ứng dụng tin học trong công tác quản lý, điều tra lý lịch cán bộ công viên chức tại Trung tâm Tính t

ĐỀ TÀI: ứng dụng tin học trong công tác quản lý, điều tra lý lịch cán bộ công viên chức tại Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương

Lêi c¶m ¬n
Chuyªn ®Ò thùc tËp nµy hoµn thµnh ®­îc lµ do sù chØ b¶o, h­íng dÉn cña c¸c thÇy, c¸c c«, cña c¸c c¸n bé ë c¬ quan thùc tÕ, cña b¹n bÌ-nhưng ng­êi ®· mang ®Õn sù gióp ®ì, hç trî liªn tôc trong suèt thêi gian thùc tËp.
T«i xin ch©n thµnh bµy tá lßng biÕt ¬n s©u s¾c ®Õn c¸c thÇy c« gi¸o trong bé m«n Tin häc kinh tÕ-Tr­êng §¹i häc Kinh TÕ Quèc D©n vÒ sù chØ d¹y, h­íng dÉn tËn t×nh.
T«i còng xin v« cïng c¶m ¬n thÇy gi¸o §oµn Quèc TuÊn ®· tËn t×nh gióp ®ì, ®· dïng tÊt c¶ t©m huyÕt cña mét nhµ gi¸o ®Ó h­íng dÉn, truyÒn ®¹t, chØ b¶o tÊt c¶ c¸c vÊn ®Ò cèt lâi, t­ t­ëng chñ ®¹o vµ c¸ch thøc triÓn khai khi nghiªn cøu ®Ò tµi. Nhê ®ã mµ t«i cã ®iÒu kiÖn ®Ó hoµn thµnh tèt ®Ò tµi nµy.
T«i còng ch©n thµnh c¶m ¬n Ban l·nh ®¹o cïng toµn thÓ c¸c c«, c¸c chó, c¸c anh chÞ trong Phßng LËp tr×nh-Trung t©m TÝnh to¸n Thèng kª Trung ¦¬ng ®· quan t©m, gióp ®ì cung cÊp tµi liÖu cho viÖc hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy. §Æc biÖt t«i xin tá lßng biÕt ¬n s©u s¾c ®Õn Chó Ph¹m ThÕ N¨ng-tr­ëng phßng LËp tr×nh vµ Anh Vâ §×nh Hoµng-nhưng ng­êi ®· tËn t©m chØ b¶o, h­íng dÉn t«i tõ kiÕn thøc lý thuyÕt ®Õn ¸p dông thùc tÕ trong ®Ò tµi.
Cuèi cïng t«i xin ®­îc c¶m ¬n tÊt c¶ c¸c b¹n bÌ ®· gióp t«i thùc hiÖn ®­îc ®Ò tµi.
Chuyªn ®Ò nµy ®­îc viÕt víi thêi gian vµ kinh nghiÖm cã h¹n, tÊt kh«ng thÓ tr¸nh khái nhưng thiÕu sãt, nhưng h¹n chÕ vÒ mÆt kü thuËt còng nh­ tr×nh bÇy. V× vËy t«i rÊt mong nhËn ®­îc nhưng ý kiÕn ®ãng gãp, phª b×nh quÝ b¸u tõ phÝa c¸c thÇy c« gi¸o vµ b¹n bÌ víi mong muèn rót ra nhưng kinh nghiÖm cho b¶n th©n vµ ngµy mét hoµn thiÖn h¬n.
