Chuyên Đề Thực tập tổng hợp

Đề tài: Thực tập tổng hợp

Phần I: Công ty quảng cáo An Tiêm
A. Quá tŕnh h́nh thành và phát triển của công ty quảng cáo An Tiêm
Công ty quảng cáo An Tiêm được thành lập theo giấy phép số 635/GP/TLDN của UBND thành phố HCM và giấy chứng nhận đủ điều kiện hành nghề quảng cáo trên phạm vi toàn quốc số 120/GP Bộ VHTT
Từ năm 1986, công ty được ra đời h́nh thức là một cơ sở in ấn, thiết kế các sản phẩm quảng cáo. Đến năm 1996, công ty đă pháy triển thành một công ty quảng cáo chuyên nghiệp cung cấp đầy đủ các dich vụ quảng cáo:
- quảng cáo trên phương tiện truyền thông
- quảng cáo trên ấn phẩm, vật phẩm
- thực hiện các chương tŕnh khuyến măi
- nghiên cứu thị trường và tư vấn quảng cáo
- hoạt động quan hệ cộng đồng
- xây dựng các chiến lược tạo dựng và phát triển thương hiệu
Sau hơn 10 năm h́nh thành và phát triển, trải qua nhiều thuận lợi và khó khăn, đến nay, công ty quảng cáo An Tiêm đă có một bề dày kinh nghiệm và thành quả, tụ hào đứng vào trong nhóm những công ty quảng cáo Việt Nam có thể cung cấp toàn diện một kế hoạch quảng cáo, hoạch định chiến lược truyền thông và phát triển nhăn hiệu cho những nhà sản xuất lớn trong và ngoài nước. Mới đây trụ sở công ty quảng cáo An Tiêm đă chuyển sang địa chỉ mới tại 278/14 Tô Hiến Thành, phường 15, quận 10, Tp HCM, nơi có cơ sở vật chất tốt hơn với môi trường làm việc hiệu quả hơn. Không chỉ có hoạt động kinh doanh, công ty hàng năm c̣n không quên dành một phần trích ra từ lợi nhuận để đóng góp cho các hoạt động xă hội như: từ thiện, tài trợ, tổ chức các chương tŕnh ủng hộ, quyên góp, . Điều này cũng góp phần không nhỏ trong việc xây dựng h́nh ảnh tốt đẹp của công ty trong tâm trí cộng đồng.
Với h́nh ảnh tượng trưng là “quả dưa hấu” giản dị mà đầy ư nghĩa, công ty quảng cáo An Tiêm được nhắc đến như một giải pháp cho sự khởi đầu của mọi thành công.
An Tiêm – người gieo hạt
Đây là slogan chính thức của công ty quảng cáo An Tiêm, với ư nghĩa sâu sắc mang đậm tính dân gian truyền thống nhưng cũng không làm mất đi vẻ hiện đại. Slogan này định vị An Tiêm như một nhà quảng cáo tiên phong, khơi nguồn và phát triển lĩnh vực quảng cáo, và như một lời khẳng định về sự thành công cho khách hàng. Ngoài ra An Tiêm c̣n có một câu khẩu hiệu khác cũng không kém phần hấp dẫn và sáng tạo: “không phải những ǵ bàn nói làm người khác chú ư mà chính là cách bạn phải nói như thế nào” Một lần nữa An Tiêm lại khẳng định tính chuyên nghiệp của ḿnh cũng như h́nh thức quảng bá hiệu quả cho tên tuổi công ty.
Đến năm 2001, phạm vi hoạt động của công ty không chỉ gói gọn trong phạm vi thành phố HCM mà đă phát triển rộng ra khu vực miền Trung và miền Bắc. Công ty đă nhanh chóng mở văn pḥng đại diện tại Hà Nội tại 103 B4 Nam Thành Công với mục tiêu cụ thể và lâu dài là tấn công – chiếm lĩnh thị trường miền Bắc, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Miền Trung cũng là một đích ngắm của công ty trong thời gian tới.
