Tài liệu Thực trạng công tác Văn phòng tại Sở Thương mại-Du lịch Phú Thọ

ĐỀ TÀI: Thực trạng công tác Văn phòng tại Sở Thương mại-Du lịch Phú Thọ

Lời nói đầu
ĐÊt nước ta đang bắt đầu những bước đi đầu tiên trong tiến tŕnh tham gia vào tổ chức Thương mại thế giới WTO với đầy những cơ hội và thử thách trước mắt. Chúng ta đang từng bước hoàn thiện nền kinh tế thị trường với nhiều thành phần kinh tế dưới sự quản lư của nhà nước theo định hướng xă hội chủ nghĩa. Thời gian gần đây, nước ta đă mở cửa để đón nhận những thành tựu khoa học-kỹ thuật và tiếp nhận làn sóng đầu tư của các nước phát triển trên thế giới. Sau khi ra nhập tổ chức WTO chóng ta đang dần hoàn thiện những chính sách để tạo điều kiện cho sự hội nhập với nền kinh tế toàn cầu này. Trước đ̣i hỏi đó, các cơ quan và doanh nghiệp cũng phải t́m “lối đi riêng” để khẳng định vị thế của ḿnh. Đặc biệt là các cơ quan, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại.
Sau một thời gian ngắn thực tập tại Văn pḥng Sở Thương mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ, em đă được tiếp cận và t́m hiểu quá tŕnh h́nh thành, hoạt động và phát triển của cơ quan quản lư về thương mại và du lịch. Qua đó, em đă thấy được tầm quan trọng của văn pḥng đối với sự phát triển của cơ quan. Để hoàn thành nhiệm vụ được giao, Văn pḥng Sở phải không ngừng hoàn thiện công tác Văn pḥng trong quá tŕnh hoạt động. Bên cạnh những kết quả đă đạt được trong quá tŕnh hoạt động, Văn pḥng Sở vẫn c̣n một số hạn chế và thiếu sót do cả nguyên nhân chủ quan và khách quan. Nói tới công tác Văn pḥng là nói tới hàng loạt hoạt động thường xuyên diễn ra trong cơ quan, tổ chức. Mỗi hoạt động lại góp phần nhỏ vào việc đem lại hiệu quả nhưng thiếu nó th́ cơ quan và tổ chức lại không hoạt động được. Mà trong quá tŕnh hội nhập toàn cầu này, việc hoàn thiện công tác Văn pḥng lại là một đ̣i hỏi tất yếu. Đây là đề tài khá thú vị không chỉ ở phần lư luận mà trong thực tiễn. Chính v́ vậy, em đă chọn cho ḿnh đề tài: “Tiếp tục hoàn thiện công tác Văn pḥng tại Sở Thương mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ” để nghiên cứu Khoá luận tốt nghiệp.
Thực tế cho thấy văn pḥng được hiểu là một bộ phận trợ giúp các pḥng ban chức năng về công việc nhỏ thường ngày nh­: Soạn thảo văn bản, chuyển công văn, Đă có rất nhiều người quan niệm sai lầm về văn pḥng chỉ là bộ phận tạp vụ và cho rằng đội ngũ nhân viên văn pḥng chỉ là những người có tŕnh độ thấp, là chân sai vặt phục vụ hoạt động cho tổ chức. Với lư luận về “văn pḥng” được học tập tại trường và những ư kiến của cá nhân em, em sẽ mạnh dạn đưa ra các ư kiến, đề suất để hoàn thiện công tác Văn pḥng để đem lại hiệu quả trong quá tŕnh hội nhập ngày nay. Trong thời gian thực tập, em đă đi sâu vào t́m hiểu nghiên cứu các công tác trong Văn pḥng nhằm đưa ra một số ư kiến đóng góp cho Sở nhằm hoàn thiện công tác Văn pḥng của Sở Thương mại-Du lịch.
Trong quá tŕnh nghiên cứu đề tài bên cạnh những kiến thức đă học và tài liệu thu thập được em đă sử dụng kết hợp với các phương pháp nghiên cứu sau đây:
Phương pháp quan sát thực tế, phỏng vấn
Phương pháp tiếp cận thực tế và vận dụng lư thuyết vào thực tiễn
Phương pháp so sánh đối chiếu
Phương pháp phân tích tổng hợp, đánh giá,
Để bài khoá luận tốt nghiệp được hoàn chỉnh, ngoài sự nỗ lực của bản thân em c̣n nhận được sự giúp đỡ nhiệt t́nh của Ban Giám đốc, các Pḥng, Ban đặc biệt là Văn pḥng Sở_nơi em thực tập cũng như của các thầy cô trong khoa Quản trị kinh doanh trường Đại học Dân lập Phương Đông. Đặc biệt là sự giúp đỡ và tận t́nh chỉ bảo của cô Trần Thị Ngà trong thời gian qua.