Hµ Néi, th¸ng 6/2000
Sinh viªn:
Hoµng ThÕ Anh














Lêi nãi ®Çu
Chóng ta ®ang sèng trong mét x· héi mµ víi tèc ®é gia t¨ng nh­ vò b·o vÒ c«ng nghÖ th«ng tin. Ngµy nay con ng­êi lµm viÖc khã cã thÓ t¸ch rêi víi th«ng tin. Cã thÓ nãi hai chư Th«ng tin ®ãng mét vai trß rÊt lín trong sù thµnh b¹i vÒ kinh doanh vµ c¹nh tranh cña c¸c doanh nghiÖp. C«ng nghÖ th«ng tin ®· thùc sù t¸c ®éng ®Õn mäi mÆt cña ®êi sèng kinh tÕ-x· héi ë n­íc ta mµ nhê ®ã ®· ®em l¹i nhưng hiÖu qu¶ thiÕt thùc trong qu¸ tr×nh qu¶n lý nÒn kinh tÕ-x· héi nãi chung vµ ë c¸c c¬ quan nãi riªng. N¨m 1986, Richard Mason-gi¸o s­ vÒ hÖ thèng th«ng tin vµ lµ nhµ t­ vÊn cho c¸c h·ng lín ë Mü vµ Canada cã viÕt:
Ngµy nay trong x· héi cña chóng ta, cã nhiÒu nh©n viªn thu thËp, xö lý vµ ph©n phèi th«ng tin h¬n bÊt cø mét nghÒ nµo kh¸c. Hµng triÖu m¸y tÝnh ®­îc l¾p ®Æt trªn thÕ giíi vµ nhiÒu triÖu km c¸p quang, d©y dÉn vµ sãng ®iÖn tõ kÕt nèi con ng­êi, m¸y tÝnh còng nh­ c¸c ph­¬ng tiÖn xö lý th«ng tin l¹i víi nhau.X· héi cña chóng ta thùc sù lµ x· héi th«ng tin, thêi ®¹i cña chóng ta lµ thêi ®¹i th«ng tin.
NÕu nh­ ë vµo kho¶ng nhưng n¨m 70 ®Çu thÕ kû thø XX nµy, c¸c c¬ quan, c¸c doanh nghiÖp tËp trung sù cè g¾ng cña hä vµo tù ®éng hãa nhưng c«ng viÖc thñ c«ng th× trong nhưng n¨m gÇn ®©y, hä l¹i ®Çu t­ lín cho nhưng c«ng viÖc mµ cã sù trî gióp cña lao ®éng trÝ ãc. Sù ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ th«ng tin ®· nhanh chãng lµm thay ®æi diÖn m¹o c¸c nghµnh kinh tÕ, ®ãng vai trß lµ mét lùc trî gióp vµ lµ mét chÊt xóc t¸c trong viÖc n©ng cao tÇm quan träng cña th«ng tin. Nhưng kh¸i niÖm vÒ C¬ së dư liÖu, phÇn mÒm thÕ hÖ thø t­, Fax, hÖ chuyªn gia, vÖ tinh viÔn th«ng vµ tin häc, Internet lµ nhưng c«ng cô xö lý th«ng tin mµ c¸c tæ chøc hiÖn ®¹i ®ang cã trong tay. Giê ®©y HÖ thèng qu¶n lý dư liÖu ®· trë thµnh mét bé phËn kh«ng thÓ thiÕu cña bÊt cø mét c¬ quan hay cña mét doanh nghiÖp hiÖn ®¹i nµo. V× møc ®é quan träng cña nã mµ ng­êi ta ®· vÝ nã nh­ mét hÖ thèng nhí hay mét bé nhí cña c¬ quan. Mµ c¬ quan bÞ mÊt trÝ nhí th× sÏ kh«ng thÓ tån t¹i ®­îc. Chóng ta h·y t­ëng t­îng ®iÒu g× sÏ x¶y ra ®èi víi mét ng©n hµng kh«ng cßn nhí næi nhưng ai ®· vay tiÒn cña hä. Râ rµng lµ c¸c c¬ quan ph¶i cã trÝ nhí, bëi ®ã lµ nhưng kho dư liÖu l­u trư hµng tû tû nhưng ®iÒu chi tiÕt cÇn thiÕt cho kinh doanh nghiÖp vô vµ ra quyÕt ®Þnh. H·y tham kh¶o ý kiÕn cña «ng Thomas Watson, Js, nguyªn chñ tÞch c«ng ty IBM ®· nãi:
Toµn bé gi¸ trÞ cña c«ng ty nµy n»m trong ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn vµ nhưng tÖp dư liÖu. Dï tÊt c¶ c¸c nhµ cöa, v¨n phßng cña c«ng ty bÞ ch¸y trôi nh­ng vÉn giư ®­îc nhưng con ng­êi vµ nhưng tÖp dư liÖu th× ch¼ng bao l©u chóng ta sÏ l¹i trë nªn hïng m¹nh nh­ x­a.
