Báo Cáo Tại công ty Du lịch Hạ Long

Phần 1
KHÁI QUÁT VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY DU LỊCH HẠ LONG QUẢNG NINH.

1.Cơ cấu tổ chức của công ty:

Đây là một công ty có quy mô trung bình nên nó có cơ cấu tổ chức như sau:



















2. Chức năng và hoạt động của các bộ phận:

Mỗi bộ phận có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt, nhưng có mối quan hệ gắn bó khăng khít với nhau.
Bộ phận điều hành: đây là bộ phận lớn nhất, nó bao gồm nhiều đối tượng phụ trách các công việc khác nhau như ký kết hợp đồng, điều phối văn thư .Chức năng chính của bộ phận điều hành là tổ chức thực hiện các chương trình du lịch của công ty.
Về mặt tổ chức nhân sự: phòng điều hành tổ chức thành các nhóm chức năng nhỏ phụ trách những phần việc riêng biệt có tính chuyên môn hoá. Sự phân chia đó dựa theo các mảng công việc chủ yếu để thực hiện nên chương trình du lịch.
Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành các chương trình, cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, các thông báo do bộ phận thị trường chuyển tới.
Lập kế hoạch và triển khai công việc thực hiện các chương trình du lịch như đăng ký chỗ trong khách sạn, visa, vận chuyển .Đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng.
Thiết lập và duy trì các mối quan hệ mật thiết với các đơn vị, cơ quan hữu quan (ngoại giao, nội vụ, hải quan), ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ, lựa chọn các nhà cung cấp đảm bảo uy tín và chất lượng.
Theo dõi việc thực hiện các chương trình du lịch. Kết hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với các nhà cung cấp. Nhanh chóng xử lý những tình huống bất thường xảy ra.
Bộ phận điều hành của chi nhánh công ty Du lịch Hạ Long được tổ chức theo mảng công việc sau:
Soạn thảo và ký kết hợp đồng: Bộ phận này chuyên soạn thảo các hợp đồng kinh tế với các nhà cung cấp, với khách hàng . sau đó trình lên lãnh đạo công ty để xem xét và tiến hành ký kết các hợp đồng này. Đội ngũ nhân viên đảm nhận việc đòi hỏi phải nắm vững pháp luật, đặc biệt là luật kinh tế, biết cách soạn thảo văn bản hợp đồng, sử dụng thành thạo ít nhất một ngoại ngữ đặc biệt là ngôn ngữ dùng trong hợp đồng và có khả năng giao tiếp tốt.
Quản lý công văn, giấy tờ, điện thoại : Mảng công việc này bao gồm nhận thư từ từ mọi nơi gửi đến công ty, đọc đúng nội dung và chuyển đến các bộ phận liên quan, trực và trả lời điện thoại hoặc chuyển đến các bộ phận chức năng, trả lời và gửi thư, telex, fax.
Quan hệ với các nhà cung cấp và điều phối thực hiện các chương trình du lịch: Đây là mảng công việc chủ yếu của bộ phận điều hành. Nhân viên của mảng này có trách nhiệm triển khai các yêu cầu đặt chỗ các thông báo của khách thành các chương trình cụ thể để thực hiện. Đặc biệt là các chương trình đã bán và đang chuẩn bị thực hiện như : điều phối xe, đăng ký đặt chỗ tại cơ sở lưu trú, lo các thủ tục giấy tờ . Đảm bảo các chương trình du lịch được thực hiện theo đúng tiến độ và lịch trình. Để thực hiện được tốt thì người phụ trách mảng công việc này phải nắm vững các chi tiết về chương trình du lịch của trung tâm (tuyến điểm, số lượng khách, thời gian) có khả năng quản lý và tổ chức tốt công việc điều hành bao gồm nhiều khoản mục khác nhau và khá phức tạp do vậy sẽ trở nên hỗn độn, chồng chéo nếu không có năng lực tổ chức và quản lý. Trong mảng công việc này đội ngũ nhân viên được chuyên môn hoá theo vị trí sau:
