phần mềm kế toán ACCNET của công ty Lạc Việt, phầm mềm quản lư khách sạn, kho của công ty FPT Đối với các công ty,các trường đại học, các phần mềm viết riêng cho ḿnh để quản lư phù hợp với đặc trưng riêng cũng là một nhu cầu không thể thiếu được. Trường Đại học An Ninh Nhân Dân cũng có nhu cầu cấp thiết xây dựng một phần mềm nhằm quản lư nhân sự trong trường. Để đáp ứng nhu cầu nên em xây dựng chương tŕnh “quản lư nhân sự” của trường nhằm tự động hoá các công việc trên giúp cho việc quản lư nhanh chóng và thuận tiện.
Hệ chương tŕnh Quản Lư nhân sự trường Đại học An Ninh Nhân Dân em đă đề cập và giải quyết những vấn đề sau:
+ Quản lư các thông tin về hồ sơ (Tên cán bộ, trú quán .).
+ Quản lư các thông tin về khen thưởng (Tên, mă cán bộ .).
+ Quản lư các thông tin về kỷ luật (Tên, mă cán bộ .).
+ Đưa ra các thông tin cần tra cứu như tra cứu mă cán bộ, họ tên cán bộ .
+ Đưa ra các báo cáo về tŕnh độ văn hoá,quá tŕnh lương .
+ Đưa ra các cán bộ có tŕnh độ ngoại ngữ khác nhau.
Trong bản luận văn này, em xin giới thiệu một chương tŕnh được xây dựng bằng phần mềm Microsoft Access. Microsoft Access được chọn v́ có thể tạo ra những giao diện đẹp trên môi trường Windows, thân thiện với người sử dụng đồng thời dễ dàng tạo các hàm, các thủ tục thoả măn được những yêu cầu mềm dẻo linh hoạt.
Mặc dù rất cố gắng, nhưng do hạn chế về mặt thời gian, vừa khai thác phần mềm Microsoft Access, lại vừa xây dựng ứng dụng của ḿnh. Phần mềm Micorosoft Access là phần mềm khá mới mẻ mà em không được học ở trường cũng như những kiến thức c̣n non yếu về chuyên ngành quản lư nhân sự nên bản luận văn này chắc chắn c̣n nhiều thiếu sót. Rất mong được sự góp ư của Thầy Cô, các bạn để điều chỉnh và hoàn thiện chương tŕnh.


