Tài liệu Tài liệu học tập môn nguyên lý kế toán

CHƯƠNG 1

BẢN CHẤT CỦA KẾ TOÁN


Kế toán là một lĩnh vực của khoa học kinh tế, là một chức năng không thể thiếu cùng với các chức năng tài chính, sản xuất, marketing và nhân sự trong công tác quản trị của mọi tổ chức. Kế toán là gì và bản chất của nó như thế nào luôn là câu hỏi đầu tiên đối với những ai bắt đầu nghiên cứu lĩnh vực khoa học này. Chương này nhằm giúp người học hiểu rõ về nguồn gốc ra đời và phát triển của kế toán, những nội dung chủ yếu của công tác kế toán, vai trò của công tác kế toán cũng như các nguyên tắc kế toán cơ bản thường được vận dụng trong thực tế.

1.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN VÀ CÁC ĐỊNH NGHĨA VỀ KẾ TOÁN

1.1.1. Quá trình hinh thành và phát triển của kế toán

Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài người. Ngay từ thời xa xưa, với công cụ lao động hết sức thô sơ, con người cũng đã tiến hành hoạt động sản xuất bằng việc hái lượm hoa quả, săn bắn . để nuôi sống bản thân và cộng đồng. Hoạt động sản xuất là hoạt động tự giác, có ý thức và có mục đích của con người. Cho nên khi tiến hành hoạt động sản xuất, con người luôn quan tâm đến các hao phí bỏ ra và những kết quả đạt được. Chính sự quan tâm này đã đặt ra nhu cầu tất yếu phải thực hiện quản lý hoạt động sản xuất. Xã hội loài người càng phát triển thì mức độ quan tâm của con người đến hoạt động sản xuất càng tăng và do đó, yêu cầu quản lý hoạt động sản xuất cũng được nâng lên.

Để quản lý, điều hành hoạt động sản xuất nêu trên mà ngày nay gọi là hoạt động kinh tế cần phải có thông tin về quá trình hoạt động kinh tế đó. Thông tin đóng vai trò quyết định trong việc xác định mục tiêu, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra, kiểm soát quá trình kinh tế. Để có được thông tin đòi hỏi phải thực hiện việc quan sát, đo lường, ghi chép và cung cấp thông tin về các hoạt động kinh tế cho người quản lý. Kế toán là một trong các công cụ cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế phục vụ cho công tác quản lý các quá trình kinh tế đó.

Quan sát là giai đoạn đầu tiên của việc phản ánh các quá trình và hiện tượng kinh tế phát sinh ở các tổ chức.

Đo lường là việc xác định các nguồn lực, tình hình sử dụng các nguồn lực đó theo những phương thức tổ chức sản xuất kinh doanh riêng biệt, và các kết quả tạo ra từ quá trình đó bằng những thước đo thích hợp.

Ghi chép là quá trình hệ thống hoá tình hình và kết quả các hoạt động kinh tế trong từng thời kỳ theo từng địa điểm phát sinh, làm cơ sở để cung cấp thông tin có liên quan cho người quản lý.

Trải qua lịch sử phát triển của nền sản xuất xã hội, kế toán có những đổi mới về phương thức quan sát, đo lường, ghi chép và cung cấp thông tin cho phù hợp với điều kiện kinh tế-xã hội. Có thể nhìn nhận những thay đổi này qua những hình thái kinh tế xã hội.

Ở thời kỳ nguyên thủy, các cách thức đo lường, ghi chép, phản ánh được tiến hành bằng những phương thức đơn giản, như: đánh dấu trên thân cây, ghi lên vách đá, buột nút trên các dây thừng để ghi nhận những thông tin cần thiết. Các công việc trên trong thời kỳ này phục vụ cho lợi ích từng nhóm cộng đồng. Khi xã hội chuyển sang chế độ nô lệ với việc hình thành giai cấp chủ nô, nhu cầu theo dõi, kiểm soát tình hình và kết quả sử dụng nô lệ, tài sản của chủ nô nhằm thu được ngày càng nhiều sản phẩm thặng dư đã đặt ra những yêu cầu cao hơn trong công việc của kế toán. Các kết quả nghiên cứu của những nhà khảo cổ học cho thấy các loại sổ sách đã được sử dụng để ghi chép thay cho cách ghi và đánh dấu thời nguyên thủy. Các sổ sách này đã được cải tiến và chi tiết hơn trong thời kỳ phong kiến để đáp ứng với những phát triển mạnh mẽ trong các quan hệ kinh tế trong cộng đồng. Kế toán còn được sử dụng trong các phòng đổi tiền, các nhà thờ và trong lĩnh vực tài chính Nhà nước để theo dõi các nghiệp vụ về giao dịch, thanh toán và buôn bán.

Mặc dù có nhiều đổi mới về cách thức ghi chép, phản ánh các giao dịch nói trên qua các giai đoạn phát triển của xã hội nhưng kế toán vẫn chưa được xem là một khoa học độc lập cho đến khi xuất hiện phương pháp ghi kép. Phương pháp ghi kép trước tiên được xuất hiện ở nơi này nơi khác qua sự tìm tòi của những người trực tiếp làm kế toán trong lĩnh vực thương nghiệp, công nghiệp. Đến năm 1494, Luca Pacioli, một thầy dòng thuộc dòng thánh Fran-xít, trong một tác phẩm của mình lần đầu tiên đã giới thiệu phương pháp ghi kép. Ông đã minh họa việc sử dụng khái niệm Nợ và Có để đảm bảo một lần ghi kép. Nhiều nhà nghiên cứu về lịch sử kế toán đã cho rằng sự xuất hiện phương pháp ghi chép có hệ thống của kế toán dựa trên bảy điều kiện sau:

ã Có một nghệ thuật ghi chép riêng

ã Sự xuất hiện của số học

ã Việc tồn tại sở hữu tư nhân

ã Việc hình thành tiền tệ

ã Việc hình thành các quan hệ tín dụng

ã Việc tồn tại các quan hệ mua bán

ã Sự dịch chuyển của đồng vốn.

Theo cách nhìn đó thì kế toán đã có những phát triển về phương pháp ghi chép để đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao trong nền sản xuất hàng hóa. Nhiều nhà nghiên cứu đã đánh giá rất cao vai trò của ghi kép đối với sự phát triển của chủ nghĩa tư bản. Sự xuất hiện của phương pháp ghi kép đã trợ giúp việc theo dõi, giám sát các quan hệ thương mại ngày càng tăng, quan hệ tín dụng giữa người mua và người bán, giữa người cho vay và người đi vay trong xu thế dịch chuyển của các dòng tư bản ngày càng lớn giữa các vùng. Ngoài ra, phương pháp ghi kép cho phép các nhà tư bản hoạch định và đo lường ảnh hưởng của các giao dịch kinh tế, đồng thời tách biệt quan hệ giữa người chủ sở hữu với doanh nghiệp để thấy rõ sự phát triển của các tổ chức kinh doanh.

Sự phát triển của chủ nghĩa tư bản không chỉ gắn liền với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, mà còn gắn liền với những thay đổi về hình thái của các tổ chức kinh tế, các trung gian tài chính, cách thức quản lý trong các tổ chức này cũng như phương thức quản lý nền kinh tế ở góc độ vĩ mô. Đó là sự phát triển của hệ thống các ngân hàng cùng với việc ra đời nhiều công cụ tài chính, là sự phổ biến của mô hình công ty cổ phần vận hành trên các thị trường chứng khoán. Tất cả những điều kiện đó làm cho các dòng tư bản dịch chuyển thuận lợi và nhanh chóng hơn. Khái niệm người chủ doanh nghiệp không chỉ hạn chế vào một số nhà tư bản mà mở rộng ra cho mọi tầng lớp dân cư có khả năng góp một phần của cải dôi thừa của mình vào các công ty qua hình thức cổ phiếu, trái phiếu. Trong bối cảnh đó, kế toán không chỉ là sự ghi chép và cung cấp thông tin cho người quản lý ở doanh nghiệp mà còn có nghĩa vụ cung cấp thông tin cho những đối tượng bên ngoài, như: cơ quan thuế, ngân hàng và các tổ chức tài chính khác, nhà đầu tư, nhà cung cấp, khách hàng Việc công bố thông tin kế toán ra bên ngoài được xem là một yêu cầu khách quan của thực tiễn để nhà nước vận hành nền kinh tế tốt hơn; để các tổ chức kinh tế và cá nhân liên quan có điều kiện đánh giá các khoản vốn đầu tư của mình hoặc tìm kiếm cơ hội kinh doanh tốt nhất. Vấn đề này đặt ra cho kế toán phải công bố những thông tin gì cho bên ngoài để vừa đảm bảo tính bí mật thông tin của từng doanh nghiệp, vừa đảm bảo nhu cầu thông tin của cộng đồng kinh doanh. Để đáp ứng những đòi hỏi đó, các hiệp hội nghề nghiệp về kế toán (có thể có sự can thiệp của chính phủ) đã xây dựng những qui tắc chung trong ghi chép, phản ánh và công bố các giao dịch kinh tế. Đây là một nhu cầu khách quan để người làm công việc kế toán có thể đạt được những thống nhất ở một chừng mực nhất định trong xử lý và cung cấp thông tin.

