Tài liệu Về một số giải pháp để đẩy mạnh công tác bán hàng tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng Đề cương

ĐỀ TÀI: Về một số giải pháp để đẩy mạnh công tác bán hàng tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng Đề cương

Phần i

Quá tŕnh h́nh thành và phát triển của công ty vật tư kỹ thuật xi măng bỉm sơn

I. Quá tŕnh h́nh thành và phát triển:


Tên giao dịch: Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng
Trụ sở giao dịch: Km6- Đường giải Phóng
Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
Điện thoại: 8643315-8643346
Fax: 8642586
Số tài khoản: 710A-00242 Ngân Hàng Công Thương
khu vực Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội

Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng là một đơn vị thành viên trong Tổng Công Ty Xi Măng Việt Nam có trụ sở tại vị trí Km sè 6 đường Giải Phóng, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội. Công ty kinh doanh chủ yếu là xi măng với tư cách là một đơn vị kinh tế quốc doanh, hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân. Công ty có tài khoản tại ngân hàng và sử dụng con dấu theo quy định của nhà nước.
Quá tŕnh h́nh thành và phát triển của công ty là quá tŕnh hoàn thiện và phù hợp với nhiệm vụ tổ chức lưu thông cung ứng xi măng phù hợp với t́nh h́nh phát triển kinh tế trong thời kỳ phát triển của đất nước.
- Ngày 12/02/1993, Bộ Xây Dựng ra quyết định số 023A về việc thành lập Xí nghiệp Vật tư Kỹ thuật Xi măng Việt Nam(thuộc liên hiệp các xí nghiệp xi măng nay đổi thành Tổng Công ty Xi Măng Việt Nam) .
- Ngày 30/09/1993, Bộ Xây dựng ra quyết định số 445/BXD-TCLĐ về việc đổi tên Xí nghiệp Vật Tư Kỹ thuật Xi măng thành Công ty Vật tư kỹ thuật Xi măng trực thuộc Tổng Công Ty Xi Măng Việt Nam.
- Ngày 10/07/1995, theo quyết định số 833/TCT-HĐQL của chủ tịch hội đồng quản lư Tổng Công Ty Xi măng Việt Nam. Công ty được giao nhiệm vụ lưu thông, kinh doanh, tiêu thụ xi măng trên địa bàn thành phố Hà Nội theo phương thức kinh doanh làm Tổng đại lư cho Công ty xi măng Hoàng Thạch và Công ty xi măng Bỉm Sơn , đồng thời chuyển giao tổ chức, chức năng nhiệm vụ, tài sản và lực lượng cán bộ công nhân viên thuộc hai chi nhánh tại Hà Nội của hai công ty này cho Công Ty vật tư Kỹ thuật Xi Măng.
-Ngày 23/05/1998 theo quyết định số 605/XMVN-HĐQT của Tổng Công ty Xi măng Việt nam hai trung tâm tiêu thụ xi măng tại địa bàn 3 huyện phía Bắc thành phố Hà Nội (Gia Lâm, Đông Anh, Sóc Sơn) của Công Ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng giao cho công ty vật tư- vận tải Xi măng quản lư.
- Ngày 23/05/1998, theo quyết định số 606/XMVN-HĐQT của Tổng Công ty Xi măng Việt nam về việc chuyển giao, tổ chức, nhiệm vụ, tài sản và lực lượng cán bộ công nhân viên các chi nhánh công ty xi măng Bỉm Sơn tại Hà Tây, tại Hoà B́nh cho Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng quản lư và Công ty đă đổi tên các chi nhánh đó thành :
+Chi nhánh Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng tại Hà Tây.
+Chi nhánh Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng tại Hoà B́nh.
- Ngày 21/03/2000, theo quyết định số 97/XMVN-HĐQT của Tổng Công ty Xi măng Việt Nam, Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng nhận thêm các chi nhánh của Công ty Vật tư Vận tải Xi măng tại địa bàn các tỉnh : Thái Nguyên, Phú Thọ, Lào Cai, Vĩnh Phúc được bàn giao cho Công ty và Công ty đổi tên thành các chi nhánh đó thành :
+Chi nhánh Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng tại Lào Cai
+Chi nhánh Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng tại Thái Nguyên
+Chi nhánh Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng tại Phú Thọ
+Chi nhánh Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng tại Vĩnh Phúc
- Theo quyết định số 85/XMVN ngày 27/03/2002 của Tổng Công ty Xi măng Việt Nam về việc chuyển chi nhánh Hà Tây, Hoà B́nh sang cho Công ty Xi măng Bỉm Sơn quản lư . Như vậy, kể từ ngày 1/04/2000 Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng có 4 chi nhánh đặt tại các tỉnh : Lào Cai, Thái nguyên, Phú Thọ, Vĩnh Phúc và một Xí nghiệp Vận tải.
II.Nhiệm vụ của Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng :

Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng có các nhiệm vụ sau :
- Tổ chức, lưu thông, kinh doanh, tiêu thụ Xi măng trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh được phân công.
- Công ty thực hiện mua xi măng của các công ty xi măng Hoàng Thạch, Bỉm Sơn, Bút Sơn, Hải Pḥng, Hoàng Mai; Tổ chức vận chuyển xi măng từ các công ty sản xuất đó đến các địa bàn tiêu thụ sau : Hà Nội, Sơn La, Lai Châu, Thái Nguyên, Bắc Kạn, Cao Bằng, Phú Thọ, Yên Bái, Lào Cai, Hà Giang, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc.
- Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch hàng năm phù hợp với nhiệm vụ của Tổng công ty giao và nhu cầu thị trường.
- Kư kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác mua và bán hàng hoá.
- Thực hiện chỉ đạo điều hành nhằm đảm bảo cân đối b́nh ổn giá cả thị trường xi măng tại các địa bàn được giao và thực hiện nhiệm vụ dự trữ khi cần thiết.
- Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của bộ lao động.
- Quản lư các hoạt động về đổi mới hiện đại hoá công nghệ trang thiết bị và phương thức tổ chức quản lư để mở rộng sản xuất phù hợp với t́nh h́nh kinh doanh của Công ty.
- Thực hiện các quy định của nhà nước về bảo vệ tài nguyên, môi trường, quốc pḥng và an ninh quốc gia.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, các báo cáo khác theo định kỳ, theo quy định của nhà nước và của Tổng Công ty Xi măng Việt Nam, đồng thời chịu trách nhiệm về tính sát thực của bản báo cáo đó.
- Chịu sự kiểm tra của Tổng công ty, tuân thủ các quy định về thanh tra của các cơ quan tài chính và của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định của pháp luật.
- Công ty có nghĩa vụ thực hiện chung các chế độ và quy định về quản lư vốn, tài sản, các quỹ, về kế toán, hạch toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác của nhà nước và quy chế tài chính của Tổng công ty.
- Tận dụng các cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động của đơn vị để tổ chức các dịch vụ kinh doanh, cung cấp cho các nhà máy xi măng, đại lư tiêu thụ một số mặt hàng, vật tư, vật liệu xây dựng.
III. Cơ cấu bộ máy và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.

1. Cơ cấu bộ máy của Công ty.

Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng có 756 cán bộ nhân viên làm nhiệm vụ quản lư , vận tải và tiêu thô xi măng. Cơ cấu tổ chức của Công ty được tổ chức theo cơ chế trực tuyến, đứng đầu là giám đốc, sau đó là hai phó giám đốc phụ trách về vận tải kinh doanh và xây dựng cơ bản. Dưới hai phó giám đốc là hệ thống pḥng ban chức năng của Công ty gồm :
1. Pḥng kinh tế kế hoạch
2. Pḥng tài chính kế toán
3. Pḥng QLDA&KTĐT
4. Pḥng tổ chức lao động
5. Pḥng tiêu thụ
6. Văn pḥng công ty
7. Pḥng điều độ quản lư kho
8. Xí nghiệp vận tải
9. Pḥng quản lư thị trường.
Ta có sơ đồ như sau :
2. Chức năng nhiệm vụ của các pḥng ban