CHƯƠNG I: TỔNG QUAN CỦA ĐỀ TÀI
I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LƯ
Quản lư là một khái niệm chung dùng để chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức cơ quan nhà máy, xí nghiệp . nó đóng vai tṛ quan trọng là nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của cơ quan, xí nghiệp.
Với trào lưu chung của thế giới hiện nay, phát triển không ngừng của nền kinh tế thị trường làm cho luồng khối lượng thông tin trở nên quá lớn điều đó càng làm cho công tác quản lư trở nên khó khăn và phức tạp về mọi phương diện.
Theo truyền thống việc giải quyết các nhiệm vụ quản lư thường dựa trên kinh nghiệm và trực giác của người lănh đạo và quản lư. Nhưng ngày nay đứng trước nhiệm vụ đầy khó khăn và phức tạp của công tác quản lư với phương pháp cổ truyền không thể giải quyết kịp những công việc hàng ngày theo ư muốn v́ chiếm quá nhiều thời gian. Đó chính là một trong những nguyên nhân gây nên sự ḱm hăm pháp triển tài năng sáng tạo của các nhà quản lư. Trói buộc họ vào các công việc nhàm chán. Trong thực tế hiện nay để hoàn thành được nhiệm vụ chính trị kinh doanh . đ̣i hỏi phải đáp ứng kịp thời thông tin phải đầy đủ và chính xác. Điều đó cho thấy có phương tiện máy tính trợ giúp các nhà quản lư là hết sức cần thiết.
II. MỤC ĐÍCH CỦA ĐỀ TÀI:
Việc xây dựng chương tŕnh Quản lư nhân sự của trường Đại học An Ninh Nhân Dân nhằm các mục đích như sau:
- Quản lư hồ sơ cán bộ.
- Cung cấp hệ thống thông tin phản ánh có hệ thống, khái quát và chi tiết vấn đề có liên quan đến đội ngũ nhân sù trong các pḥng ban của trường.
Trên cơ sở thông tin của từng nhân sự trong từng pḥng ban, cán bộ quản lư thực hiện các công việc sau:
+ Xây dựng hệ thống chương tŕnh lưu trữ, tra cứu nhanh các thông tin với độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất.
+ Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác thông tin theo yêu cầu của cán bộ quản lư, các cấp lănh đạo có liên quan.
+ Xem trên màn h́nh các biểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiết theo từng chức vụ.
+ Các đơn vị gửi báo cáo lên không phải thông qua nhiều công văn giấy tờ mà chỉ cần một đĩa mềm do hệ thống lưu trữ của các số liệu sau đó gửi lên trên, hệ thống sẽ tự động xử lư và in ra báo cáo.
Do đó mục đích của đề tài này là xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất cho việc quản lư và lưu trữ những thông tin về cán bộ của trường Đại học An Ninh Nhân Dân giúp cho việc tra cứu thông tin một cách nhanh chóng chính xác. Chương tŕnh cho phép lưu trữ, thống kê, tra cứu, in các báo cáo theo yêu cầu của cán bộ quản lư.
III. CƠ SỞ CỦA ĐỀ TÀI
Dựa trên cơ sở chủ yếu sau:
- Những yêu cầu cụ thể về công việc của người quản lư của từng pḥng ban của trường.
- Những góp ư đề nghị thêm của bản thân để làm cho việc quản lư nhân sự được gần gũi với tin học.
IV. BIỆN PHÁP THỰC HIỆN
Xây dùng một hệ thống thông tin quản lư hoàn chỉnh là một việc làm hết sức khó khăn chiếm nhiều thời gian và công sức cũng như về tài chính. Thông thường việc áp dụng tin học hoá trong việc quản lư phải dẫn tới đ̣i hỏi thực hiện hàng loạt các biện pháp to lớn về tổ chức cũng như thay đổi h́nh thức tài liệu, bảng biểu, thay đổi cơ cấu các cở quan chức năng, cách thức kiểm tra . không chỉ riêng bộ phận nào mà ở tất cả các bộ phận có liên quan.
Chương tŕnh được thiết kế trên môi trường Access, một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới hiện nay. Với những mặt mạnh của nó so với phần mềm khác th́ nó có nhiều ưu điểm vượt trội: Đa dạng, phong phú đặc biệt rất Ưt tốn kém, phù hợp với điều kiện kinh tế đối với các cơ quan hành chính có kinh tế eo hẹp, phù hợp với nghiệp vụ công tác hồ sơ.

CHƯƠNG II. CÁC KIẾN THỨC CƠ BẢN
I. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LƯ
1. Khái niệm về hệ thống thông tin
- Hệ thống là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử.
Ví dụ: Hệ mặt trời , hệ triết học .
- Phần tử là những thành phần hợp thành hệ thống tổng thể. Như vậy phần tử rất đa dạng thậm chí rất khác nhau.
Ví dụ: Người, thiết bị đều là những phần tử
Một phần tử có thể đơn giản hoặc phức tạp. Đặc biệt bản thân một phần tử có thể là một hệ thống con. Do vậy các hệ thống thường có tính phân cấp.
Ví dụ : Thế giới É Quốc gia É Tỉnh/Thành phè É Thị xă É Huyện .
- Tính tổ chức của hệ thống có nghĩa là trong hệ thống tồn tại một tập hợp các mối ràng buộc.
Ví dụ : Hệ thống hành chính th́ mối ràng buộc là sự phân quyền các quan hệ về đoàn thể, các quan hệ về nhân sự .
Các quan hệ đó có thÓ là ổn định lâu dài hoặc là các quan hệ tạm thời. Khi chóng ta quan tâm đến một hệ thống là chúng ta quan tâm đến các quan hệ ổn định lâu dài.Tuy nhiên các quan hệ tạm thời không phải là không quan trọng.
+ Khi chóng ta nói đến tính ổn định của hệ thống th́ điều này không có nghĩa là hệ thống bất biến. Tính biến động của hệ thống thể hiện ở hai mặt sau:
- Sự tiến triển : Các phần tử của một hệ thống bao gồm chính nó và các quan hệ của nó có thể phát sinh tăng trưởng suy thoái hoặc biến mất.
- Sự hoạt động : Các thành phần cả hệ thống cùng cộng tác với nhau nhằm thực hiện một mục đích chung của hệ thống.
Thường những hệ thống biến động là những hệ thống hướng đích. Điều này thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào và biến đổi ở những cái ra.
- Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ : là những hệ thống của con người nhằm mục đích kinh doanh, dịch vụ.
- Các hệ thống con của hệ thống kinh doanh, dịch vụ bao gồm ba hệ thống con :
+ Hệ thống nghiệp vụ: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp trực tiếp tham gia quá tŕnh biến đổi luồng vào thành luồng ra.
+ Hệ thống quyết định: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia vào việc đề xuất các quyết định.
+ Hệ thống thông tin: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia vào quá tŕnh xử lư thông tin.
Các công việc xử lư thường là thu nhập, kiểm tra, lưu trữ, t́m kiếm, loại bỏ các thông tin, truyền đạt các thông tin . Đây chính cũng là các vấn đề mà chúng ta cần quan tâm.
2. Vai tṛ và nhiệm vụ của hệ thống thông tin :
Hệ thống thông tin đóng vai tṛ trung gian giữa bên trong và bên ngoài hệ thống và giữa các hệ thống con.