Có thể thấy, những yêu cầu của thực tiễn đã đặt khoa học kế toán có những thay đổi về phương thức ghi chép, xử lý và công bố thông tin; thể hiện là vào những thập niên đầu thế kỷ 20, kế toán đã dần dần tách biệt thành hai hệ thống. Một là: Sự hình thành của hệ thống kế toán nhằm cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng bên ngoài thông qua các báo cáo tài chính theo những tiêu chuẩn thống nhất về cách trình bày (Các chuẩn mực trình bày báo cáo tài chính). Hệ thống kế toán này ngày nay thường gọi là kế toán tài chính. Hai là: sự ra đời của hệ thống kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin đa dạng hơn cho người quản lý trong các tổ chức. Hệ thống kế toán này đòi hỏi những cách thức ghi chép và xử lý thông tin riêng để đáp ứng yêu cầu quản trị do áp lực của cạnh tranh ngày càng tăng. Do tính bí mật về thông tin, hệ thống kế toán quản trị dần dần tách biệt với kế toán tài chính và ngày càng được phát triển nhờ những ứng dụng của công nghệ thông tin trong xử lý số liệu.

Tóm lại: sự ra đời và phát triển của kế toán gắn liền với sự phát triển các họat động kinh tế và nhu cầu sử dụng thông tin kế toán. Ở mỗi quốc gia, sự phát triển của kế toán phụ thuộc vào các điều kiện về kinh tế, chính trị, văn hóa và những tập quán riêng. Tuy nhiên, khoa học kế toán ngày nay không còn giới hạn trong biên giới của mỗi nước mà đã có những biểu hiện có tính toàn cầu hóa. Sự bùng nổ mậu dịch quốc tế, việc hình thành các công ty đa quốc gia và sự dịch chuyển các dòng vốn trên thế giới đã nảy sinh nhu cầu thông tin có tính so sánh, thuận lợi cho các nhà đầu tư trong việc ra quyết định. Những nguyên tắc và phương pháp kế toán chung hay các chuẩn mực kế toán đã ra đời trong bối cảnh đó và ngày càng được hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong hệ thống quản lý ở các tổ chức, các đơn vị kinh tế.

1.1.2. Định nghĩa về kế toán

Ngày nay trong phần lớn các tài liệu về kế toán đã có khái quát, nêu ra định nghĩa về kế toán. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán ở Việt Nam (1991) định nghĩa “kế toán là một hệ thống thông tin và kiểm tra về tài sản trong các tổ chức bằng hệ thống các phương pháp khoa học. Kế toán nghiên cứu tài sản trong quan hệ với nguồn hình thành và quá trình vận động của tài sản trong các tổ chức, các đơn vị”. Định nghĩa trên cho thấy: tài sản, nguồn hình thành tài sản cũng như tình hình sử dụng các nguồn lực đó theo mục đích của mỗi tổ chức là đối tượng để kế toán phản ánh, ghi chép và công bố thông tin.

Có thể giải thích một số thuật ngữ cơ bản trong định nghĩa trên về kế toán đối với trường hợp của một doanh nghiệp. Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi thành lập cũng cần phải có một lượng tài sản nhất định. Lượng tài sản này có thể là tiền, vật tư, máy móc, nhà xưởng .nhưng tất cả đều phải có nguồn gốc hình thành của nó. Nguồn hình thành tài sản chính là khái niệm về nguồn vốn trong kế toán. Thông tin về nguồn vốn rất cần thiết cho người quản lý để đánh giá tình hình tài chính của đơn vị. Về nguyên tắc, nguồn vốn khởi sự doanh nghiệp có thể do người chủ doanh nghiệp bỏ ra hoặc đi vay từ ngân hàng, từ các tổ chức, cá nhân khác. Tính pháp lý đối với nguồn vốn do người chủ bỏ ra và do vay nợ là hoàn toàn khác nhau trong kinh doanh, nên việc kế toán phản ánh riêng lẽ hai loại nguồn vốn này là một tất yếu khách quan.

Ngoài ra, quá trình hoạt động của doanh nghiệp chính là quá trình đơn vị sử dụng số tài sản đầu tư nhằm thực hiện mục tiêu tối đa hóa giá trị doanh nghiệp. Biểu hiện của quá trình này chính là các nghiệp vụ kinh tế tài chính, phát sinh tùy thuộc vào qui mô, đặc điểm và định hướng hoạt động của từng doanh nghiệp. Đó là những nghiệp vụ về mua và bán hàng hóa, nghiệp vụ thanh toán với người bán và người mua, các nghiệp vụ về trả lương, nộp thuế cho nhà nước, các hoạt động về đầu tư mới nhà xưởng, nghiệp vụ về phân chia lợi nhuận và nhiều nghiệp vụ khác. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính này là đối tượng nghiên cứu của kế toán nhằm cung cấp thông tin cho công tác quản lý.

Định nghĩa về kế toán cũng được ghi nhận trong Luật Kế toán nước CHXHCN Việt Nam. Theo đó: “kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động” . Định nghĩa này cụ thể hóa hơn các công việc của kế toán: từ giai đoạn thu thập dữ liệu ban đầu đến việc xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế tài chính. Kế toán sử dụng nhiều thước đo để phản ánh các thông tin kinh tế tài chính, trong đó thước đo giá trị là thước đo chủ yếu và bắt buộc.

Định nghĩa về kế toán cũng được nhìn nhận dưới nhiều góc độ khác ở các nước. Lịch sử cho thấy kế toán không có nguồn gốc từ Hoa kỳ, nhưng thế kỷ 20 ghi nhận những ảnh hưởng to lớn của Kế toán Mỹ đối với kế toán ở nhiều nước trên thế giới. Viện Kế toán công Hoa Kỳ (1953) định nghĩa: “kế toán là một nghệ thuật ghi nhận, phân loại và tổng hợp các sự kiện kinh tế dưới hình thái tiền tệ theo một phương thức có ý nghĩa và giải thích các kết quả đó”. Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (1966) thì định nghĩa kế toán là “quá trình xác định, đo lường và cung cấp những thông tin kinh tế hữu ích cho việc phán đoán và ra quyết định”. Có thể thấy cả hai định nghĩa trên đều có điểm chung: đó là không chỉ nhấn mạnh kế toán là một quá trình với các công việc ghi chép, đo lường và tổng hợp thông tin; mà còn hướng đến tính hữu ích của thông tin trong việc ra quyết định. Ngoài ra, các sự kiện kinh tế tài chính là đối tượng để kế toán thu thập và xử lý thông tin. Về bản chất, các sự kiện kinh tế tài chính cũng chính là quá trình huy động và sử dụng các tài sản của một tổ chức. Do vậy, tài sản, nguồn hình thành và sự vận động của nó như trong định nghĩa về kế toán ở nước ta chỉ là một cách nhìn khác chứ không làm khác đi nội dụng về đối tượng nghiên cứu của kế toán.

Tuy có nhiều định nghĩa về kế toán nhưng chung qui lại, có thể rút ra một số điểm chung như sau:

ã Kế toán nghiên cứu tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong các tổ chức. Đó cũng chính là các quan hệ kinh tế tài chính phát sinh ở các tổ chức có sử dụng tài nguyên để thực hiện mục tiêu hoạt động của mình.

ã Kế toán sử dụng ba loại thước đo để phản ánh là thước đo giá trị, thước đo hiện vật và thước đo lao động, trong đó thước đo giá trị là bắt buộc để có thể tổng hợp toàn bộ các hoạt động kinh tế ở tổ chức.

ã Kế toán được xem là một hệ thống thông tin ở mỗi tổ chức. Hệ thống đó được vận hành qua một quá trình thu thập, đo lường, ghi chép và cung cấp thông tin bằng các phương pháp riêng có của kế toán.

ã Chức năng của kế toán là thông tin và kiểm tra các hoạt động gắn với tài sản, nguồn hình thành tài sản và các hoạt động khác của đơn vị.


Tóm lại, Kế toán là một khoa học thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong các tổ chức. Kế toán được vận dụng không chỉ trong các doanh nghiệp mà còn trong các tổ chức phi lợi nhuận, các tổ chức của chính phủ và các tổ chức khác có sử dụng tài nguyên để thực hiện một mục tiêu nào đó. Thông tin kế toán được sử dụng bởi nhiều đối tượng: từ nhà quản lý doanh nghiệp đến nhà đầu tư, ngân hàng, các cơ quan quản lý nhà nước và những ai có quan tâm đến lợi ích của tổ chức đó.

