Tài liệu Tìm hiểu thực trạng và một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch năm của Cục Kinh t

ĐỀ TÀI: Tìm hiểu thực trạng và một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch năm của Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

MỤC LỤC

CÁC CHỮ VIẾT TẮT
LỜI NÓI ĐẦU . 1
CHƯƠNG I: LƯ LUẬN CHUNG VỀ KẾ HOẠCH HÀNG NĂM . 2
I. Khái niệm kế hoạch 2
II. Vai tṛ của lập kế hoạch 3
III. Phân loại hệ thống kế hoạch của tổ chức 4
1.Theo cấp kế hoạch . 5
2. Theo thời gian của kế hoạch . 7
3. Phân loại theo cấp quản lư 8
4. Công tác lập kế hoạch hàng năm 9
IV. Quy tŕnh lập kế hoạch . 10
4.1. Xác định thực trạng . 10
4.2. Thiết lập các mục tiêu, chỉ tiêu 10
4.3. Đánh giá tính khả thi của mục tiêu 10
4.4. Phác thảo kế hoạch hoạt động . 10
4.5. Xác định nguồn tài chính . 11
4.6. Xác định các chỉ số giám sát . 11
4.7. Tŕnh bày kế hoạch . 11
V. Các yếu tố ảnh hưởng đến quá tŕnh lập kế hoạch hàng năm 12
5.1. Hệ thống mục tiêu, chiến lược của tổ chức . 12
5.2. Sự hạn chế của các nguồn lực . 13
5.3. Biến động của môi trường xung quanh . 13
5.4. Hệ thống thông tin . 13
5.5. Năng lực của chuyên gia lập kế hoạch 14
5.6. Cơ chế quản lư kinh tế và kế hoạch hóa của Nhà nước 14
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH HÀNG NĂM CỦA CỤC KINH TẾ HỢP TÁC VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 15
I. Giới thiệu chung về Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn 15
1. Chức năng, nhiệm vụ của Cục 15
2. Cơ cấu tổ chức 17
2.1. Cơ cấu tổ chức của Cục 17
2.2. Bộ máy quản lư . 17
2.3. Tổ chức bộ máy tại các địa phương . 17
II. Thực trạng công tác lập kế hoạch hàng năm . 18
1. Hệ thống kế hoạch hóa của Cục . 18
1.1. Hệ thống kế hoạch của nền kinh tế quốc dân 18
1.2. Nội dung của bản Kế hoạch hàng năm của Cục 20
2. Các căn cứ cho công tác lập kế hoạch năm 2010 của Cục . 22
2.1. Căn cứ pháp lư . 22
2.2. Căn cứ thực tiễn 23
3. Quy tŕnh lập kế hoạch của Cục . 23
3.1. Đánh giá thực trạng và xu thế 23
3.2. Đề xuất quan điểm phát triển của kỳ kế hoạch tới, xây dựng và lựa chọn mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể đối với lĩnh vực hợp tác xă và phát triển nông thôn . 24
3.3. Xác định các chính sách và giải pháp thực hiện các chỉ tiêu đề ra 28
3.4. Xây dựng cơ chế, hệ thống giám sát, đánh giá việc thực hiện kế hoạch 28
4. Tiến độ thời gian của công tác lập kế hoạch 33
5. Chế độ báo cáo . 34
III. Một số phương pháp, công cụ sử dụng trong quá tŕnh lập kế hoạch 34
1. Các phương pháp phân tích hệ thống thông tin . 34
2. Công cụ phân tích . 37
IV. Đánh giá công tác lập kế hoạch của Cục 38
1. Đánh giá t́nh h́nh thực hiện kế hoạch của Cục . 38
2. Đánh giá công tác lập kế hoạch của Cục . 40
2.1. Những kết quả đạt được . 40
2.2. Những tồn tại hạn chế . 41
CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH CỦA CỤC 42
1. Đổi mới tư duy về kế hoạch . 42
2. Đổi mới phương pháp lập kế hoạch . 45
3. Nâng cao năng lực cán bộ làm công tác kế hoạch 50
4. Hoàn thiện hệ thống thông tin và kiểm tra 51
5. Nâng cao khả năng nghiên cứu và dự báo 52
KẾT LUẬN 53
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 54

CÁC CHỮ VIẾT TẮT

[TABLE]
[TR]
[TD]KH[/TD]
[TD]Kế hoạch[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]KTHT & PTNN[/TD]
[TD]Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]KTXH[/TD]
[TD]Kinh tế xă hội[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]KHPT KTXH[/TD]
[TD]Kế hoạch phát triển kinh tế xă hội[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]KHĐT[/TD]
[TD]Kế hoạch đầu tư[/TD]
[/TR]
[TR]
[TD]NNPTNT[/TD]
[TD]Nông nghiệp và Phát triển nông thôn[/TD]
[/TR]
[/TABLE]



