Tiến Sĩ Tin học hóa quá trình quản lý hồ sơ tư vấn cho các công ty tư vấn Bộ Xây dựng

Luận án tiến sĩ
Đề tài: Tin học hóa quá trình quản lý hồ sơ tư vấn cho các công ty tư vấn Bộ Xây dựng

MỤC LỤC
Danh mục cảc chữ viết tắt Danh mục cảc bảng Danh mục cảc hình vẽ Danh mục cảc biểu đồ
LỜI NÓI ĐẦU 1
CHƯƠNG 1 - MỌT Số VẮN ĐÈ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ TIN HỌC HOÁ QUÀN LÝ 10
11 TỎNG QUAN VÈ VẮN ĐÈ TIN HỌC HOÁ QUẢN LỶ TRÊN THẾ GIỚI VÀ VET
NAM 10
12 CÁC PHƯƠNG PHÁP TIN HỌC HOÁ QUÀN LÝ 27
13 CÁC THÁNH PHẰN CỦA HE THỔNG THÔNG TIN TIN HỌC HOÁ QUẢN
LỶ 29
14 QUY TRÌNH XÂY DựNG H£ THỔNG THÔNG TIN TIN HỌC HOÁ QUÀN LÝ .40
CHƯƠNG 2 - THƯC TRANG TIN HỌC HOÁ QUÀN LÝ Hồ sơ Tư VẮN ở CÁC CÔNG TY Tư VẮN THU ỌC B 0 XÂY DƯNG 64
21 Tư VẮN XÂY DƯNG VÀ CÁC LĨNH Vực Tư VẮN XÂY DỰNG 64
22 TỎNG QUAN VỀ DICH vụ Tư VẮN XÂY DựNG TRÊN THẾ GIỚI VÀ ở VET
NAM 72
23 CÁC QUY TRÌNH NGHEP vụ ĐIỂN HÌNH CỦA QUÁ TRÌNH TẠO VÀ QUÀN
LÝ Hồ Sơ Tư VẮN XÂY DựNG 87
24 ĐÈ XUẲT QUY TRÌNH TIN HỌC HOÁ QUẢN LÝ Hồ sơ Tư VẮN CHO CÁC
CÔNG TY Tư VẤN BO XÂY DỰNG 101
CHƯƠNG 3 - GIẢI PHÁP TIN HỌC CHO BÀI TOÁN TIN HỌC HOÁ QUẢN LÝ Hồ sơ Tư VẮN XÁY DƯNG 111
31 ĐÈ XUẲT QUY TRÌNH XÂY DƯNG H£ THỐNG THÔNG TIN TIN HỌC HOÁ
QUẢN LÝ Hồ Sơ CHUYÊN BẸT CHO LĨNH vực Tư VẮN XÂY DƯNG TAI VET NAM 111
32 XÂY DƯNG HỆ THỚNG THÔNG TIN TIN HỌC HOÁ QUÀN LÝ Hồ sơ Tư VẮN
CHO CÁC CÔNG TY Tư VẤN B ọ XÂY DƯNG 122
KỀT LUẬN VÀ KHUYỂN NGHI 162
DANH MỰC CÓNG TRÌNH CỬA TÁC GIẢ
TÀI LIÊU THAM KHÀO
PHỤ LỰC
LỜI NOIĐẮU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin đã phát triền một cách mạnh mẽ và thâm nhằp vào hằu như toàn bộ nền kinh tế - xã hội nói chung. Nỏ đã lãm cho cục diên nền kinh tế chuyển dần sang nền kinh tế tri thức VỚI vai trò cùa thông tin vã tn thức Tuy nhiên, nến kinh tể cảng phát hiền vã hội nhập càng nhanh thì các công tác quàn lý kinh tế tằm VI mô và vĩ mô cần phải đi trước một bước.
Nghị quyểt 58 của Bộ Chính trị ngày 17 tháng 10 năm 2000 "Ve đầy manh úng dụng vả phát tnền CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiên đai hoả" đã xác định: "Tin học hoá quản lý lã một bộ phận hữu cơ quan trọng, là nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan nhằm tăng cưỡng năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chắt lượng, hiệu quả. Các doanh nghiêp, trước hết lã các doanh nghiêp quồc doanh cấn đằu tư cho việc ũng dụng tin hoc, COI đó là biện phép cơ bản để đồi mới quản lý". Như vậy, tin hoc hoả quản lý các hoạt đông cùa doanh nghiệp lã một vắn để có ý nghĩa to lón trong qué trinh hiên đại hoá doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả cùa các hoat động sản xuất kinh doanh.
Mặt khác, Việt Nam đã chinh thức trở thành thảnh viên thứ 150 của tồ chức thương mại thế gicn (WTO) từ cuối năm 2006, các tập đoàn kinh tế nước ngoài nói chung và tồ chức Tư vấn nước ngoài nói riêng sẽ đến tham gia thi trường Viêt Nam ngây càng nhiều. Củng VỚI những thoả thuận khu vực vả quốc tể trong cung cấp dịch vụ kỹ thuật thi chiến lược đầy mạnh công tác tin học hoá quản lý sẽ lã nhân tố quan trong mang tinh sống còn của cảc doanh nghiệp V iềt Nam khi cạnh tranh. Neu các công ty tư vấn xây dựng Việt Nam không đầy mạnh ừng dung kỹ thuật công nghệ trong công tác quản lý của minh để đãp ứng sự đòi hỏi khất khe của cơ chế thị trường thì sẽ bị cảc tồ chức tư vấn nước ngoài lắn ét thị trường trong nước vã phong toả hướng vươn ra thể giới Trong bãi phát biểu của minh tại HỘI thảo Phát triển nguồn nhằn lưc ngành Xây dưng, ông Nguy In Cảnh Chất - Chù tịch Hiệp hội Tu vấn xây dưng Việt Nam cũng đẵ khẳng định “Đe năng cao VI thế trên thị trường quốc tể .về phia các doanh nghiệp đậc biệt phải xây dựng hệ thống thông tui quản lý theo xu hướng chuẩn hoá vể tinh chuyên nghiêp, ứng dụng công nghê thông tin vào công tác quản ly”'
Hoat đông tư vấn lã hoat đông vô củng quan trọng trong ngành xây dưng vi tư vấn xây dưng là chiểc cầu nối giữa chủ đầu tư và nhã thầu xây lap, là hoạt động đáp ứng nhu cầu tự thằn của ngành xây dựng trong cơ chế món Lực lương tư vấn tích cực tham gia giủp chủ đầu tư trong các dự ản từ khâu đầu đến khâu cuối, từ khâu lập dự án đến khảo sát, thiết kể các công trình cho đển khâu giám sát nhà thầu thưc hiện dự án, mua sắm trang thiết bị, nghiệm thu bàn giao đưa công ừ inh vào sừ dụng. Hoat động của tư vấn là hoạt đông của trí tuê, không chỉ đưa vào khoa học - kỹ thuât - công nghệ mã còn lã hoạt động tồng hop chính trị - kinh tể - xã hội đa dang mang tinh cộng đồng và xã hội sâu sẳc.
