Báo Cáo Tìm hiểu thực tế công tác văn thư ở Phòng Giáo dục - Đào tạo quận Đống Đa, thành phố Hà Nội

ĐẶT VẤN ĐỀ
Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cần thiết đối với hoạt động quản lý nhà nước, do đó việc làm công văn, giấy tờ và quản lý chúng là hai công tác không thể được trong hoạt động đó. Toàn bộ các công việc của cơ quan quản lý hành chính nhà nước về xây dựng văn bản và quản lý, giải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý của các cơ quan gọi là công tác văn thư.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hay nói một cách khác, công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang (gọi chung là các cơ quan). Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt là trong những năm gần đây, với yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ thì nhiệm vụ của công tác văn thư càng phải được quan tâm và đổi mới hơn nữa.
Trong quá trình học, chúng tôi nhận thấy các môn học như: Nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ là một trong những môn học chủ yếu của học sinh trường Trung học Lưu trữ và nghiệp vụ Văn phòng TW 1. Những năm gần đây lý luận và thực tiễn trong công tác văn thư - lưu trữ ở nước ta đã có những bước phát triển mới, phong phú và rất đa dạng. Đặc biệt trong mỗi một cơ quan lại có một thực tế và yêu cầu riêng biệt. Vì thế mà việc gắn lý thuyết với thực tế cũng là một vấn đề thật không đơn giản, nhất là đối với chúng tôi đang công tác trong các cơ quan hành chính Nhà nước, trong công tác lại có khi phải kiêm nhiệm thêm những việc khác có đặc thù riêng, thời gian rất hạn chế, nên mỗi người chúng tôi đều phải cố gắng rất nhiều để có thể đáp ứng được với thực tế của nhu câù công việc.
1. Mục đích lý do làm chuyên đề và lựa chọn chuyên đề:
Sau một thời gian tập trung học tập, chúng tôi đã được trang bị những kiến thức cơ bản về công tác văn thư như:
- Những vấn đề chung về công tác văn thư.
- Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư trong cơ quan.
- Tổ chức quản lý văn thư đi.
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
- Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị trong công tác văn thư.
Công tác văn thư và công tác lưu trữ là một bộ phận không thể tách rời của hoạt động lãnh đạo và quản lý, là một hoạt động mang tính văn hoá và tính kinh tế sâu sắc, phản ánh trình độ văn minh và trình độ phát triển của mỗi quốc gia, là một hoạt động gắn liền với nền an ninh quốc gia. Trong tài liệu văn thư và tài liệu lưu trữ chứa đựng không ít bí mật của Đảng và Nhà nước chưa được phép tiết lộ. Nếu công tác văn thư và công tác lưu trữ không được quan tâm tổ chức cho tốt, thì việc để lộ hoặc bị mất cắp tài liệu bí mật là khó tránh khỏi.
Tuy hiểu được nguyên tắc và tầm quan trọng của công tác văn thư và công tác lưu trữ là như vậy, nhưng do thời gian thực hiện công việc có hạn và bản thân chúng toi ở cơ quan ngoài chức năng chính là làm công tác văn thư - lưu trữ ra còn phải đảm nhiệm nhiều công việc “không tên” khác nữa chứ không chỉ l àm một công việc chuyên môn thuần tuý, nên công tác chuyên môn còn gặp nhiều thiếu sót là điều không thể tránh khỏi.
Là một cán bô hành chính - văn thư của Phòng Giáo dục - Đào tạo quận Đống Đa , thành phố Hà Nội, đang theo học lớp Tại chức HCVP K17, sau khi kết thúc môn học, thực tập công tác văn thư và viết chuyên đề tìm hiểu thực tế công tác văn thư của cơ quan, đơn vị, lớp chúng tôi đã nhận được thông báo “Trường yêu cầu lớp T. H tại chức Hành chính - Văn phòng K17 làm chuyên đề sau:
Tìm hiểu việc lưu công văn và khai thác, sử dụng công văn lưu ở cơ quan .”