LỜI NÓI ĐẦU

Công tác quản lư bao gồm các nội dung chính: Lập kế hoạch, tổ chức, lănh đạo và kiểm tra. Trong đó chức năng lập kế hoạch là quá tŕnh đầu tiên, không thể thiếu với công tác quản lư. Lập kế hoạch đóng vai tṛ quan trọng trong việc quyết định chất lượng hoạt động của tổ chức. Đặc biệt, đối với các cơ quan nhà nước, công tác kế hoạch luôn giữ một vai tṛ rất quan trọng. Tuy nhiên, theo em nhận thấy th́: việc đổi mới công tác lập kế hoạch trong lĩnh vực tư nhân diễn ra nhanh chóng, cùng với đó là sự thay đổi tư duy, phương thức và công cụ. Tuy nhiên, công tác lập kế hoạch tại những cơ quan nhà nước vẫn chậm hơn so với khu vực tư nhân, điều này có thể do tư duy, cơ chế hay cơ sở khoa học của công tác đổi mới quản lư ở khu vực nhà nước vẫn c̣n chưa được hoàn thiện. Chính v́ vậy, để làm rơ hơn về công tác lập kế hoạch trong thực tế, em đă lựa chọn đề tài cho chuyên đề của ḿnh là: “T́m hiểu thực trạng và một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch năm của Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”. Chuyên đề gồm có 3 phần:
Chương I. Lư luận chung về kế hoạch hàng năm
Chương II. Thực trạng công tác lập kế hoạch hàng năm của Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn
Chương III. Một số giải pháp nâng cao công tác lập kế hoạch của Cục
Thông qua chuyên đề này, em hy vọng sẽ vận dụng được những kiến thức đă học được để làm rơ về công tác lập kế hoạch tại một cơ quan nhà nước. Đồng thời hy vọng đóng góp một số ư kiến của ḿnh nhằm có thể đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch.
Xin cám ơn Cô giáo Đoàn Thị Thu Hà đă hướng dẫn và các anh chị trong Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn đă giúp đỡ cho em hoàn thành chuyên đề này. Em hy vọng sẽ nhận được sự đóng góp ư kiến để chuyên đề của ḿnh hoàn thiện hơn.

CHƯƠNG I
LƯ LUẬN CHUNG VỀ KẾ HOẠCH HÀNG NĂM
I. Khái niệm kế hoạch
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lư là lập kế hoạch , tổ chức , lănh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là một trong những công việc quan trọng trong một tổ chức bởi v́ nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương tŕnh hành động trong tương lai, giúp tổ chức nhận định được các hoạt động khác c̣n lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra. Một tổ chức càng lớn th́ công tác lập kế hoạch càng được coi trọng và được chia làm nhiều tầng lớp, với mức độ cụ thể khác nhau.
Lập kế hoạch cũng có nhiều khái niệm. Nếu đứng trên góc độ ra quyết định th́ : “ Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lư mong muốn cho tổ chức của họ “. Quản lư có bốn chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức, lănh đạo và kiểm tra . Lập kế hoạch có thể ví như là bắt đầu từ rễ cái của một cây sồi lớn , rồi từ đó mọc lên các “ nhánh” tổ chức , lănh đạo và kiểm tra. Xét theo quan điểm này th́ lập kế hoạch là chức năng được thực hiện đầu tiên trong mỗi quá tŕnh quản lư. Tuy vậy, khái niệm này chưa thể hiện được sự tiếp diễn, phản ánh và thích ứng với những biến động trong môi trường của công tác lập kế hoạch. V́ vậy c̣n có những khái niệm bổ sung ví dụ như: “Lập kế hoạch là một quá tŕnh bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu , quyết định các chiến lược , các chính sách , kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đă định. Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa.” (Steiner). Khái niệm như vậy cho thấy kế hoạch được xem là một quá tŕnh tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ chức, đó là quá tŕnh thích ứng với sự không chắc chắn của môi trường bằng việc xác định trước các phương án hành động để đạt được mục tiêu cụ thể của tổ chức.
Tại Việt Nam nhiều người hiểu đơn giản: Kế hoạch là những chỉ tiêu, con số dự kiến, ước tính trước cho kết quả của một nhiệm vụ cụ thể nào đó. Những chỉ tiêu đó thường được mong muốn là cao nhất phù hợp với pháp luật và khả năng của đơn vị. Tuy nhiên không phải bất cứ lúc nào những chỉ tiêu này cũng được tính toán một cách có cơ sở khoa học và cơ sử thực tế mà mang tính khả năng, không tính toán đến những yếu tố bất ngờ. Cụ thể hơn, có thể là việc quyết định xem tương lai phải làm ǵ? Làm như thế nào? Khi nào làm? Ai làm?
Tóm lại, lập kế hoạch là hoạt động chủ quan, có ư thức, tổ chức của con người, bao gồm quá tŕnh xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu đó.
II. Vai tṛ của lập kế hoạch
Xét trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân th́ kế hoạch là một trong những công cụ điều tiết chủ yếu của Nhà nước. C̣n trong phạm vi một doanh nghiệp hay một tổ chức th́ lập kế hoạch là khâu đầu tiên, là chức năng quan trọng của quá tŕnh quản lư và là cơ sở để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao, đạt được mục tiêu đề ra. Lập kế hoạch có những vai tṛ sau:
- Định hướng hoạt động của tổ chức: Trọng tâm của công tác lập kế hoạch là thiết lập các mục tiêu mong muốn của tổ chức, đặt ra mục tiêu nhỏ cho từng thời kỳ. Tổ chức không thể hoạt động được nếu không cùng nhắm đến một hướng, nếu không sẽ bị tan ră thành nhiều mảnh. Ngoài ra, việc khan hiếm nguồn lực, nhất là: vốn, lao động có tay nghề và kỹ thuật tiên tiến khiến cho các nguồn lực này cần được định hướng vào những mục tiêu được ưu tiên.
- Ứng phó với sự bất ổn định của môi trường : Môi trường xung quanh tổ chức luôn thay đổi. Môi trường ở đây có thể là môi trường bên ngoài hoặc môi trường bên trong tổ chức. Chính v́ vậy, lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, hay tổ chức. Sự bất ổn định và thay đổi của môi trường làm cho công tác lập kế hoạch trở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi nhà quản lư. Lập kế hoạch buộc những nhà quản lư phải nh́n về phía trước, dự đoán được những thay đổi trong nội bộ cũng như môi trường bên ngoài và cân nhắc các ảnh hưởng của chúng để đưa ra những giải pháp ứng phó thích hợp.
- Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong tổ chức: Lập kế hoạch làm giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm lăng phí nguồn lực của tổ chức. Lập kế hoạch phân chia hoạt động của tổ chức thành những công việc nhỏ hơn và thiết lập cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức để đạt được mục tiêu. Khi lập kế hoạch th́ những mục tiêu phải được xác định, những phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu cần được lựa chọn kỹ càng nên sẽ sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả, cực tiểu hoá chi phí bởi v́ kế hoạch sẽ lựa chọn ra quá tŕnh tối ưu nhất.
- Thiết lập cơ sở cho việc điều chỉnh hoạt động: lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao. Một khi tổ chức không xác định được là ḿnh phải đạt tới cái ǵ và đạt tới bằng cách nào th́ đương nhiên sẽ không thể xác định đựợc liệu ḿnh có thực hiện được mục tiêu hay chưa. Hơn nữa nó cũng không thể có được những biện pháp để điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra. Do vậy, có thể kế hoạch là cơ sở của hoạt động kiểm tra.
Như vậy, lập kế hoạch là công tác rất quan trọng với mỗi tổ chức. Nếu không có kế hoạch th́ nhà quản lư có thể không biết họ cần phải đi về đâu, phải tổ chức, khai thác con người và các nguồn lực khác của tổ chức như thế nào, khi nào th́ tổ chức không đi đúng hướng. Không có kế hoạch , tổ chức sẽ rất khó đạt được mục tiêu của ḿnh, họ không biết khi nào và ở đâu cần phải làm ǵ .
III. Phân loại hệ thống kế hoạch của tổ chức
Các kế hoạch của tổ chức có thể được phân loại theo một số các tiêu thức khác nhau. Mỗi cách phân loại này dựa trên một đặc điểm riêng của công tác kế hoạch, bởi v́ kế hoạch là một hoạt động quan trọng và bao trùm lên nhiều lĩnh vực, ở nhiều cấp độ khác nhau. Chính v́ vậy việc phân loại hệ thống thế hoạch là cần thiết. Tuy nhiên, các loại kế hoạch này đều phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau theo định hướng chung nhắm vào mục tiêu cao nhất của tổ chức.

