Báo Cáo Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND quận Cầu Giấy

LỜI MỞ ĐẦU
Công nghệ thông tin đóng một vai trò rất quan trọng trong việc phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng và đặc biệt là hoạt động quản lý hành chính. Cuộc cách mạng CNTT cùng với quá trình toàn cầu hóa đã và đang tác động mạnh mẽ, toàn diện đồng thời tạo cơ hội cho những chuyển biến tích cực đến mọi mặt đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội Nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong các cơ quan nhà nước, ngày 28/7/2010, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 1605/QÐ-TTg phê duyệt chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 – 2015. Đặc biệt là việc ứng dụng trong công tác văn phòng tại các cơ quan nhà nước.
Văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng trong hỗ trợ cho cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Văn phòng thực hiện hai chức năng chính là tham mưu tổng hợp và đáp ứng các điều kiện, cơ sở vật chất kỹ thuật cho các phòng ban trong cơ quan. Đối với mỗi một cơ quan, tổ chức, Công tác văn phòng phải mạnh, đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả.
Để quản lý có hiệu quả các công việc, giải quyết tốt các nhiệm vụ đặt ra trong tình hình mới cần phải có những công cụ hỗ trợ hiệu quả. Không thể không thừa nhận những thành tựu của tin học và CNTT trong thời gian qua đã trở thành công cụ đắc lực nâng cao hiệu quả công tác của văn phòng. Và trong tình hình hiện nay, đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng và trong cơ quan hành chính nhà nước nói chung là yêu cầu cấp thiết.
Trong những năm qua, hệ thống CNTT trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và tại UBND quận Cầu Giấy nói riêng đã không ngừng được củng cố và đầu tư phát triển về cả số lượng và chất lượng.
Theo chủ trương của Đảng và Nhà nước, việc ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước nói chung và tại văn phòng HĐND- UBND quận Cầu Giấy nói riêng đã và đang ngày càng trở nên sâu rộng, phục vụ có hiệu quả cho công tác chỉ đạo cũng như hoạt động của các cơ quan nhà nước.
Tuy đã có sự quan tâm đầu tư lớn nhưng việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nói riêng và trong cơ quan nhà nước nói chung vẫn còn tồn tại một số hạn chế, bất cập. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp, trình độ của một số cán bộ công chức làm công tác văn phòng chưa tương xứng với yêu cầu của thực tiễn.
Trước yêu cầu của thực tế hiện nay, đòi hỏi cần phải có sự nghiên cứu đầu tư đồng bộ về cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ cùng với đào tạo, bồi dưỡng lực lượng cán bộ có trình độ tương xứng, đáp ứng nhu cầu ứng dụng CNTT có hiệu quả hơn.
Từ những kiến thức về hành chính văn phòng, tin học ứng dụng trong hành chính nhà nước cùng với những thực tế thấy được trong gần 2 tháng thực tập tại văn phòng UBND quận Cầu Giấy, em chọn đề tài báo cáo thực tập “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng ở UBND quận Cầu Giấy nhằm đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT tại UBND hiện nay được thực hiện như thế nào? Hiệu quả thực hiện ở văn phòng trong những năm qua? vv


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN 1
KẾ HOẠCH THỰC TẬP. 2
4. Nhật ký thực tập: 3
II. Giới thiệu về UBND quận Cầu Giấy và Văn phòng HĐND- UBND quận Cầu Giấy. 5
1.Tổng quan về quận Cầu Giấy. 5
1.1 Giới thiệu chung về quận Cầu Giấy. 5
1.2. Điều kiện tự nhiên và kinh tế - xã hội 5
a. về kinh tế: 6
1.3. Quy mô dân số và lực lượng lao động. 7
2. Bộ máy quản lý của quận Cầu Giấy. 8
3. Văn phòng UBND quận Cầu Giấy. 10
3.1. Giới thiệu chung về văn phòng. 10
3.2. Vị trí – chức năng. 10
3.3. Nhiệm vụ - quyền hạn. 10
3.4. Cơ cấu tổ chức, biên chế, chế độ làm việc của văn phòng UBND quận. 12
PHẦN II: 14
NỘI DUNG ĐỀ TÀI: “ ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN CẦU GIẤY”. 14
LỜI MỞ ĐẦU 14
CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 16
I. Lý luận chung về công tác văn phòng. 16
1.1. văn phòng. 16
1.2. Công tác văn phòng. 16
1.3. Vai trò của văn phòng. 17
II. Ứng dụng công nghệ thông tin. 18
1. Tin học là gì?. 18
2. ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. 18
3. Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. 19
4. Nguyên tắc khi ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. 21
CHUƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở UBND QUẬN CẦU GIẤY 22
I. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở UBND QUẬN CẦU GIẤY 22
1. Ban hành văn bản chỉ đạo công tác quản lý ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. 22
2. Tổ chức bộ máy cán bộ. 23
3. Thực trạng ứng dụng CNTT trong các khâu của văn phòng. 24
3.1. Công tác thu thập thông tin. 24
3.2. công tác tổng hợp, xử lý thông tin. 26
3.3.công tác quản trị điều hành xử lý thông tin. 28
4. Hệ thống cơ sở vật chất 29
II. ĐÁNH GIÁ 30
1. Những thành tựu đạt được. 30
2. Hạn chế. 32
III. NGUYÊN NHÂN 33
CHƯƠNG III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CNTT TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND QUẬN CẦU GIẤY 35
1. Cơ sở vật chất 35
2. Phương thức quản lý. 35
3. Nguồn nhân lực. 36
4. Một số giải pháp cho công tác văn thư, lưu trữ 37
4. 1. Yêu cầu thiết bị, quản lý. 38
4.2 Hệ thống thiết bị lưu trữ 38
KẾT LUẬN 41
TÀI LIỆU THAM KHẢO 43