Tài liệu Thực trạng công tác văn phòng tại Công ty Apatít Việt Nam

ĐỀ TÀI: Thực trạng công tác văn phòng tại Công ty Apatít Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU
Chóng ta đang sống trong thời đại khoa học kỹ thuật, tin tức được cập nhật tính theo từng giây. V́ vậy thông tin có vai tṛ hết sức quan trọng và có quan hệ sống c̣n đối với một tổ chức, như LêNin đă khẳng định “ Không có thông tin th́ không có bất cứ thắng lợi trong lĩnh vực nào, và cả khoa học kỹ thuật và sản xuất”. Mà hoạt động thông tin lại gắn chặt với công tác văn pḥng, v́ vậy hoạt động văn pḥng có một vị trí hết sức đặc biệt nếu không muốn nói hoạt động văn pḥng là hoạt động quan trọng nhất trong mỗi tổ chức đơn vị
Công tác văn pḥng được thực hiện tốt tạo tiền đề phát triển cho cơ quan đơn vị, đồng thời nó c̣n giúp cho hoạt động trong cơ quan được duy tŕ liên tục và kiểm soát chặt chẽ. Bên cạnh đó tổ chức công tác văn pḥng khoa học c̣n có ư nghĩa là xây dựng quy chế khuyến khích người lao động tham gia hoạt động sao cho hợp lư, góp phần nâng cao năng xuất lao động của đơn vị.
Thời gian vừa qua trường ĐHLL Phương đông cùng với khoa QTKD tổ chức cho sinh viên thực tập đi t́m hiểu thực tế tại các cơ quan với mục đích học đi đôi với hành. Qua chuyến đi thực tập vừa rồi, em đă chọn vấn đề Thực trạng công tác văn pḥng tại Công ty Apatít Việt Nam làm đề tài viết Báo cáo thực tập tốt nghiệp. Ngoài phần mở đầu và kết luận Báo cáo chuyên đề gồm 3 phần chính.
Phần I: Lư luận chung về công tác văn pḥng
Phần II: Thực trạng công tác tại văn pḥng Công ty Apatít Việt Nam
Phần III: Một sè ư kiến nhằm nâng cao chất lượng công tác văn pḥng ở Công ty Apatít Việt Nam
Em xin bầy tỏ ḷng biƠt ơn đến sự giúp đỡ của cô chú trong pḥng Tổ chức & Lao động đă tận t́nh cung cấp cho em những thông tin bổ Ưch và đặc biệt là sự chỉ bảo tận t́nh của GS .TS Đào Nguyên Vịnh đă giúp em hoàn thành bài báo cáo của ḿnh trong thời gian ngắn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Lào cai, ngày 03 tháng 4 năm 2005Sinh viên Trần Thị Thanh Thủy

PHẦN I
LƯ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PH̉NG

I- KHÁI NIỆM VỀ CÔNG TÁC VĂN PH̉NG.
Công tác Văn pḥng có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của một tổ chức. Nếu xem công tác này theo quan điểm hệ thống th́: ở đâu có đầu vào bao gồm hoạt động trợ giúp lănh đạo tổ chức, quản lư toàn bộ hoạt động thông tin kinh tế chính trị xă hội, hành chính môi trường .Theo các phương án khai thác sử dụng khai thác nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị. C̣n ở đầu ra là những hoạt động phân phối, truyền tải thu và xử lư thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lănh đạo. Toàn bộ hoạt động trên đây góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin, hay nói cách khác là không ngừng củng cố hoạt động văn pḥng trong mỗi cơ quan đơn vị.
Để công tác văn pḥng đạt kết quả cần phải có những điều kiện căn bản sau đây:
Thứ nhất: Phải có bộ máy văn pḥng được tổ chức thích hợp ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn bộ máy văn pḥng có thể bao gồm đầy đủ các pḥng, các bộ phận với bộ phận nhân sự cần thiết để thực thi mọi hoạt động văn pḥng mộ cách độc lập, có liên quan đến nhiều đầu mối với các tính chất khác nhau. Đối với các đơn vị có quy mô nhỏ, các hoạt động mang tính chất thuần nhất, đơn lẻ bộ máy văn pḥng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu, đồng thời c̣n kiêm nhiệm các chức năng quản trị nhân sự, vật tư, tài chính .
