ứng dụng Word trong công tác soạn thảo văn bản

ĐỀ TÀI: ứng dụng Word trong công tác soạn thảo văn bản

Lời mở đầuNhư chóng ta đă biết, tin học là ngành khoa học chuyên nghiên cứu về các vấn đề tổ chức, quản lư và xử kư thông tin bằng các công cụ tính toán hiện đại nhằm tạo ra thông tin có Ưch phục vụ con người. Chính v́ vậy, bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào con người cần xử lư thông tin th́ ở đó có chỗ cho tin học phát huy tác dụng.
Hầu hết các hoạt động quản lư đa dạng đều liên quan đến và luôn phải xử kư một khối lượng thông tin lưu trữ lớn (các hồ sơ, chứng từ, văn bản, bảng biểu ). Cùng với một số phần mềm chuyên dụng như các hệ quản trị dữ liệu (Foxpro, Access, Excel ), máy vị tính thực sự là một công cụ lao động ngày càng không thể thiếu trong lĩnh vực này.
Máy tính tham gia tổ chức lưu trữ các hồ sơ, chứng từ bao gồm cả việc sắp xếp một cách hợp lư có thể cập nhật (bổ sung, sửa chữa, loại bỏ ) các hồ sơ, truy nhập, khai thác thông tin theo các yêu cầu khác nhau .Hơn thế nữa trong công tác soạn thảo, in Ên và lưu trữ văn bản máy tính có rất nhiều các chương tŕnh xử lư văn bản, các phương tiện in gắn với máy tính, tin học đă tạo ra cho việc biên soạn các văn bản hành chính và công nghiệp in Ên một bộ mặt hoàn toàn mới.
Thấy được vai tṛ quan trọng đó của tin học th́ việc nâng cao tŕnh độ tin học đang là một vấn đề cấp thiết đối với mỗi người. Là một sinh viên thực tập, sau hai năm được học tập và giảng dạy tại Trường Trung học bán công kỹ thuật tin học Hà Nội - ESTIH, em đă nắm được những kỹ năng, thao tác làm việc trong chương tŕnh Tin học văn pḥng. Tuy nhiên c̣n nhiều điều mà em chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế.
Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chóng em tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế em đă xác định mục tiêu phải cố gắng của ḿnh trong đợt thực tập này là :
- Vận dụng những kiến thức đă học ở trường vào công việc thực tế.
- Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá tŕnh thực tập tại cơ sở.
Và sau hai tháng rưỡi thực tập tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, tuy c̣n gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đă học vào thực tế, song nhờ sự giúp đỡ tận t́nh của các cô, chú, các anh, chị và sự cố gắng của bản thân, em đă hoàn thành công việc thực tập của ḿnh một các có hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ Ưch.
Sau đây, em xin tŕnh bày nội dung báo cáo thực tập của em :
· Phần I - Giới thiệu về công ty
· Phần II - Nội dung thực tập
· Phần III - Chuyên đề
· Phần IV - Đề tài
· Phần V – Thu hoạch sau thực tập
· Phần VI - Kết luận
Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích xây dựng báo cáo có nhiều thiếu sót, vậy mong được sự góp ư của thầy, cô và các bạn để báo cáo của em được hoàn thành tốt hơn.









Phần IGiới thiệu về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Tên đầy đủ của cơ quan : Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Địa chỉ : 34 Phan Kế Bính - Ba Đ́nh - Hà Nội
Số điện thoại . : 7626621

[TABLE]
[TR]
[TD][TABLE=width: 100%]
[TR]
[TD]NguyÔn Minh S¬n
N«ng Th̃ §Ñp
Ṿ Xu©n H­ëng

[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
Giám đốc : Nguyễn Thị Mận
Phó giám đốc : : :






I.VÀI NÉT KHÁI QUÁT
1.QUÁ TR̀NH H̀NH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập ngày 10.6.1995 theo quyết định số 118/QĐ - TCCP của Trưởng Ban tổ chức - Cán bộ Chính phủ.
Ngay từ những ngày đầu thành lập, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phải đối mặt với những khó khăn nhất định cơ sở vật chất thiếu thốn, đội ngũ cán bộ c̣n mỏng, cơ cấu tổ chức biên chế c̣n chưa ổn định. Đứng trước những khó khăn trên, dưới sự lănh đạo của Nhà nước, sự nỗ lực phấn đấu của ban giám đốc và tập thể cán bộ công nhân viên của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là phải ổn định tốt bộ máy tổ chức và hoàn thiện tốt công việc, chức năng, nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao cho. Theo quyết định số 54/QĐ - TCCB ngày 26.6.1995 của Cục trưởng Cục Lưu trữ nhà nước quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm:
*Ban Giám đốc: 01 Giám đốc và 03 phó Giám đốc
* 07 pḥng chức năng: Thu thập và bổ sung tài liệu; Chỉnh lư tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức sử dụng tài liệu; Tin học và lưu trữ phim ảnh - ghi âm; Tin học và công cụ tra cứu; Xưởng tu bổ phục chế tài liệu.
Để củng cố thêm đội ngũ cán bộ lănh đạo quản lư trung tâm đến năm 1999, Cục lưu trữ Nhà nước đă ra quyết định bổ nhiệm một loạt cán bộ quản lư của trung tâm.
Năm 1999 bộ phận kế toán thủ quỹ văn thư - lưu trữ đă được thành lập và theo đề nghị của trung tâm, ngày 02.3.1999 Cục trưởng Cục Lưu trữ nhà nước đă ra quyết định số 22/QĐ-LTNN giải thể Pḥng Thống kê công cụ tra cứu, Xưởng tu bổ phục chế và lập Pḥng Lưu trữ phim ảnh ghi âm.
Ngày 1.4.2002 Cục trưởng cục lưu trữ Nhà nước ra quyết định số 42/QĐ- LTNN thành lập pḥng Tin học và công cụ tra cứu. Đây là bước đột phá trong việc áp dụng công nghệ khoa học kỹ thuật cao cho ngành lưu trữ trong tương lai.
Đến nay trung tâm đă có một cơ cấu tổ chức và biên chế ổn định gồm 46 người trong đó có: 01 Giám đốc và 03 phó Giám đốc, 06 trưởng pḥng và 04 phó pḥng.
Bên cạnh việc kiện toàn bộ máy tổ chức và xây dựng cơ sở hạ tầng th́ ban giám đốc cũng như Cục lưu trữ Nhà nước luôn có những biện pháp nhằm nâng cao tŕnh độ cho cán bộ công nhân viên của trung tâm như hàng năm đều cử cán bộ đi học các lớp ngoại ngữ, tin học, thăm quan học hỏi nước ngoài và đặc biệt là mở lớp về bồi dưỡng chính trị cho cán bộ công nhân viên cơ quan.
2. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM
a. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có Giám đốc và các Phó Giám đốc do Cục trưởng Văn thư và Lưu trữ nhà nước bổ nhiệm. Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III do Giám đốc Trung tâm qui định.
Hiện nay Trung tâm có 46 cán bộ trong biên chế của cơ quan, c̣n lại là hợp đồng, hầu hết các cán bộ đều có tŕnh độ Đại học chuyên ngành, nhỉu các bộ được đào tạo các chuyên ngành khác nhau như : luật, công nghệ, thông tin, công nghệ sinh học, một số cán bộ được đào tạo ở nước ngoài.
Theo thống kê mới nhất về tŕnh độ chuyên môn - nghiệp vụ của biên chế lưu trữ như sau:
· Trên đại học: 02 người
· Đại học lưu trữ: 20 người
· Đại học ngành khác: 13 người
· Trung cấp lưu trữ: 11 người
· Công nhân kỹ thuật: 1 người
b. Sơ đồ tổ chức


SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LƯ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]


























Qua sơ đồ ta thấy rơ được mối quan hệ chặt chẽ giữa ban Giám đốc Trung tâm với các pḥng ban trực thuộc Trung tâm. Các pḥng ban này có chức năng tham mưu, giúp việc cho ban Giám đốc Trung tâm về mọi mặt.
c. Chức năng của từng pḥng ban
* Pḥng thu thập và bổ sung tài liệu: Có chức năng giúp Giám đốc tổ chức thực hiện việc lựa chọn thu thập bổ sung các loại h́nh tài liệu lưu trữ có ư nghĩa quốc gia vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ năm 1945 đến nay.
* Pḥng chỉnh lư tài liệu: Là pḥng tham mưu giúp Giám đốc chỉnh lư khoa học kỹ thuật, các phông tài liệu (trừ tài liệu PAGA) và xác định lại thời hạn bảo quản tài liệu.
* Pḥng quản tài liệu: Là pḥng có chức năng giúp Giám đốc tiếp nhận, bảo quản an toàn tài liệu (trừ tài liệu nghe nh́n) và đáp ứng các nhu cầu sử dụng tài liệu.
* Pḥng tổ chức sử dụng: Là pḥng tham mưu giúp Giám đốc tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, quản lư tư liệu, nghiệp vụ lưu trữ và hệ thống những công cụ tra cứu của Trung tâm.
* Pḥng lưu trữ phim ảnh ghi âm: Là pḥng tài liệu PAGA có chức năng giúp Giám đốc quản lư toàn bộ tài liệu nghe nh́n, xử lư kỹ thuật, nghiệp vụ và đáp ứng nhu cầu sử dụng.
* Pḥng Tin học và công cụ tra cứu: Là pḥng tham mưu giúp Giám đốc xây dựng, quản lư và phục vụ khai thác cơ sở dữ liệu lưu trữ trên máy chủ. Phục vụ yêu cầu quản lư công tác văn thư lưu trữ Quốc gia III và mạng diện rộng của Cục lưu trữ Nhà nước.
* Pḥng hành chính quản trị tổ chức: Là pḥng thông tin tổng hợp hoạt động của Trung tâm, phụ trách công tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lương, văn thư - lưu trữ, công tác bảo vệ, quản lư cơ sở vật chất, phục vụ mọi hoạt động của cơ quan.
3. CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
a.Vị trí và Chức năng:
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập, bổ sung; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Trung ương; các nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đ́nh và ḍng họ tiêu biểu của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà và Cộng hoà xă hội chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng trên lănh thổ từ tỉnh Quảng B́nh trở ra phía Bắc; các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên khu, cấp khu của nước Việt Nam dân chủ cộng hoà từ năm 1945 đến năm 1976; hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp theo qui định của pháp luật.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có trụ sở tại Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
b. Nhiệm vụ và quyền hạn
* Thu tập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân ở trong nước thuộc thẩm quyền được giao.
* Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đúng theo quy định của Nhà nước.
* Phân loại, chỉnh lư, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ đă nộp vào Trung tâm.
* Phối hợp với Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quư, hiếm thuộc phạm vi quản lư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
* Phối hợp với Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để thực hiện việc tu bổ, phục chế và khử nấm mốc, khử trùng, khử axit đối với tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
* Xây dựng và quản lư hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ, thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
* Thực hiện thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
* Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
* Quản lư tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm theo đúng quy định của pháp luật và qui định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
4. THÁI ĐỘ VÀ TINH THẦN LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TRONG CƠ QUAN