Đồ Án Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn

LỜI NÓI ĐẦU​ Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin (CNTT) làm cho máy tính trở thành phương tiện không thể thiếu dược trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính năng của máy tính dược khai thác một cách triệt để. Nếu như vài năm truớc máy tính ở nước ta được sử dụng chủ yếu như là một công cụ đẻ soạn thảo văn bản hoặc các công việc lập trình, quản lý phức tạp, xử lý dữ liệu biểu bảng, thương mại, khoa học v.v thì giờ đây, cùng với sụ vươn xa của mạng Internet trên lãnh thổ Việt Nam, máy tính còn là phương tiện bạn có thể ngồi trên bàn làm việc cá nhân tại gia dình để trao đổi thông tin liên lạc đi khắp toàn cầu.
CNTT càng phát triển thì con người càng có nhiều những phương pháp mới, công cụ mới để xử lý thông tin và nắm bắt được nhiều thông tin hơn. CNTT được ứng dụng trong mọi nghành nghề, mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc ứng dụng CNTT trong quản lý, sản xuất, kinh doanh du lịch là một xu hướng tất yếu.
Kết quả của việc áp dụng CNTT trong quản lý là việc hình thành các hệ thống thông tin quản lý nhằm phục vụ cho nhu cầu xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin cho các chủ sở hữu hệ thống đó. Ở nước ta hiện nay trong những năm gần đây các ứng dụng tin học vào quản lý đang ngày một nhiều hơn, đa dạng hơn.
Hệ thống thông tin được đề cập đến trong đồ án này là hệ thống quản lý công văn, được ứng dụng thực tế trong công việc hỗ trợ quản lý công văn của Bưu điện Thành phố Hải Phòng. Bưu điện Thành phố Hải Phòng là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực Bưu chính, phát hành báo chí và Công nghệ thông tin. Trong đó có nhiệm vụ phát hành báo chí và giao nhận công văn cho một số ban ngành của ủy ban, thành ủy và một số các sở ban ngành khác. Xuất phát từ thực tiễn công việc hàng ngày trong việc giao nhận công văn theo hình thức cũ “tay trao tay” ngày càng không phù hợp với tình hình hiện nay khi mà nền công nghệ số đang rất phát triển và có mặt trong tất cả các sở ban ngành, các đơn vị. Các công văn thường không kịp thời, đặc biệt là các “sự vụ điện” các công văn cần thời gian xử lý nhanh. Việc quản lý rất khó khăn, việc tra cứu các văn bản thường mất rất nhiều thời gian mà nhiều khi không mang lại kết quả. Với các văn bản dài, nhiều tờ và gửi cho nhiều đơn vị thì văn thư làm việc rất mất thời gian vì phải sao chép rồi gửi đi. Mặt khác, với các sở ban ngành lượng văn bản gửi đi nhiều thì hàng tháng lượng văn phòng phẩm phục vụ cho công tác này là không nhỏ.
Để giải quyết các khó khăn của công việc trên một cách nhanh chóng và thuận lợi thì tin học đã cung cấp cho chúng ta các phương pháp và các công cụ để xây dựng các chương trình ứng dụng đó và việc có được một chương trình gần như tự động hoá được các công việc trên cho nhân viên. Trong đề tài này đã thể hiện tương đối đầy đủ những chi tiết đề ra.



MỤC LỤC​ LỜI CẢM ƠN​ LỜI NÓI ĐẦU
CHƯƠNG 1: MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ GIẢI PHÁP . 1

1.1. Giới thiệu về Trung Tâm Phát Triển CNTT - Bưu điện 1
1.2. Mô tả hoạt động quản lý công văn ở Bưu điện Thành phố Hải Phòng 2
1.2.1. Hoạt động xử lý công văn đến . 2
1.2.2. Hoạt động xử lý công văn đi 4
1.2.3. Hoạt động lập báo cáo thống kê 6
1.3. Giải pháp 6
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG . 7

2.1. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ . 7
2.1.1. Biểu đồ ngữ cảnh 7
2.1.2. Sơ đồ phân rã chức năng . 8
2.1.3. Danh sách hồ sơ dữ liệu . 10
2.1.4. Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng 11
2.2. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU . 12
2.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 . 12
2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 . 13
2.3. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU . 17
2.3.1. Mô hình liên kết thực thể (ER) 17
2.3.2. Mô hình quan hệ 21
2.3.2.1. Các quan hệ 21
2.3.2.2. Mô hình quan hệ . 22
2.3.3. Các bảng dữ liệu vật lý 23
2.4. THIẾT KẾ GIAO DIỆN . 27
2.4.1. Giao diện chính . 27
2.4.2. Các giao diện cập nhật dữ liệu 28
2.4.3. Các giao diện xử lý dữ liệu 35
2.4.4. Các mẫu báo cáo 36
CHƯƠNG 3: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 38

3.1. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG HƯỚNG CẤU TRÚC . 38
3.1.1. Khái niệm chung về hệ thống thông tin 38
3.1.2. Tiếp cận phát triển hệ thống thông tin định hướng cấu trúc 38
3.2. THIẾT KẾ CSDL QUAN HỆ . 40
3.3. CÔNG CỤ ĐỂ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH . 41
3.3.1. Hệ QTCSDL SQL SERVER . 41
3.3.2. Ngôn ngữ VISUAL BASIC 41
CHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 45

4.1. MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH . 45
4.1.1. Giao diện chính 45
4.1.2. Giao diện cập nhật dữ liệu . 46
4.1.3. Giao diện xử lý dữ liệu . 51
4.1.4. Một số báo cáo 52
4.2. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ 56
KẾT LUẬN 57
TÀI LIỆU THAM KHẢO . 58