Tài liệu SLIDE Bài giảng môn Quản Trị Văn Phòng - Giảng viên Phạm Thị Minh Lan

SLIDE

Bài giảng môn Quản Trị Văn Phòng (141 TRANG)
Giảng viên: Phạm Thị Minh Lan

Chương 1: Một số vấn đề về quản trị văn phòng
1.1 Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ văn phòng
1.1.1 Khái niệm văn phòng
1.1.2 Chức năng của văn phòng
1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng
1.2 Quản trị văn phòng
1.2.1 Khái niệm quản trị và quản trị hành chính văn phòng
1.2.2 Chức năng quản trị hành chính văn phòng
1.3 Tổ chức văn phòng
1.3.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng
1.3.2 Bố trí văn phòng
1.3.3 Trang thiết bị văn phòng
1.3.3.1 Các thiết bị văn phòng
1.3.3.2 Các đồ dùng văn phòng
1.3.3.3 Phương tiện chuyên chở
1.3.4 Hiện đại hóa công tác văn phòng
1.3.4.1 Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, tinh gọn, hiệu lực, đúng chức năng
1.3.4.2 Từng bước tin học hóa công tác văn phòng
1.3.4.3 Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp
1.3.4.4 Không ngừng phát triển kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính
1.4. Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng
1.4.1 Hình thức tổ chức
1.4.1.1 Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn
1.4.1.2 Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng
1.4.3 Nguyên tắc vẽ sơ đồ tổ chức
1.4.4. Các nguyên tắc tổ chức đối với nhà quản trị
1.4.5 Các mối quan hệ của nhà quản trị hành chính

Chương 2: Quản trị văn phòng
2.1 Quản trị thời gian
2.1.1 Sự cần thiết của quản trị thời gian
2.1.2 Nguyên nhân làm mất thời gian
2.1.3 Các biện pháp quản trị thời gian
2.2 Quản trị thông tin
2.2.1.Giới thiệu tổng quát
2.2.1.1 Khái niệm thông tin
2.2.1.2 Vai trò của thông tin
2.2.1.3 Phân loại thông tin
2.2.2 Tổ chức công tác thông tin trong nghiệp vụ văn phòng
2.2.2.1 Yêu cầu

Chương 3: Nghiệp vụ cơ bản của văn phòng
3.1 Những vấn đề chung về hội họp
3.1.1 Mục đích – ý nghĩa của cuộc họp – hội họp
3.1.2. Khái niệm hội họp, hội nghị
3.1.2.1. Khái niệm hội họp
3.1.2.2 Khái niệm hội nghị
3.1.3 Các phương pháp tổ chức hội nghị
3.1.4 Cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp và tiệc chiêu đãi
3.2 Hoạch định và tổ chức các cuộc họp
3.2.1 Hoạch định và tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức
3.2.1.1 Đăng ký phòng họp
3.2.1.2 Thông báo cho người tham dự
3.2.1.3 Chuẩn bị tài liệu
3.2.1.4 Chuẩn bị nước giải khát
3.2.1.5 Ghi biên bản
3.2.1.6 Theo dõi
3.2.2 Hoạch định các cuộc họp trang trọng theo nghi thức
3.2.2.2 Giai đoạn tiến hành
3.2.2.3 Giai đoạn kết thúc hội nghị
3.2.3 Các hội nghị từ xa
3.3 Hoạc định sắp xếp các chuyến đi công tác
3.3.1 Sắp xếp, chuẩn bị
3.3.1.1 Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
3.3.1.2 Giải quyết các thủ tục giấy tờ
3.3.1.3 Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
3.3.1.4 Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghĩ và làm việc cho đoàn
3.3.1.5 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn
3.3.1.6 Chuẩn bị kinh phí
3.3.1.7 Lên kế họach đảm nhận trách nhiệm ở nhà
3.3.1.8 Kiểm tra chuyến đi phút chót
3.3.2 Trách nhiệm trong thời gian thủ trưởng vắng mặt
3.3.2.1 Trách nhiệm của thư ký trước khi thủ trưởng đi công tác
3.3.2.2 Trách nhỉệm của thư ký trong khi thủ trưởng đi công tác
3.3.3 Trách nhiệm khi thủ trưởng trở về

Chương 4: Tổ chức công tác lễ tân
4.1.Giới thiệutổngquátvềcôngtáclễtân.
4.1.1. Lễtânlàhoạtđộngdiễnraở mọilĩnh
4.1.2.Phân loạilễ
4.1.3. Vai trò của lễ tân.
4.1.4. Nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ tân
4.2. Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan .
4.2.1.Trang bị lễ tân.
4.2.2. Phân loại khách
4.2.3.Tổ chức đón khách tại cơ quan doanh nghiệp
4.2.4. Những tình huống thường gặp khi tiếp xúc với khách.
4.3.Tiếp khách qua điện thoại.
4.3.1. Đặc điểm và mục đích của giao tiếp qua điện thoại.
4.3.2. Giọng nói qua điện thoại phải thế nào?
4.3.3. Nghệ thuật ứng xử khi nghe điện thoại
4.3.4. Nghệ thuật ứng xử khi gọi điện thoại.
4.3.5.Những điều cần nghi nhớ của người thư ký khi sử dụng điện thoại.
4.4. Đãi khách
4.4.1.Giải khát trong tiếp khách
4.4.2. Đặt tiệc
4.5. Lễ tân hội nghị và tiệc chiêu đãi
4.5.1. Mời khách
4.5.2. Đón tiếp khách

Chương 5: Soạn thảo và quản lý văn bản
5.1. KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN
5.1.1. Khái niệm về văn bản
5.1.2. Phân loại văn bản
5.2.Thể thức văn bản
5.2.1. Nguyên tắc soạn thảo văn bản
5.2.2.Các yếu tố thể thức văn bản

Chương 6: Công tác lưu trữ
6.1. Khái niệm , vị trí , tính chất của công tác lưu trữ
6.1.1. Tài liệu lưu giữ
6.1.2. Khái niệm công tác lưu trữ
6.1.3. Vị trí, tính chất của công tác lưu trữ
6.2. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
6.2.1. Khái niệm, nguyên tắc của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
6.2.2 Nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu tại các cơ quan lưu trữ cơ quan
6.2.3 Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ nhà nước
6.3. CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
6.3.1 Khái niệm, mục đích, nguyên tắc của công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
6.3.2 Quá trình chỉnh lý tài liệu
6.4. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
6.4.1 Khái niệm, nguyên tắc của xác định tài liệu
6.4.2 Các tiêu chuẩn để xác định giá trị của tài liệu
6.4.3. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ
6.5. THỐNG KÊ VÀ KIỂM TRA TÀI LIỆU
6.5.1. Khái niệm, mục đích, nguyên tắc
6.5.2. Công tác kiểm tra tài liệu
6.6 BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
6.6.1. Những nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ
6.6.2 Thiết bị và chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ
6.7 TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
6.7.1 Khái niệm, nguyên tắc
6.7.2 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu