Chuyên Đề Xác định giá trị tài liệu điện tử

Nguyên tắc thứ 3 trong khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện tử là:
“Lưu trữ quản lý quá trình xác định giá trị và thực hiện sự kiểm soát về tri thức đối với tài liệu lưu trữ điện tử”.
Xác định giá trị nghĩa là xem xét các giá trị của tài liệu và quyết định thời hạn bảo quản của chúng; tức là, xác định những tài liệu nào cần được bảo quản sau khi chúng đã thoả mãn những nhu cầu sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu. Hiểu biết và ý kiến tư vấn của các cơ quan sản sinh tài liệu, của các cơ quan, tổ chức cấp trên và của các bên liên quan khác hiểu rõ các hoạt động của cơ quan sản sinh ra tài liệu là rất có giá trị trong quá trình xác định giá trị. Tuy nhiên, chỉ riêng lưu trữ là có kiến thức toàn diện về quản lý tài liệu trong toàn bộ CQ/TC và sự am hiểu về lý luận và các phương pháp xác định giá trị để có thể đưa ra quyết định chuẩn xác nhất trong việc lựa chọn tài liệu lưu trữ.