Luận Văn Tìm hiểu Kiểm toán hoạt động

Tìm hiểu Kiểm toán hoạt động

Kiểm toán hoạt động là loại hình kiểm toán mới được phát triển trên thế giới trong thời gian gần đây. Sự phát triển này được bắt đầu từ những năm 70 của thế kỷ XX ở khu vực công và sau đó lan sang khu vực tư nhân.
Ở Mỹ, Canada và một vài nước châu Âu như Thụy Điển, Đức ., những nghị sĩ ở các quốc gia này yêu cầu cung cấp những thông tin về tính hiệu quả và sự hữu hiệu của các khoản chi tiêu công quỹ. Họ tỏ ra không hài lòng với vai trò truyền thống của kiểm toán – chỉ tập trung vào tính tuân thủ các quy định về các khoản chi tiêu mà thôi – mà họ muốn biết đích thực “giá trị của đồng tiền”1 có được thực hiện khi chi dùng công quỹ hay không. Đồng thời họ cũng mong muốn những người có trách nhiệm trong việc thu, chi và quản lý công quỹ phải nâng cao hơn nữa trách nhiệm giải trình của mình về những vấn đề đó.

Những yêu cầu trên đã tạo nên những thách thức buộc các kiểm toán viên phải cố gắng đáp ứng bằng cách mở rộng phạm vi hoạt động của mình. Vì thế, họ bắt đầu triển khai kiểm toán hoạt động, sau đó, ở một vài quốc gia trên, Luật kiểm toán và những luật khác có liên quan đã được ban hành (chẳng hạn ở Anh, Luật kiểm toán quốc gia năm 1983, Luật tài chính của chính quyền địa phương năm 19822) trong đó có quy định cả kiểm toán viên nhà nước và kiểm toán viên nội bộ đều phải xem xét đến giá trị của đồng tiền khi tiến hành công việc kiểm toán của mình.

Ở Việt Nam, thuật ngữ và khái niệm “kiểm toán hoạt động” chỉ mới được biết đến vào những năm đầu của thập kỷ 90 của thế kỷ XX qua các nguồn tài liệu từ nước ngoài. Thế nhưng cho đến nay, số lượng người hiểu biết cũng như điều kiện để tiếp cận kiến thức và nội dung của loại kiểm toán này và vận dụng đó vào trong thực tế vẫn còn rất nhiều hạn chế so với kiểm toán báo cáo tài chính.

Bài viết này nhằm giới thiệu những nét cơ bản về khía cạnh giá trị của đồng tiền qua ba thuật ngữ tính kinh tế, tính hiệu quả và sự hữu hiệu của hoạt động, để giúp hiểu rõ về bản chất, nội dung và phạm vi của loại hình kiểm toán hoạt động, cũng như lợi ích của nó đối với xã hội và đối tượng được kiểm toán.

Nhưng trước khi tìm hiểu về ba khía cạnh trên, chúng ta cần phải có cái nhìn khái quát về kiểm toán hoạt động.

1. Kiểm toán hoạt động là gì?

Khi đề cập đến kiểm toán hoạt động nói chung, có nhiều thuật ngữ khác nhau được sử dụng để diễn đạt. Có thể kể đến một vài thuật ngữ được sử dụng phổ biến hiện nay, đó là Performance Audit, Operational Audit, Value for Money Audit, Management Audit, Comprehensive Audit 3. Sự đa dạng về thuật ngữ đã làm nảy sinh những rắc rối và gây khó khăn cho nhiều người trong việc nhận thức về bản chất, cũng như xác định nội dung và phạm vi thực hiện của chúng.

Do đến nay vẫn chưa có định nghĩa thống nhất về kiểm toán hoạt động, nên chúng tôi xin giới thiệu một vài định nghĩa như sau :

Cơ quan kiểm toán nhà nước Mỹ (The United States General Accounting Office) định nghĩa như sau:

“Kiểm toán hoạt động bao gồm kiểm toán tính kinh tế, tính hiệu quả và kiểm toán chương trình.

(a) Kiểm toán tính kinh tế và tính hiệu quả bao gồm việc xác định: (1) Đơn vị có được nguồn lực (nhân viên, tài sản, và không gian), bảo vệ và sử dụng chúng có tính kinh tế và hiệu quả không ?, (2) Nguyên nhân của những hoạt động thiếu hiệu quả và không có tính kinh tế, và (3) Đơn vị có tuân thủ theo pháp luật và các quy định liên quan đến những vấn đề về tính kinh tế và sự hiệu qủa không?

