Số hóa hồ sơ quản lý khoa học của Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam

 THÔNG TIN CHUNG

Chủ nhiệm đề tài: TS. Nguyễn Thị Hồng Vân
Đơn vị công tác: Phòng Quản lý Khoa học, Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam
Thư điện tử: [email protected] ; Điện thoại: 0912121811
Thành viên: TS. Phan Trung Huy, PGS.TS. Đào Thái Lai, TS. Phan Việt Hoa, ThS. Phan Chí Thành, ThS. Lê Hồng Quân, ThS. Lê Hải Hà, CN. Nguyễn Kim Chi, ThS. Vũ Thị Hồng Tâm, CN. Nguyễn Quỳnh Trang, CN. Đặng Trần Long, ThS. Bùi Quốc Dũng, CN. Nguyễn Đăng Tùng.
Thời gian thực hiện: Từ 2008 đến 2009.

Mục tiêu nghiên cứu

Tự động hóa một số khâu quản lý hồ sơ đề tài nghiên cứu khoa học (NCKH) bằng CNTT.

Nội dung nghiên cứu

- Thiết kế phần mềm quản lý CSDL KHCN của Viện;

- Số hóa các hồ sơ của hoạt động NCKH chung;

- Số hóa hồ sơ của từng đề tài NCKH;

- Số hóa các hồ sơ các nhiệm vụ KHCN;

- Số hóa về quản lý nhân sự KHCN;

- Số hóa những hoạt động gắn NCKH với đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ;

- Số hóa về quản lý kinh phí NCKH.

Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu lý luận; Phương pháp chuyên gia; Phương pháp thực nghiệm; Phương pháp hồi cứu tư liệu.

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

1/ Về lí luận

Nhiệm vụ đã phân tích làm rõ một số khái niệm có liên quan đến số hóa, quản lý, hoạt động quản lý KH&CN, hồ sơ quản lý KH&CN

Số hóa là hình thức chuyển đổi dữ liệu truyền thống bên ngoài (như các bản viết tay, bản in trên giấy, tranh ảnh ) thành dạng dữ liệu được quản lý và khai thác bởi máy tính.

Phần mềm là một tập hợp các câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình, nhằm tự động thực hiện một số các chức năng giải quyết một bài toán nào đó.

Website được hiểu một cách chung nhất đó chính là một kênh thông tin của một chủ thể nào đó (chủ thể ở đây có thể là doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, cá nhân ) nhằm đưa đến cho người xem hiểu rõ hơn về những vấn đề mà chủ thể muốn đưa ra; cho phép người truy cập có thể trực tiếp thực hiện nhiều việc trên website như giao tiếp, trao đổi thông tin với người chủ website và với những người truy cập khác, tìm kiếm, mua bán

Hoạt động KH&CN là một trong những nhiệm vụ chính của các trường đại học, các viện nghiên cứu, bao gồm nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng, nghiên cứu triển khai trong lĩnh vực GD&ĐT và các lĩnh vực KH&CN, ứng dụng các thành tựu khoa học và chuyển giao kĩ thuật tiến bộ vào sản xuất và đời sống, sản xuất kinh doanh các sản phẩm KH&CN, dịch vụ KH&CN (tư vấn, thẩm định, thông tin, đào tạo, bồi dưỡng ).

Quản lý là sự công tác liên tục có tổ chức, có định hướng của chủ thể lên khách thể bằng một hệ thống các luật lệ, chính sách, nguyên tắc, phương pháp và biện pháp cụ thể nhằm tạo ra một môi trường và điều kiện cho sự phát triển của đối tượng.

Quản lý hoạt động KH&CN là quản lý toàn bộ quy trình xây dựng và triển khai nghiên cứu của đề tài, dự án và các nhiệm vụ NCKH khác.

Nhóm thực hiện nhiệm vụ đã phân tích những khả năng ứng dụng CNTT vào quản lý hoạt động NCKH và quản lý hồ sơ hoạt động NCKH, cụ thể như: xây dựng kế hoạch, tổ chức và chỉ đạo thực hiện, kiểm tra. Đồng thời xác định những nguyên tắc trong việc ứng dụng CNTT vào quản lý hoạt động NCKH: 1/ Nguyên tắc bảo mật; 2/ Nguyên tắc an toàn về dữ liệu; 3/ Nguyên tắc phân cấp quản lý.

Sản phẩm phần mềm ứng dụng CNTT vào quản lý hoạt động NCKH là phải đảm bảo: tính đúng, tính khoa học, tính tin cậy, tính hữu hiệu, tính an toàn, tính sáng tạo, tính toàn vẹn, tính đối xứng và đầy đủ chức năng, tính độc lập

2/ Về thực tiễn

Nhiệm vụ đã xây dựng phần mềm, trang điện tử quản lý hoạt động KHCN của Viện KHGD Việt Nam bao gồm: trang thông tin chạy trên máy chủ có liên kết nội bộ Phòng Quản lý Khoa học.

