Tiểu Luận Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng điện thoại di động

II.Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu
1.1. Môi trường hoạt động của một trung tâm mua bán điện thoại di động
thông thường
Hiện nay, việc mọi người sử dụng các thiết bị di động không còn quá xa lạ khi mà các
công nghệ và dịch vụ di động phát triển từng ngày. Do vậy, các trung tâm mua bán điện
thoại di động cũng được khai trương ở mọi nơi. Các trung tâm này có thị trường rất lớn
và các nhà sản xuất điện thoại liên tục đưa ra các sản phẩm hấp dẫn khách hàng.
Một trung tâm mua bán điện thoại đi động thường cung cấp các loại máy điện thoại đi
dộng và dịch vụ di động đi kèm do nhiều nhà sản xuất, và nhà cung cấp dịch vụ khác
nhau. Các sản phẩm của trung tâm này được nhập từ các nhà sản xuất và nhà cung cấp
dịch vụ. Các sản phẩm được trưng bày và lưu trữ trong kho hàng sau đó cung cấp tới các
đối tượng khách hàng khác nhau từ những khách hàng lẻ cho tới những đối tác làm ăn
thường xuyên.
Đề tài được xem xét ở đây là “xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa
hàng điện thoại di động”.
1.2. Các hoạt động và nguyên tắc quản lý
Trong quá trình khảo sat thực tế tại cửa hàng điện thoại di động chúng tôi đã thu thập
được các thông tin. Việc quản lý kinh doanh được dựa trên các nguyên tắc chung từ việc
nhập hàng, xuất hàng, thanh toán, thống kê, tạo các báo cáo tổng kết theo định kỳ. Sau
đây là các nguyên tắc quản lý:
Nhập hàng: Khi có nhu cầu nhập một số hàng hóa mới, nhân viên kinh doanh cần lập
một đơn hàng nhập gồm mã đơn hàng nhập, tên mặt hàng cần nhập và các thông tin về
mặt hàng như nhà sản xuất, số lượng, giá nhập. Sau khi hàng được nhập về kiểm tra các
thông tin của mặt hàng và cần lưu trữ các thông tin về mặt hàng đã nhập vào kho dữ liệu.
Đơn hàng nhập cũng được lưu trữ để thuận tiện cho việc thanh toán.
Bán hàng: Khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách thì nhân viên kinh doanh
Nhân viên bán hàng có trách nhiệm kiểm tra xem mặt hàng có còn trong kho hay không
rồi mới chấp nhận đơn hàng của khách, rồi thêm mới hoặc cập nhật các thông tin của
khách hàng vào cơ sở dữ liệu để tiện liên lạc làm ăn, đồng thời cần lập một đơn hàng xuất
gồm mã đơn hàng xuất, tên khách hàng, địa chỉ, tên mặt hàng bán, số lượng, giá bán.cuối
cùng đơn hàng được lưu vào kho dữ liệu.
Xuất hàng:khi khách hàng đã thực hiện giao dịch với cửa hàng, khách hàng yêu cầu
được nhận sản phẩm, nhân viên thủ kho sẻ đối chiếu đơn hàng xuất, kiểm tra số lượng, và
tiến hành trao sản phẩm cho khách, mọi hoạt động xuất hàng điều được lưu trữ trong sổ
Thanh toán: Các nhân viên kế toán dựa trên các đơn hàng được lưu trữ trong cơ sở
dữ liệu gồm cả đơn hàng nhập và đơn hàng xuất. Thanh toán đơn hàng nhập được thực
hiện với nhà sản xuất trong đó sẽ tính toán và đưa ra các số liệu cần thanh toán đối với
nhà thanh toán như số lượng hàng, đơn giá, số tiền đã thanh toán, số tiền còn nợ nhà sản
xuất. Việc thanh toán đơn hàng xuất được thực hiện tương tự với khách hàng nhưng việc
thanh toán tiền sẽ khác ở chỗ khách hàng lẻ thì không được nợ, còn các khách hàng là đối
tác làm ăn thường xuyên thì có thể nợ.
Thống kê:Theo thời gian định kỳ, việc kinh doanh cần thống kê lại các số liệu về
hàng hóa cũng như các hóa đơn nhập xuất, sau đó đưa ra những con số cụ thể như số
lượng hàng tồn kho, số dư nợ với nhà sản xuất, số dư nợ của khách hàng quen, dựa trên
các số liệu thống kê được đưa ra tình hình kinh doanh trong thời gian đó. Dựa trên các số
liệu thống kê, và tình hình kinh doanh trong một khoảng thời gian định kỳ để lập các báo
cáo về tình trạng kinh doanh cho người quản lý.
Bảo hành:Khi khách hàng có nhu cầu bảo hành về thiết bị của mình đã mua ở cửa
hàng, cửa hàng sẻ đồng ý yêu cầu, và sẻ ghi biên lai nhận bảo hành, đồng thời trao cho
khách hàng sản phẩm sử dụng thay thế trong thời gian bảo hành. Bộ phận bảo hành có
trách nhiệm kiểm tra sửa chữa, và gửi lại thiết bị cho khách đồng thời có kèm theo phiếu
thanh toán (nếu đã hết bảo hành) các thông tin bảo hành sẻ được lưu lại trong sổ bảo
hành.
Tìm kếm:chức năng tìm kiếm cho phép tìm kiếm mặt hàng và tìm kiếm khách hàng.
Khi tìm kiếm mặt hàng có thể tìm kiếm theo tên mặt hàng, tên nhà sản xuất hoặc đặc
điểm của mặt hàng. Khi tìm kiếm khách có thể tìm kiếm theo tên khách hàng, địa chỉ
khách hàng, hoặc đơn hàng.
1.3. Các chứng từ giao dịch và mô tả quá trình lưu chuyển chức từ đó
Khi có các giao dịch kinh doanh thì để có các chứng từ kèm theo: