Luận Văn Tiên đoán tương lai thì thật là khó, nhưng điều này vẫn không ngăn các công ty cố gắng làm hoạch địn

Câu : Tiên đoán tương lai thì thật là khó, nhưng điều này vẫn không ngăn các công ty cố gắng làm hoạch định. Làm thế nào để các nhà quản trị làm cho bớt khó khăn đó? Hãy giải thích ý kiến của bạn.

I. Khái niệm hoạch định.
Nói về khái niệm hoạch định, có nhiều cách diễn đạt của các chuyên gia kinh tế nổi tiếng như:
· Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và đánh giá, lựa chọn những biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó – Stephen P. Robbins.
· Hoạch định là quá trình chuẩn bị cho sự thay đổi và đương đầu với sự không chắc chắn bằng cách định ra những bước hành động trong tương lai – Robert Kreitner.
· Chức năng hoạch định bao gồm những hoạt động quản trị nhằm xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt được những mục tiêu đó - James H. Donnelly, L. Gibson và John M. Ivancevich.
Dù có rất nhiều các quan niệm khác nhau về hoạch định nhưng nói chung lại ta vẫn có thể hiểu một cách tổng quát về hoạch định : Hoạch định là một quá trình hành động cụ thể, là quá trình tổ chức soạn thảo và thực hiện các kế hoạch cụ thể đã được đề ra. Trong tất cả các lĩnh vực hoạt động, hoạch định là yếu tố tiên quyết để các tổ chức đạt được mục tiêu mong muốn. Đây là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của quản trị. Hoạch định hữu hiệu sẽ làm cho các chức năng còn lại (tổ chức, lãnh đạo thực hiện, kiểm soát) được tiến hành thuận lợi và đúng hướng.
Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch, văn bản xác định phương hướng hành động mà công ty sẽ thực hiện.
II. Lợi ích của hoạch định.
Tại sao phải hoạch định? Hoạch định mang lại cho nhà quản trị lợi ích gì?
· Thứ nhất, hoạch định giúp nhà quản trị tư duy hệ thống để tiên liệu tình huống quản trị.
· Thứ hai, phối hợp các nỗ lực của doanh nghiệp hiệu quả hơn trong quan hệ hợp tác và phối hợp với các quản trị viên khác.
· Thứ ba, nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức quản trị, tập trung vào mục tiêu và chính sách doanh nghiệp. Trong quá trình thực hiện việc hoạch định, nhà quản trị phải xác định được mối tương tác các loại công việc của các bộ phận trong hệ thống quản trị. Các bộ phận cần hoàn thành được những công việc đó để tiến đến thực hiện mục tiêu đề ra.
· Thứ tư, tối thiểu hoá lãng phí và sự dư thừa. Hoạch định chú trọng vào hoạt động hiệu quả và sự phù hợp. Vì vậy, khi hoạch định, các nhà quản trị cần tìm cách tốt nhất để đạt được mục tiêu, tính toán để thu được kết quả tốt nhất với chi phí thấp nhất.
· Thứ năm, làm giảm tác động của sự thay đổi, giúp nhà quản trị sẵn sàng đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài. Tương lai rất ít khi chắc chắn và tương lai càng xa thì độ tin cậy của kết quả ta định ra càng thấp. Thậm chí ngay cả tương lai có độ tin cậy cao thì vẫn cần phải hoạch định để thu được kết quả cao nhất với chi phí thấp nhất; hơn nữa, cần phải có kế hoạch cụ thể để hoạt động của công ty được thông suốt.
· Thứ sáu, phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra nhằm làm cho các hoạt động đúng mục tiêu. Nhà quản trị có thể dễ dàng kiểm tra việc thực hiện công việc của cấp dưới khi đã có mục tiêu làm tiêu chuẩn. Hoạch định chính là thước đo kết quả thực tế trong quá trình kiểm tra giúp nhà quản trị có được sự đánh giá khách quan, chính xác, làm cơ sở cho các quyết định điều chỉnh.
I. Các cấp hoạch định:
Hoạch định được chia làm 3 cấp:
· Hoạch định chiến lược: Là quá trình xác định phương cách theo đuổi mục tiêu dài hạn của tổ chức với nguồn lực có thể huy động được nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Đây là công việc của nhà quản trị cấp cao.
· Hoạch định trung gian: Là quá trình xác định sự đóng góp của các đơn vị trực thuộc tuỳ theo nguồn lực được phân bổ. Đây là công việc của người quản lý cấp trung.
· Hoạch định tác nghiệp: Là quá trình xác định những nhiệm vụ cụ thể được hoàn thành đúng hạn như thế nào với nguồn lực hiện có. Đây là công việc của người quản lý cấp thấp hơn (cấp cơ sở), thường mang tính ngắn hạn cụ thể và chi tiết cho một lĩnh vực cụ thể.