Với thế mạnh thương hiệu cũng như tầm hoạt động của ḿnh, công ty quảng cáo An Tiêm đă kư được những hợp đồng quảng cáo độc quyền cho một số doanh nghiệp lớn trong nước
B. Cơ cấu tổ chức và nguồn lực của công ty
Công ty quảng cáo An Tiêm hiện có tổng số 14 thành viên trong đó có 1 Giám đốc và 13 nhân viên chia thành 7 bộ phận: Ban Giám đốc, tài chính – hành chính, quan hệ khách hàng, truyền thông, quan hệ cộng đồng, sáng tạo thiết kế, sản xuất.
Là một công ty quảng cáo cung cấp đầy đủ các dịch vụ quảng cáo nhưng có cơ cấu tổ chức rất gọn nhẹ và thể hiện sự linh hoạt trong công việc. Các bộ phận được phân công công việc cụ thể và thường xuyên phối hợp ăn ư trong hoạt động. Các nhân viên trong công ty có tuổi đời c̣n rất trẻ, từ 23 đến 32 tuổi, năng động, nhiệt t́nh, đầy sức sáng tạo và đều có tŕnh độ đại học, tâm huyết với nghể quảng cáo, luôn cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao. Môi trường làm việc với đầy đủ tiện nghi, máy móc, trang thiết bị hỗ trợ. Đó là nguồn khích lệ lớn cho nhân viên công ty nỗ lực trong công ty. Ngoài ra công ty c̣n có những chế độ quan tâm, chăm sóc nhân viên như: tằng quà sinh nhât hoặc nhân dịp lễ tết, trợ cấp ốm đau .

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY QUẢNG CÁO AN TIÊM

s




a/ Ban Giám đốc
Trong công ty quảng cáo An Tiêm, hiện nay ông Đỗ Kim Dũng là chủ sở hữu doanh nghiệp, đồng thời giữ chức vụ giám đốc điều hành công ty. Với vị trí đó, ông Dũng quản lư và điều hành chung toàn bộ các công việc của công ty, cũng là người trực tiếp phân công công việc cho từng bộ phận thực hiện.
b/Tài chính – hành chính
Đây là bộ phận rất quan trọng và cũng là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ một doanh nghiệp nào. Bộ phận này theo dơi và quản lư các vấn đề về tài chính cũng như nhân sự trong công ty
- Về tài chính: quản lư các hoá đơn, chứng từ (như hóa đơn đề nghị khách hàng thanh toán, hóa đơn thanh toán cho các cơ quan báo đài, hóa đơn thanh toán các dịch vụ hỗ trợ như với diễn viên, đạo diễn, quay phim, công ty in hóa đơn thanh toán các khoản thuế theo luật định ), lập và quản lư sổ sách kế toán, theo dơi và quản lư t́nh h́nh doanh thu – chi phí, cung cấp các thiết bị máy móc, thiết bị văn pḥng và cơ sở vật chất phục vụ cho công việc chung của công ty, chi trả lương cho nhân viên trong công ty
- Về nhân sự: theo dơi quá tŕnh tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, quá tŕnh làm việc, thời gian làm việc và nghỉ phép của nhân viên
c) Bộ phận quan hệ khách hàng (Account)
Bộ phận này đóng vai tṛ là cầu nối giữa công ty Quảng cáo An Tiêm với khách hàng, có nhiệm vụ chủ yếu như sau:
T́m hiểu nhu cầu quảng cáo trên thị trường, xác định khách hàng mục tiêu của công ty (đó là tất cả các tổ chức, cá nhân sẵn sang Quảng cáo, phải Quảng cáo, và sắp Quảng cáo).
T́m hiểu nhu cầu và mục tiêu của các khách hàng mục tiêu, nghiên cứu sản phẩm, thị trường mục tiêu, đối thủ cạnh tranh của các khách hàng mục tiêu.
Đưa ra những nhận xét, đánh giá đồng thời vạch ra phương hướng hành động tiếp theo thông qua bản thông tin tóm tắt sản phẩm.
Cung cấp và truyền đạt bản thông tin tóm tắt sản phẩm cho bộ phận sáng tạo và thiết kế để họ có thể đưa ra những ư tưởng sáng tạo bằng từ ngữ, h́nh ảnh, âm thanh tạo nên một mẫu Quảng cáo như ư.