[TABLE]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]

Sơ đồ của hệ thống thông tin.

Nhiệm vụ của một hệ thống thông tin : nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra kết xuất, truyền đạt thông tin.
Phân loại thông tin: Có hai loại thông tin(về mặt h́nh thức):
+ Thông tin tự nhiên: là những thông tin mà vẫn giữ nguyên giá trị và h́nh thức như khi đưa thông tin ra.
Ví dụ : Tiếng nói, h́nh ảnh .
+ Thông tin có cấu trúc : là các thông tin đă được lượng tử hoá chứ không c̣n giữ nguyên h́nh thức như khi nó mới phát sinh. Nó được gán cho cấu trúc.
Ví dụ : Các file, các loại sổ sách .
Có những bộ phận chuyên xử lư các thông tin tự nhiên và có các bộ phận chuyên xử lư các thông tin có cấu trúc.
3. Các bộ phận hợp thành của hệ thống thông tin

[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]
















[TABLE]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]

Các bộ phận hợp thành của một hệ thống thông tin bao gồm hai bộ phận cơ bản:
- Các dữ liệu: bao gồm tất cả các dữ liệu về thông tin, nhưng các thông tin có cấu trúc được chú ư nhiều hơn. Khối dữ liệu nằm trong sổ sách, các tệp trong máy tính, các chứng từ tài liệu .
- Các thông tin xử lư: là những quá tŕnh để xử lư thông tin. Các xử lư nằm trong các quy định, quy tŕnh, công thức, các quy tŕnh tự động, thủ công .
Các hệ thống thông tin có thể tự động hoá một phần hoặc hoàn toàn.
II. CƠ SỞ DỮ LIỆU
1. Định nghĩa về cơ sở dữ liệu:
Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin có cấu trúc miêu tả về một đối tượng quản lư đáp ứng yêu cầu người dùng và thoả măn các yêu cầu sau:
- Cơ sở là một bộ sưu tập các dữ liệu các tác nghiệp được lưu giữ lại và được các hệ ứng dụng của một cơ quan nào đó sử dụng.
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần chương tŕnh có thể xử lư thay đổi dữ liệu của một cơ sở dữ liệu.
2. Các chức năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu:
- Cho khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài.
- Khả năng truy nhập một số lượng lớn dữ liệu một cách có hiệu quả.
- Được xây dựng trên một mô h́nh dữ liệu qua đó người sử dụng có thể quan sát dữ liệu.
- Có một ngôn ngữ cấy cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu.
- Có thể đồng bộ các truy nhập cạnh tranh khi nhiều người cùng sử dụng cơ sở dữ liệu.
- Khả năng kiểm tra truy nhập.
- Khả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra.
3. Thực thể và liên kết giữa các thực thể
- Thực thể là một vật có thể tồn tại và có thể phân biệt được.
Ví dụ : Người , động vật .
- Một nhóm các thực thể giống nhau gọi là các thực thể giống nhau.
Ví dụ : Các nhân sự
- Mọi thành viên của tập hợp các thực thể được biểu diễn bởi một tập các đặc điểm gọi là tập các thuộc tính.
Ví dụ : Tập thực thể chiến sỹ được đặc trưng bởi:
+ Họ và tên
+ Tuổi
+ Mă cán bộ
- Quan hệ giữa các tập thực thể là một danh sách có thứ tự của một tập thực thể.
Ví dụ: Quan hệ giữa R với hai tập (x) (y) viết:
xRy
- Quan hệ giữa các thực thể cũng là một thực thể.










