Tiểu Luận Ứng dụng cơ cấu tổ chức công ty trong thực tiễn

CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠNG TY


I. TỔNG QUAN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠNG TY:

Lorsch cho rằng, trước hết phải phân biệt một cách chính xác “cơ cấu cơ bản” và "cơ chế vận hành". Khi nĩi đến cơ cấu cơ bản của một doanh nghiệp, người ta cần phải xét đến những vấn đề chủ yếu như sự phân cơng trong nội bộ tổ chức việc sắp xếp nhiệm vụ cơng tác cho các phịng, ban khác nhau, làm thế nào để thực hiện sự điều hịa, phối hợp cần thiết nhằm bảo đảm thực hiện được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp . Đáp án của những vấn đề này là: các doanh nghiệp thường dùng hình thức biểu đồ để thể hiện cơ cấu tổ chức (như biểu đồ về hệ thống tổ chức).

1. Yêu cầu của cấu trúc tổ chức:

 Cấu trúc tổ chức phải phản ánh các mục tiêu và các kế hoạch vì đó chính là cơ sở để phát sinh các hoạt động.

 Cấu trúc tổ chức phải phản ánh quyền hạn có thể sử dụng đối với việc quản lí một doanh nghiệp.

 Cấu trúc tổ chức phải phản ánh môi trường của mình. Khi xây dựng cấu trúc tổ chức phải dựa trên các tiền đề: kinh tế, công nghệ Nó được thiết kế ra để các thành viên của một nhóm cùng đóng góp sức lực, giúp cho những thành viên đạt được những mục tiêu một cách có hiệu quả trong môi trường luôn luôn có những thay đổi. Với ý nghĩa đó, một cơ cấu tổ chức có hiệu quả không bao giờ tĩnh tại, không thể có một cơ cấu tổ chức nào tốt nhất có thể vận hành tốt trong mọi tình huống, mọi hoàn cảnh.

 Tổ chức bao gồm những con người, khi phân chia những nhóm hoạt động và xác định những mối quan hệ quyền hạn của một cơ cấu tổ chức phải tính đến những hạn chế và những thói quen của con người. Điều này không có nghĩa rằng cơ cấu được thiết kế xoay quanh các cá nhân chứ không phải xoay quanh các mục tiêu và các hoạt động tương ứng. Điều quan trọng là phải xem xét ai sẽ được đưa vào tổ chức.


2. Xây dựng cơ cấu tổ chức:

2.1 Khác biệt hóa:

o Khác biệt hóa chiều dọc

o Khác biệt hóa chiều ngang

Bất cứ một tổ chức nào đều phải trả lời một câu hỏi quan trọng: Ai là người ra quyết định?

Câu trả lời là hầu như không tập trung vào một cá nhân hoặc thậm chí một nhóm người. Câu trả lời xác đáng hơn cả được cho là chế độ thứ bậc ra quyết định quản trị.

Những hoạt động của một tổ chức cần được phân chia giữa các chức vụ (khác biệt hóa chiều dọc) và bộ phận (khác biệt hóa chiều ngang) khác nhau.

2.2 Phối hợp:

Phối hợp các hoạt động để đảm bảo rằng chúng đáp ứng được các mục tiêu của tổ chức.

Khi bố trí sơ đồ tổ chức quản trị, cần phải tuân theo các nguyên tắc sau đây:

 Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, hiệu quả.

 Sơ đồ phải có tính khoa học, dễ hiểu

 Đảm bảo thực hiện mục tiêu chương trình, kế hoạch mà dự án đã vạch ra.

 Thống nhất lãnh đạo. Lãnh đạo đi đôi với kiểm tra.

 Hợp tác thực hiện nhiệm vụ chung.

 Sơ đồ cho thấy nhiệm vụ, chức năng và mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy tổ chức.

 Trách nhiệm gắn liền quyền lợi.

3. Chi phí hành chánh:

Khi thiết kế xây dựng cơ cấu tổ chức thì việc hoạch định sự kiểm soát tài chính là rất quan trọng, trong đó bao gồm: cơ sở tài chính như việc đầu tư kinh doanh, các tài sản cố định, và cơ sở thị trường về các yếu tố kinh tế.

Mặc dù đến nay, rất nhiều giám đốc vẫn sử dụng một cách rộng rãi các loại biểu đồ, nhưng nếu chỉ cĩ cơ cấu cơ bản thì khơng đủ mà cần phải thơng qua cơ chế vận hành để tăng cường cơ cấu cơ bản, đảm bảo thực hiện ý đồ của cơ cấu cơ bản. Cơ chế vận hành là trình tự điều khiển, hệ thống thơng tin, chế độ thưởng phạt cũng như các chế độ đã được quy phạm hĩa . Việc xác lập và tăng cường cơ chế vận hành sẽ làm cho cơng nhân viên hiểu rõ rằng, cái mà doanh nghiệp yêu cầu và mong muốn ở họ là cái gì? Một cơ chế vận hành tốt sẽ khích lệ cơng nhân viên đồng tâm hiệp lực, gắng sức thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Điều đĩ cũng cĩ nghĩa là cơ chế vận hành đem lại nội dung và sức sống cho cơ cấu cơ bản của doanh nghiệp.


II. CÁC CẤP ĐỘ CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠNG TY:

Cơ cấu tổ chức của cơng ty bao gồm 3 cấp độ sau:

- Cấp độ cơ cấu vĩ mơ: là cách sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trị của từng cá nhân trong cơng ty.

- Cấp độ cơ cấu vi mơ: là cách quy định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí mà các cá nhân trong cơng ty nắm giữ.

- Hệ thống bổ trợ: bao gồm hệ thống điều hành của tổ chức, quá trình quản lý sự phát triển của cơng ty, hệ thống văn hĩa cơng ty và hệ thống quản lý hoạt động cơng ty.

Cơng ty sẽ khơng thực hiện cĩ hiệu quả các chức năng của mình nếu 3 cấp cơ cấu này khơng được thiết lập một cách đúng mức để hỗ trợ cho hoạt động của cơng ty. Ngồi ra, khi đánh giá hoạt động của một cơng ty hoặc khi thành lập một cơng ty mới ta cũng cần phải xem xét 3 cấp độ cơ cấu này.


dụng thực tế:

Công ty cổ phần đầu tư thương mại dịch vụ Việt Song Long

- Lĩnh vực hoạt động: Xây dựng dân dụng, công nghiệp. San lấp mặt bằng. Mua bán vật liệu xây dựng, hàng lương thực – thực phẩm. Trồng rừng, trồng cây công nghiệp. Đại lý ký gửi hàng hoá. Dịch vụ thương mai. Kinh doanh nhà (xây dựng, sữa chữa nhà trang trí nội thất), xây lắp đường dây và trạm biến áp đến cấp điện áp 35KW. Xây dựng thủy lợi. Xây dựng cầu đường, bến cảng và công trình cấp – thoát nước.

- Cấu trúc cao.

- Phi tập trung hoá quyền lực.