Luận Văn Tổng quan về quản trị dự án

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN
I. DỰ ÁN (Project)
1. Định nghĩa (Modifine)
- Dự án đầu tư là tế bào cơ bản của hoạt động đầu tư. Đó là một tập hợp các biện pháp có căn cứ khoa học và cơ sở pháp lý được đề xuất về các mặt kỹ thuật, công nghệ, tổ chức sản xuất, tài chính, kinh tế và xã hội để làm cơ sở cho việc quyết định bỏ vốn đầu tư với hiệu quả tài chính đem lại cho doanh nghiệp và hiệu quả kinh tế - xã hội đem lại cho quốc gia và xã hội lớn nhất có thể được.
- Theo luật đầu tư năm 2005: “Dự án đầu tư là tập hợp các đề xuất bỏ vốn trung và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định”
- Theo Ngân hàng thế giới (WB): “Dự án là tổng thể các chính sách, hoạt động
và chi phí liên quan với nhau được hoạch định nhằm đạt được những mục tiêu nào đó trong một thời gian nhất định”
- Dự án đầu tư có thể được xem xét từ nhiều góc độ:
+ Về mặt hình thức: Dự án đầu tư là một tập hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động và chi phí theo một kế hoạch nhằm đạt được những kết quả và thực hiện được những mục tiêu nhất định trong tương lai.
+ Xét trên góc độ quản lý: Dự án đầu tư là một công cụ quản lý việc sử dụng vốn, vật tư lao động, để tạo ra các kết quả tài chính, kinh tế xã hội trong một thời gian dài.
+ Xét trên góc độ kế hoạch hoá: dự án đầu tư là một công cụ thể hiện kế hoạch chi tiết của một công cuộc đầu tư sản xuất kinh doanh, phát triển kinh tế xã hội, làm tiền đề cho các quyết định đầu tư và tài trợ. Xét góc độ này dự án đầu tư là một hoạt động kinh tế riêng biệt nhỏ nhất trong công tác kế hoạch hoá nền kinh tế nói chung (một đơn vị sản xuất kinh doanh cùng một thời kỳ có thể thực hiện nhiều dự án).
+ Xét về mặt nội dung: Dự án đầu tư là tổng thể các hoạt động và chi phí cần thiết, được bố trí theo một kế hoạch chặt chẽ với lịch thời gian và địa điểm xác định để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm thực hiện những mục tiêu nhất định trong tương lai.