Sản phầm này bao gồm: 1/ Đặc tả hệ thống; 2/ Tài liệu người dùng sơ bộ; 3/ Đặc tả thiết kế; 4/ Tài liệu vận hành và cài đặt; 5/ Mô tả CSDL; 6/ Tài liệu người sử dụng đã xây dựng; 7/ Tài liệu bảo trì; 8/ Các tư liệu khác: hợp đồng, thanh lý hợp đồng, phiên bản, tài liệu pháp lý,

Dựa trên những nội dung được xây dựng trong trang quản lý trên, nhóm thực hiện nhiệm vụ tiến hành nhập dữ liệu từ hồ sơ quản lý hoạt động NCKH của Viện KHGD Việt Nam từ năm 2001 đến năm 2008.

Về cơ sở dữ liệu số, gồm có:

+ Dữ liệu về các đề tài cấp Nhà nước, cấp Bộ (cấp Bộ thường, cấp Bộ thuộc Chương trình KHCN và cấp Bộ trọng điểm, các đề tài cấp cơ sở (cấp Viện);
+ Dữ liệu về các cán bộ nghiên cứu trong và ngoài Viện (một số chuyên gia quốc tế);
+ Dữ liệu về báo cáo, kế hoạch KHCN một số năm;
+ Các biểu mẫu, văn bản quy định thực hiện đề tài (Theo quyết định số 24/2005/QĐ-BGD&ĐT);
+ Một số thông tin khác.

Phần mềm được xây dựng có thể sử dụng trong hoạt động QLKH của Lãnh đạo Viện và Phòng Quản lý Khoa học – Viện KHGD Việt Nam:

+ Ứng dụng trong công tác quản lý đề tài/nhiệm vụ NCKH (theo dõi từng đề tài, hệ thống các đề tài, tiến độ các đề tài);
+ Ứng dụng trong công tác lập kế hoạch và xây dựng báo cáo khoa học hàng năm; Xác định lực lượng cán bộ nghiên cứu;
+ Một số ứng dụng khác (lên danh sách hội đồng nghiệm thu, tìm kiếm chuyên gia lĩnh vực nghiên cứu, lập nhóm cán bộ nghiên cứu phục vụ công tác nghiên cứu KHCN, đánh giá tiềm năng nguồn nhân lực nghiên cứu của Viện ).

Ngoài ra, phần mềm có thể ứng dụng đối với các đối tượng sử dụng khác.

+ Đối với lãnh đạo các đơn vị nghiên cứu trong Viện: Thống kê và theo dõi hệ thống đề tài của đơn vị mình; Nắm bắt được tiến độ các đề tài và phối hợp cùng Phòng Quản lý Khoa học trong công tác nhắc nhở các chủ nhiệm đề tài thực hiện đúng thời hạn đề tài đã đăng ký; Thống kê và theo dõi các nội dung trong và ngoài đơn vị mình đã được nghiên cứu để phục vụ công tác xây dựng các đề tài, các nhiệm vụ nghiên cứu mới; Xây dựng các báo cáo về công tác NCKH của đơn vị.
+ Đối với các cán bộ nghiên cứu trong và ngoài Viện: Xác định được tên đề tài/nhiệm vụ, nội dung và kết quả các đề tài có liên quan tới hướng nghiên cứu và hướng đề xuất đề tài/nhiệm vụ của mình; Tìm kiếm và lựa chọn các cán bộ nghiên cứu trong và ngoài Viện phục vụ công tác nghiên cứu; Theo dõi các thông tin khoa học mới, các văn bản quy định mới, các thông tin khác

3/ Một số khuyến nghị

Việc ứng dụng CNTT vào quản lý hoạt động NCKH là thiết thực, phù hợp với nguyện vọng của người quản lý và xu thế chung của thời đại mới. Để giúp những người làm công tác quản lý hoạt động NCKH dễ dàng hơn, cần phải:

- Phổ cập tin học cho lãnh đạo và cán bộ nghiên cứu.
- Phát triển rộng hệ thống mạng quản lý giáo dục.
- Xây dựng phần mềm (phần mềm hệ thống, phần mềm quản lý ).
- Biên soạn tài liệu hướng dẫn cụ thể rõ ràng.

Từng bước đưa các công cụ CNTT và các phần mềm quản lý vào sử dụng để hỗ trợ tích cực cho công tác quản lý, để các công cụ CNTT có thể phát huy tối đa hiệu quả tích cực trong quản lý đề tài NCKH tại các đơn vị.

TỪ KHÓA: 1/ Số hóa; 2/ Hồ sơ đề tài nghiên cứu khoa học; 3/ Quản lý khoa học; 4/ Nghiên cứu khoa học

Chi tiết xin liên hệ: Phòng Thư viện, số điện thoại: 04-39423754 hoặc theo địa chỉ thư điện tử: [email protected] 

Theo vnies.edu.vn - Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam