Xây dựng Chương trình quản lý nhân sự với microsoft access

ĐỀ TÀI: Xây dựng Chương trình quản lý nhân sự với microsoft access


Mục lục
Chương I: khảo sát thực tế .3
Chương II : khảo sát hệ thống 7
1. Tổng quan về hệ thống quản lư 7
2. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lư nhân sự 8
3. Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn 8
4. Những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới 8
Chương III : Phân tích chương tŕnh quản lư nhân sự 9
1. Mô tả chương tŕnh . 9
2. Yêu cầu của chương tŕnh 17
3. Phân tích chương tŕnh 18
Chương IV : xây dựng chương tŕnh chính
Chương V : kết luận










Lời nói đầu
Công nghệ thông tin phát triển một cách nhanh chóng trong những năm gần đây và có nhiều bước tiến nhảy vọt trên nhiều mặt. Ngành công nghệ thông tin ở nước ta tuy c̣n non trẻ nhưng tốc độ phát triển khá nhanh và đang dần được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực của nền kinh tế, góp phần thúc đẩy vào sự phát triển của xă hội.
Việc đưa tin học hoá vào công việc quản lư, nhằm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, độ chính xác cao và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm thủ công quản lư trên giấy tờ như trước đây. Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh thất lạc dữ liệu và tự động hệ thống theo nhu cầu của con người.Tuỳ theo mục đích của việc quản lư mà lựa chọn phần mềm thích hợp.
Một phần mềm phổ biến, thông dụng trong thực tế đó là Microsoft Access. Tại sao lại như vậy ?
Sở dĩ Access phổ biến bởi v́ với rất nhiều công cụ, một giao diện người dùng thân thiện cho phép người sử dùng có thể xây dựng, triển khai các ứng dụng nhỏ rất tiện lợi, dễ dàng và nhanh chóng có được một phần mềm. Trong đợt thực tập này em đă nhân được đề tài “Xây dựng chương tŕnh quản lư nhân sự”. Đề tài được chia thành 5 phần chính:
Chương I : Khảo sát thực tế công ty cổ phần Sao Mai
Chương II : Khảo sát hệ thống.
Chương III : Phân tích chương tŕnh quản lư nhân sự.
Chương IV : Xây dựng chương tŕnh chính.
Chương V : Kết luận
Do c̣n nhiều hạn chế về thời gian, kiến thức và điều kiện làm việc cũng như sự thử nghiệm thực tế, chương tŕnh của em chắc chắn c̣n nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ư của các thầy cô cùng các bạn để chương tŕnh của em ngày một hoàn thiện hơn.

CHƯƠNG I. khảo sát thực tế1.Khảo sỏt thực tế cụng ty phát triển phần mềm Sao MaiCông ty phát triển phần mềm Sao Mai chuyờn cung cấp cỏc mặt hàng cụng nghệ thụng tin và thiết bị số như: Máy tính, máy ảnh số, mỏy in, điện thoại di động, mỏy photocopy, mỏy quột, cỏc thiết bị số phục vụ cho công tác văn phũng và kinh doanh buụn bỏn Cụng ty được thành lập vào năm 1997. Ban đầu quy mụ của cụng ty cũn rất nhỏ nhưng sau một thời gian hoạt động cựng với sự cố gắng hết mỡnh của cả cụng ty, Công ty phát triển phần mềm Sao Mai đó từng bước vươn lên và không ngừng mở rộng quy mụ kinh doanh cho cụng ty mỡnh. Đến nay, sau hơn 11 năm hoạt động, cựng với sự cố gắng hết mỡnh của toàn công ty, công ty đó đạt được một thành quả hết sức to lớn. Công ty phát triển phần mềm Sao Mai nằm ở địa chỉ số 4, đường Cỏch mạng thỏng 8, thành phố Thỏi Nguyờn.
Cỏc mặt hàng do cụng ty cung cấp là những sản phẩm chớnh hóng, đa dạng và phong phỳ, giỏ tốt, sức cạnh tranh cao, bảo hành nhanh chúng thuận tiờn và hỗ trợ khỏch hành tốt nhất. Cỏc mặt hàng do cụng ty cung cấp cú thể đáp ứng được hầu hết cỏc nhu cầu về cụng nghệ thụng tin và thế giới số của khỏch hàng và thời đại mới. Hơn thế nữa, hiện nay công ty đó cú sự kết hợp với cỏc cụng ty phơn phối và cỏc hóng điện tử như: FPT, Samsung, Panasonic . để cú thể đem lại được hiệu quả kinh doanh cao nhất cho công ty, đảm bảo đáp ứng được thị hiếu và lợi ớch tốt nhất cho khỏch hàng.
Những khách hàng thường xuyờn hợp tỏc mua bỏn với cụng ty rất đa dạng và phong phỳ, bao gồm cả các đại lư và khỏch hàng mua lẻ. Hàng ngày công ty thường trao đổi mua bỏn với rất nhiều khỏch hàng với số lượng lớn của rất nhiều cỏc loại sản phẩm khỏc nhau. Do Sự an tơm của khỏch hàng về chất lượng sản phẩm và chế độ bảo hành nhanh chúng, thuận tiện nờn số lượng khách hàng đến giao dịch với công ty ngày càng đông.
Mặc dự cụng ty mới được thành lập xong hiện nay công ty cũng đó cú 24 nhơn viờn bao gồm cả giám đốc và các trưởng phũng cú năng lực tốt làm việc trong cụng ty. Cụng ty cũng đó cú sự phơn cụng cụng tỏc rừ ràng với tổ chức của cụng ty bao gồm 6 phũng chức năng thực hiện cỏc chức năng riêng của công ty. Đó là các phũng ban chớnh của cụng ty, bao gồm: Phũng tổ chức, phũng kế toỏn, phũng kỹ thuật, phũng bảo hành, phũng kinh doanh và tổ bảo vệ. Mỗi phũng ban thực hiện một chức năng riêng trong toàn bộ hoạt động của toàn cụng ty. Song cỏc phũng chức năng này có một mối quan hệ chặt chẽ với nhau để tạo ra một sự kết hợp hài hũa trong cụng tỏc kinh doanh của cụng ty.
2.Mô h́nh phân cấp bộ máy quản lí:

[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]giám đốc

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD=colspan: 3, align: left][/TD]
[/TR]
[/TABLE]












Chức năng và nhiệm vụ của pḥng ban trong công ty:
Giám đốc: là người quản lí hoạt động kinh doanh doanh và nhân sự của công ty theo điều lệ của công ty và pháp luật, công ty có một tổng giám đốc và một giám đốc điều hành.
Trưởng phũng: Là những người đứng đầu của một phũng cụng tỏc. Đảm nhiệm nhiệm vụ triển khai thực hiện các công việc chung của phũng ban mà mỡnh cụng tỏc. Là người trợ giúp giám đốc trong việc điều hành công ty và công ty có tất cả 5 trưởng phũng của cỏc phũng ban.
Nhơn viờn: Là những người thực hiện các công việc của công ty trong phũng ban của mỡnh cụng tỏc dưới sự chỉ đạo của giám đốc và trưởng phũng. Cụng ty cổ phần Sao Mai hiện cú khoảng 14 nhơn viờn của tất cả cỏc phũng ban trong cụng ty.
Phũng tổ chức: Là đơn vị chức năng giúp giám đốc trong việc quản lư, quy hoạch, tiếp nhận cán bộ, tổ chức công tác theo đúng chính sách và pháp luật của nhà nước. Theo khảo sát thực tế thỡ cụng ty cú 3 nhơn viờn và 1 trưởng phũng làm việc trong phũng ban này.
Phũng Kinh doanh: Thực hiện chức năng quan trọng của công ty đó là tổ chức thực hiện buôn bán và trao đổi hàng hóa giữa công ty với khách hàng và giữa công ty với các nhà cung cấp. Do phũng kinh doanh là một phũng ban quan trọng của cụng ty nờn số lượng nhân viên trong phũng kinh doanh là lớn nhất, 5 nhơn viờn và 1 trưởng phũng.
Phũng kế toỏn: có nhiệm vụ tổ chức mọi hoạt động tài chính của nhà máy, lên kế hoạch cụ thể cho việc thu chi và hoạch toán kinh tế theo định kỳ. Phũng kế toỏn của Cụng ty cổ phần Sao Mai cú 2 nhân viên và 1 trưởng phũng.
Phũng kỹ thuật: Thực hiện chức năng kỹ thuật trong công ty. Mọi công việc có liên quan tới kỹ thuật như lắp ráp, cài đặt, bảo trỡ , bảo dưỡng và chăm sóc khách hàng đều do phũng kỹ thuật đảm nhiệm, tổ chức, thực hiện. Phũng kỹ thuật của cụng Cụng ty cổ phần Sao Mai có tất cả 4 thành viên trong đó có 1 trưởng phũng và 3 nhơn viờn.
Phũng bảo hành: Chịu trách nhiệm chăm sóc khách hàng, tiếp nhận và thực hiện các chế độ bảo hành cho khách hàng khi có yêu cầu. Phũng bảo hành của công ty cũng có tất cả 4 thành viên trong đó có 1 trưởng phũng và 3 nhơn viờn.
Tổ bảo vệ: Thực hiện cụng tỏc an ninh cho toàn cụng ty. Cụng ty cổ phần Sao Mai để thực hiện công tác an ninh cho công ty minh đó hỡnh thành một tổ bảo vệ với 2 nhơn viờn thường xuyờn trực bảo vệ tài sản cho cụng ty.
Do cụng ty ngày càng phỏt triển, số lượng nhân viên ngày càng đông cho nên quy mô và hỡnh thức kinh doanh cũng như hỡnh thức quản lư cũng phải cú sự thay đổi để tạo ra sự phự hợp với điều kiện hiện tại. Với nguồn tài nguyờn cú sẵn của công ty cũng như số lượng nhân viên ngày càng đông yêu cầu cụng ty phải cú một sự đổi mới trong quỏ trỡnh quản lư kinh doanh. Áp dụng cụng nghệ thụng tin vào trong việc quản lư để hỗ trợ cho các nhân viên trong công ty, đồng thời làm giảm đi công sức và nhơn lực phải bỏ ra trong hoạt động chung của cụng ty mỡnh. Bằng cách đó, không những chỉ tớch kiệm được cụng sức và tiền của cho cụng ty mà cũn tạo ra được một khả năng hoạt động linh hoạt, nhanh chúng và an toàn cho cụng tỏc quản lư điều hành.
Trong qua tŕnh hoạt động công ty luôn luôn có sự thay đổi về đội ngữ của nhân viên. Với đà phát triển của công ty th́ việc nhận thêm nhân viên là thường xuyên. Bên cạnh đó các thông tin về nhân viên luôn có sự thay đổi.













