Luận Văn Sự phối hợp giữa giao tiếp ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ trong kinh doanh

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1. Giao tiếp
1.1.1. Khái niệm giao tiếp
Giao tiếp là quá trình tiếp xúc tâm lý giữa những con người nhất định trong xã hội có mục đích và mang tính hệ thống chuẩn mực về hành vi, ngôn ngữ nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, vốn sống tạo nên những ảnh hưởng, tác động qua lại để con người đánh giá, điều chỉnh và phối hợp với nhau.
Hình 1.1. Giao tiếp hằng ngày
         Giao tiếp là một nghệ thuật. Giống như bất kỳ năng lực nghệ thuật khác, nó đòi hỏi huấn luyện và kỷ luật. Thực hành sẽ cải thiện nó. Việc không ngừng nhận biết ở chỗ nào những lỗi lầm giao tiếp có thể mắc phải cũng giúp nâng cao nghệ thuật giao tiếp. Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ giữa người với người, hoặc giữa người với các yếu tố xã hội khác nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định.
1.1.2. Vai trò của giao tiếp
Giao tiếp là điều kiện tồn tại của cá nhân và của xã hội loài người, nhu cầu giao tiếp là một trong những nhu cầu xã hội cơ bản xuất hiện sớm nhất của con người.
         Giao tiếp rất quan trọng. Bởi vì con người là sự tổng hòa của các mối quan hệ xã hội. Mà giao tiếp tức là tiếp xúc, trao đổi bằng lời nói, cử chỉ, thái độ . Những điều đó góp phần tạo lập các mối quan hệ tốt đẹp trong đời sống.
Nhờ giao tiếp, con người gia nhập vào mối quan hệ xã hội, lĩnh hội nền văn hoá xã hội, quy tắc đạo đức, chuẩn mực xã hội, đồng thời nhận thức được chính bản thân mình, tự đối chiếu so sánh với người khác với chuẩn mực xã hội, tự đánh giá bản thân mình như một nhân cách để hình thành thái độ giá trị cảm xúc. Hay nói một cách khá đi, qua giao tiếp con người hình thành năng lực tự ý thức.
Một xã hội muốn phát triển và thịnh vượng phải có những quy tắc sống văn minh, tin cậy. Bạn thử tưởng tượng: trong một cộng đồng mà thiếu những quy tắc giao tiếp văn minh tối thiểu, ai muốn làm gì thì làm, bất chấp lễ phép, ko sợ phật lòng và ko nể nang ai cả thì sẽ ra sao? Có thể thấy trước đó là những mối bất hòa, những gây gỗ, những thù hiềm, có khi những giết chóc sẽ nổi lên. Vì vậy giao tiếp văn minh lịch sự sẽ dung hòa bản tính cá nhân với bản tính xã hội .
1.1.3 Tầm quan trọng của giao tiếp
         Ø Con người  dành 70% số thời gian thức để giao tiếp.
         Ø Là mối liên hệ giữa người và người, giúp con người hiểu nhau.
         Ø Là phương tiện để bộc lộ nhân cách. Nhân cách con người được hình thành và phát triển trong giao tiếp
         Ø Giao tiếp tốt sẽ tạo sự đoàn kết, tạo các mối quan hệ gần gũi, thân mật, tạo bầu không khí thuận lợi tốt đẹp, thuận lợi trong tập thể. Làm giảm những thất vọng.
         Ø Tăng năng suất lao dộng
         Ø Giao tiếp tốt là một trong những yếu tố quan trọng giúp con người thành công.
1.2. Phân loại giao tiếp
1.2.1. Giao tiếp ngôn ngữ
1.2.1.1. Khái niệm ngôn ngữ
Ngôn ngữ là hệ thống những từ ngữ, cấu trúc, ngữ pháp, câu được hệ thống nhằm diễn đạt suy nghĩ của con người.
Ngôn ngữ là cái phức tạp nhất và nói chung, nó hiệu quả nhất đối với thị giác hơn là thính giác. Trong một vài trường hợp, ở mặt ẩn dụ, từ ngữ ngôn ngữ đã được mở rộng nhằm bao hàm các kỷ thuật như vậy; do đó, thông tin được hệ thống hoá bằng các ký hiệu hữu hình hay động tác mà chúng có thể được gọi là “ngôn ngữ ký hiệu” hay “ngôn ngữ hành vi” và hai trạng thái này đều tương tác trong sự vận hành “tạo nghiệp” của chúng sinh vật loại.
Ngôn ngữ giao tiếp: Là ngôn ngữ được sử dụng để con người tiến hành trao đổi thông tin với nhau.
1.2.1.2. Phân loại ngôn ngữ
         Ø Ngôn ngữ nói:
Là ngôn ngữ hướng vào người khác, biểu hiện bằng âm thanh và được tiếp nhận, phân tích bằng cơ quan phân tích thính giác.
         Ø Ngôn ngữ nói có hai hình thức:
- Ngôn ngữ độc thoại: là ngôn ngữ nói một chiều, liên tục và ít khi không có sự phụ trợ hay phản hồi trực tiếp.
- Ngôn ngữ đối thoại: là ngôn ngữ trao đổi, đối đáp giữa hai hay nhiều người trở lên một cách trực tiếp hay gián tiếp.
         Ø Ưu điểm và hạn chế của ngôn ngữ độc thoại:
         - Người nói được chuẩn bị trước ð Nội dung và hình thức được thể hiện chính xác.
         - Không có sự đối thoại ð Người nói chủ động,  kiểm soát được thời gian và nội dung.
         - Chỉ giao tiếp một chiều ð Khiến người nghe thụ động.