Toàn quốc có tới 1000 công ty tu vấn xây dựng thuộc tắt cả các bộ ngành tử Trung ương đến địa phương, trong đó trực thuộc Bô Xây dựng cỏ 33 công ty (thuộc 19 Tồng). Qua nghiên cứu thưc tế tai môt sồ công ty tư vấn xây dưng trực thuộc Bộ Xây dựng, tác giả thấy rằng: các công ty nãy đếu là những doanh nghiệp lởn trong lĩnh vưc tư vắn xây dựng tai Việt nam, 100% các công ty được uằng bị máy móc tin học, kết nổi mạng LAN và mạng Internet VỚI trung bình hcm 200 mảy tínhcống ty, cấu hình máy cao (tương đương Pentium IV trờ lên), có đôi ngũ kỹ thuật viên quản trị mang am hiểm kỹ thuât. Nhưng đã không sừ dụng hểt công suắt của các thiết bị phần cứng này. Cụ thề, mỡi dửng lại ờ tiết kiêm mảy in, tạo đuòng truyền chung trong công ty và ra bên ngoài bằng một cẳng kểt nối Internet về khai thác phần cứng thì chủ yểu lã mỡi sử dụng một số phần mểm đon lẻ không có bản quyển đucrc cài đặt mien phí nhu AutoCad, Photoshop, MicroFeap, Sap, Staads và bộ tin học văn phòng Microsoft Office (Word, Excel .); ngoài ra cũng có trang bị một sồ phần mềm chuyên ngành kể toán và xây đựng như: ETABS (phần mểm chuyên dụng tinh toán nhà cao tầng) cùa hãng Compute!' And structure, Inc, Phần mểm tính toán Đinh mửc - đon gié và xác định Dự toán - tổng mức đằu tư - thanh quyểt toán công trinh xây dựng Tham gia hội nhập quốc tế các công ty sẽ vấp phải tình trang thiểu phần mềm sử dụng vì vấn đề bàn quyển. Phần quan trọng nhắt mà các doanh
nghiệp cằn hướng tỡi đó là tạo ra môt cơ sở dữ liệu chung cho toàn công ty thi các công ty tư vấn chưa dành nhiểu sự quan tâm
Mặt khác, số lượng cảc công trinh tư vấn hãng năm của cảc công ty tương đối nhiều, gié ừi cùa các công trinh lởn, thời gian đề thực hiện môt công trinh dài (trung bình từ 1,5 đển 2 năm, đầc biêt có công trinh lên tới hcm 10 năm), nhu cầu trao đồi, cập nhật thông tin giữa các thành viên tham gia công trinh và Ban Giảm đốc là thường xuyên nhưng khâu quản lý cảc hổ sơ đó thi hầu như thù công trên giắy nên thường gầy nên sự chậm trễ, sai sôt và thiểu thông tin. Lãnh đao công ty cũng như các cán bộ công nhân viên lãm việc trong lĩnh vực này đều rất mong muốn phát triền hê thống tin học hoá các khâu quản lý đề giảm bớt sức lao động cùa con người và tăng độ chinh xác cũng như tính bảo mật cùa các thông tin tư vấn. Xét trong bối cảnh ấy, viêc tin học hoá công đoạn quản lỷ hồ sơ tư vấn céc công trinh xằy dụng có ỷ nghĩa rất quan trọng trong hoat động cùa céc công ty.
Xuắt phát tử lý luân và thực tiễn nêu trên, đề tải: “Tin học hoá quá trình quân lý hồ sơ tư vắn cho các công ty tư vấn Bộ Xây dung”+. đã được chọn đề nghiên cửu. Hy vọng VỚI kết quả đạt được từ nghiên cứu nãy sẽ góp phần giúp cho việc quản lý vã sừ dụng thông tin tử các hồ sơ tư vấn công ừ inh xây đựng cùa céc công ty xây dưng hoạt động trong lĩnh vực tư vấn được thuận lơi vã đạt hiệu quả cao nhất
2. Mục đích nghiến cúu
Trên cơ sở nghiên cửu một cách khoa học về quy trinh xây dựng HTTT tin hoc hoá quản lý và vắn để quản lý hổ sơ tư vắn ở cảc công ty tư vấn xây dựng cùa Bộ Xây đựng, luân ản sẽ đạt được những mục đich có ỷ nghĩa thiết thực sau:
- Hệ tliồng hoá những vấn để lý luân co bàn và lảm rõ hon về những khái niêm tin học hoá, HTTT tin học hoá, HTTT tin hoc hoá quản lỷ, các thành phần cùa HTTT tin học hoá và mối quan hệ giữa các thành phần ấy
- Tồng hcrp các nghiên cửu về quy trinh xây dưng hệ thống thống tin quản lý và đưa ra quan điềm cùa nghiên cửu sinh vể quy trinh xây dưng hệ thống thống tin tin học hoé quản lý.
- Nghiên cữu, phân tich, đánh gié tinh hinh tin học hoá quản lỷ nói chung trên thế giới và ở Viêt Nam để đưa ra giải pháp tin học hoá quàn lý cho Ngành xây dựng nói chung và các doanh nghiệp tư vấn xây dựng nói riêng.