Mặc dù đă có sự nỗ lực và nhiều cố gắng, song do hạn chế về mặt thời gian và kiến thức cá nhân nên bài khoá luận của em không tránh khỏi những sai xót nhất định. Do vậy, em mong nhận được sự chỉ bảo và góp ư từ phía các thầy cô để bài khoá luận của em được hoàn thiện, nâng cao kiến thức và rút kinh nghiệm.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, khoá luận tốt nghiệp gồm 3 phần:
Chương I: Lư luận chung về công tác văn pḥng
Chương II: Thực trạng công tác Văn pḥng tại Sở Thương mại-Du lịch Phú Thọ
Chương III: Một số nhận xét và kiến nghị tiếp tục hoàn thiện công tác Văn pḥng tại Sở Thương mại-Du lịch Phú Thọ
Em xin chân thành cảm ơn!

Chương I
Lư luận chung về công tác văn pḥng


I. Khái quát chung về văn pḥng
1.1. Khái niệm về văn pḥng
Cho dù là cơ quan quản lư nhà nước hay bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được hoạt động của văn pḥng, bộ phận này đóng vai tṛ rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan c̣ng nh­ doanh nghiệp. Để phục vụ cho công tác lănh đạo quản lư ở các cơ quan, đơn vị cần có công tác văn pḥng với những nội dung chủ yếu như: thu thập, tổ chức, xử lư, phân phối, truyền tải, quản lư và sử dụng các thông tin nội bộ và bên ngoài cơ quan đơn vị nhằm trợ giúp lănh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lư cơ quan, đơn vị. Xuất phát từ những nội dung trên, văn pḥng của mọi cơ quan, tổ chức được tiếp cận theo 2 nghĩa rộng và hẹp nh­ sau:
Theo nghĩa rộng, văn pḥng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lư của đơn vị từ cấp cao nhất đến cấp cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lư của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lư nói riêng. Văn pḥng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động kinh tế đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
Nhưng theo nghĩa hẹp, văn pḥng chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn pḥng chức năng không chỉ là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại.
Ngoài hai cách tiếp cận trên, khái niệm văn pḥng c̣n được hiểu khái quát là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.
Dù theo nghĩa nào th́ văn pḥng cũng có 2 đặc điểm chung nh­ sau:
Là bộ máy tổ chức tổng hợp, với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà bộ máy văn pḥng có thể tổ chức đồ sộ hay gọn nhẹ.
Mọi văn pḥng đều có địa điểm hoạt động, giao dịch kèm theo những cơ sở vật chất nhất định tuỳ theo quy mô của văn pḥng.
1.2. Chức năng của văn pḥng
Văn pḥng ở mọi tổ chức, cơ quan, đơn vị đều có ba chức năng chính là:
a) Chức năng tham mưu:
Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó phải kể đến yếu tố chủ quan hay nói cách khác nó c̣n phụ thuộc vào người quản lư. Bởi vậy, muốn ra quyết định mang tính khoa học và hiệu quả người quản lư cần phải căn cứ vào các yếu tố khách quan nh­ những ư kiến tham gia của các cấp quản lư, của những bộ phận trợ giúp. Những ư kiến đó được văn pḥng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lănh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và tỏ ra hữu hiệu v́ nó vừa mang tính tham vấn và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lănh đạo. Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lănh đạo, quản lư đơn vị của công tác văn pḥng.
b) Chức năng tổng hợp:
Kết quả tham vấn trên đây được phải xuất phát từ những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn pḥng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lư và sử dụng theo yêu cầu của người lănh đạo quản lư. Quá tŕnh thu thập, quản lư, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, tŕnh tự nhất định mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động nh­ trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn pḥng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của văn pḥng mà c̣n có vai tṛ quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị. Chính v́ ư nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn pḥng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại.
c) Chức năng hậu cần:
Hoạt động của cơ quan đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nh­ nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính, những yêú tố đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn pḥng phải cung ứng kịp thời cho mọi hoạt động ở mọi lúc, mọi nơi. Những vật dụng thường xuyên và nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị cũng do văn pḥng cung cấp trên cơ sở định mức tiêu dùng hay kỳ hạn sử dụng. Điều kiện này cũng không kém phần quan trọng ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức ở cả đầu vào và đầu ra. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, phương tiện và nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lư sử dụng các yếu tố đó như thế nào. Với chi phí thấp nhất nhưng mang lại kết quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn pḥng.