CHƯƠNG III. T̀M HIỂU BÀI TOÁN
I. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LƯ NHÂN SỰ TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN
1. Hoạt động của trường Đại học An Ninh Nhân Dân:
Các hoạt động thực tế của công việc quản lư cán bộ là cơ sở cho việc xây dựng chương tŕnh, v́ thế em đă thực hiện khảo sát các công việc trên thực tế tại trường Đại Học An Ninh Nhân Dân.
Do xu thế của thời đại ngày nay với lực lượng đông đúc về nhân sự và sự cần thiết phải quản lư về tất cả mọi vấn đề liên quan đối với từng người đều do nhà trường quản lư hồ sơ. Ban lănh đạo trường xét thấy quản lư bằng phương pháp thủ công tốn nhiều công đoạn, nhiều người cùng làm một công việc mà không đạt được những kết quả như ư muốn, v́ vậy yêu cầu cần thiết là phải đưa công tác quản lư cán bộ vào máy tính để cải tiến công việc quản lư nhân sự và đưa một số nhân sự vào công tác này chuyển sang làm bộ phận khác để phát huy khả năng nhân sự và chất lượng công việc.
2. Yêu cầu của hệ thống hiện tại
Quản lư hồ sơ cán bộ Trường Đại Học An Ninh Nhân Dân là hết sức quan trọng và bí mật. Bởi v́ ngành Công an có tính bí mật nhanh chóng, chính xác trong công việc quản lư cán bộ là hàng đầu. Khi chưa có sự trợ giúp của máy tính mọi việc đều làm thủ công. Khi có sự thay đổi về gia đ́nh, cấp bậc, khen thưởng, kỷ luật, chức danh . th́ cán bộ tổ chức phải qua từng bước t́m từng người để bổ xung sửa đổi cho phù hợp với thực tế. Sau đó lại phải lưu vào hồ sơ. V́ vậy số lượng hồ sơ ngày một tăng, người quản lư hồ sơ cũng phải tăng theo dẫn đến quản lư cán bộ cũng gặp nhiều khó khăn.
Khi lấy ra một hồ sơ cán bộ do cấp trên yêu cầu th́ việc t́m kiếm gặp nhiều khó khăn tốn nhiều công sức thời gian. Điều này không những gây nhiều trở ngại, ách tắc cho công việc mà c̣n có thể xảy ra sai sót nhầm lẫn. V́ vậy qua thời gian thực tập, thực tế tại trường Đại học An Ninh và được sự nhất trí của ban lănh đạo trường tôi mạnh dạn xây dùng cho trường chương tŕnh “Quản lư nhân sự trường Đại học An Ninh Nhân Dân” để được áp dụng sau khi xây dựng xong chương tŕnh.
3. Đánh giá hệ thống hiện tại
Từ những công việc ở trên ta thấy rằng hệ thống hiện tại nếu làm thủ công th́ dù cán bộ tổ chức có cố gắng và cải tiến phương pháp làm việc đến đâu đi chăng nữa th́ vẫn tồn tại những vấn đề sau:
- Thời gian t́m kiếm ghi chép quá lớn, khi có thông tin cần thiết th́ thời gian tổng hợp thông tin rất nhiều không đáp ứng được yêu cầu.
- Công việc tổng hợp hết sức khó khăn, dễ bị nhầm lẫn.
- Nhiều khoản mục thông tin và ghi chép không thống nhất.
- Nhiều người làm một công việc thông tin sẽ không nhất quán và dễ xảy ra sai sót.
- Khi có sự thay đổi điều chỉnh tốn nhiều thời gian.
Từ vấn đề trên và điều kiện cụ thể của cơ quan cho phép việc đưa tin học vào quản lư nó sẽ làm giảm được rất nhiều về thời gian Ưt sai sót, giúp cho người làm công tác quản lư có thời gian nghiên cứu hoặc nghiên cứu học tập vào những công tác khác .
II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG MỚI :
Hệ thống mới quản lư cán bộ với sự trợ giúp của máy tính, khi có hệ thống này phải đáp ứng được yêu cầu:
- Quản lư được hồ sơ các cán bộ.
- Thống kê được những tài liệu cần thống kê.
- Tra cứu chính xác khi có yêu cầu.
- Thông tin vào phải được chuẩn hoá dựa trên các thông tin có sẵn tiện lợi cho thao tác rơ ràng, giảm được tối đa sai sót.