- Hệ thống hoá quy trinh quản lỷ hổ sơ tư vấn tại môt số công ty tư vắn của Bộ Xây dưng và đề xuất một quy trình quàn lý chung cho tắt cả cảc công ty tư vắn xây dựng của Bộ Xây dựng
- Vận dụng những lý luận cơ bản đề phần ti ch, thiết kế hệ thống thông tin quản lý ho sơ tư vấn xằy dưng sau đỏ xây dựng phấn mềm để quản lỷ các hồ sơ tư vắn xây dựng trên.
- Đua ra các khuyến nghi trong việc hoạch định chinh sảch cà ờ tằng vi mô và vĩ mô nhằm thủc đầy qué trình tin học hoá quản lý ường cảc doanh nghiêp V lệt Nam nói chung và cảc doanh nghiêp tư van xây dựng nói riêng.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của luận án là ho sơ tư vấn xằy dựng và quy uinh+` quản lý ho sơ tư vấn.
- Phạm Vỉ nghiên cuti+' của luận án đỏ là 33 công ty tư vấn xây dưng thuộc Bộ xây dựng (Sổ liệu Vụ Kế hoach Tài chính - Bộ Xây dựng), nghiên cửu thực trạng tin học hoá quản lý và quy uinh+` quản lý hồ sơ tư vắn ờ một số đơn Vị điển hình đỏ là: Tổ họp vc Group bao gồm Tổng Công ty Tư vấn Xầy dựng Việt Nam vả 3 công ty thành viên (CONINCO, CDC, VCC), Công ty Tư vẩn Xây dựng LICOGI và Công ty Tư vấn Xây dưng Sông Đả Ucnn trong giai đoạn 2006 - 2009
4. Phương pháp nghiên cứu
Trong đề tài nghiên cứu này, téc già sử dụng các phương pháp nghiên cửu sau đây:
- Phương pháp duy vât biên chứng và duy vật lịch sử xem xét céc hiện tương kinh tế xã hội ường mổi liên quan tổng thề không téch rời hoăc biệt lập một hiện tượng nào đỏ ra khòi tồng thề nghiên cứu. Cụ thề lã xem xét vấn đề quản lý hồ sơ tư vấn trong tồng thề céc vắn đề quản lý của công ty
- Phương pháp tiếp cận hệ tliồng làm nền tảng đề xem xét bài toén quàn lý hồ sơ tư vấn xây dưng trong toàn cảnh cùa nó và trong mối liên hệ hữu cơ VỚI các vấn để quản lý khác cùa công ty.
- Phương pháp nghiên cửu và tồng hcrp tài liệu liên quan đến vấn để tin học hoá và tư vấn xây dựng. Phương pháp thu thập số liệu tliồng kê, phân tẳ, phân nhóm, tính toán các đậc trung tliồng kê đề xác đinh đặc điềm vã quy mô cùa hiên tượng nghiên cửu.
- Phương phép mô hình hoá: sử dụng các hinh vẽ, cảc sơ đồ vã đè thị biều diễn thực ụằng cùa vấn để tư vấn xầy dựng ở Việt Nam giúp cho quá uinh+` phân tich trờ nên rỗ ràng và di hiểu hon.
