Tài liệu Tổng quan cơ sở dữ liệu access

TỔNG QUAN CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS



1. GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS


Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác người


sử dụng chạy trong môi trường Windows. Microsoft Access cho chúng ta một công cụ


hiệu lực và đầy sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin.


Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và công


cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh. Người sử dụng có thể chỉ


dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu khác nhau. Ngoài ra, có thể thay


đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển thị dữ liệu khác nhau chỉ cần động tác


nhấp chuột.


Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế


những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể vận động


dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu va báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo


dạng thức chuyên nghiệp.


Microsoft Access là một công cụđầy năng lực để nâng cao hiệu suất công việc.


Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (macro) ta có thể dễ dàng


tựđộng hóa công việc mà không cần lập trình. Đối với những nhu cầu quản lý cao,


Access đưa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic For application) một ngôn


ngữ lập trình mạnh trên CSDL.


2. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI ACCESS


2.1. Khởi động ACCESS


Chọn nút Start trên thanh Task bar


Chọn Programs


Chọn Microsoft ACCESS Khung hội thoại Microsoft ACCESS gồm:


Create a New Database Using : Tạo CSDL ứng dụng mới.


Blank Database : Tạo CSDL trống.


Database Wizard : Tạo với sự trợ giúp


của Wizard.


Open an Existing Database : Mở một CSDL có sẵn.


2.2. Thoát khỏi ACCESS


Chọn File/Exit hoặc nhấn tổ hợp phím ALT+F4


3. CÁC THAO TÁC TRÊN TẬP TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS


3.1. Tạo một tập tin CSDL


Thực hiện các thao tác sau:


Chọn File/New hoặc chọn biểu tượng


New trên thanh công cụ


Chọn Database, chọn OK


Trong mục Save in: Chọn thư mục cần chứa tên tập tin.


File name: Chọn tên tập tin cần tạo


(Phần mở rộng mặc định là MDB)


3.2. Mở một CSDL đã tồn tại trên đĩa


Chọn File/Open database (Hoặc click biểu tượng Open)


Trong mục Look in : Chọn thư mục cần chứa


tên tập tin cần mở.


File name: Chọn tên tập tin cần mở.


Chọn Open


3.3. Đóng một CSDL


Chọn File/Close hoặc ALT+F4


3.4. Các thành phần cơ bản của một tập tin CSDL ACCESS


Một tập tin CSDL ACCESS gồm có 6 thành phần cơ bản sau


Bảng (Tables) : Là nơi chứa dữ liệu Truy vấn (Queries) : Truy vấn thông tin dựa trên một


hoặc nhiều bảng.


Biểu mẫu (Forms) : Các biểu mẫu dùng để nhập dữ liệu


hoặc hiển thị dữ liệu.


Báo cáo (Reports) : Dùng để in ấn.


Pages (Trang) : Tạo trang dữ liệu.


Macros (Tập l ệnh) : Thực hiện các tập lệnh.


Modules (Đơn thể) : Dùng để lập trình Access Basic


4. CÁCH SỬ DỤNG CỬA SỔ DATABASE


Nhưđã nói ở trên, một CSDL của Access chứa trong nó 7 đối tượng chứ không


đơn thuần là bảng dữ liệu. Sau khi tạo mới một CSDL hoặc mở một CSDL có sẵn Access


sẽ hiển thị một cửa sổ Database, trên đó hiển thị tên của CSDL đang mở và liệt kê 7 đối


tượng mà nó quản lý, mỗi lớp đối tượng đều được phân lớp rõ ràng để tiện theo dõi.


4.1. Tạo một đối tượng mới


Trong cửa sổ Database, chọn tab chứa đối tượng cần tạo (Bảng, Truy vấn, Biểu


mẫu, Báo cáo, .) hoặc thực hiện lệnh


View/D atabase Object - Table/Query/Form/ReportPages/Macros/Modules


Chọn nút New.


4.2. Thực hiện một đối tượng trong CSDL


Trong cửa sổ Database, chọn tab cần thực hiện. Cửa sổ Database liệt kê tên các


đối tượng có sẵn, chọn tên đối tượng cần mở.


Chọn nút Open (đối với Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu, Trang) hoặc Preview (đối với


Báo biểu) hoặc Run (đối với Macro và Module).


4.3. Sửa đổi một đối tượng có sẵn trong CSDL


Trong cửa sổ Database, chọn tab cần thực hiện. Cửa sổ Database liệt kê tên các