(b) Kiểm toán chương trình bao gồm việc xác định (1) Mức độ hoàn thành theo kết quả mong muốn hoặc lợi ích do các cơ quan lập pháp hay đơn vị có thẩm quyền đề ra, (2) Sự hữu hiệu của các tổ chức, các chương trình, các hoạt động hoặc chức năng, và (3) Đơn vị có tuân thủ luật pháp hoặc các quy định có liên quan đến chương trình đó không ?” 4

Còn theo Tổ chức kiểm toán toàn diện của Canada (The Canadian Comprehensive Audit Foundation) định nghĩa kiểm toán hoạt động là:

“Một cuộc kiểm toán toàn diện là việc kiểm tra nhằm đánh giá một cách khách quan và có tính xây dựng trong phạm vi:

- Các nguồn tài lực, nhân lực và vật lực được quản lý có quan tâm đến tính kinh tế, tính hiệu quả và sự hữu hiệu ; và
- Mối quan hệ về trách nhiệm giải trình phải được tách biệt rõ ràng.” 5

Theo quan điểm của Tổ chức kiểm toán toàn diện của Canada, kiểm toán toàn diện có thể đươc xem xét bao gồm 3 loại công việc kiểm toán mà chúng có mối quan hệ với nhau nhưng cũng có thể tách ra theo từng loại riêng biệt gồm: kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán qua giá trị của đồng tiền (value for money audit).

Hai định nghĩa trên thuộc phạm vi của kiểm toán hoạt động trong khu vực nhà nước, còn trong khu vực tư nhân, Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) đã định nghĩa về kiểm toán hoạt động như sau :

“Kiểm toán hoạt động là một quá trình đánh giá có hệ thống về sự hữu hiệu, tính hiệu quả, và tính kinh tế của các hoạt động dưới sự kiểm soát của nhà quản lý và báo cáo cho các cá nhân thích hợp về kết quả của việc đánh giá, đồng thời đưa ra những kiến nghị để cải tiến.” 6

Ngoài ra, còn nhiều định nghĩa khác nữa liên quan đến kiểm toán hoạt động với những quan điểm có thể khác nhau, nhưng nội dung của các định nghĩa này tập trung trình bày ở ba khía cạnh đó là tính kinh tế (Economy), tính hiệu quả (Efficiency) và sự hữu hiệu (Effectiveness7). Do đó, có thể xem đây là những tiêu chuẩn quan trọng dùng để xem xét kết quả của hoạt động được kiểm toán. Vì vậy, người ta còn gọi loại kiểm toán này bằng thuật ngữ đơn giản là kiểm toán 3 E.

2. Những điều cần suy nghĩ về ý nghĩa của 3 chữ E

Do bất kỳ quá trình hoạt động của một bộ phận, tổ chức nào đều liên quan đến yếu tố đầu vào (Input), quá trình thực hiện (Process) và kết quả đầu ra (Output). Để hiểu rõ hơn về nội dung và ý nghĩa của ba chữ E nói trên, trước hết cần thống nhất các thuật ngữ dưới đây:

- Yếu tố đầu vào: chính là nguồn lực gồm : con người, máy móc thiết bị, nguyên liệu, công cụ, thông tin, năng lượng, đất đai, (gọi tắt là nhân lực, vật lực và tài lực) để tạo ra kết quả đã được xác định hoặc mong đợi.
- Quá trình thực hiện: là tiến trình sử dụng các nguồn lực nhằm đạt được kết quả như mong muốn. Trong các yếu tố đầu vào, con người và quá trình làm việc quyết định tỷ lệ nguồn lực tiêu hao trong quá trình hoạt động để tạo ra kết quả. Như vậy con người và quá trình làm việc có ảnh hưởng quyết định đến năng suất của hoạt động.
- Kết quả đầu ra: là những sản phẩm hoặc dịch vụ thoả mãn nhu cầu của con người. Kết quả đầu ra được xác định trong giới hạn số lượng và chất lượng và có xem xét đến cả sự ảnh hưởng, tác động của kết quả tạo ra đối với xã hội và môi trường xung quanh.

Sau đây là định nghĩa về 3E :

Tính kinh tế

Tính kinh tế có thể định nghĩa là “tối thiểu hoá chi phí cho các nguồn lực sẽ được sử dụng nhưng vẫn đảm bảo đạt được kết quả đầu ra có chất lượng phù hợp”. Như vậy, nội dung của tính kinh tế nhấn mạnh đến yếu tố đầu vào, tức là việc có được tất cả các nguồn lực để sử dụng hoặc cần đến. Khi kiểm toán tính kinh tế, kiểm toán viên cố gắng xem các nguồn lực có được đó có đúng số lượng, đúng địa điểm, đúng thời gian, đúng chủng loại và đúng giá cả hay không. Cụ thể hơn là kiểm toán viên xem đơn vị có khả năng giảm thấp hơn việc chi tiêu so với quy định nhưng vẫn đạt được nguồn lực như mong muốn hay không? Hoặc khi đơn vị đã có những nguồn lực đó rồi, còn có cách lựa chọn nào khác để giảm được chi phí thấp hơn so với hiện tại không? Nếu không còn cách nào khác chứng tỏ rằng đơn vị đã thật sự tiết kiệm chi phí khi mua sắm các nguồn lực đó.

Tuy nhiên, việc xác định được những điều đó không phải lúc nào cũng dễ dàng dù giả sử rằng đã có những tiêu chuẩn có thể dùng để xem xét đến tính kinh tế của các nguồn lực. Vì vậy, đòi hỏi kiểm toán viê