Luận Văn Tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ

Đề tài: Tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ


LỜI NÓI ĐẦU
Trongthời đại lịch sử nào thì thông tin cũng đều đóng vai trò quan trọng cho sự phát triển của xã hội và con người. Theo dòng chảy của thời gian, thế giới luôn có sự vận động và phát triển không ngừng. Nhu cầu tìm lại quá khứ, hiểu biết hiện tại và khám phá những điều mới mẻ là một tất yếu luôn tồn tại trong xã hội. Tài liệu là một nguồn thông tin không thể thiếu nhằm phục vụ hoạt động của xã hội và con người.
Thông tin được gửi và nhận bằng nhiều phương tiện khác nhau. Trong đó văn bản giấy tờ là một phương tiện chủ yếu và phổ biến nhất. Thông tin bằng văn bản được thực hiện nhờ công tác Văn thư của mỗi cơ quan.
Văn bản là công cụ quản lý Nhà nước phổ biến của các cấp lãnh đạo. Là phương tiện để các cấp, các ngành, các cơ quan thuộc mọi lĩnh vực trao đổi thông tin; phục vụ hoạt động của các cơ quan. Công tác văn thư đảm bảo công tác quản lý, điều hành trong cơ quan được thông suốt qua việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản.
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác Văn thư trong quản lý Nhà nước, đặc biệt là trong tình hình đổi mới đất nước, vấn đề này càng được Đảng và Nhà nước quan tâm. Đồng thời nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, ngày 18 tháng 12 năm 1971 Bộ trưởng Phủ thủ tướng đã ban hành Quyết định số 109/TB về việc Thành lập trường Trung học Văn thư Lưu trữ. Với nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán bộ chuyên nghiệp văn thư, lưu trữ bậc trung học và hệ nghề. Hàng năm Nhà Trường đào tạo được hàng trăm cán bộ có nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ ra làm việc ở các lĩnh vực.
Từ khi thành lập đến nay, qua hơn 35 năm xây dựng và phát triển. Trường đã có nhiều đổi thay, thành lập thêm một số ngành đào tạo như: Thư ký, Hành chính văn phòng, Tin học văn phòng để phù hợp với thực tế xã hội ngày càng phát triển. Trường đã được nâng cấp lên Cao đẳng theo Quyết định số 3225/QĐ- GD&ĐT- TCCB ngày 15/6/2005 với tên gọi “Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI ”.
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI có nhiệm vụ:
- Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ có trình độ cao đẳng và các trình độ thấp hơn trong lĩnh vực Văn thư, Lưu trữ, Hành chính văn phòng, Tin học văn phòng, Thông tin thư viện và Thư ký văn phòng.
- Nghiên cứu khoa học phục vụ yêu cầu phát triển Kinh tế- Xã hội.
Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ đào tạo của mình, trong quá trình đào tạo Nhà trường rất chú trọng rèn luyện tay nghề cho học sinh với phương châm “ Học đi đôi với hành”. Chính vì vậy, cuối mỗi khoá học là Nhà trường tổ chức cho học sinh đi thực tập, tạo điều kiện cho học sinh học hỏi, lĩnh hội công tác văn thư thực tế ở các cơ quan.

MỤC LỤC

Stt
Nội dung
Trang
1
LỜI NÓI ĐẦU
04
2
A. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ
06
3
I. Những vấn đề chung về UBND và Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
06
4
1. Giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ
06
5
1.1. Quá trình hình thành và hoạt động của UBND quận Tây Hồ
06
6
1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
07
7
1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ
10
8
2. Vai trò của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
11
9
2.1. Vai trò của Văn phòng
11
10
2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
12
11
2.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
17
12
II. Tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
20
13
1. Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
20
14
1.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư
20
15
1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư
21
16
1.3. Công tác Văn thư được đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng
21
17
2. Quản lí, chỉ đạo công tác Văn thư
22
18
2.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư
22
19
2.2. Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư
23
20
2.3. Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Văn thư
23
21
3. thực hiện các nội dung nghiệp vụ về công tác Văn thư
23
22
3.1. Tình hình ban hành văn bản của UBND và Văn phòng HĐND& UBND Quận Tây Hồ
23
23
3.1.1. Tổ chức soạn thảo, duyệt, đánh máy văn bản
24
24
3.1.2. Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn bản
25
25
3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
30
26
3.2.1. Việc trình ký văn bản
30
27
3.2.2. Đóng dấu văn bản
30
28
3.2.3. Đăng ký văn bản đi
32
29
3.2.4. Chuyển giao văn bản đi
34
30
3.2.5. Lập tập lưu văn bản
36
31
3.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
36
32
3.3.1. Tiếp nhận văn bản
37
33
3.3.2. Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến
37
34
3.3.3. Đăng ký văn bản đến
39
35
3.3.4. Trình ký văn bản đến
42
36
3.3.5. Sao văn bản
43
37
3.3.6. Chuyển giao văn bản đến
44
38
3.3.7. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
44
39
3.4. Lập hồ sơ hiện hành
44
40
3.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
45
41
3.6. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư chuyên trách
47
42
4. Một số nhận xét khai quát chung về công tác Lưu trữ
50
43
4.1. Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ
50
44
4.2. Về công tác thu thập, bổ sung và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
50
45
4.3. Công tác chỉnh lý tài liệu
51
46
4.4. Công tác bảo quản tài liệu
51
47
4.5. Công tác tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu
52
48
B. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ THU HOẠCH BẢN THÂN
53
49
I. Nội dung thực tập
53
50
II. Thu hoạch bản thân
53
51
C. NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐND& UBND QUẬN TÂY HỒ. NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP, KIẾN NGHỊ
55
52
I. Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ
55
53
1. Những thuận lợi
55
54
2. Những khó khăn
56
55
II. Những ý kiến đóng góp và kiến nghị
56
56
1. Đối với công tác Văn thư
57
57
2. Đối với công tác Lưu trữ
57
58
KẾT LUẬN
58