Nhân viên phụ trách vận chuyển: Nhân viên này có trách nhiệm điều phối xe theo đúng số lượng, chủng loại phù hợp với từng đoàn khách, từng chương trình du lịch theo lịch trình định trước, đăng ký đặt chỗ và mua vé máy bay, tàu hoả, tàu thuỷ, các phương tiện vận chuyển công cộng khác theo yêu cầu của khách trong chương trình. Để thực hiện tốt công việc nhân viên phụ trách vận chuyển phải nắm vững về chủng loại xe du lịch phục vụ khách để có thể điều phối phù hợp với đặc điểm của tour như địa hình, số lượng khách trong đoàn, yêu cầu về chất lượng phương tiện . Phải nắm vững những thông tin về những cơ sở vận chuyển, đặc biệt là hàng không (giờ bay, số lượng chuyến bay trong ngày, trong tuần các chính sách của hãng về giải quyết các tình huống bất thường xảy ra), đồng thời phải nêu rõ các quy định về vận chuyển công cộng và có mối quan hệ tốt với các đơn vị vận chuyển.
Nhân viên phụ trách lưu trú: Nhân viên này phụ trách nhiệm vụ về việc đăng ký, đặt chỗ tại các khách sạn, nhà hàng theo yêu cầu của khách và các đoàn khách của công ty. Đây là mảng quan trọng, do đó đòi hỏi phải là người linh hoạt, có khả năng tổ chức và có quan hệ tốt với các cơ sở phục vụ. Hơn nữa cần nắm rõ tình hình cung cầu và giá trên thị trường khách sạn để có được những quyết định chính xác và hợp lý.
Nhân viên phụ trách về các điểm tham quan chịu trách nhiệm đăng ký, xin phép trước ở các điểm tham quan theo chương trình, mua vé tham quan và liên hệ với các thuyết trình viên, hướng dẫn viên ở địa phương nếu cần thiết.
Nhân viên phụ trách thủ tục xuất nhập cảnh: Nhân viên này đảm nhận toàn bộ việc xin cấp hộ chiếu, visa làm các thủ tục liên quan tới xuất nhập cảnh cho khách theo đúng pháp luật, thực hiện lịch trình đầy đủ cho khách.
Nhân viên phụ trách các chương trình du lịch công vụ: giúp đỡ thêm cho người liên hệ điểm tham quan trong trường hợp các diểm tham quan là xí nghiệp, nhà máy, cơ sở sản xuất hoặc sắp xếp tổ chức các cuộc gặp gỡ về hợp tác đầu tư .
Nhân viên tiếp khách lẻ: chịu trách nhiệm tiếp các khách lẻ đến công ty, tiếp nhận và nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu của khách. Trong quá trình tiếp xúc trao đổi với khách phải nắm bắt được yêu cầu để có ý kiến đóng góp cho định hướng sản phẩm của công ty. Để thực hiện tốt công việc này, cần thiết phải nắm vững các chương trình du lịch hiện có, giá cả của từng dịch vụ trong chương trình để có thể cung cấp chính xác thông tin về dịch vụ của công ty cho khách hàng, đặc biệt nắm chắc được giá cả của từng dịch vụ còn giúp cho nhân viên có thể xác định nhanh và chính xác mức giá cho các chương trình xây dựng trên cơ sở kết nối các dịch vụ theo yêu cầu của khách.
Bộ phận hướng dẫn:
Bộ phận hướng dẫn bao gồm các hướng dẫn viên là những người trực tiếp phục vụ và hướng dẫn khách du lịch theo các chương trình du lịch đã được ký kết. Bộ phận hướng dẫn thực hiện các nhiệm vụ: Căn cứ vào kế hoạch, tổ chức điều động bố trí các hướng dẫn viên cho các chương trình du lịch. Xây dựng, duy trì và phát triển đội ngũ hướng dẫn viên và cộng tác viên chuyên nghiệp, tiến hành các hoạt động học tập bồi dưỡng để đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cao, phẩm chất nghề nghiệp tốt đáp ứng các nhu cầu về hướng dẫn của trung tâm. Phối hợp chặt chẽ vơi các bộ phận trong trung tâm để tiến hành công việc đạt hiệu quả cao.

Bộ phận hướng dẫn của chi nhánh công ty Du lịch Hạ Long Quảng Ninh dược tổ chức theo ba hình thức:
Theo nhóm ngoại ngữ mà nhóm hướng dẫn viên sử dụng khi thuyết minh.
Theo các tuyến điểm du lịch .
Theo chuyên đề( văn hoá, lịch sử . )
Bộ phận thị trường: Đây là bộ phận có tính quyết định tới khả năng thu hút khách của công ty. Bộ phận này được tổ chức theo các khu vực thị trường hoặc theo các đối tượng khách. Bộ phận này thực hiện các hoạt động marketing như nghiên cứu thị trường, tuyên truyền quảng cáo, tham gia các hội chợ du lịch, đặt quan hệ với các công ty lữ hành gửi khách . Bộ phận thị trường có quan hệ chặt chẽ với bộ phận hướng dẫn trong việc tìm hiểu những nhu cầu, đặc điểm của khách để từ đó có phương thức phục vụ tốt nhất .
Các bộ phận bổ trợ:
Bộ phận kế toán : Có nhiệm vụ thực hiện các công tác hạch toán kế toán cho công ty, đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định của nhà nước về hạch toán, kế toán .
Bộ phận hành chính quản trị: Đảm nhận những công việc hành chính, văn phòng cho công ty. Mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ cho công việc của công ty, quản lý hệ thống công văn, giấy tờ của công ty cũng như một số công việc sự vụ khác.
Bộ phận nhân sự, lao động, tiền lương: Phụ trách việc tổ chức nhân sự trong trung tâm, đảm bảo đúng người, đúng việc và bảo đảm quyền lợi của người lao động theo các chế độ chính sách. Thực hiện các công việc như theo dõi kỷ luật lao động, khen thưởng kịp thời.
3. Hoạt động kinh doanh và những kết quả đạt được:

Chi nhánh công ty Du lịch Hạ Long Quảng Ninh là doanh nghiệp nhà nước được Tổng cục du lịch cấp giấy phép lữ hành Quốc tế số 12 LHQT hoạt động chuyên ngành du lịch, được phép tổ chức cho các cá nhân và tập thể đi du lịch, học tập, tham quan, khảo sát trong nước và quốc tế.
Với phương châm: “ Uy tín – Chất lượng ” đặt lên hàng đầu đã tạo được niềm tin lớn đối với khách hàng. Không giống như các doanh nghiệp kinh doanh lữ hành khác là hoạt động nhận khách là chủ yếu mà ngược lại chi nhánh công ty Du lịch Hạ Long Quảng Ninh luôn tìm mọi cách để khai thác nguồn khách gửi cho đối tác để thực hiện các tour du lịch ngoài nước.
Hiện nay công ty có mối quan hệ chặt chẽ với các công ty lữ hành ở các nước Đông Nam Á, Nhật Bản và Trung Quốc. Ngoài việc công ty thường xuyên gửi khách cho các đối tác và cũng nhận khách từ các đối tác để tổ chức các tour du lịch Việt Nam.
Công ty đã xây dựng được 22 chương trình du lịch trong nước để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Số lượng khách đến với công ty ngày một cao vì vậy đã đem lại một khoản lợi nhuận lớn về cho công ty, đời sống cán bộ, nhân viên công ty ngày càng được nâng cao. Ngoài ra hàng năm công ty còn đóng góp vào ngân sách nhà nước không nhỏ.
Công ty có mối quan hệ chặt chẽ với các cơ sở lưu trú, vân chuyển khách hầu hết ở các điểm du lịch. Vì vậy đây là điều kiện thuận lợi để công ty tổ chức các tour du lịch cho khách. Hiện nay công ty đang đầu tư xây dựng một khách sạn bốn sao tại Bãi Cháy ( Quảng Ninh) dự kiến đến năm 2004 có thể đón khách.