Chương II : khảo sát hệ thống
1.Tổng quan về hệ thống quản lư
Quản lư là cách biểu hiện một ư chí muốn biến đổi và thuần phục một tổng thể các hiện tượng.Đó là việc tạo ra các sự kiện,thay v́ để cho các sự kiện xảy ra bộc phát.Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà là hoạt động phân biệt rơ ràng với các chức năng khác của tổ chức.
Trong những năm trước đây khi máy tính chưa được sử dụng rộng răi trong các hệ thống quản lư, các hệ thống quản lư này đều phải thực hiện theo phương pháp thủ công và hệ thống quản lư nhân sự cũng nằm trong số đó.
2.Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lư nhân sự
Hệ thống quản lư nhân sự có chức năng thường xuyên thông báo cho ban lănh đạo về các mặt công tác : tổ chức lao động,tiền lương, thi đua,chấm công , khen thưởng ,kỷ luật . hệ thống này được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.
Với chức năng như vậy,hệ thống quản lư nhân sự có nhiệm vụ luôn cập nhật hồ sơ cán bộ công nhân viên theo quy định,thường xuyên bổ xung những thông tin thay đổi trong quá tŕnh công tác của cán bộ công nhân viên , việc theo dơi và quản lư lao động cũng là nhiệm vụ quan trọng của hệ thống.Ngoài ra ,công tác thống kê báo cáo t́nh h́nh theo yêu cầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong hệ thống quản lư nhân sự.
3.Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn
Trước một khối lượng lớn nhân viên cũng như các yêu cầu đặt ra th́ việc quản lư theo phương pháp thủ công sẽ không thể đáp ứng được ,do đó gặp rất nhiều khó khăn.Nó đ̣i hỏi phải có nhiều nhân lực,nhiều thời gian và công sức,mỗi nhân sự của cơ quan th́ có một hồ sơ cho nên việc lưu trữ , t́m kiếm,bổ sung, sửa đổi để đáp ứng yêu cầu không phải là dễ dàng.
Từ những nhược điểm trên ta thấy cần thiết phải có một hệ thống tin học hoá cho việc quản lư nhân sự cũng như các hệ thống quản lư khác.
4.Những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới
Cùng với sự phát triển của xă hội , công tác tổ chức quản lư cũng cần được đầu tư và phát triển để có thể đáp ứng tốt đuợc yêu cầu cũng như giúp cấp lănh đạo thực hiện tốt các chủ trương chính sách đối với cán bộ công nhân viên chức.
Trước hết để quản lư được một khối lượng nhân viên của một cơ quan,phải tổ chức tốt hệ thống lưu trữ hồ sơ để có thể đáp ứng được những yêu cầu : tiết kiệm chỗ,dễ t́m kiếm,dễ bổ xung sửa đổi.Hệ thống quản lư mới phải khắc phục được những nhược diểm của hệ thống cũ,ngoài ra hệ thống mới phải có khả năng phát hiện lỗi và xử lư kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu ngay từ khi cập nhật.













Chương III : Phân tích chương tŕnh quản lư nhân sự
1. Mô tả chương tŕnh :
Công ty phát triển phần mềm Sao Mai là công ty chuyên kinh doanh về các lĩnh vực sau :
§ Cung cấp máy mặt hàng về công nghệ thông tin.
§ Các dịch vụ sửa chữa nâng cấp máy tính.
§ Thiết kế lắp đặt hệ thống mạng.
§ Xây dựng phần mềm quản lư, Web.
Đây là một công ty có tầm hoạt động kinh doanh rộng lớn trong lĩnh vực công nghệ thông tin đang phát triển mạnh. Để quản lư nhân sự của công ty, sẽ sử dụng phần mềm quản lư với các thông tin cụ thể như sau :
§ Thông tin đầu vào : Khi tuyển dụng nhân viên, công ty sẽ lưu trữ thông tin cá nhân của một nhân viên theo mẫu lư lịch thống nhất.
§ Thông tin đầu ra : xuất ra các báo cáo theo yêu cầu :
o Báo cáo về lư lịch nhân viên.
o Báo cáo về t́nh trạng làm việc của nhân viên.
2. Yêu cầu của chương tŕnh :
Chương tŕnh quản lư nhân sự bao gồm các chức năng chính sau :
1. Cập nhật lư lịch nhân viên : Dùng để cập nhật nhân viên mới vào trong tập tin hồ sơ nhân viên của công ty).
2. Xem lư lịch nhân viên theo mă số nhân viên : Cho phép được xem lư lịch của bất kỳ nhân viên nào của công ty theo mă số pḥng ban của nhân viên đang theo làm việc.
3. Điều chỉnh lư lịch nhân viên : Dùng để điều chỉnh thông tin về hồ sơ lư lịch của nhân viên trong công ty.
4. Xoá nhân viên : Khi một nhân viên trong công ty thôi việc ta sử dụng chương tŕnh này để xoá nhân viên đó ra khỏi tập tin hồ sơ nhân viên của công ty.
3. Phân tích chương tŕnh :
3.1. Phân tích sơ đồ chức năng ( BDF ):
¨ Các chức năng con của hệ thống :
a. Cập nhật thông tin:
- Thông tin nhân viên
- Cập nhật pḥng ban
- Điều động nhân viên
- Hồ sơ nghỉ việc