Tóm lại, văn pḥng là đầu mối giúp lănh đạo thực hiện các chức năng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ xung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại văn pḥng ở mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức. Trong đó chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của công tác văn pḥng.

1.3. Nhiệm vụ của văn pḥng
Từ chức năng chung, cơ bản trên th́ văn pḥng có những nhiệm vụ cụ thể sau:
a) Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan.
Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào hoạt động cần phải tuân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về một số điều kiện khác. Nhưng các điều kiện này không giống nhau ở các cơ quan khác nhau. Do tính chất hoạt động, vai tṛ và chức năng khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức cần có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Tŕnh tự xây dựng dự thảo, lấy ư kiến tham gia, bổ xung hoàn chỉnh, thông qua lănh đạo ban bè, thi hành, giám sát, bổ xung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn pḥng. Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn pḥng phải thực hiện khi cơ quan thành lập và đi vào hoạt động.
b) Xây dựng và quản lư chương tŕnh kế hoạch hoạt động của cơ quan.
Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát triển. Các đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động th́ phải biết khâu nối mục tiêu và chiến lược thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể sẽ cho văn pḥng, các bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong cơ quan cùng triển khai thực hiện. Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn pḥng sẽ xây dựng kế hoạch ngành cụ thể cho từng năm, quư, tháng, tuần cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương tŕnh đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của ḿnh để đạt được hiệu quả tối ưu. Cũng qua đó mà việc chỉ đạo thực hiện kế hoạch chung của cả cơ quan và các bộ phận liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn.
c) Thu thập, xử lư, sử dụng và quản lư thông tin.
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào cũng cần phải có những thông tin
tối thiểu. Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lănh đạo, quản lư đưa ra những quyết định sáng xuốt, kịp thời, hiệu quả. Người lănh đạo không thể tự thu thập, xử lư thông tin mà cần phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này đó chính là bộ phận văn pḥng. Văn pḥng được coi là cửa ngơ thông tin của cả cơ quan v́ tất cả thông tin đi và đến đều phải qua bộ phận này. Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức nên văn pḥng phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt khi thu nhận, xử lư các thông tin đi và đến. Nếu thông tin được thu thập, xử lư đầy đủ, khoa học, kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lư th́ lănh đạo sẽ có được quyết định hữu hiệu và ngược lại sẽ là ảnh hưởng tới mục tiêu của đơn vị.
d) Trợ giúp về văn bản.
Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu được các cơ quan sử dụng trong quản lư điều hành hoạt động. Do tác dụng to lớn của văn bản mà khi sử dụng phải tuân thủ chặt chẽ các quy định về lưu trữ và ban hành văn bản. Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lư, đúng quy định cần phải có một bộ phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lănh đạo cơ quan. Bộ phận đó phải nắm bắt được đầy đủ thông tin phục vụ cho việc ban hành văn bản đó chỉ có thể là văn pḥng.
e) Đảm bảo các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan.
Mọi cơ quan muốn hoạt động và phát triển đều phải có các yếu tố vật chất và kỹ thuật cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy tŕ sự hoạt động của tổ chức, vừa là vật trung gian kết gắn tổ chức với môi trường đồng thời c̣n là phương tiện truyền dẫn các quá tŕnh hoạt động của tổ chức đến các mục tiêu. Các yếu tố vật chất, kỹ thuật, tài chính phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị là: nhà cửa, bàn ghế, xe, công cụ lao động, các phương tiện truyền phát thông tin cần thiết và các khoản tài chính. V́ vậy, văn pḥng phải căn cứ vào kế hoạch hoạt động của đơn vị mà cung cấp những yếu tố trên cho phù hợp về số lượng, thời gian, không gian, Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không phù hợp sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, cơ quan cần ưu tiên tạo điều kiện thuận.
f) Củng cố tổ chức bộ máy văn pḥng.
Củng cố tổ chức bộ máy văn pḥng là việc làm thiết thực, mang tính ổn định của bộ máy văn pḥng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ của văn pḥng. Việc tổ chức bộ máy văn pḥng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của cơ quan để đảm bảo tính thống nhất của hệ thống. Tuy nhiên cũng cần thấy được tính thống nhất, đa dạng của công tác trong văn pḥng để đáp ứng được cao nhất yêu cầu và mục tiêu đề ra.
g) Duy tŕ hoạt động thường nhật của văn pḥng.