Tham khảo bộ phận truyền thông, lựa chọn phương tiện truyền thông thích hợp.
Duy tŕ sự bảo mật về thông tin của khách hàng và tôn trọng yêu cầu của khách hàng.
Tŕnh bày với khách hàng thật chi tiết về các kế hoạch, chiến lược cũng như dự kiến về ngân sách dành cho Quảng cáo, thuyết phục họ chấp nhận dựa trên lợi ích mà chiến dịch Quảng cáo đó sẽ mang lại.
d) Bộ phận truyền thông (Media).
Là bộ phận đă có những đóng góp đáng kể cho sự thành công của các chiến dịch Quảng cáo cũng như lợi nhuận của Công ty Quảng cáo An Tiêm (dự tính chiếm khoàng 80% tổng doanh thu của công ty trong năm 2003 vừa qua).
Những công việc chính bao gồm:
+ Hiểu rơ ưu, nhược điểm, thị hiếu khán giả, môi trường thông tin, hiệu quả chi phí của từng phương tiện truyền thông.
+ Thiết lập mối quan hệ tốt với các cơ quan báo, đài, các cơ quan quản lư của Trung ương và địa phương.
+ Lập kế hoạch truyền thông bao gồm:
o Lựa chọn các phương tiện truyền thông thích hợp, phối hợp giữa các phương tiện đó với nhau.
o Lập thời biểu truyền đạt thông điệp trên từng phươngtiện truyền thông một cách hiệu quả ( dựa trên ngân sách dành cho Quảng cáo.
o Thương lượng giá cả khi thuê không gian và thời gian đăng phát Quảng cáo với các cơ quan, doanh nghiệp sở hữu phương tiện truyền thông đă lựa chọn.
o Đăng kư mẫu Quảng cáo dự kiến đối với từng phương tiện truyền thông.
o Theo dơi quá tŕnh thực hiện Quảng cáo trên các phương tiện truyền thông xem có diễn ra theo đúng kế hoạch đưa ra hay không.
o Theo dơi chiến dịch Quảng cáo của các đối thủ cạnh tranh trên các phương tiện truyền thông.
e) Bộ phận quan hệ cộng đồng (PR).
Bộ phận này có một mục tiêu lâssu dài là xây dựng nên một h́nh ảnh tốt đẹp của công ty (cũng như h́nh ảnh khách hàng của công ty) trong tâm trí cộng đồng. Với vai tṛ ngày càng quan trọng của PR đối với công ty, Ban Giám đốc đă mau chóng thành lập nên bộ phận PR, tuy nay chỉ duy có một nhân viên đảm trách công việc nhưng trong tương lai bộ phận này chắc chắn sẽ được đầu tư cả về nhân lực cũng như vật lực, phát triển theo dần với sự lớn mạnh của Công ty Quảng cáo An Tiêm.
Một số công việc mà bộ phận PR cần thực hiện:
o Thiết lập mối quan hệ tốt đẹp giữa công ty với giới truyền thông, khách hàng, nhân viên trong công ty, cộng đồng dân chúng, nhà nước và chính phủ, các nhà đầu tư.
o Dàn dựng các bài viết trên báo, thực hiện các phóng sự trên sóng truyền h́nh, phát thanh để quảng bá về công ty ( hoặc về khách hàng của công ty), viết thông cáo báo chí, tổ chức họp báo cho khách hàng.
o T́m kiếm tài trợ cho các hoạt động thể thao, văn hóa xă hội do một số tổ chức khác khởi xướng hay tự xây dựng chương tŕnh để công ty tổ chức chương tŕnh tài trợ.
o Giải quyết những thông tin không có lợi cho doanh nghiệp như sự công kích của dư luận, của đối thủ cạnh tranh
o Theo dơi và báo cáo chương tŕnh truyền thông của các đối thủ cạnh tranh cho khách hàng.
f) Bộ phận Sáng tạo/ Thiết kế.
Tiếp nhận bản tóm tắt thông tin sản phẩm từ bộ phận quan hệ khách hang, bộ phận Sáng tạo/ Thiết kế sẽ chịu tráhc nhiệm chuyển các thông tin đó thành một sản phẩm Quảng cáo hiện hữu. khâu này rất quan trọng v́ nó chứng tỏ được khả năng của công ty một cách rơ ràng nhất khi đối thoại với khách hàng, và quyết định sự tiếp tục hợp tác hay không của khách hàng với công ty.
Các công việc chính của bộ phận này là:
o Sáng tạo ư tưởng
o Viết lời Quảng cáo
o Thiết kế các ấn phẩm và đài phẩm Quảng cáo
o Chỉ đạo nghệ thuật
g) Bộ phận sản xuất
Sau khi khách hàng đă chấp nhận các ư tưởng Quảng cáo, bộ phận sản xuất sẽ tiến hành chuyển các ư tưởng đó thành các mẫu Quảng cáo hoàn chỉnh, có thể phát sóng trên truyền h́nh, radio, hay là các ấn bản Quảng cáo, vật phẩm Quảng cáo như áp phích, tờ gấp, catalog, hiflex, trang web, tặng phẩm lưu niệm, Điều quan trọng nhất đối với bộ phận sản xuất là phải hiểu ư tưởng một cách thấu đáo và tôn trọng, thực hiện theo mong muốn của khách hàng.
Công việc cụ thể như:
o In ấn, kể vẽ, dựng bảng biển,
o Dàn dựng, thuê đạo diễn, diễn viên, quay phim để quay phim Quảng cáo.
o Chỉnh sửa, in sang băng, lồng nhạc, lồng tiếng, đọc lời thoại
C. T́nh h́nh hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây
Với bao đóng góp trong sự nỗ lực và cố gắng hết ḿnh của ban Giám đốc cũng như toàn bộ nhân viên, thương hỉệu An Tiêm ngày càng được khẳng định trên thị trường quảng cáo Việt Nam. Các khách hàng đă đặt niềm tin trọn vẹn vào công ty. Thế mạnh của An Tiêm là đánh giá được khách hàng một cách chính xác để từ đó có thể tư vấn, thiết lập và thực hiện cả môt chiến dịch lâu dài, trọn vẹn cho họ. An Tiêm luôn là người dẫn đường tin cậy, giúp khách hàng lựa chọn được phương án tối ưu, phù hợp với ngân sách cũng như mục tiêu quảng cáo đă đề ra, mang lại hiệu quả về quảng cáo lẫn kinh tế, tránh được những tổn thất lớn về mọi mặt cho khách hàng.
Ở các nước phát triển có nền kinh tế lâu đời, quảng cáo là một ngành kinh doanh lớn, một môn học có phương pháp nghiên cứu thực tiễn thuộc lĩnh vực Marketing được áp dụng rất bài bản và khoa học. Tuy nhiên tại Việt Nam, với quan điểm và sự vận dụng quảng cáo ở một số công ty chưa được hiểu và đánh giá một cách đúng mức, nhiều doanh nghiệp đă bỏ ra hàng trăm triệu đồng vào quảng cáo sản phẩm nhưng phương pháp và quy tŕnh quảng cáo như thế nào là khoa học và hiệu quả vẫn c̣n mang tính tự phát. Ngược lại, có những doanh nghiệp lại cho rằng với quảng cáo chỉ cần vài chục triệu đồng là đủ. Làm sao để khắc phục điều này? Công ty quảng cáo An Tiêm nhận trách nhiệm đó về ḿnh. Tiêu chí hoạt động của công ty là uy tín, chất lượng và giá cả phù hợp, phấn đấu hết ḿnh, luôn luôn chủ động thu thập, lưu trữ các số liệu, tài liệu có liên quan đến các ngành nghề mà công ty có thế mạnh, các khách hàng hiện tại và các khách hàng tiềm năng. Do vậy cho đến nay An Tiêm đă chiếm được ḷng tin của khách hàng với những hợp đồng trọn gói và cũng có những mối quan hệ kinh doanh hết sức tốt đẹp trong cũng như ngoài nước.
Sau đây là danh sách những khách hàng chính với các dịch vụ quảng cáo mà công ty An Tiêm cung cấp
Bảng 1
DANH SÁCH KHÁCH HÀNG CỦA CÔNG TY QUẢNG CÁO AN TIÊM