2. Các đặc tính cơ bản của dự án
- Dự án có mục đích, kết quả rõ ràng
Tất cả các dự án thành công đều phải có kết quả được xác định rõ ràng như một toà nhà chung cư, một hệ thống mạng cơ quan, một hệ thống mạng cáp truyền hình Mỗi dự án bao gồm tập hợp các nhiệm vụ cần thực hiện, mỗi nhiệm vụ cụ thể này khi thực hiện sẽ thu được kết quả độc lập và tập hợp các kết quả đó tạo thành kết quả chung của dự án. Các kết quả này có thể theo dõi, đánh giá bằng hệ thống các tiêu chí rõ ràng. Nói cách khác, dự án bao gồm nhiều hợp phần khác nhau được quản lý, thực hiện trên cơ sở đảm bảo thống nhất các chỉ tiêu về thời gian, nguồn lực (chi phí) và chất lượng. Để đảm bảo cho mọi công cuộc đầu tư được tiến hành thuận lợi, đạt được mục tiêu mong muốn, đem lại hiệu quả kinh tế xã hội cao thì trước khi bỏ vốn phải làm tốt công tác chuẩn bị. Có nghĩa là phải xem xét, tính toán toàn diện các khía cạnh thị trường, kinh tế kỹ thuật tài chính, điều kiện tự nhiên, môi trường xã hội, pháp lý có liên quan đến quá trình thực hiện đầu tư đến sự phát huy tác dụng và hiệu quả đạt được của công cuộc đầu tư: Phải dự đoán được các yếu tố bất định (sẽ xảy ra trong quá trình kể từ khi thực hiện đầu tư cho đến khi kết thức hoạt động của dự án) có ảnh hưởng đến sự thành bại của công cuộc đầu tư. Mọi sự xem xét, tình toán và chuẩn bị này được thể hiện trong việc soạn thảo các dự án đầu tư (lập dự án đầu tư), có nghĩa là đầu tư phải được thực hiện theo một dự án đã được soạn thảo với chất lượng tốt.
- Thời gian tồn tại của dự án có tính hữu hạn: Dự án là một sự sáng tạo
Giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: Hình thành, phát triển và kết thúc hoàn thành. Nó không kéo dài mãi mãi, khi dự án kết thúc hoàn thành, kết quả dự án được chuyển giao, đưa vào khai thác sử dụng, tổ chức dự án giải tán.
- Sản phẩm, kết quả của dự án mang tính độc đáo, mới lạ
Khác với các quá trình sản xuất liên tục, có tính dây chuyền, lặp đi lặp lại, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính mới, thể hiện sức sáng tạo của con người. Do đó, sản phẩm và dịch vụ thu được từ dự án là duy nhất, hầu như khác biệt so với các sản phẩm cùng loại. Tuy nhiên, trong nhiều dự án, tính duy nhất thường khó nhận ra. Vì vậy, mỗi dự án cần phải tạo ra những giá trị mới chẳng hạn thiết kế khác nhau, môi trường triển khai khác nhau, đối tượng sử dụng khác nhau Từ đó cho thấy nếu 2 dự án hoàn toàn giống nhau và không tạo được giá trị nào mới, nó thể hiện có sự đầu tư trùng lặp, gây lãng phí, đây là tình trạng phổ biến của các dự án nói chung
- Dự án liên quan đến nhiều bên
Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), các nhà tư vấn, nhà thầu (đơn vị thi công, xây dựng) và trong nhiều trường hợp có cả cơ quan quản lý nhà nước đối với các dự án sử dụng nguồn vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước. Tuỳ theo tính chất của dự án và yêu cầu của nhà tài trợ mà sự tham gia của các thành phần trên có sự khác nhau. Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác.
- Dự án thường diễn ra trong một môi trường hoạt động phức tạp
+ Với nhiều mục đích, đòi hỏi sự khác biệt và đôi khi trái ngược nhau
+ Có mối liên hệ đa dạng và phức tạp
+ Chứa đựng nhiều tính bất ổn, gặp nhiều rủi ro
+ Luôn tồn tại mâu thuẫn và sự căng thẳng
3. Phân biệt chương trình – dự án – nhiệm vụ
- Chương trình là một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án
Ví dụ chương trình phát triển nông nghiệp của quốc gia bao gồm các dự án như nghiên cứu giống cây trồng vật nuôi, thủy lợi, chăn nuôi gia súc gia cầm, chế biến các sản phẩm từ nguyên liệu nông nghiệp
- Dự án là một quá trình bao gồm công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về ngân sách, thời gian và nguồn lực
- Nhiệm vụ là những nỗ lực trong ngắn hạn (ngày, tuần, tháng ) được thực hiện bởi một cá nhân hay một nhóm người, một tổ chức nào đó. Các nhiệm vụ này có liên quan với nhau để thực hiện một dự án
So sánh dự án với công việc thường nhật
[TABLE="width: 593"]
[TR]
[TD]DỰ ÁN
[/TD]
[TD]CÔNG VIỆC THƯỜNG NGÀY
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Điều ngoại lệ của các chức năng thông thường
[/TD]
[TD]Được định rõ trong hoạt động của phòng ban
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Các hoạt động liên quan chặt chẽ với nhau
[/TD]
[TD]Các hoạt động không hoặc ít liên quan
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Mục tiêu và thời hạn cuối cùng cụ thể
[/TD]
[TD]Mục tiêu và thời hạn cuối cùng không cụ thể
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Kết quả mong muốn được định rõ
[/TD]
[TD]Kết quả mong muốn không được định rõ
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD] .
[/TD]
[TD] .
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]

Sự khác nhau giữa quản lý sản xuất và quản lý dự án
[TABLE="width: 605"]
[TR]
[TD]Quản lý sản xuất
[/TD]
[TD]Quản lý dự án
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Nhiệm vụ có tính lặp lại liên tục
[/TD]
[TD]Nhiệm vụ không có tính lặp lại liên tục mà có tính chất mới mẻ.
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp
[/TD]
[TD]Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Sản xuất hàng loạt
[/TD]
[TD]Sản xuất đơn chiếc
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Thời gian tồn tại của các công ty là lâu dài
[/TD]
[TD]Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Các số liệu thống kê sẵn có và hữu ích đối với việc ra quyết định
[/TD]
[TD]Các số liệu thống kê được sử dụng hạn chế trong quản lý dự án.
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Không quá tốn kém khi chuộc lại lỗi lầm
[/TD]
[TD]Phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức phổ biến
[/TD]
[TD]Nhân sự mới cho mỗi dự án
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh qua thời gian
[/TD]
[TD]Phân chia trách nhiệm thay đổi tuỳ thuộc vào tính chất của từng dự án
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]Môi trường làm việc tương đối ổn định
[/TD]
[TD]Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]
4. Các sơ đồ phân loại dự án
4.1 Sơ đồ nhận dạng các loại dự án