Khác với các hoạt động trong cơ quan, văn pḥng luôn phải hoạt động thường xuyên liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa thực thi vừa giám sát. Đặc tính này xuất phát từ chức năng của văn pḥng để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn tin trong hoạt động của cơ quan. Hoạt động của văn pḥng vừa gắn liền với hoạt động của lănh đạo, vừa gắn liền với các hoạt động của các bộ phận chức năng. V́ thế, để duy tŕ hoạt động của văn pḥng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận chức năng và của ban lănh đạo trong cơ quan.
II. Khái quát chung về công tác văn pḥng
2.1. Khái niệm
Công tác văn pḥng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của tổ chức. Nếu xem xét công tác này theo quan điểm hệ thống th́ ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lănh đạo tổ chức, quản lư, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị. C̣n ở đầu ra là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lư thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài theo yêu cầu của lănh đạo. Toàn bộ hoạt động trên đây sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin. Để công tác văn pḥng đạt kết quả cần phải có những điều kiện cơ bản sau đây:
- Phải có bộ máy văn pḥng được tổ chức thích hợp. Điều này đ̣i hỏi mỗi cơ quan phải tổ chức bộ máy văn pḥng có quy mô, đầy đủ các bộ phận và nhân viên phù hợp với các hoạt động của ḿnh.
- Phải có địa điểm hoạt động và giao dịch với những cơ sở hạ tầng nhất định nh­ nhà cửa, phương tiện, thiết bị,
Do hoạt động của công tác văn pḥng đa dạng và phong phú, Xuất phát từ các quan niệm về văn pḥng kết hợp với các điều kiện của kinh tế thị trường th́ công tác văn pḥng được hiểu như sau: “Công tác văn pḥng là toàn bộ những yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lư, ra quyết định chuyển tải thông tin của các cấp quản lư cơ quan nhằm đạt được mục tiêu nhất định”.
2.2. Các công tác trong văn pḥng
a) Công tác Tổng hợp và Quy chế hoạt động của văn pḥng.
Trong các chức năng của văn pḥng th́ tổng hợp là chức năng quan trọng nhất. Kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ xây dựng các phương án hoạt động của cơ quan, phục vụ các nhà lănh đạo ra quyết định quản lư, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu Để thực hiện chức năng này, văn pḥng phải tổ chức hàng loạt các hoạt động cụ thể trong các khoảng thời gian khác nhau. Công tác tổng hợp và quy chế hoạt động của văn pḥng là công việc phải làm đầu tiên từ khi thành lập để bộ phận này bắt đầu hoạt động. Trên cơ sở quy chế, mọi công tác văn pḥng sẽ vận hành và đi vào hoạt động theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về một số điều kiện khác. Nhưng các điều kiện này không giống nhau ở các cơ quan khác nhau. Do tính chất hoạt động, vai tṛ và chức năng khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức cần có nội quy, quy chế hoạt động riêng.
b) Công tác Thông tin
Thông tin là những dữ liệu có ư nghĩa, được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có được những quyết định nhằm đạt mục đích mong muốn. Ở vào thời kỳ “bùng nổ thông tin” mọi cơ quan đều rất quan tâm tới việc thu thập, phân tích và xử lư thông tin để đưa ra những quyết định tối ưu phục vụ tổ chức. Mặt khác, thông tin được coi là yếu tố quyết định sự thành bại của một tổ chức. Mà khối lượng thông tin trong một đơn vị rất phong phú, đa dạng và nhiều khi cũng rất phức tạp. Nếu thông tin không được tổ chức hợp lư, khoa học th́ sẽ gây trở ngại lớn cho việc quản lư, sử dụng thông tin, thậm chí làm cho hệ thống thông tin bị ách tắc. Để quản lư, khai thác và sử dụng có hiệu quả thông tin, các đơn vị cần tiến hành tổ chức Công tác thông tin trong cơ quan ḿnh.
* Về yêu cầu tổ chức công tác thông tin phải đảm bảo:
+ Thông tin ban đầu phải phù hợp
+ Thông tin phải thống nhất
+ Chất lượng thông tin phải đảm bảo
+ Tiết kiệm thông tin
* Về quy tŕnh hoạt động của công tác thông tin:
+ Xây dựng và tổ chức nguồn tin
+ Thu thập thông tin
+ Phân tích và xử lư thông tin
+ Cung cấp, phổ biến thông tin
+ Bảo quản lưu trữ thông tin
* Về hoạt động thông tin trong các văn pḥng cơ quan: Hoạt động thông tin ở các cơ qua