         Ø Ưu điểm và hạn chế của ngôn ngữ đối thoại:
         - Quá trình đối thoại phụ thuộc vào diễn biến cuộc tiếp xúc ð Nội dung chuẩn bị trước.
         - Có sự đối thoại ð Mọi đối tượng giao tiếp chủ động trao đổi thông tin.
         - Giao tiếp hai chiều ð Khiến người nghe chủ động và quá trình giao tiếp mang tính tự nhiên.
         Ø Ngôn ngữ viết:
- Thể hiện bằng các ký hiệu chữ viết và được tiếp nhận, phân tích bằng cơ quan thị giác.
- Ngôn ngữ viết cần chính xác, tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc ngữ pháp, cấu trúc câu, chính tả và lôgic.
1.2.1.3. Chức năng của ngôn ngữ
        Ø Chức năng chỉ nghĩa: Từ ngữ chỉ chính bản thân, sự vật, hiện tượng đã được chuẩn hóa từ xưa tới nay.
         Ø Chức năng khái quát hóa: Là hệ thống những từ ngữ chỉ một loạt sự vật, hiện tượng có chung thuộc tính bản chất.
         Ø Chức năng thông báo: Là truyền đạt và tiếp nhận thông tin để biểu cảm, thúc đẩy và điều chỉnh hoạt động của người
1.2.1.4. Các kỹ năng giao tiếp cơ bản
a. Kỹ năng nghe
- Con người dùng 42% trong tổng số thời gian giao tiếp cho việc nghe. (Tory. Rankin)
- Lắng nghe hiệu quả đem lại nhiều lợi ích trong giao tiếp:
+ Thỏa mãn nhu cầu của người nói.
+ Thu thập được nhiều thông tin.
+ Nghe hiệu quả giúp cho con người thu được đầy đủ thông tin một cách chính xác và đầy đủ, đó là cơ sở dữ liệu để làm việc hiệu quả hơn.
+ Hạn chế những sai lầm trong giao tiếp.
+ Giúp giải quyết được nhiều vấn đề.
- Kỹ năng nghe hiệu quả là yếu tố quan trọng nhất tạo nên sự thành công trong giao tiếp.
b. Kỹ năng nói
Nhân cách ứng xử của người nói thể hiện trước hết qua giọng nói: khi vui, khi buồn, khi giận dữ, giọng nói đều chuyển tải rõ nét tới người nghe.
Lời nói thể hiện được trình độ giao tiếp, văn hóa, văn minh và sự hiểu biết.
Lời nói hiệu quả tạo một mối quan hệ tốt với mọi người.
Nói là điều kiện giữ mối quan hệ trong xã hội, là điều kiện để hình thành, phát triển nhân cách cá nhân.
Kỹ năng nói tốt không những giúp con người giải quyết công việc đạt hiệu quả hơn mà còn giúp tự khẳng định bản thân trước tập thể, tự nâng cao uy tín của mình.
Người nói giỏi là người biết cách mở đầu câu chuyện và điều hành luồng thông tin cho phù hợp.
Những kỹ thuật nói được tập hợp thành năm chữ C:
* Courteous : lịch sự, nhã nhặn.
* Correct: đúng, không sai sót.
* Clear: rõ
* Complete: đầy đủ, hoàn chỉnh.
* Concise: ngắn gọn.
c. Kỹ năng đọc
- Vai trò của kỹ năng đọc:
+ Giúp chúng ta hiểu được những thông tin chính xác và nhanh chóng trong văn bản.
+ Giúp chúng ta mở rộng kiến thức, hiểu biết về xã hội, tự nhiên một cách hiệu quả.
+ Việc đọc sách khiến cho tư duy của chúng ta luôn hoạt động. Giúp cho trí tuệ luôn được rèn luyện và phát triển.
+ Thiếu kỹ năng đọc sách, con người sẽ tụt hậu so với thế giới.
d. Kỹ năng viết
- Được biểu hiện bằng các ký hiệu chữ viết và được tiếp thu bởi thị giác.
Ví dụ: Email, chat, thư, fax, văn bản, hợp đồng, bản quyết toán, thiệp mời, thiệp chúc mừng
         Ø Giai đoạn chuẩn bị:
- Xác định mục đích bài viết đề cập.
- Lên kế hoạch tìm và nghiên cứu tài liệu liên quan.
- Lập dàn ý cho bài viết.
         Ø Lập dàn ý cho bài viết:
+ Phần I (Mở bài): Nêu vấn đề, xác định rõ mục đích, lý do viết bài và các câu hỏi cần được giải quyết.
+ Phần II (Thân bài): Tập trung trình bày, giải quyết những luận điểm đã nêu ở phần I. Lấy những số liệu, chứng cứ để chứng minh và bình luận về những luận điểm đó.
+ Phần III (Kết luận): Tóm tắt những luận điểm đã được trình bày ở phần II và trả lời cho những câu hỏi đã được đặt ra ở phần I.
         Ø Giai đoạn viết:
- Viết phần mở đầu:
+ Giới thiệu chung về chủ đề bằng hình thức quy nạp hay diễn dịch.
- Phần khai triển:
+ Viết theo dàn ý đã lập sẵn.
+ Triển khai từng ý theo thứ tự. Mỗi ý triển khai nên viêt thành một đoạn văn.
+ Mỗi phần triển khai được viết theo hình thức nào phụ thuộc vào mục đích và nội dung của bài viết.
- Viết phần kết:
+ Đúc kết lại toàn bộ nội dung bài viết.
+ Gợi lên những suy nghĩ cho vấn đề đã được đề cập và trình bày.
         Ø Giai đoạn kiểm tra
+ Lỗi chính tả.
+ Cấu trúc bài viết.
+ Số liệu, hình ảnh.