1.2. QUI TRÌNH KẾ TOÁN TRONG MỘT ĐƠN VỊ KẾ TOÁN

Khái niệm đơn vị kế toán được qui định trong Luật kế toán ở Việt nam là các doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác; các tổ chức có sử dụng kinh phí nhà nước hay không sử dụng kinh phí nhà nước. Công việc của kế toán trong một đơn vị kế toán được tiến hành theo một qui trình: từ thu thập, xử lý đến cung cấp thông tin kinh tế tài chính hữu ích cho người sử dụng. Qui trình kế toán có thể minh họa khái quát qua Sơ đồ 1.1

Thu thập là giai đoạn đầu tiên của qui trình kế toán, liên quan đến việc “sao chụp” các nghiệp vụ kinh tế tài chính gắn liền với một doanh nghiệp, một tổ chức cụ thể. Các nghiệp vụ kinh tế trong giai đoạn này được phân chia thành 2 nhóm: bên trong và bên ngoài. Các nghiệp vụ kinh tế bên ngoài liên quan đến các giao dịch giữa doanh nghiệp với các chủ thể độc lập ngoài doanh nghiệp như: người mua, người bán, ngân hàng, nhà nước và các cá nhân, tổ chức khác. Các nghiệp vụ kinh tế bên trong chính là quá trình kinh doanh diễn ra trong doanh nghiệp. Chẳng hạn: ở các doanh nghiệp sản xuất, đó là quá trình sử dụng các loại máy móc thiết bị trên cơ sở nguồn nhân lực sẵn có để chuyển đổi các loại vật liệu thành sản phẩm hàng hóa. Kế toán xem các nghiệp vụ kinh tế như là những dữ liệu đầu vào của quá trình kế toán.


Sơ đồ 1.1: Qui trình kế toán trong một đơn vị kế toán











Để thực hiện công việc này, kế toán sử dụng phương pháp chứng từ kế toán. Đó là phương pháp “sao chụp” các nghiệp vụ kinh tế tài chính hình thành ở đơn vị và là cơ sở cho quá trình xử lý thông tin ở bước tiếp theo. Chứng từ kế toán là cơ sở cho việc bảo vệ tài sản, giải quyết các mối quan hệ pháp lý liên quan đến nghiệp vụ kinh tế và là căn cứ để cho các bước tiếp theo của qui trình kế toán.

Xử lý là giai đoạn tiếp theo của quá trình kế toán, bao gồm hai công việc là đo lường và ghi nhận; và có tính phản hồi. Về bản chất, đo lường diễn ra trước khi ảnh hưởng của những nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận. Để thông tin kế toán có ích, nó phải thể hiện bằng một đơn vị đo lường chung nhất nhằm tổng hợp ảnh hưởng của tất cả các nghiệp vụ kinh tế. Trong nền kinh tế, tất cả các giao dịch kinh tế đều phản ánh qua giá cả, thể hiện dưới hình thái tiền tệ. Tiền là phương tiện thanh toán và xác định giá trị, do vậy cho phép chúng ta so sánh giá trị của những tài sản khác nhau, tổng hợp hay loại trừ các ảnh hưởng của các giao dịch kinh tế để tạo ra những thông tin mới. Như vậy, đo lường thực chất là sử dụng thước đo tiền tệ để phản ánh các đối tượng của kế toán.

Ngoài thước đo tiền tệ, kế toán còn sử dụng thước đo lao động (ngày công, giờ công ) và thước đo hiện vật (cái, kg, lít, m3 ). Sử dụng thước đo hiện vật giúp cho việc kiểm soát chặt chẽ tình hình tài sản về mặt số lượng, như: số lượng máy móc thiết bị, số lượng vật tư dự trữ và tiêu hao, số lượng sản phẩm sản xuất ra . Tuy nhiên, thước đo hiện vật có mặt hạn chế là nó chỉ được sử dụng để xác định số lượng từng loại đối tượng khác nhau, không thể tổng hợp từ nhiều đối tượng để có chỉ tiêu tổng quát được. Sử dụng thước đo lao động giúp ta xác định được năng suất lao động, giúp cho việc tính tiền công cho người lao động, hoặc phân phối thu nhập cho các thành viên trong doanh nghiệp. Thước đo lao động cũng có nhược điểm là trong nhiều trường hợp không thể tổng hợp toàn bộ thời gian lao động của tất cả những người