Thứ hai: Phải có địa điểm hoạt động, giao dịch với những cơ sở hạ tầng nhất định như nhà cửa, phương tiện, thiết bị .vị trí quy mô của các yếu tố vật chất như nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc tính tổ chức quản lư, và quy mô hoạt động của công tác văn pḥng.
Do đó hoạt động công tác văn pḥng đa dạng, phong phú nên hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về văn pḥng.
Nếu quan sát văn pḥng ở trạng thái tĩnh nó bao gồm các yếu tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người .Có trong văn pḥng cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức Nếu quan sát văn pḥng ở trạng thái động th́ nó bao gồm toàn bộ quá tŕnh vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị và kết hợp cả hai quan điểm trên khi nghiên cứu về công tác văn pḥng th́ có thể thấy đầy đủ cả mặt h́nh thức và nội dung của hệ thống thông tin.
Từ những quan niệm trên đây và liên hệ hoạt động văn pḥng với các điều kiện của kinh tế thị trường th́ công tác văn pḥng là: Toàn bộ những yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp, phân tích, xử lư, ra quyết định chuyển tải thông tin của các cấp quản lư đơn vị nhằm mục tiêu nhất định.
Khái niệm trên đây vừa phản ánh bản chất, quá tŕnh hoạt động của văn pḥng vừa đề cập đến những điều kiện vật chất cần thiết cho công tác văn pḥng.
II-CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PH̉NG
1. Chức năng của văn pḥng.
Văn pḥng là một thực thể khách quan bởi vậy nó cũng có điều kiện tồn tại như bất kỳ một thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồn tại. hay nói cách khác, văn pḥng cũng có những lư do tồn tại độc lập tương đối như các tổ chức, đơn vị khác văn pḥng có những chức năng cơ bản sau đây:
a/ Chức năng tham mưu.
Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có yếu tố chủ quan ( thuộc về người quản lư) bởi vậy, muốn ra quyết định đúng, người quản lư cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ư kiến tham gia của các cấp quản lư, của những người trợ giúp. Những ư kiến đó được văn pḥng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những quyết định chung nhất nhằm cung cấp cho lănh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn.
Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu v́ nó vừa mang tính tham vấn và có tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lănh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các lănh đạo quản lư đơn vị của công tác văn pḥng.
b/ Chức năng tổng hợp
Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin đầu vào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn pḥng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lư và sử dụng theo yêu cầu của lănh đạo, quản lư. Quả tŕnh thu thập quản lư, xử dụng thông tin phải tuân thủ nguyên tắc, tŕnh tự nhất định mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn pḥng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến tham mưu của văn pḥng mà c̣n có vai tṛ quan trọng đối với sự thành công hay hay thất bại của cơ quan, đơn vị (lợi thế thông tin). Chính v́ ư nghĩa to lớn của chức năng này các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn pḥng cho phù hợp với tốc độ phát triển của thời đại.
c/ Chức năng hậu cần
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa phương tiện thiết bị, công cụ, tài chính Những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn pḥng phải cung cấp đầy đủ, kịp thời cho mọi quá tŕnh, mọi lúc mọi nơi.
Ví dô:
Khu văn pḥng cơ quan làm việc phải được lựa chọn, bố trí sao cho thuận lợi trong điều hành hoạt động, giao dịch và đỡ tốn kém nhất.
Trong trụ sở, pḥng làm việc cần xếp đặt phù hợp với mỗi loại công việc phù hợp với mỗi người cán bộ, nhân viên trong từng điều kiện môi trường nhất định. Cho dù các thiết bị phương tiện đơn sơ hay hiện đại cũng được bố trí hợp lư, tiện lợi và hiệu quả.
Những vật dụng thường xuyên là nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị cũng do văn pḥng cung cấp trên cơ sở định mức tiêu dùng hay kỳ hạn sử dụng. Điều kiện này cũng không kém phần quan trọng ảnh hưởng đến các hoạt động của tổ chức ở cả đầu vào và đầu ra. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, phương tiện và nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lư, sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi cơ quan văn pḥng. Chi phí thấp để đạt kết quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn pḥng.
Tóm lại, văn pḥng là đầu mối giúp lănh đạo thực hiện các chức năng trên. Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn pḥng ở mỗi cơ quan đơn vị tổ chức. Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng quyết định sự thành bại của công tác văn pḥng.
2. Nhiệm vụ
Từ những chức năng đặc chưng, cơ bản của mỗi thực thể người ta phân thành chức năng cụ thể chi tiết. Những chức năng cụ thể Êy lại gắn với điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, h́nh thức và nội dung cụ thể gọi là những nhiệm vụ. Ví như với chức năng tham mưu sẽ có nhiệm vụ trước mắt, nhiệm vụ nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay đột xuất. Trong tham mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, về chính sách tiếp thị, về cung ứng vật tư, về tuyển dụng lao động như đối với văn pḥng Công ty kinh doanh. Đó là những nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động của mỗi ngành, lĩnh vực mà văn pḥng phải thực hiện trong chức năng tham mưu. Một số nhiệm vụ cụ thể của văn pḥng như sau:
a/ Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị. Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện để duy tŕ hoạt động. Nhưng các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị do tính chất hoạt động, vai tṛ và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Tŕnh tự xây dựng dự thảo, lấy ư kiến tham gia, hoàn chỉnh, thông qua lănh đạo, ban bè thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn pḥng. Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn pḥng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức đi vào hoạt động.
b/ Xây dựng và quản lư chương tŕnh kế hoạch hoạt động cơ quan, đơn vị. Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát triển. Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10-20 năm, c̣n mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động : 5 năm, 3 năm, 1 năm, Quư, Tháng, Tuần, Ngày .Cần phải có kế hoạch chương tŕnh cụ thể. Kế hoạch hoạt động của một đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà c̣n có nhiều loại khác như kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài chính .Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Đơn vị muốn đạt mục tiêu hoạt động th́ phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động.
Kế hoạch tổng hợp Êy sẽ do văn pḥng, bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. căn cứ vào chiến lược phát triển, văn pḥng sẽ xây dựng kế hoạch ngành sản phẩm cụ thể cho từng quư, năm, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở kế hoạch, chương tŕnh đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của ḿnh để các sản phẩm dịch vụ làm ra với chất lượng tốt, giá thành hạ. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương tŕnh, kế hoạch chung của đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị c̣n liên hệ với nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn.
c/Thu thập, xử lư, sử dụng, quản lư thông tin.
Hoạt động của bất kỳ một đơn vị, cơ quan nào cũng phải có những yêu cầu tối thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xă hội, hành chính, môi trường Những thông tin xuôi, những thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo. Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lănh đạo quản lư đưa ra những quyết định sáng suốt kịp thời, hiệu quả.
Người lănh đạo không thể tự thu thập, xử lư thông tin được mà cần phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này là văn pḥng. Văn pḥng được coi như là cổng gác thông tin của một cơ quan v́ tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lư, chuyển phát tại văn pḥng. Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ) văn pḥng phân loại thông tin theo các h́nh thức thích hợp để chuyển tải hay lưu giữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, có liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức nên văn pḥng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư - lưu trữ khi thu nhận, xử lư, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lư khoa học đáp ứng nhu cầu quản lư th́ giới lănh đạo sẽ có được quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị.
d/ Trợ giúp về văn bản.
Văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay nhiều cơ quan đơn vị đều sử dụng phương tiện này trong quản lư, điều hành hoạt động. Do tính năng tác dụng của nó khá lớn nên khi sử dụng văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể đối với các đối tượng quản lư về kinh tế, chính trị, xă hội . Phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản. Hiện nay ở nước ta đă có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ vào Luật, Chính phủ và các bộ ngành đă ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến hoạt động kinh tế xă hội của các đơn vị tổ chức như hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự . Văn bản luật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy chế các quyết định hành chính và quản lư thường nhật. Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp t́nh, hợp lư, đúng thẩm quyền có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho những lănh đạo cơ quan đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt được những thông tin đầu vào và xử lư thông tin. đó chính là văn pḥng.
e/ Bảo đảm các yếu tố vật chất tài chính cho hoạt động của cơ quan. bất kỳ cơ quan đơn vị nào muốn tồn tại và hoạt động đều phải có yếu tố kỹ thuật và vật chất cần thiết. các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy tŕ tổ chức tồn tại, vừa là vật chung gian kết gắn tổ chức với môi trường, đồng thời c̣n là phương tiện truyền dẫn các quá tŕnh hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế - xă hội.
Các yếu tố vật chất, kỹ thuật, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có nhà cửa, xe cộ, bàn ghế các phương tiện nhập và truyền tin các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên liên tục v́ vậy văn pḥng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch thực hiện chương tŕnh hoạt động của đơn vị của đơn vị mà cung cấp kịp thời đầy đủ. Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng giá thành cao Đều ảnh hưởng chực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan đơn vị thường được ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn pḥng thực thi nhiệm vụ.
Đây là việc làm thiết thực, mang tính ổn định của bộ máy văn pḥng nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn pḥng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phó trong công tác tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra với công tác văn pḥng. Không những thế trong thời đại Bùng nổ thông tin này đ̣i hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn pḥng. Yêu cầu đó đặt ra với khối văn pḥng rất cao về mặt tổ chức và quản lư điều hành công việc. pḥng.
g/ Duy tŕ hoạt động thường nhật của văn
Khác với các hoạt động cơ quan, đơn vị, văn pḥng phải hoạt động thường xuyên liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra giám sát. Đặc tính hoạt động này là xuất phát từ chức năng của văn pḥng để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng đối với hoạt động của cơ quan. theo cách đó văn pḥng bao gồm bộ phận nhân sự làm việc trong giờ hoạt động chung của đơn vị, c̣n một bộ phận (không lớn) làm việc liên tục ngày đêm ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt hoạt động của văn pḥng vừa gắn liền với hoạt động của lănh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp tham mưu vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc lại vừa tự tổ chức, quản lư lấy các hoạt động của chính ḿnh cho phù hợp với các hoạt động trên . v́ thế để duy tŕ hoạt động của văn pḥng cần có sự phối hợp chặt chẽ đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lư trong cơ quan, đơn vị.
Trên đây là nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn pḥng mà cơ quan, đơn vị nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung. Tuy nhên c̣n tùy theo những tính chất đặc trưng của cơ quan, đơn vị mà văn pḥng c̣n có những nhiệm vụ cụ thể khác.
III- MÔI TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PH̉NG
1. Khái niệm môi trường
Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về môi trường song tựu chung lại ở một quan niệm được nhiều nhà khoa học thống nhất sau đây:
Môi trường của một thực thể là tổng hợp các điều kiện bên ngoài có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến thực thể đó.
Bất cứ thực thể nào cũng tồn tại và vận động trong một môi trường nhất định. Môi trường bao gồm các điều kiện khác nhau thậm trí có thể chuyển hóa cho nhau như vật lư, hóa học, sinh học, kinh tế xă hội, chính trị Người ta có thể nhận thức về môi trường ở các góc độ, quy mô khác nhau nên nội dung về môi trường sẽ phong phú, đa dạng cũng không kém phần phức tạp.
Các nhà quản trị cần phải nghiên cứu, t́m ra các biện pháp tích cực nhất tác động đến các yếu tố môi trường để khai thác những ảnh hưởng tốt của môi trường và hạn chế những ảnh hưởng xấu của nó đến quá tŕnh và kết quả hoạt động của văn pḥng, cơ quan.
2. Các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến công tác văn pḥng.