Tài liệu Tình hình thực tế của công ty nói chung và công tác thư ký, văn thư, lưu trữ nói riêng

ĐỀ TÀI: Tình hình thực tế của công ty nói chung và công tác thư ký, văn thư, lưu trữ nói riêng

Lời mở đầu

Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền công nghiệp hoá hiện đại hoá nước ta nên ngành văn thư đă trở thành một công cụ quản lư có hiệu quả.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan các tổ chức,nó là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản. Phục vụ cho sự lănh đạo và điều hành của thủ trưởng cơ quan đơn vị. Chính v́ thế mà công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lư nhà nước nói chung. Trong văn pḥng công tác văn thư là một nội dung quan trọng không thể thiếu được, nó chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn pḥng nhằm đáp ứng và hoàn thiện để theo kịp sự phát triển của các nước trên thế giới.
Cũng chớnh vỡ điều đó mà cụng tỏc văn thư trong cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm hơn. Đặc biệt là trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới.
Nhận thức được vấn đề đó cùng với những kiến thức tiếp thu được tại nhà trường, trong thời gian thực tập t́m hiểu công tác tổ chức văn thư tại Công ty xây dựng công tŕnh giao thông 118. Em đă lựa chọn đề tài văn thư cho luận văn tốt nghiệp của ḿnh.
Do thời gian và tŕnh độ nghiên cứu c̣n nhiều hạn chế luận văn có thể khụng tánh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ư kiến của thầy cô giáo và bộ môn để luận văn của em hoàn thiện hơn.
Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo trong bộ môn văn thư, đặc biệt là cô giáo Phùng Thị Phương Liên cựng cỏc cụ, cỏc chỳ, anh chị pḥng hành chính của Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Tŕnh Giao Thông 118 đó giỳp em hoàn thiện luận văn này.
Bản thu hoạch thực tập đượcCHIA LÀM 4 PHẦN

Phần I: Chức năng nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của công ty và văn pḥng công ty.
1. Chức năng và nhiện vụ của công ty.
2.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty.
Phần II: T́nh h́nh thực tế của công ty nói chung và công tác thư kư, văn thư, lưu trữ nói riêng.
1. T́nh h́nh thực tế chung của Công ty.
2. Công tác thư kư.
3. Công tác văn thư.
4. Công tác lưu trữ.
Phần III: Một số ư kiến nhằm hoàn thiện công tác thư kư, văn thư, lưư trữ của công ty.
1. Đánh giá chung về khâu công việc.
2. Đề xuất các biện pháp để phát huy, khắc phục.
Phần IV: Nhận xét của Công ty về kết quả thực tập của sinh viên.
1. Ư thức tổ chức kỷ luật.
2. Hiệu quả công việc trong thời gian thực tập.
3. Xếp loại.
4. Thang điểm.
5. Chữ kư của lănh đạo trong Công ty thực tập.


















Phần II. Chức năng nhiệm vụ của cơ cấu tổ chức công ty
1. Chức năng nhiệm vụ của công ty.
Công ty Cổ phần XD-CTGT 118 là một cơ quan nhà nước được thành lập căn cứ vào quyết định số 528/ 2001/ QĐ / BGTVT ngày 28 tháng 02 năm 2001 của Bộ GTVT về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước công ty công tŕnh Giao thông 118 thành Công ty cổ phần XD- CTGT 118.
- Nhiệm vụ chủ yếu của công ty.
Phục vụ đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả mọi khâu về con người, công nghệ, thiết bị, hệ thống quản lư, ngành nghề . để nâng cao đời sống cho con người.
2.Cơ cấu tổ chức của công ty và pḥng hành chính.
2.1Cơ cấu tổ chức của công ty.
Công ty Cổ phần XD- CTGT 118 là do giám đốc phụ trách, giúp việc cho giám đốc là 4 phó Giám đốc và cỏc phũng ban gồm có:
- Văn pḥng Hành chính.
- Pḥng Tài chính Kinh tế.
- Pḥng Kinh tế thị trường.
- Pḥng Quản lư thiết bị.
- Pḥng Công nghệ Kinh tế Đầu tư.
- Pḥng Công Đoàn.
2.2 Cơ cấu của văn pḥng hành chính:
Gồm có: Chánh văn pḥng là người lănh đạo văn pḥng tham mưu về tuyển dụng đào tạo nhân lực 01 . Phó văn pḥng phụ trách theo dơi cụng tỏc LĐTL 01 . Cử nhân luật chuyên về công tác BHLĐ, chuyên viên pháp luật 01. Thống kê chế độ chính sách kiêm văn thư lưu trữ 01. Thống kê LĐTL 01. Quản trị hành chính đời sống 01. Nhân viên nấu kiêm tạp vụ 01. Nhân viên lái xe con 03. Nhân viên bảo vệ trong giờ hành chính, trực tổng đài, sao chép tài liệu 01 và người làm bảo vệ của công ty 02.

Sơ đồ tổ chức.





















Phần II
T́nh h́nh thực tế về công tác văn thư ở Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Tŕnh Giao Thông 118

1. Khái quát t́nh h́nh Công ty.
1.1 Qỳa trỡnh h́nh thành và phát triển Công ty.
Tiền thân của Công ty Cổ Phần Xây Dưng Công Tŕnh Giao Thông 118 được thành lập từ tháng 10 năm 1982 có nhiệm vụ tiếp nhận một phần cỏc mỏy múc,thiết bị do Liờn Xụ viện trợ để thi công các công tŕnh giao thông đường sắt, đường bộ thuộc khu đầu mối và vành đai Hà Nội. Năm 1983 Công ty đổi tên thành Công trường 212, sau đó lấy tên là đường bộ 118. Đến năm 1993 đổi tên thành Công ty Công Tŕnh Giao Thông 118 trực thuộc Tổng Công ty Xây Dựng Công tŕnh Giao Thông I- Bộ Giao Thông vận Tải.
Từ năm 1999 đến nay, công ty đă đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả mọi khâu về con người, công nghệ, thiết bị, hệ thống quản lư, ngành nghề . v́ thế đă tạo ra những bước tiến nhẩy vọt. Sau 3 năm đổi mới, sản lượng 2001 đă tăng gần 10 lần so với năm 1998 và có nền tảng tài chính ổn định, lành mạnh.
Tháng 1 năm 2002 công ty tiến hành chuyển đổi h́nh thức sở hữu, từ một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập thành công ty Cổ Phần thuộc Tổng Công ty Xây dựng CTGT 1 Bộ giao thông vận tải, đổi tên thành công ty cổ phần Xây dựng CTGT 118- Quyết định thành lập và hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 2002.
Trong quá tŕnh hoạt động, Công ty đă tham gia thi công nhiều dự án lớn của quốc gia như: Đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Quốc lộ 5, Quốc lộ 18, vành đai 3 Hà Nội . Hiện nay, công ty đang đồng thời thi công các dự án lớn như: Dự án mở rộng quốc lộ 1A, dự án xây dựng đường Hồ Chí Minh, các hạng mục hạ tầng nhà máy lọc dầu Dung Khuất vào khu công nghiệp Dung Khuất, đường vào thuỷ điện Đại Ninh, công tŕnh 353 cầu Dào Đồ Sơn, Đông Hà- Huế, cụng trỡnh Long An, Khách sạn Đông Dương . và hàng loạt các công tŕnh giao thông ở các địa phương trong cả nước. Tất cả các công tŕnh giao thông công ty thi công đều đạt chất lượng cao, hoàn thành đúng tiến độ, đẹp về mỹ thuật, đa dạng về sản phẩm, được chủ đầu tư và Tổng công ty xây dựng CTGT 1 đánh giá cao. Đồng thời công ty đang xúc tiến đấu thầu hàng loạt các dự án có giá trị lớn thuộc các lĩnh vực xây dựng cầu, đường, bến cảng, theo nhiều h́nh thức và nguồn vốn. Tiếp tục đổi mới hoàn thiện, đa dạng hoá nghành nghề và mở rộng thêm thị trường, lấy việc đầu tư và xây dựng cầu, đường làm trọng tâm. Phấn đấu đến 2005 doanh thu hàng năm đạt từ 20 triệu USD trở lên.
Từ đầu năm 1999 công ty dă đầu tư thiết bị và con người để đưa máy tính vào công tác quản lư, điều hành sản xuất. Đến cuối năm 2000 đă hoàn thiện cơ bản và áp dụng thành công việc thiết lập nội bộ ( LAN ) và sử dụng phần mềm ứng dụng ở tất cả cỏc khơu quản lư trong công ty.
Cuối năm 2002 công ty đă được cấp chứng chỉ quốc tế ISO 9001-2000. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu, xây dựng cỏc cụng tỡnh giao thông trong cả nước, xây dựng các công tŕnh công nghiệp dân dụng, thuỷ lợi và đường điện lưới 35 KV, nạo vét , bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công tŕnh, đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, đô thị .

1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy tŕnh công nghệ.
Ngành XDCB là ngành sản xuất vật chất có đặc điểm riờng, nú tạo nên cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩm của ngành xây dựng là những công tŕnh ( nhà máy, cầu đường, công tŕnh phúc lợi .) có đủ điều kiện đưa vào sản xuất hoặc sử dụng ngay sau khi hoàn thành. Xuất phát từ những đặc điểm đó, quá tŕnh sản xuất của công ty mang tính liên tục, đa dạng và phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi công tŕnh đều có dự toán, thiờt kế riêng, địa điểm thi công khỏc nhau.Vỡ vậy để tổ chức sản xuất kinh doanh công ty đă lập ra các đội thi công và các đội cầu để các đội sản xuất trực tiếp thực hiện các giai đoạn trong quy tŕnh công nghệ. Các giai đoạn để thi công công tŕnh giao thông ( cầu, đường ) của công ty được mô tả như sau:



- Giai đoạn khảo sát thi công: Đơy là giai đoạn quan trọng nhất trong quá tŕnh thi công một công tŕnh, nó quyết định trực tiếp đến quỏ tŕnh tồn tại của công tŕnh. ở giai đoạn này, ngay sau khi nhận bàn giao tuyến, công ty sẽ thành lập ngay đội khảo sát thiết kế được trang bị đầyđủ các thiết bị, dụng cụ khảo sát thiết kế cho dự án. Đội khảo sát sẽ tiộn hành ngay công tác đo đạc, kiểm tra hệ thống cọc mốc, cọc tim và các cọc dấu trên toàn tuyến. Từ đó, thiết kế và chọn phương án thi công hợp lư.
- Giai đoạn thi công: Đối với thi công cầu, công ty áp dụng phương pháp đóng cọc, đổ trụ và làm dầm bê tông để thi công cầu có quy mô vừa và nhỏ ( chiều dài khoảng 300 m ). C̣n thi công đường có quy tŕnh như sau: đào đất hữu cơ dải vải địa kỹ thật và đắp cát đệm; đắp nền đường, đắp sỏi đỏ, thi công lớp cấp phối đá dăm, tưới nhựa thấm, thi công lớp bê tông nhựa và thi công lề đường.
- Giai đoạn hoàn thiện: Thực hiện các công tác hoàn thiện cần thiết nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ của công tŕnh.
- Giai đoạn nhiệm thu: Tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục công tŕnh đúng như thiết kế được duyệt th́ tiến hành nghiệm thu.