Nh­ vËy, ngµy nay th«ng tin ®· trë thµnh mét vÊn ®Ò sèng cßn ®èi víi mäi lÜnh vùc cña ®êi sèng kinh tÕ x· héi ®Æc biÖt lµ trong lÜnh vùc qu¶n lý kinh tÕ. Nã quyÕt ®Þnh sù thµnh b¹i cña c¸c doanh nghiÖp trªn th­¬ng tr­êng nÕu hä biÕt sö dông th«ng tin nh­ thÕ nµo sao cho ®¹t hiÖu qu¶ nhÊt. V× thÕ cho nªn c¸c doanh nghiÖp lín hiÖn nay ®Òu cã riªng mét bé phËn chuyªn vÒ xö lý th«ng tin. Cã nhưng h·ng chuyªn vÒ cung cÊp c¸c dÞnh vô th«ng tin ®¸p øng sù thay ®æi trªn ph¹m vi toµn cÇu. Th«ng tin lµ cÇn thiÕt vµ chóng ta cÇn cã nhưng ph­¬ng tiÖn qu¶n lý vµ xö lý nã?
Tæng côc Thèng kª lµ mét c¬ quan chÞu tr¸ch nhiÖm tæ chøc vµ thùc hiÖn ®iÒu tra thèng kª nh»m ®­a ra c¸c dù b¸o vµ kÕ ho¹ch ph¸t triÓn cho nhưng n¨m tíi. Do nhu cÇu xö lý c¸c sè liÖu thèng kª lµ rÊt lín cho nªn Tæng côc Thèng kª ®· thµnh lËp Trung t©m TÝnh to¸n Thèng kª trung ¦¬ng nh»m trî gióp xö lý c¸c c«ng viÖc d­íi øng dông cña m¸y tÝnh.
Trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i Trung t©m TÝnh to¸n Thèng kª Trung ¦¬ng, ®­îc sù chØ b¶o, gióp ®ì tËn t×nh cña thÇy gi¸o §oµn Quèc TuÊn, chó Ph¹m ThÕ N¨ng-Tr­ëng phßng LËp tr×nh cïng c¸c c« chó anh chÞ trong Trung t©m ®· gióp t«i hoµn thµnh ®Ò tµi:
“øng dông tin häc trong c«ng t¸c qu¶n lý, ®iÒu tra lý lÞch c¸n bé c«ng viªn chøc t¹i Trung t©m TÝnh to¸n Thèng kª Trung ¦¬ng”
§Ò tµi gåm cã c¸c phÇn chÝnh nh­ sau:
Ch­¬ng I: C¬ së ph­¬ng ph¸p luËn ph©n tÝch, thiÕt kÕ vµ cµi ®Æt hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý.
Ch­¬ng nµy t«i tr×nh bµy mét sè lý luËn chung vÒ hÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n lý, c¸c b­íc ®Ó ph©n tÝch, thiÕt kÕ, cµi ®Æt hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý.
Ch­¬ng II: Kh¶o s¸t hÖ thèng th«ng tin ë Trung t©m TÝnh to¸n Thèng kª Trung ¦¬ng.
Trong ch­¬ng nµy t«i giíi thiÖu kh¸i qu¸t vÒ c¬ quan m×nh thùc tËp, vÒ hÖ thèng th«ng tin vµ c¸c quy tr×nh xö lý chÝnh cña Trung t©m TÝnh to¸n Thèng kª Trung¦¬ng.
Ch­¬ng III: Ph©n tÝch hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý ®iÒu tra lý lÞch c«ng viªn chøc t¹i Trung t©m TÝnh to¸n Thèng kª Trung ¦¬ng.
Ch­¬ng nµy t«i ®­a ra bµi to¸n, nhiÖm vô cña bµi to¸n, c¸c s¬ ®å luång dư liÖu, m« h×nh dư liÖu vµ m« h×nh quan hÖ cña bµi to¸n. §ång thêi t«i còng nªu sù lùa chän ng«n ngư ®Ó viÕt vµ chän hÖ qu¶n trÞ c¬ së dư liÖu.
