Luận Văn Thiết kế hệ thống quản lý cửa hàng cho thuê băng đĩa Hạ Long Audio

I. Hồ sơ khảo sát chi tiết hệ thống
1. Mô tả nghiệp vụ của hệ thống
a. Nhiệm vụ chung của cửa hàng cho thuê băng đĩa
Trong nền kinh tế đang phát triển như hiện nay thu nhập và đời sống con người đang dần được nâng cao. Đời sống vật chất ngày được đáp ứng đầy đủ về nhà ở và ăn mặc
Chính vì thế nên đời sống tinh thần cũng được mọi người quan tâm hơn. Nhu cầu về thưởng thức về phim ảnh ,âm nhạc ngày càng nhiều hơn.
Việc kinh doanh các cửa hàng băng đĩa nhằm đáp ứng nhu cầu cấp thiết đó và tạo lợi nhuận cho các chủ cửa hàng băng đĩa.
Kinh doanh nhằm đem lại lợi nhuận cho người bán và đáp ứng cho nhu cầu người mua ,vì vậy đẩy nhanh quá trình bán băng đĩa đồng nghĩa rút ngắn chu trình bán băng đĩa tăng nhanh vòng vốn và tăng lợi nhuận cho của hàng.
Để thực hiện được quá trình bán băng đĩa và cung cấp dịch vụ, cửa hàng phải phát sinh các khoản chi phí làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ vào tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ làm giảm vốn chủ sở hữu. Đồng thời, cửa hàng cũng thu được các khoản doanh thu và thu nhập khác, đó là tổng giá trị các lợi ích kinh tế thu được trong kỳ phát sinh từ các hoạt động góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Chủ quản lý của hàng là người đảm nhận quản lý băng đĩa bán ra và nhập vào.Người trông giữ và bán hàng là người có nhiệm vụ bán băng đĩa cho khách hàng và thu tiền về cho cửa hàng.
b. Thực trạng cửa hàng cho thuê băng đĩa
Cửa hàng Hạ Long Audio là cửa hàng chuyên cho thuê đĩa phim. Cửa hàng có nhiều loại đĩa, mỗi loại đĩa thì chứa đựng số lượng phim và tập phim khác nhau. Ví dụ đĩa CD thì từ 2 đĩa trở lên mới ghi hết một bộ phim nhưng đĩa DVD một đĩa có thể ghi được nhiều bộ phim. Giá thành và giá trị thuê mỗi loại đĩa phim cũng khác nhau.
Hiện cửa hàng chưa tin học hóa việc quản lý và cho thuê đĩa. Vì vậy khi có thêm một bộ phim mới về thì sẽ được ghi vào sổ và đánh một mã số cho nó bằng với thứ tự bằng số phim trước đó cửa hàng có cộng với 1. Và mỗi đĩa phim cũng được được ghi tên và mã riêng.Cho ảnh bìa của các đĩa phim vào 1 cuốn anbum. Khi khách hàng đến thuê phim thì sẽ nhận được 1list các danh sách các phim sau đó chọn tên phim mình thích xem theo các quyển anbum đó. Sau khi chọn xong người quản lý sẽ ghi mã số đĩa vào 1 quyển sổ và thông tin khách hàng cùng số tiền cọc mà khách hàng phải đặt cọc để thuê các đĩa đó tiền cọc bằng tổng giá trị của các đĩa đó.
Khi mà khách hàng thuê hay là mượn đĩa mà không trả đúng thời hạn quy định và có thể làm đĩa bị mất hoạc hỏng đĩa thì khách hàng phải chịu trách nhiệm và nộp phạt theo quy định của cửa hàng băng đĩa.
c) Cơ cấu tổ chức
Đầu tiên là quản lý cửa hàng chịu trách nhiệm quản lý chung của cửa hàng, quản lý nhập băng đĩa,số lượng đĩa cho mượn và cho thuê.
Kế toán chịu trách nhiệm quản lý các vấn đề về tiền bạc thu chi của cửa hàng, cuối tháng chịu trách nhiệm trả tiền lương cho các nhân viên trong cửa hàng.
Bộ phận quản lý khách hàng chịu trách nhiệm xử lý thông tin khách hàng đến đăng ký, cung cấp thẻ thành viên cho những khách hàng thành viên
Bộ phận cho thuê đĩa cung cấp danh sách thông tin băng đĩa cho khách hàng đến thuê và cho khách thuê đĩa theo yêu cầu
Bộ phân trả đĩa xem xét thông tin khách hàng và kiểm tra tình trạng đĩa của khách trả
d) Quy trình xử lý
Để quản lý của hàng tốt hơn thì chủ của hàng phải lập ra kế hoạch chi tiết và cụ thể về việc nhập đĩa vào và bán đĩa ra hoặc cho thuê.
Cửa hàng làm các thẻ giới thiệu về từng loại phim và trưng bày ra các kệ(không bày ra đĩa thật). Khách hàng đến thuê đĩa có thể tìm hiểu về nội dung đĩa thông qua các thẻ trên kệ. Khi khách hàng muốn thuê một đĩa nào đó,khách hàng sẽ đem thẻ của đĩa đó cho người quản lý của hàng. Nếu còn người quản lý cửa hàng sẽ lấy cho khách hàng thuê. Trường hợp không còn đĩa thì người quản lý thông báo lại cho khách hàng biết.
Đơn giá thuê là 5000đ/ng cho đĩa CD ,và 10000đ/ng cho đĩa DVD.Giảm 50% cho những ai là thành viên của của hàng. Khi đăng ký làm thẻ thành viên khách hàng sẽ phải cung cấp các thông tin như : Tên , CMND, địa chỉ,và phải đóng phí 20.000đ với các khách hàng không phải là thành viên thì khi thuê đĩa phải để lại CMND. Khách hàng sẽ thanh toán tiền khi trả đĩa đầy đủ và không làm đĩa bị hỏng.

2. Mô hình tiến trình nghiệp vụ
Mô tả chi tiết: