Chuyên Đề Ứng dụng lý thuyết hệ thống vào hoạt động tổ chức cán bộ tại công ty điện thoại Tây Thành Phố

1. Cơ sở lý luận về hệ thống và chức năng tổ chức

1.1. Khái niệm và các tính chất cơ bản của hệ thống

ã Khái niệm hệ thống

Hệ thống là tổng thể gồm các bộ phận khác nhau có mối quan hệ tác động qua lại với nhau và được sắp xếp theo một trình tự nhằm tạo thành môt chỉnh thể thống nhất, có khả năng thực hiện được một số chức năng hoặc mục tiêu nhất định.

ã Các tính chất cơ bản của hệ thống

Với khái niệm trên, có thể rút ra các tính chất cơ bản của hệ thống:

Tính chất 1: các bộ phận (hoặc các phần tử) của một hệ thống có mối quan hệ tác động qua lại với nhau và các mối quan hệ đó thường mang tính chất nhân – quả.

Tính chất 2: Bất cứ sự thay đổi nào về lượng cũng như về chất của bất kỳ bộ phận (hoặc các phần tử) nào đều dẫn đến ảnh hưởng các bộ phận (hoặc các phần tử) khác của hệ thống và chính hệ thống đó. Mặt khác, bất kỳ sự thay đổi lượng chất của hệ thống đều làm ảnh hưởng các phần tử bên trong hệ thống đó.

Tính chất 3: Tính chất “trồi” của hệ thống.

Nội dung tính chất này có thể hiểu dưới hai khía cạnh sau:

- Một là: những khả năng mới của hệ thống.

- Hai là: sự chênh lệch giữa kết quả đạt được của hệ thống và tổng kết quả của các bộ phận

1.2. Chức năng tổ chức và quan điểm hệ thống

Tổ chức thường được coi là quá trình xác định những công việc cần làm, phân công cho các bộ phận và các cá nhân đảm nhận các công việc đó ,thiết lập và tạo ra những mối quan hệ cần thiết trong nội bộvà bên ngòai nhằm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp đặt ra với hiệu quả tối ưu.

Với cách hiểu như trên và từ quan điểm hệ thống có thể rút ra một số nhân xét sau đây:

1.2.1 Nội dung cơ bản của công tác tổ chức đới với các nhà quản trị bao gồm

ã Xác lập được cơ cấu tổ chức hợp lý trên cơ sở xúât phát từ những mục tiêu đã hoạch định: Cơ cấu tổ chức quản lý là một tổng thể gồm những bộ phân quản lý với chức năng , quyền hạn nhất định, được phân bổ ở các cấp quản lý khác nhau, có khả năng thực hiện mục tiêu của tổ chức đã vạch ra. Vì vậy, để có thể xây dựng được một cơ cấu tổ chức hợp lý, các nhà quản trị trong quá trình thiết kế cần phải:

 Tính đến các yếu tố như:

- Nhiệm vụ và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

- Mội trường họat động của doanh nghiệp.

- Lĩnh vực và quy mô hgọat động của doanh nghiệp.

- Năng lực và trình độ của đội ngũ cán bộ quản lý.

- V.v

 Trong quá trình thiết kế cơ cấu tổ chứccần trả lời được những câu hỏi sau:

- Tầm hạn quản lý và số lượng các cấp trong cơ cấu thường được xác định trên cơ sở nào ?

- Việc phân chia các bộ phận trong cơ cấu tổ chức được thực hiện theo nguyên tắc nào ? Ưu và nhược điểm của cách phân chia dó là gí ?

- Cơ cấu tổ chức được thiết kế có giúp được những bộ phận và những người dưới quyền phát huy tối đa sức lực và trí tuệ của họ hay không ?

- Khả năng thích nghi của cơ cấu tổ chức ở mức nào ?

Việc trả lời các câu hỏi trên sẽ giúp các nhà quản trịđịnh hướng đúng trong quá trình xác định cơ cấu tổ chức quản lý hợp lý.