Ch­¬ng IV: ThiÕt kÕ vµ x©y dùng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý, ®iÒu tra lý lÞch c«ng viªn chøc.
Trong ch­¬ng nµy néi dung chÝnh lµ ®i thiÕt kÕ c¸c tËp tin c¬ së dư liÖu, thiÕt kÕ c¸c thuËt to¸n chÝnh vµ giao diÖn mµn h×nh.
§Ò tµi ®­îc hoµn thµnh d­íi sù h­íng dÉn cña thÇy gi¸o §oµn Quèc TuÊn cïng sù gióp ®ì cña c¸c c¸n bé t¹i Trung t©m TÝnh to¸n Thèng kª Trung ¦¬ng. Tuy nhiªn do h¹n chÕ vÒ mÆt thêi gian, h¬n nưa kiÕn thøc cßn Ýt ái, kinh nghiÖm cßn non nít nªn ch¾c ch¾n kh«ng tr¸nh khái nhiÒu thiÕu sãt. Mong r»ng víi sù gióp ®ì cña c¸c thÇy c« gi¸o, c¸c c¸n bé h­íng dÉn vµ c¸c b¹n cña t«i sÏ cã ®iÒu kiÖn söa chưa, bæ xung hoµn thiÖn ®Ò tµi.


















Ch­¬ng I
C¬ së ph­¬ng ph¸p luËn ph©n tÝch thiÕt kÕ vµ cµi ®Æt hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý
A.HÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n lý I.Kh¸i niÖm hÖ thèng th«ng tin
I.1.Th«ng tin:
Th«ng tin lµ sù ph¶n ¸nh vµ biÕn ph¶n ¸nh thµnh tri thøc míi vÒ ®èi t­îng ®­îc ph¶n ¸nh trong tri thøc cña chñ thÓ nhËn ph¶n ¸nh.

[TABLE=align: left]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[TR]
[TD][/TD]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]





Th«ng tin kinh tÕ lµ mét tËp hîp c¸c dư liÖu kinh tÕ cã ý nghÜa ®èi víi mét ®èi t­îng nhËn tin nhÊt ®Þnh, cã quan hÖ víi mét ®èi t­îng trong mét khu«n khæ, mét nhiÖm vô cô thÓ.
Th«ng tin kinh tÕ ®ãng mét vai trß hÕt søc quan träng nh»m gióp cho ng­êi l·nh ®¹o ®­a ra ®­îc nhưng quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n, kÞp thêi trong qu¸ tr×nh qu¶n lý. Bëi v× chØ cã trªn c¬ së c¸c th«ng tin chÝnh x¸c, kÞp thêi c¸c cÊp l·nh ®¹o míi cã kh¶ n¨ng ®­a ra ®­îc nhưng quyÕt ®Þnh phï hîp víi yªu cÇu cña c¸c lÜnh vùc vµ ®èi t­îng qu¶n lý trong mét ph¹m kh«ng gian vµ thêi gian.
I.2.C¸c ®Æc tr­ng cña th«ng tin:
§Ó qu¶n lý vµ sö dông th«ng tin mét c¸ch cã hiÖu qu¶, ta cÇn ph¶i t×m hiÓu c¸c ®Æc tr­ng c¬ b¶n cña th«ng tin nh­ sau:
§ KiÓm tra kh¶ n¨ng gi¶m ®é bÊt ®Þnh vÒ ®èi t­îng cña th«ng tin. Th«ng tin vÒ hÖ thèng ngµy cµng nhiÒu, cµng ®Çy ®ñ th× ®é bÊt
®Þnh vÒ hÖ thèng ngµy cµng gi¶m.
§ Th«ng tin ph¶i ®­îc ®Þnh h­íng râ rµng.
§ Th«ng tin ph¶i cã tÝnh thêi ®iÓm. §iÒu ®ã cã nghÜa lµ th«ng tin chØ cã Ých t¹i mét thêi ®iÓm nµo ®ã mµ kh«ng cã tÝnh thêi kú dµi.
§ TÝnh côc bé cña th«ng tin thÓ hiÖn lµ th«ng tin chØ cã ý nghÜa trong mét hÖ thèng nhÊt ®Þnh cã sù ®iÒu khiÓn vµ sö dông nã.
§ Th«ng tin thÓ hiÖn tÝnh tæ chøc bëi v× th«ng tin t¹o nªn sù liªn hÖ vµ trao ®æi giưa c¸c bé phËn nµy víi bé phËn kh¸c, nã ®ãng mét vai trß liªn kÕt c¸c bé phËn trong cïng mét hÖ thèng.
§ Th«ng tin mang tÝnh t­¬ng ®èi. Th«ng tin ®­îc t¹o ra vµ truyÒn ®i vµ do ®ã khã tr¸nh khái nhưng sai lÖch do c¸c nhiÔu th«ng tin g©y ra. C¸c nhiÔu ë ®©y xuÊt ph¸t tõ nhiÒu mÆt vËt lý, ngư nghÜa, lîi Ých giưa c¸c bªn ®· lµm cho th«ng tin chØ ph¶n ¸nh ®­îc mét c¸ch t­¬ng ®èi vÒ ®èi t­îng ®­îc ph¶n ¸nh.
II.HÖ thèng th«ng tin
II.1.Kh¸i niÖm hÖ thèng th«ng tin:
HÖ thèng th«ng tin lµ mét tËp hîp tÊt c¶ nhưng ®èi t­îng vµ thiÕt bÞ cã liªn quan víi nhau cïng lµm nhiÖm vô thu thËp, xö lý, l­u trư vµ ph©n ph¸t th«ng tin ®Ó hç trî cho viÖc ra quyÕt ®Þnh, ph©n tÝch t×nh h×nh, lËp kÕ ho¹ch, ®iÒu phèi vµ kiÓm so¸t c¸c ho¹t ®éng trong mét tæ chøc.
C¸c hÖ thèng th«ng tin cã thÓ lµ hoµn toµn thñ c«ng hay dùa trªn m¸y tÝnh. Ngoµi m¸y tÝnh ®iÖn tö ra th× hÖ thèng th«ng tin cßn cã con ng­êi, c¸c ph­¬ng tiÖn th«ng tin liªn l¹c, c¸c quy t¾c, thñ tôc, ph­¬ng ph¸p vµ m« h×nh to¸n häc ®Ó xö lý c¸c dư liÖu, qu¶n lý, ph©n ph¸t vµ sö dông th«ng tin. HÇu hÕt c¸c hÖ thèng th«ng tin ®Òu ®­îc gäi lµ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý bëi v× nã phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý.
§Çu vµo cña hÖ thèng th«ng tin (dư liÖu) ®­îc lÊy tõ c¸c nguån vµ ®­îc sö dông bëi hÖ thèng sö dông nã cïng víi c¸c dư liÖu ®· ®­îc l­u trư tõ tr­íc. KÕt qu¶ xö lý (®Çu ra) ®­îc chuyÓn ®Õn c¸c n¬i nhËn hoÆc ®­îc cËp nhËt vµo kho dư liÖu. Cã thÓ m« t¶ c¸c yÕu tè cÊu thµnh nªn hÖ thèng th«ng tin qua h×nh vÏ sau:










II.2.Ph©n lo¹i c¸c hÖ thèng th«ng tin trong mét tæ chøc
II.2.1.Theo m« h×nh chÝnh thøc vµ phi chÝnh thøc:
Theo tiªu thøc nµy th× hÖ thèng th«ng tin ®­îc chia ra thµnh:
¨ HÖ thèng th«ng tin chÝnh thøc: Lµ nhưng hÖ thèng th«ng tin tån t¹i theo nhưng quy ®Þnh ph¸p lý hoÆc tån t¹i theo th«ng lÖ.
¨ HÖ thèng th«ng tin phi chÝnh thøc: Lµ nhưng hÖ thèng th«ng tin mµ nã kh«ng tu©n theo bÊt cø mét quy ®Þnh hay mét th«ng lÖ chuÈn nµo.