- Phương phép chuyên dụng của tin học kinh tể đề xầy dụng giải phép phấn mềm quản lỳ hồ sơ tư vấn như phương pháp thiết kế phần mềm top down design, bottom up design, mô hinh IFD, BFD, ĐF, ERD
5. Tồng quan về vấn đề nghiên cứu
Luận ản đã tim hiểu và tập hop cảc nghiên cửu trước đây về các vấn để như: tin học hoá, HTTT tin học hoá quản lý và tư vấn xây dựng. Đã có nhiều công trình nghiên cửu về HTTT vã tin học hoá nhưng chưa có môt công trình não nghiên cửu về tin học hoá quản lý hồ sơ tư vấn xây dựng. Những công trình đó chù yểu nghiên cửu vể HTTT quàn lỳ nói chung, một số công trinh nghiên cửu về tin học hoá và tin học hoâ quản lỳ nhân sự
- Một số công trình nghiên cứu về HTTT James A OBrién and George M Marakas ường “Management Information Systems■” (Hệ thống thông tin quản lý). Jeffrey L Whitten, Lonnie D Bentley, Kevin CDitttmạn trong uSystem Analysis And Design Methods” (Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống) đâ nghiên cửu những vể vấn để chung về HTTT quàn lý. A. Ramesh Babu, Y. p Smgh, and R K Sachdeva trong “Establishing a management mfomation system in an agricultural extension organization” đã nghiên cửu vể vấn để tlnểt lập HTTT quàn lỷ trong céc tồ chức nông nghiệp mở rộng. Để tài nghiên cửu khoa học cắp bộ mã số B2003-38- 59 do PGSTS Hàn Viểt Thuân làm chù nhiệm để tải có sự tham gia nghiên cửu của tác già vể “ Vấn để tin học hoá quản lý nhân lực trong các doanh nghiệp quốc doanh trên địa bàn Hà Nội giai đoạn 2003-2005". Trong nghiên cửu nãy céc tác giả đã đưa ra quy trinh chung xây dựng HTTT quàn lý nhân luc cho céc doanh nghiệp quồc doanh trên địa bàn Hà NỘI.
- Một số công trình nghiên cứu về tu vắn xây đựng PGSTS. Trằn Trịnh Tường trong [27] đã nghiên cửu cu thể, lượng hoá số liệu liên quan tư vấn xây dựng như số lương công ty tư vấn xây dụng tinh đển 3112/2007/ vã đánh giả phân tích tinh hình tài chinh dựa trên các số liêu kế toán của các doanh nghiệp. Nguyễn Xuân Bắc trong [4] đã khẳng đinh: Tư vấn là dịch vu trí tuệ, một hoat động cung cắp “chất xam”' của các nhà tư vấn cho khách hãng theo thào thuận qua viêc cập nhật thông tin, kiến thức, phét hiện các vấn để, lưa chọn cảc giải pháp thích họp về chiển lược, sách lươc, biên phép hành động cho từng trường hop cụ thề vã chuyền giao chủng cho khách hãng vào đủng lúc, đũng cách cần thiết, đồng thời khi được yêu cằu giúp đỡ, hưởng dan khách hãng thực hiện những giải pháp đó nhằm đạt hiệu quả để ra. Sản phẩm cùa dịch vụ tư vấn lã sản phẩm đơn chiếc, không có tồn kho. Cũng trong nghiên cửu nãy tảc giả Nguyen Xuân Bắc còn chửng minh hê thống cơ sở ha tằng phần cửng các thiểt bị tin học của Công ty Tư vấn Công nghê, Thiết bị vã Kiềm định Xây dụng là rắt tốt, nhưng đã không sử dụng hểt công suất của các thiết bị phần cứng đó. Bủi Thu Hằng trong [13] cũng đã khẳng định Sản phẩm tư vấn là sản phẩm chất xám, là các thông tin, lời khuyên, céc giải phép giải quyểt vấn để trong lĩnh vực xây dụng nào đó. Đãc điềm của hoạt động nãy đó lã khách hàng là người lựa chọn nhà tư vấn chữ không phài nhã tu vấn lựa chọn khách hàng Khách hàng lưa chọn nhà tư vấn dựa trên năng lực bản thân của nhã tu vấn chữ không phải giá cả Họ lựa chọn khi tin răng nhã tư vấn đó có đủ năng lưc đề thưc hiện céc dịch vụ nghề nghiệp có chắt lương cao, sau đó vắn để giá cả được đem ra thảo luận. Nguyễn Hải Yen trong [37] chỉ tập trung nghiên cửu, phân tích và đưa ra giải phép đề nằng cao năng lực tư vấn cho Công ty Tư vắn Xây dựng và Phát tnền Bưu điện.
Như vậy, qua cảc nghiên cửu uên+` khẳng định một điếu đển nay chưa có công trinh khoa học não đã công bố trũng lãp với công trinh nghiên cửu của tác giả, đây