Luận Văn Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tại Công ty Hàng Hải Vinalines Nha

Khóa luận tốt nghiệp năm 2011
Đề tài: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tại Công ty Hàng Hải Vinalines Nha Trang


MỤC LỤC
Quyết định thực tập tốt nghiệp
Xác nhận của đơn vị thực tập
Nhận xét của giáo viên hướng dẫn
Nhận xét của giáo viên phản biện
Lời cảm ơn
Danh mục thuật ngữ
Danh mục viết tắt
Danh mục bảng biểu
Danh mục sơ đồ
Danh mục lưu đồ
LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP 4
1.1 KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 5
1.1.1 Định nghĩa: 5
1.1.2 Các bộ phậnhợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ: . 6
1.1.2.1 Môi trường kiểm soát: 6
1.1.1.2 Đánh giá rủi ro: . 8
1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát: 10
a) Phân chia trách nhiệm đầy đủ: 10
b) Kiểm soát quá trình xửlý thông tin và nghiệp vụ: 10
c) Kiểm soát vật chất: . 11
d) Kiểm soát độc lập việc thực hiện: . 12
e) Phân tích soát xét lại việc thực hiện: . 12
1.1.2.4 Thông tin và truyền thông: . 12
1.1.2.5 Giám sát: . 15
1.1.3 Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ: 15
1.1.4 Mục tiêu chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ: . 18
iii
1.1.5 Trình tự nghiên cứu kiểm soát nội bộ: 19
1.1.5.1 Mục đích nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ: 19
1.1.5.2 Trình tự nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ: 19
a) Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ: . 19
b) Đánh giá rủi ro kiểm soát: . 19
c) Thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát: . 20
d) Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại thử nghiệm cơ bản: 20
1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU: 20
1.2.1 Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu: . 20
1.2.1.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách: . 21
1.2.1.2 Thực hiện dịch vụ: 21
1.2.1.3 Lập và gởi hóa đơn bán hàng cho khách hàng: . 21
1.2.1.4 Nhận tiền thanh toán: . 22
1.2.1.5 Điều chỉnh: 23
1.2.2 Các thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu: . 23
1.2.2.1 Kiểm tra đơn đặt hàng: . 23
1.2.2.2 Xét duyệt bán chịu: . 23
1.2.2.3 Thực hiện dịch vụ cho khách hàng: . 23
1.2.2.4 Lập và gởi hóa đơn cho khách hàng: . 23
1.2.2.5 Theo dõi thanh toán: . 24
1.2.2.6 Xét duyệt hàng bán bị trả lại: . 24
1.2.2.7 Cho phép xóa nợ các khoản nợ không có khả năng thu hồi: 24
CHƯƠNG 2: 26
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU
TRÌNH DOANH THU . 26
TẠI CÔNG TY HÀNG HẢI VINALINES NHA TRANG 26
2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY: 27
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 27
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và vai trò của công ty: 28
iv
2.1.2.1 Chức năng: 28
2.1.2.2 Nhiệm vụ: 29
2.1.2.3 Vaitrò: . 29
2.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công
ty: . 30
2.1.3.1 Các nhân tố bên trong: . 30
2.1.3.2 Các nhân tố bên ngoài: . 31
2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty: . 33
2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty: 33
2.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận: . 35
2.1.5 Phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới: 41
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY: . 42
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty: 42
2.2.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: 42
2.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ: . 43
2.2.2 Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty: . 46
2.2.3 Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty: 46
2.2.4 Tố chức hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty: 48
2.2.5 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty: . 48
2.2.6 Tổchức hệ thống sổ sách kế toán tại Công ty: 49
2.3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU
TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY: 49
2.3.1 Tổ chức chu trình doanh thu tại công ty: 49
2.3.1.1 Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu: 49
a) Nhận đơn đặt hàng và xử lý: . 50
b) Xét duyệt bán chịu: . 51
c) Thực hiện dịch vụ cho khách: . 51
d) Lập hóa đơn bán hàng: . 52
v
e) Theo dõi thanh toán: . 52
f) Điều chỉnh: 53
2.3.1.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình doanh thu: . 53
a) Chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu: 53
b) Quy trình luân chuyển và xử lý nghiệp vụ bán hàng, cung cấp 55
c) Quy trình luân chuyển và xử lý nghiệp vụ thu tiền bán hàng, cung cấp dịch
vụ tại Công ty 78
d) Chức năng của các bộ phận liên quan: 82
e) Tài khoản sử dụng: . 83
f) Phương pháp hạch toán: 84
g) Tổ chức sổ sách kế toán: . 84
2.3.2 Thực trạng các hoạt động kiểm soát trong chutrình doanh thu: 87
2.3.2.1 Đánh giá kiểm soát hoạt động bán hàng, ghi nhận nợ phải thu
và xóa nợ: 88
2.3.2.2 Kiểm soát hoạt động thu tiền: . 93
2.3.2 Đánh giá về công tác kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu tại
Công ty: 96
2.3.2.1 Những ưu điểm: 97
2.3.2.2Những nhược điểm: . 98
2.3.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát tại Công ty: . 99
CHƯƠNG 3:MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÁCTHỦ
TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI
CÔNG TY HÀNG HẢI VINALINES NHA TRANG . 102
3.1 KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG: 103
3.1.1 Hoạt động bán hàng -Định mức bán chịu: . 103
3.1.2 Hoạt động bán hàng –Sự phê chuẩn: . 104
3.1.2.1 Bảng báo giá: . 104
3.1.2.2 Hoạt động bán hàng -Chiết khấu thương mại: . 105
3.1.3 Hoạt động kế toán –Hạch toán ghi nhận doanh thu: . 105
vi
3.2 KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU TIỀN: 107
3.2.1 Hoạt động thu tiền khách hàng –Tiền mặt: . 107
3.2.1.1 Nhận tiền –Ghi nhận vào sổ sách: . 107
3.2.1.2 Lập chứng từ -Phiếu thu: . 107
3.2.2 Hoạt động thu tiền khách hàng –Chuyển khoản: 110
3.3 MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG LIÊN QUAN KHÁC: . 111
3.3.1 Phân công công việc: . 111
3.3.2 Theodõi công nợ phải thu: 112
3.3.3 Lập chứng từ: 113
3.3.4 Chứng từ lưu tại bộ phận TC-KT: 113
3.4 KIỂM SOÁT PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH
DOANH THU: . 114
KẾT LUẬN . 116
vii
DANH MỤC THUẬT NGỮ
Agent Đại lý
Booking Confirmation Xác nhận đơn đặt hàng
Debit Note Hóa đơn thương mại(đối với khách hàng từ Pháp)
Forwarding Dịch vụ giao nhận
Invoice Hóa đơn thương mại
Logistics Dịch vụ vận tải đa phương thức
Proma Invoice Hóa đơn chiếu lệ
Receipt Biên bản giao nhận hàng/ tiền
DANH MỤC VIẾT TẮT
Ký hiệu Tiếng Anh Tiếng Việt
CFS Container Freight Station Nơithu gom hàng lẻ ở cảng
CVBH Chuyên viên bán hàng
DP Designated Person Cán bộ phụ trách
DVHH Dịch vụ hàng hải
ISM International Safety Managerment Bộ luật quản lý an toàn quốc tế
ISPS International Ship and Port Facilities Security
Bộ luật Quốc tế về An ninh Tàu và Bến cảng
KTCN Kế toán công nợ
KTT Kế toán trưởng
NH-KS Nhà hàng khách sạn
P.KD Phòng kinh doanh
P.TC-KT Phòng Tài chính-Kế toán
TQ Thủ quỹ
viii
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1: Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ . 17
Bảng 4: Danh mục Tài sản –Phương tiện –Thiết bị (Phụ lục 1) 30
Bảng 2: Danh mục hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty (Phụ lục 1) 48
Bảng 3: Danh mục chứng từ sử dụng tại Công ty (Phụ lục 1) . 48
Bảng 4: Danh mục sổ sách kế toán tại Công ty (Phụ lục 1) . 49
Bảng 5: Danh mục các loại báo cáo doanh thu Công ty dửdụng 86
Bảng 6: Các rủi ro có thể xảy ra đối với chu trình doanh thu tại công ty . 87
Bảng 7: Bảng kết quả điều tra thủ tục kiểm soátđối với quá trình bán hàng, ghi
nhận nợ phải thu và xóa nợ 88
Bảng 8: Bảng đánh giá kết quả điều tra hoạt động kiểm soát đối với quá trình bán
hàng, ghi nhận và xóa nợ . 90
Bảng 9: Kết quả điều tra hoạt động thu tiền khách hàng . 93
Bảng 10: Bảng đánh giá kết quả điều tra hoạt động thu tiền khách hàng . 95
ix
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1: Tổ chức bộ mày quản lý tại Công ty 34
Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 43
Sơ đồ 3: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty . 48
Sơ đồ 4: Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát các hoạt động trong chu trình doanh thu tại
Công ty 49
Sơ đồ 5: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 các hoạt động trong chu trình doanh thu tại
Công ty 50
DANH MỤC LƯU ĐỒ
Lưu đồ 1: Dịch vụ giao nhận –Vận chuyển nội địa . 55
Lưu đồ 2: Dịch vụ giao nhận –vận chuyển hàng ra cảng và làm thủ tục hải quan cho
hàng xuất khẩu (hàng rời –phải lưu kho tại cảng) . 60
Lưu đồ 3: Dịch vụ giao nhận –làm thủ tục cho hàng nhập khẩu và vận chuyển hàng
về kho (hàng rời –phải lưu kho tại cảng) . 64
Lưu đồ 4: D ịch vụ thương m ại –Cung cấp vật t ư s ửa chữa t àu, hàng hóa,
th ực phẩm . . 68
Lưu đồ 5: Dịch vụ đại lý –Cho thuê kho ngoại quan . 72
Lưu đồ 6: Quy trình xử lý nghiệp vụ xóa nợ không thu hồi được . 77
Lưu đồ 7: Quy trình xử lý nghiệp vụ thu tiền bán hàng trực tiếp 79
Lưu đồ 8: Quy trình xử lý nghiệp vụ thu tiền bán hàng qua chuyển khoản . 81
Lưu đồ 9: Quy trình xử lý nghiệp vụ thu tiền bán hàng trực tiếp 108
1
LỜI MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài:
Kinh tế thị trường luôn tạo ra những biến động mạnh mẽ, bất ngờ đầy sự cạnh
tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng khốc liệt. Hoạt động trong môi trường đó,
với bất kì một doanh nghiệp nào thì kết quả kinh doanh mà cụ thể là doanh thu luôn
là điều mà các nhà quản lý quan tâm. Doanh thu là một chỉ tiêu tài chính quan trọng
của doanh nghiệp. Cụ thể khi phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp không
thể không có các chỉ tiêu “Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu”, “Vòng quay tổng tài
sản”, “Vòng quay các khoản phải thu”, .Doanh thu không những bù đắp chi phí bỏ
ra trong quá trình sản xuất kinh doanh mà còn thu về một khoản lợi nhuận. Đây là
nguồn tích lũy vô cùng quan trọng không chỉ bù đắp các quỹ trong doanh nghiệp,
tái sản xuất, đóng góp vào ngân sách Nhà nước mà còn là nguồn để mở rộng quy
mô sản xuất kinh doanh. Do đó, việc tổ chức hạch toán, quản lý các hoạt động liên
quan đến doanh thu là rất cần thiết.
Thực tế là các doanh nghiệp luôn muốn đạt doanh thu cao và hạn chế bớt
các khoản nợ khó đòi của khách hàng nhưng việc thực hiện điều này càng trở
nên khó khăn hơn khi s ố lượng các doanh nghiệp trên thị tr ường ngày càng
đông. Doanh nghiệp muốn bán được nhiều hàng thì phải chấp nhận bán chịu.
Bán chịu ở mức nào, trong bao lâu, đối tượng khách hàng được chấp nhận, .thì
thông qua các thủ tục kiểm soát chu trình doanh thu sẽ giúp các doanh nghiệp
đưa ra chính sách phù hợp.
Mặt khác, trong một doanh nghiệp cho dù áp dụng công nghệ hiện đại đến đâu
thì con người vẫn điều hành chính, sẽ có lúc bất cẩn đãng trí dẫn đến hạch toán
doanh thu sai hay bỏ sót doanh thu. Ngoài ra còn có tình trạng gian lận xuất phát từ
lợi ích cá nhân và vì những lý do khác.
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty
còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công
ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai
2
mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin,
kiểm tra chéo giữa các bộ phận đểphòng ngừa gian lận.
Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, cùng với sự chấp thuận của bộ môn Kế toán -Khoa Kế toán-Tài chính –và của Ban lãnh đạo Công ty Hàng Hải Vinalines Nha
Trang, em đã chọn đề tài: “Thực trạng công táckiểm soát nội bộ đối với chu
trình doanh thu tại Công ty Hàng Hải Vinalines Nha Trang”.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Khoá luận trên cơ sở tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về chu trình
doanh thu tại Công ty Hàng hải Vinalines Nha Trang. Với các sự kiện kinh tế chính:
 Nhận đặt hàng của khách
 Giao hàng, cung cấp dịch vụ cho khách
 Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền
 Nhận tiền thanh toán
 Điều chỉnh
Trong giới hạn thời gian và khả năng nghiên cứu, em chỉ tìm hiểu phần doanh
thu chiếm tỷ trọng lớn trong Công ty là doanh thu dung cấp dịch vụ hàng hải.
Trong đó, có 2 mảng hoạt động chủ yếu của Công ty là:
 Doanh thu dịch vụ đại lý tàu.
 Doanh thu dịch vụ giao nhận.
Ngoài ra còn có các hoạt động khác như làm dùm dịch vụ thủ tục hải quan cho
hàng xuất nhập khẩu, cho thuê kho ngoạn quan, cung cấp vật tư sửa chữa tàu .
Từ đó, đánh giá các thủ tục kiểm soát của Công ty đối với chu trình doanh thu
và đưa ra ý kiến đề xuất.
3. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp phân tích
- Phương pháp dối chiếu
- Phương pháp điều tra, quan sát, phỏng vấn
- Sử dụng bảng câu hỏi, bảng tường thuật, lưu đồ để thu thập và mô tả thông
tin về hoạt động kiểm soáttrong Công ty.
3
4. Nội dung:
Chương 1:Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
Chương 2:Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tại
Công ty Hàng hải Vinalines Nha Trang.
Chương 3:Một số biện pháp nhằm hoàn thành cácthủ tục kiểm soát nội bộ đối
với chu trình doanh thu tại Công ty Hàng hải Vinalines Nha Trang.
5. Những đóng góp khoa học của đề tài:
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận và mô tả thực trạng thủ tục kiểm soát cho
chu trình doanh thu tại Công ty Hàng Hải Vinalines Nha Trang.
- Trên cơ sở đó, em đã đề ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm
soát đối với chu trình doanh thu tại công ty


CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ LÝLUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP
5
1.1 KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1 Định nghĩa:
Hiện nay, định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO
(Committeee of Sponsoring Organization). COSO là Ủy ban thuộc Hội đồng quốc
gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (National Conmmission on
Financial reporting, hay còn được gọi là Treadway Commission). Báo cáo của
COSO được công bố dưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ -Khuôn khổ hợp nhất (Internal
Control –Intergrared framework)đã định nghĩa về kiểm soát nội bộ như sau:
“ Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản
trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp
lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
(2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính.
(3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định.”
Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là quá trình,
con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị
cần kiểm soát các hoạt động của mình, kiểm soát nội bộ chính là quá trình này. Đó
không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện
trong mọi bộ phận, quện chặt vào vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ
bản trong các hoạt động của tổ chức.
- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là Hội đồng
quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. Con người được
xem là vị trí trung tâm của quá trình kiểm soát nội bộ. Chính họ sẽ vạch ra mục
tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát và vận hành chúng. Và muốn quá trình kiểm soát
hữu hiệu cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của
từng thành viên để đạt được mục tiêu của tổ chức.
- Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý
trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối.


TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Trường Đại học Kinh tế TP.HCM –Tập thể tác giả khoa Kế toán –Kiểm
toán(2010), “Kiểm soát nội bộ”.
- Trường Đại học Kinh tế TP.HCM –Tập thể tác giả khoa Kế toán –Kiểm
toán (2010), “Kiểm toán”.
- Các sổ sách, báo cáo của Công ty Hàng hải Vinalines Nha Trang.
- Các giáo trình Kiểm toán; Kế toán tài chính; Hệ thống thông tin.
- Đồ ántốt nghiệp của các anh chị khóa trước.
- Các trang web: http://www.vinalines.com.vn/
http://www.webketoan.vn/
http://www.vietnambranding.com /
http://vietbao.vn/
http://vietmarine.net/
http://vnexim.com.vn/