Chuyên Đề Thảo luận nhóm về kỹ năng giao tiếp hành chính

Kỹ năng giao tiếp hánh chính là khả năng nhận biết cách mau bẹ những biểu hiện bên ngoài của đối tượng giao tiếp mà suy luận ra tâm lý bên trong của họ. Đồng thời biết sử dụng các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ ( cử chí, điệu bộ, nét mắt, nụcười v.v ) biết cách định hướng, điều chỉnh và điều khiển quá trình giao tiếp nhằm đạt được mục đích trước của giao tiếp. Như vậy, kỹ năng giao tiếp hành chính: nghe, nói, đọc ,viết; kỹ năng nghe là quan trọng nhất có những điểm sau:
- Kỹ nănng nghe: là một trong những kỹ năng quan trọng của quá trình giao tiếp. Thực tế nghe là việc khó làm do có những trở ngại chủ quan và khách quan khiến không tập trung tinh thần được. Để khắc phục những trở ngại đó, hãy xen xét cách tăng cường khả năng nghe của mình bằng cách:
+ cải thiện dáng điệu như:
- Giữ tư thể cởi mở tỏ ra sẵn sàng nghe người nói, tránh tư thế khép
kín uể oải hay tư thế khiêu khích. Đồng thời cử chỉ cũng phải cởi mở làm cho người nói cảm thấy dễ chịu, tránh những cử chỉ nóng nảy gây khó chịu.
- Nét mặt cũng quan trọng; hãy bày tỏ quan tâm như thỉnh thoảng
mỉm cười hoặc gất đầu.
- Tiếp xúc bằnng mắt là dấu hiệu quan trọng nhất của sự lắng nghe,
tức là hãy nhìn thẳng vào mắt họ ( mắt của người nói ).
+ Cải thiện cách suy nghĩ của mình: như chúng ta đã biết:
- Biết lắng nghe phải do lòng chân thành nên cần kiểm soát cả cảm
tưởng lẫn tư tưởng của mình. Chúng ta hãy thông cảm với người nói, lắng nghe trước đã, không nên chặn ngang hay phản đối trước khi diễn giả nói xong. Những ý tưởng hay không nhất thiết được nói ra nhanh chóng và chính xác, thâm chí rõ ràng.
- Hãy kiềm chế sự nóng nảy của mình, đừng làm cho sự giao tiếp bế
tắc bằng cách tranh cãi, chỉ trích hay nổi giận quá sớm.
- Cố gắng suy nghĩ một cách khách quan và với tinh thần phân tích.
Trong khi lắng nghe hãy sắp xếp những ý chính, cân nhắc những chứng cứ. Ngoài việc lắng nghe nội dung lời nói, hãy phân tích cảm tưởng của người nói, cách người đó nói như thế nào ( giọng nói, âm lượng, nét mặt, cử chỉ ) vì đôi khi người ta nói ra điều khác hẳn với điều muốn nói.
+ Mình muốn nói gì khi giao tiếp ( khi nghe người khác nói ): Bí quyết để biết lằng nghe là biết chịu đựng sự im lặng, hãy nghĩ rằng đó là cơ hội để nghe người khác nói, dù cảm thấy khó chịu phải im lặng. ậ đây có thể có 3 kỹ thuật như: chăm chú quan tâm; suy luận không phê phán cho tới khi người nói hết; nói những câu ngắn và giữ im lặng thay vì tranh luận có tác động lớn trong việc lắng nghe.
Chúng ta phải chú ý: Nghe gồm có khoa học kỹ thuật, nghe có công thức và có dự luận. Muốn tác động có hiệu quả đến người khác thì có thể nghe có 4 mức độ như: Lờ nghe, giả vờ nghe, nghe một cách chọn lọc, nghe thấu cảm và nghe chăm chú. Nghe thấu cảm phải hy sinh nhiều an toàn để nghe thật sâu sắc, bởi vậy phải hết sức cởi mở để chịu tác động của người khác.