- Thông tin ra phản ánh được đối tượng quản lư, nội dung phong phú và phải nêu được các chủ đề.
1. Thông tin vào
Phải chuẩn hoá được dữ liệu tránh tối đa sai sót như họ tên , tuổi . là những thông tin chính v́ chúng rất Ưt thay đổi trong quá tŕnh quản lư hồ sơ cán bộ tạo thuận lợi cho người sử dụng. Cụ thể trong chương tŕnh dữ liệu được chuẩn hóa và kiểm tra khi nhập.
Từ những hoạt động thực tế vấn đề đặt ra cho chương tŕnh quản lư cán bộ là phải xây dựng được các chức năng thích hợp tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lư Nhân sự trường Đại học An Ninh Nhân Dân. Tuy nhiên để xây dựng chương tŕnh có hiệu quả chúng ta cần phải t́m hiểu kỹ những vấn đề cụ thể mà bài toán đặt ra và cách giải quyết bài toán đó.
2. Thông tin ra
Sau khi hệ thống đă có dữ liệu th́ công việc chính của hệ thống là phải thống kê và báo cáo được các yêu cầu của cấp trên. Thông tin ra của hệ thống chủ yếu là:
- Báo cáo danh sách cán bộ theo tŕnh độ. Báo cáo này cho ta biết tŕnh độ cán bộ của nhà trường qua đó cho biết được một số thông tin khác như: Chất lượng công tác của từng cán bộ những người được khen thưởng, kỷ luật .
3. Mét số biểu mẫu chuẩn
Ngoài việc quản lư hồ sơ lư lịch các cán bộ của từng pḥng ban nhà trường c̣n thường xuyên yêu cầu cán bộ quản lư hồ sơ báo cáo theo biểu mẫu chuẩn.
4. Những yêu cầu đối với chương tŕnh
Xuất phát từ việc t́m hiểu hoạt động thức tế tại trường Đại Học An Ninh Nhân Dân, tôi xác định các yêu cầu đặt ra cho chương tŕnh của ḿnh như sau:
a.Yêu cầu về quản lư hồ sơ cán bộ:
Yêu cầu về quản lư hồ sơ cán bộ như nhập thông tin về lư lịch của một cán bộ thay đổi hoặc đưa vào hồ sơ lưu của một cán bộ là những yêu cầu đầu tiên và quan trong nhất của hệ thống quản lư nhân sự.
- Nhập dữ liệu chương tŕnh sẽ có một biểu mẫu nhập dữ liệu riêng và đối với những thông tin của bản hồ sơ lư lịch tương ứng với bảng nào trong cơ sở dữ liệu th́ biểu mẫu nhập dữ liệu sẽ đưa ra bảng đó để người nhập dữ liệu làm việc một cách thuận tiện.
- Vấn đề bổ xung dữ liệu cũng được thực hiện trên các biểu mẫu nhập thông tin. Trong các biểu mẫu này sẽ có các hộp danh sách giúp cho người sử dụng lựa chọn đối tượng bổ xung.
- Lưu dữ liệu: khi không cần lưu dữ các thông tin về một cán bộ nào đó th́ chúng ta có thể chuyển hồ sơ đó vào hồ sơ lưu giúp cho cơ sở dữ liệu của chúng ta gọn nhẹ hơn và hoạt động có hiệu quả hơn. Tuy nhiên để khi cần thiết có thể tra cứu được một số thông tin cơ bản nhất về một cán bộ nào đó th́ chúng ta sẽ lưu lại một vài thuộc tính cá nhân trong một tệp hồ sơ lưu.
- In một hồ sơ cán bộ: đây cũng là một yêu cầu quan trọng trong công việc quản lư hồ sơ nhân sự. Chức năng này giúp cho chóng ta có được một bản thông tin đầy đủ về một cán bộ nào đó khi cần thiết.
Đáp ứng được nhu cầu liệt kê dữ liệu là chức năng không thể thiếu của một hệ thống thông tin. Đối với hệ thống quản lư nhân sự th́ các yêu cầu về thông tin bao gồm:
- Thống kê cán bộ theo tŕnh độ văn hoá.
- Thống kê các cán bộ theo từng nghiệp vụ riêng.
- Thống kê các cán bộ theo tŕnh độ ngoại ngữ.
- Các thống kê các loại danh sách khác.
b. Những yêu cầu cho phép tra cứu dữ liệu:
- Những người có chức vụ, chức danh, cấp bậc.
- Những người vào đảng.
- Tra cứu danh sách các cán bộ do cấp trên yêu cầu, cá nhân yêu cầu có liên quan đến hồ sơ cán bộ.