1.Theo cấp kế hoạch
Kế hoạch bao gồm kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp.
Kế hoạch chiến lược được h́nh thành bởi các nhà quản lư cấp cao, nhằm xác định những mục tiêu tổng thể cho tổ chức. Kế hoạch chiến lược liên quan đến mối quan hệ giữa con người với con người của tổ chức với các con người của tổ chức khác. Kế hoạch tác nghiệp bao gồm những chi tiết cụ thể hóa của kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quư, hàng tháng, hàng tuần thậm chí hàng ngày. Mục đích của kế hoạch tác nghiệp là bảo đảm mọi người trong tổ chức đều hiểu về các mục tiêu của tổ chức và xác định rơ trách nhiệm của họ liên quan như thế nào trong việc thực hiện hiện các mục tiêu đó nhằm đạt được kế quả dự kiến. Kế hoạch tác nghiệp có xây dựng để sử dụng một lần, có loại được xây dựng để sử dụng nhiều lần.

Phân loại kế hoạch theo cấp kế hoạch
a. Kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần và sử dụng một lần:
- Chương tŕnh: bao gồm một số các mục đích, chính sách, thủ tục, quy tắc, các nhiệm vụ được giao, các bước tiến hành, các nguồn lực có thể huy động và yếu tố khác. Chương tŕnh được hỗ trợ bằng ngân quỹ cần thiết. Một chương tŕnh quan trọng thường ít khi đứng một ḿnh, thường là bộ phận của một hệ thống phức tạp. Chương tŕnh thường có mục tiêu lớn, quan trọng, mang tính độc lập tương đối trong quá tŕnh phân bổ các nguồn lực để thực hiện mục tiêu.
- Dự án: có mục tiêu thường cụ thể, quan trọng, mang tính độc lập tương đối. Nguồn lực để thực hiện mục tiêu thường phải rơ ràng đối với tất cả các h́nh thái nguồn lực theo thời gian và không gian.
- Ngân sách: là bản tường tŕnh các kết quả mong muốn bằng các con số. Có thể coi đó là chương tŕnh được “số hóa”. Ngân quỹ ở đây không đơn thuần là ngân quỹ bằng tiền mà c̣n có ngân quỹ thời gian, nhân công, máy móc thiết bị, ngân quỹ nguyên vật liệu.
b. Kế hoạch tác nghiệp xây dựng một lần và sử dụng nhiều lần:
- Chính sách: là quan điểm, phương hướng và cách thức chung để ra quyết định trong tổ chức. Trong một tổ chức có thể có nhiều loại chính sách khác nhau cho những mảng hoạt động trọng yếu của tổ chức ḿnh. Chính sách là kế hoạch theo nghĩa nó là những quy định chung để hướng dẫn hay khai thông cách suy nghĩ và hành động khi ra quyết định. Các chính sách giúp cho việc giải quyết các vấn đề trong các t́nh huống nhất định và giúp cho việc thống nhất các kế hoạch khác nhau của tổ chức. Các chính sách là tài liệu chỉ dẫn cho việc ra quyết định trong phạm vi co dăn nào đó. Chính sách khuyến khích sự tự do sáng tạo nhưng vẫn trong khuôn khổ một giới hạn nào đó, tùy thuộc vào các chức vụ và quyền hạn trong tổ chức.
- Thủ tục: là các kế hoạch thiết lập một phương pháp cần thiết cho việc điều hành các hoạt động trong tương lai. Đó là sự hướng dẫn hành động, là việc chỉ ra một cách chi tiết, biện pháp chính xác cho một hoạt động nào đó cần phải thực hiện. Đó là chuỗi các hoạt động cần thiết theo thứ tự, theo cấp bậc quản lư.
- Quy tắc: là giải thích những hành động nào có thể làm, những hành động nào không được làm. Đây là loại kế hoạch đơn giản. Quy tắc không giống thủ tục ở chỗ nó hướng dẫn hành động không theo tŕnh tự thời gian. Hơn nữa các chính sách hướng dẫn việc ra quyết định trong khi quy tắc cũng hướng dẫn nhưng không cho phép lựa chọn trong việc ra quyết định mà chỉ là áp dụng chúng. V́ vậy so với quy tắc và thủ tục, chính sách có sự linh hoạt cao hơn.
2. Theo thời gian của kế hoạch
Theo thời gian th́ kế hoạch thường được chia làm 3 loại: kế hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn, kế hoạch ngắn hạn.
- Kế hoạch dài hạn : Là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên nhằm xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức, xác định các mục tiêu, chính sách, giải pháp dài hạn do những cấp quản lư cao đưa ra, mang tính tập trung cao và bao quát, linh hoạt.