Các pḥng ban, xí nghiệp, chi nhánh hoạt động theo chức năng được giám đốc phân công. Đây là bộ máy tham mưu giúp cho ban giám đốc thực hiện mục tiêu kế hoạch đề ra.
Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng pḥng kế toán do Tổng Công ty Xi măng Việt Nam bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty về sự hoạt động của công ty ḿnh
*Ban giám đốc
Giám đốc công ty : là người đứng đầu công ty có quyền điều hành cao nhất , do Hội đồng quản trị Tổng Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Phó giám đốc kinh doanh :+Trực tiếp chỉ đạo việc kinh doanh, tiêu thụ của chi nhánh, xí nghiệp vận tải và pḥng tiêu thụ xi măng. Thay mặt Giám đốc kư kết các hợp đồng kinh tế, thanh lư hợp đồng. Kiểm tra và kiểm toán hàng hoá vật tư.
+ Quản lư khâu vận tải xi măng, công tác định mức trong khâu vận tải và trong từng cửa hàng, chất lượng sản phẩm, kỹ thuật giao nhận, bốc xếp, lưu kho. Quy tŕnh quy phạm, các quy chế an toàn của công ty. Phụ trách công tác đào tạo, cải tiến công tác kỹ thuật và công tác sửa chữa lớn.
Phó giám đốc phụ trách đầu tư xây dựng cơ bản : Chỉ đạo công tác đầu tư xây dựng cơ bản.
Kế toán trưởng : Giúp cho công ty thực hiện các điều lệ của Nhà nước và pháp lệnh kế toán, thống kê trong các hoạt động kinh doanh của công ty.
Các pḥng ban của công ty :


*Pḥng kinh tế kế hoạch:
Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về các mặt sau:
- Xây dựng các kế hoạch hàng tháng, hàng quư, hàng năm và đề ra phương hướng kinh doanh của công ty và giao kế hoạch cho các chi nhánh của Công ty.
- Đôn đốc kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các đơn vị
-.Nắm bắt diễn biến của thị trường để xây dựng, các cơ chế kinh doanh tiêu thụ về giá bán, chi nhánh bán hàng, khuyến mại, xây dựng các mức cước phí trung chuyển.
- Thực hiện hợp đồng mua xi măng từ các công ty sản xuất.
-Kư các hợp đồng cho thuê các kho chứa hàng của công ty mà hiện nay chưa dùng.
*Pḥng tài chính kế toán:
Có nhiệm vụ:
- Giúp giám đốc Công ty sử dụng quản lư vốn và cơ sở vật chất có hiệu quả nhất.
- Lập kế hoạch tài chính của công ty
- Đảm bảo chu chuyển vốn và quay ṿng vốn nhanh. Tổ chức hạch toán toàn diện mọi nghiệp vụ kinh doanh, giám sát mọi hoạt động bằng đồng tiền của Công ty
- Hướng dẫn, kiểm tra các pḥng ban trong công ty thực hiện tốt công tác hạch toán, kế toán, ghi chép sổ sách thống kê số liệu đầy đủ, kịp thời.
Mối quan hệ và quyền hạn:
- Có mối quan hệ với các pḥng ban khác theo từng công tác nghiệp vụ có liên quan.
- Đề suất với giám đốc Công ty thanh toán những khoản chi phí hợp lư .
*Pḥng tổ chức lao động:
Tham mưu cho giám đốc về các mặt công tác sau:
-Công tác tổ chức quản lư cán bộ và lao động tiền lương.
-Soạn thảo các nội quy, quy chế quản lư, các quyết định, công văn, chỉ thị.
-Điều động và tuyển dụng lao động (các hồ sơ nhân sự).
-Thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên chức: tiền lương, bảo hiểm xă hội, tiền thưởng, đề xuất khen thưởng
-Công tác bảo hộ lao động.
- Xây dựng và thực hiện chương tŕnh kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ CNV tại chỗ hay gửi đi đào tạo ở các trường nghiệp vụ
*Pḥng tiêu thụ :
Tham mưu cho giám đốc về các mặt công tác sau :
- Quyết định việc tiêu thụ hàng hoá của các công ty và đảm bảo cho việc tiêu thụ xi măng của công ty trên địa bàn Hà Nội và địa bàn khác.
- Tổ chức và quản lư hoạt động của các của hàng, đại lư của công ty.
- Đẩy mạnh việc tiêu thụ và mở rộng mạng lưới tiêu thụ xi măng.
- Nắm và phản ánh các thông tin cần thiết về cung cầu, giá cả các loại xi măng trên địa bàn Hà Nội cho giám đốc biết.
- Thống kê lượng báo cáo xuát nhập tồn hàng ngày tại cửa hàng.
Pḥng tiêu thụ quản lư 5 trung tâm đó là : trung tâm số 1, 3, 5, 7, 9. Dưới các trung tâm là mạng lưới các cửa hàng và đại lư .
*Pḥng điều động quản lư kho:
Tham mưu cho giám đốc và các mặt công tác sau:
-Tổ chức quản lư hệ thống kho tàng, bến băi của công ty.
-Tổ chức việc tiếp nhận xi măng từ các công ty sản xuất và đưa hàng hoá về các địa bàn để tiêu thụ theo kế hoạch.
-Tổ chức kư kết và thực hiện các hợp đồng vận chuyển.
- Đảm bảo xuất nhập xi măng, điều phối hàng hoá, dự trữ theo quy định.
Quan hệ giao dịch nhận và đối chiếu hàng hoá với các công ty đầu nguồn thông qua các trạm đại diện đầu nguồn của Công ty. Tuân thủ các quy định về luân chuyển hoá đơn, chứng từ. Theo dơi chặt chẽ hàng đi trên đường.
- Lập báo cáo thống kê, báo cáo đầy đủ chính xác lượng hàng vận chuyển từ nơi sản xuất về Công ty và lượng hàng vận chuyển trong nội bộ Công ty.
Pḥng điều độ quản lư kho có 5 trạm đầu nguồn gồm: Trạm Hoàng Thạch, trạm Bỉm Sơn, trạm Bút Sơn, trạm Hải Pḥng và trạm Hoàng Mai.
*Văn pḥng công ty :
Có nhiệm vô:
- Tham mưu giúp việc cho Giám đốc về công tác văn pḥng, hành chính quản trị, đối nội đối ngoại.
- Chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên chức, trang thiết bị hành chính, các tài liệu, các văn pḥng phẩm.
- Chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng con dấu, đúng quy định của nhà nước và giám đốc phân công.
- Bảo đảm mọi sinh hoạt b́nh thường trong cơ quan.
- Đôn đốc và kiểm tra các bộ phận thực hiện các nội quy, quy chế của Công ty
- Được kư tên đóng dấu đi đường của cán bộ công nhân viên chức thuộc văn pḥng của công ty và khách đến liên hệ công tác.
*Xí nghiệp vận tải :
Có nhiệm vụ :
- Thực hiện vận chuyển xi măng từ các nhà máy sản xuất và tại các ga, cảng về các kho, cửa hàng và các đại lư hoặc đến tận chân công tŕnh khi có yêu cầu của khách hàng.
- Quản lư các đội xe và xưởng sửa chữa , bảo đảm số đầu xe hoạt động theo kế hoạch giao.
- Quản lư bảo quản các vật tư phụ tùng sửa chữa thay thế.
*Pḥng quản lư thị trường :
Giúp việc cho giám đốc về các công tác :