CHƯƠNG IV. PHÂN TÍCH BÀI TOÁN
I. PHÂN TÍCH DỮ LIỆU CỦA BÀI TOÁN
- Dữ liệu chủ yếu của bài toán bao gồm chủ yếu là các dữ liệu xoay quanh lư lịch cán bộ, thông tin về pḥng ban, chức vụ, cấp bậc .
- Các dữ liệu của hồ sơ lư lịch cán bộ bao gồm:
+ Mă cán bộ
+ Ảnh.
+ Họ đệm
+ Tên
+ Ngày sinh.
+ Quê quán.
+ Trú quán.
+ Dân tộc.
+ Tôn giáo.
+ Quốc tịch.
+ Thành phần gia đ́nh.
+ Thành phần bản thân.
+ Tŕnh độ văn hóa.
+ Tŕnh độ ngoại ngữ.
+ Ngày tham gia cách mạng.
+ Cấp bậc.
+ Pḥng ban.
+ Chức vụ.
+ Chức danh.
+ Ngày vào Đảng.
+ Ngày vào Đoàn.
+ Chứng minh thư
+ Năm vào ngành
+ Khen thưởng.
+ Kỷ luật.
+ Sức khoẻ.
+ Ghi chó
Các thông tin liên quan đến các pḥng ban:
+ Mă pḥng ban.
+ Tên pḥng ban.
Các thông tin liên quan đến cấp bậc hàm:
+ Mă cấp bậc
+ Cấp bậc
+ Nước ngoài
Đối với các thông tin về hồ sơ cán bộ có thể nhận thấy rằng có một vài đặc điểm cần chú ư sau:
- Các cán bộ có thể có kiến thức về một vài loại ngoại ngữ khác nhau, như vậy chúng ta phải thống kê bảng ngọai ngữ dành để lưu tŕnh độ ngoại ngữ của từng người.
- Qua quá tŕnh công tác, các h́nh thức khen thưởng, kỷ luật và các mối quan hệ gia đ́nh của mỗi người cũng khác nhau v́ vậy chóng ta lưu trữ cán bộ vào bảng riêng có quan hệ một nhiều với bảng chính.
- Các dữ liệu c̣n lại là có giá trị duy nhất đối với một người sẽ được lưu trữ chung trong một bảng chính.
- Đối với các thông tin về pḥng ban, chóng ta sẽ lưu trữ trong một bảng với trường khoá chính là mă pḥng ban. Chóng ta nhận thấy rằng mỗi pḥng ban sẽ bao gồm nhiều cán bộ do đó mối quan hệ giữa các pḥng ban trong hồ sơ cán bộ của một cán bộ với bảng pḥng ban là mối quan hệ 1- nhiều.
II. SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
Từ những yêu cầu của bài toán trên, sơ đồ phân cấp chức năng cho ta cái nh́n khái quát về hệ thống. Đây là bước phân tích hệ thống về xử lư nhưng là mô h́nh bao quát và nó bỏ qua mối liên kết về thông tin giữa các chức năng.
Sơ đồ gồm 3 chức năng chính:
- Vào hồ sơ
- Thống kê
- Tra cứu
Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống

















III. CÁC SƠ ĐỒ D̉NG DỮ LIỆU
Xây dựng sơ đồ ḍng dữ liệu nhằm diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trước sau trong tiến tŕnh xử lư trong bàn giao thông tin cho nhau.
Đây là công cụ chính của quá tŕnh phân tích thiết kế hệ thống và xử lư là cơ sở để thiết kế phần trao đổi cơ sở dữ liệu.
1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh