Báo Cáo Tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ

LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại lịch sử nào thì thông tin cũng đều đóng vai trò quan trọng cho sự phát triển của xã hội và con người. Theo dòng chảy của thời gian, thế giới luôn có sự vận động và phát triển không ngừng. Nhu cầu tìm lại quá khứ, hiểu biết hiện tại và khám phá những điều mới mẻ là một tất yếu luôn tồn tại trong xã hội. Tài liệu là một nguồn thông tin không thể thiếu nhằm phục vụ hoạt động của xã hội và con người.
Thông tin được gửi và nhận bằng nhiều phương tiện khác nhau. Trong đó văn bản giấy tờ là một phương tiện chủ yếu và phổ biến nhất. Thông tin bằng văn bản được thực hiện nhờ công tác Văn thư của mỗi cơ quan.
Văn bản là công cụ quản lý Nhà nước phổ biến của các cấp lãnh đạo. Là phương tiện để các cấp, các ngành, các cơ quan thuộc mọi lĩnh vực trao đổi thông tin; phục vụ hoạt động của các cơ quan. Công tác văn thư đảm bảo công tác quản lý, điều hành trong cơ quan được thông suốt qua việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản.
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác Văn thư trong quản lý Nhà nước, đặc biệt là trong tình hình đổi mới đất nước, vấn đề này càng được Đảng và Nhà nước quan tâm. Đồng thời nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, ngày 18 tháng 12 năm 1971 Bộ trưởng Phủ thủ tướng đã ban hành Quyết định số 109/TB về việc Thành lập trường Trung học Văn thư Lưu trữ. Với nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán bộ chuyên nghiệp văn thư, lưu trữ bậc trung học và hệ nghề. Hàng năm Nhà Trường đào tạo được hàng trăm cán bộ có nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ ra làm việc ở các lĩnh vực.
Từ khi thành lập đến nay, qua hơn 35 năm xây dựng và phát triển. Trường đã có nhiều đổi thay, thành lập thêm một số ngành đào tạo như: Thư ký, Hành chính văn phòng, Tin học văn phòng để phù hợp với thực tế xã hội ngày càng phát triển. Trường đã được nâng cấp lên Cao đẳng theo Quyết định số 3225/QĐ- GD&ĐT- TCCB ngày 15/6/2005 với tên gọi “Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI ”.
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI có nhiệm vụ:
- Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ có trình độ cao đẳng và các trình độ thấp hơn trong lĩnh vực Văn thư, Lưu trữ, Hành chính văn phòng, Tin học văn phòng, Thông tin thư viện và Thư ký văn phòng.
- Nghiên cứu khoa học phục vụ yêu cầu phát triển Kinh tế- Xã hội.
Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ đào tạo của mình, trong quá trình đào tạo Nhà trường rất chú trọng rèn luyện tay nghề cho học sinh với phương châm “ Học đi đôi với hành”. Chính vì vậy, cuối mỗi khoá học là Nhà trường tổ chức cho học sinh đi thực tập, tạo điều kiện cho học sinh học hỏi, lĩnh hội công tác văn thư thực tế ở các cơ quan.
Được sự đồng ý của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ qua sự giới thiệu của Nhà trường. Em được đến thực tập tại Văn phòng UBND quận Tây Hồ từ ngày 22/5 đến ngày 16/9/2006. Trong suốt quá trình thực tập, em đã nhận được sự giúp đỡ của các cô, các chú, các anh chị là nhân viên Văn phòng. Được sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ Văn thư và Lưu trữ ở đây, em đã được tập sự làm những công việc thuộc chuyên môn nghiệp vụ của người cán bộ văn thư cũng như làm quen với công tác văn phòng.
MỤC LỤC

[TABLE]
[TR]
[TD]Stt
[/TD]
[TD]Nội dung
[/TD]
[TD]Trang
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]1
[/TD]
[TD]LỜI NÓI ĐẦU
[/TD]
[TD]04
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]2
[/TD]
[TD]A. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ
[/TD]
[TD]06
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]3
[/TD]
[TD]I. Những vấn đề chung về UBND và Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
[/TD]
[TD]06
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]4
[/TD]
[TD]1. Giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ
[/TD]
[TD]06
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]5
[/TD]
[TD]1.1. Quá trình hình thành và hoạt động của UBND quận Tây Hồ
[/TD]
[TD]06
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]6
[/TD]
[TD]1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
[/TD]
[TD]07
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]7
[/TD]
[TD]1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ
[/TD]
[TD]10
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]8
[/TD]
[TD]2. Vai trò của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
[/TD]
[TD]11
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]9
[/TD]
[TD]2.1. Vai trò của Văn phòng
[/TD]
[TD]11
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]10
[/TD]
[TD]2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
[/TD]
[TD]12
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]11
[/TD]
[TD]2.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
[/TD]
[TD]17
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]12
[/TD]
[TD]II. Tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
[/TD]
[TD]20
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]13
[/TD]
[TD]1. Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
[/TD]
[TD]20
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]14
[/TD]
[TD]1.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư
[/TD]
[TD]20
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]15
[/TD]
[TD]1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư
[/TD]
[TD]21
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]16
[/TD]
[TD]1.3. Công tác Văn thư được đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng
[/TD]
[TD]21
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]17
[/TD]
[TD]2. Quản lí, chỉ đạo công tác Văn thư
[/TD]
[TD]22
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]18
[/TD]
[TD]2.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư
[/TD]
[TD]22
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]19
[/TD]
[TD]2.2. Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư
[/TD]
[TD]23
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]20
[/TD]
[TD]2.3. Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Văn thư
[/TD]
[TD]23
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]21
[/TD]
[TD]3. thực hiện các nội dung nghiệp vụ về công tác Văn thư
[/TD]
[TD]23
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]22
[/TD]
[TD]3.1. Tình hình ban hành văn bản của UBND và Văn phòng HĐND& UBND Quận Tây Hồ
[/TD]
[TD]23
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]23
[/TD]
[TD]3.1.1. Tổ chức soạn thảo, duyệt, đánh máy văn bản
[/TD]
[TD]24
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]24
[/TD]
[TD]3.1.2. Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn bản
[/TD]
[TD]25
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]25
[/TD]
[TD]3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
[/TD]
[TD]30
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]26
[/TD]
[TD]3.2.1. Việc trình ký văn bản
[/TD]
[TD]30
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]27
[/TD]
[TD]3.2.2. Đóng dấu văn bản
[/TD]
[TD]30
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]28
[/TD]
[TD]3.2.3. Đăng ký văn bản đi
[/TD]
[TD]32
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]29
[/TD]
[TD]3.2.4. Chuyển giao văn bản đi
[/TD]
[TD]34
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]30
[/TD]
[TD]3.2.5. Lập tập lưu văn bản
[/TD]
[TD]36
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]31
[/TD]
[TD]3.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
[/TD]
[TD]36
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]32
[/TD]
[TD]3.3.1. Tiếp nhận văn bản
[/TD]
[TD]37
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]33
[/TD]
[TD]3.3.2. Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến
[/TD]
[TD]37
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]34
[/TD]
[TD]3.3.3. Đăng ký văn bản đến
[/TD]
[TD]39
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]35
[/TD]
[TD]3.3.4. Trình ký văn bản đến
[/TD]
[TD]42
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]36
[/TD]
[TD]3.3.5. Sao văn bản
[/TD]
[TD]43
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]37
[/TD]
[TD]3.3.6. Chuyển giao văn bản đến
[/TD]
[TD]44
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]38
[/TD]
[TD]3.3.7. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
[/TD]
[TD]44
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]39
[/TD]
[TD]3.4. Lập hồ sơ hiện hành
[/TD]
[TD]44
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]40
[/TD]
[TD]3.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ
[/TD]
[TD]45
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]41
[/TD]
[TD]3.6. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư chuyên trách
[/TD]
[TD]47
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]42
[/TD]
[TD]4. Một số nhận xét khai quát chung về công tác Lưu trữ
[/TD]
[TD]50
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]43
[/TD]
[TD]4.1. Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ
[/TD]
[TD]50
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]44
[/TD]
[TD]4.2. Về công tác thu thập, bổ sung và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
[/TD]
[TD]50
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]45
[/TD]
[TD]4.3. Công tác chỉnh lý tài liệu
[/TD]
[TD]51
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]46
[/TD]
[TD]4.4. Công tác bảo quản tài liệu
[/TD]
[TD]51
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]47
[/TD]
[TD]4.5. Công tác tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu
[/TD]
[TD]52
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]48
[/TD]
[TD]B. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ THU HOẠCH BẢN THÂN
[/TD]
[TD]53
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]49
[/TD]
[TD]I. Nội dung thực tập
[/TD]
[TD]53
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]50
[/TD]
[TD]II. Thu hoạch bản thân
[/TD]
[TD]53
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]51
[/TD]
[TD]C. NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐND& UBND QUẬN TÂY HỒ. NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP, KIẾN NGHỊ
[/TD]
[TD]55
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]52
[/TD]
[TD]I. Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ
[/TD]
[TD]55
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]53
[/TD]
[TD]1. Những thuận lợi
[/TD]
[TD]55
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]54
[/TD]
[TD]2. Những khó khăn
[/TD]
[TD]56
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]55
[/TD]
[TD]II. Những ý kiến đóng góp và kiến nghị
[/TD]
[TD]56
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]56
[/TD]
[TD]1. Đối với công tác Văn thư
[/TD]
[TD]57
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]57
[/TD]
[TD]2. Đối với công tác Lưu trữ
[/TD]
[TD]57
[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]58
[/TD]
[TD]KẾT LUẬN
[/TD]
[TD]58
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]