Tài liệu SharePoint khái niệm và hoạt động.

SharePoint khái niệm và hoạt động.


SharePoint khái niệm và hoạt động. Giới thiệu:


SharePoint là hệ thống quản lý tài liệu của Microsoft và đã được sử dụng dưới tên
của các sản phẩm khác nhau trong hơn 5 năm qua. Dù chúng tồn tại lâu như vậy
nhưng nhiều người vẫn không biết đến sự tồn tại của chúng và càng ít người hiểu
làm thế nào mà công nghệ này có thể đơn giản hóa môi trường mạng để sử dụng.


Page | 2
Nhưng bất kì công ty kinh doanh trong lĩnh vực phát triển nội dung đều có thể nhận
được nhiều lợi ích từ Sharepoint. Một vài công ty nhỏ sẽ chỉ cần WSS 3.0, nhưng để
nhận được lợi ích tối đa thì các công ty phải sử dụng MOSS 2007. Dưới đây là một
vài ví dụ về cách sử dụng Sharepoint:


Cơ sở dữ liệu về hướng dẫn kỹ thuật cài đặt – Những việc này sử dụng thông
tin mẫu để tạo tài liệu cung cấp các hướng dẫn về cách cài đặt tất cả các phần mềm
tổng hợp và làm thế nào để cấu hình các thiết bị phần cứng cần hỗ trợ như các thiết
bị cầm tay.


Chia sẻ thông tin giữa các nhóm nghiên cứu và phát triển – SharePoint
khuyến khích nghiên cứu và nỗ lực phát triển trong lĩnh vực khoa học và công nghệ
bằng cách cho phép các công ty mở các cổng Internet và Extranet nơi các nhà khoa
học và nhà nghiên cứu có thể hợp tác phát triển và trao đổi thông tin.


Quản lý dự án đối với nhóm phân tán – Các nhà quản lý dự án làm việc với các
nhân viên ở xa có thể quản lý một dự án trong Project Server 2006 chỉ bằng một cú
click chuột vào danh sách tác vụ của Sharepoint. Các dự án có thể dễ dàng tổ chức,
quản lý theo từng khu vực và người sử dụng được phép truy cập dữ liệu theo quyền
hạn đã được hệ thống định nghĩa.


Các cổng thông tin cho hệ thống trường học – Với học sinh học tại những
trường sử dụng sản phẩm MOSS 2007, mỗi trường có ứng dụng web của riêng mình
với những nhóm riêng biệt giành cho học sinh, giáo viên và người quản lý.


Học sinh truy cập vào Internet để kết nối với trang web sử dụng tài khoản riêng.
Thế thì làm thế nào những người sử dụng khác nhau dùng Sharepoint và chính xác
thì nó hoạt động như thế nào? Tài liệu này trước tiên sẽ xem xét xem người sử
dụng, nhà quản lý , quản trị mạng nhìn nhận và sử dụng Sharepoint. Sau đó, sẽ tìm
hiểu xem Sharepoint hoạt động như thế nào, Sharepoint đối với người dùng thông
thường và nhà thiết kế. Cuối cùng, sẽ liệt kê là 6 nhiệm vụ quan trọng mà người
thiết kế mạng Sharepoint phải chịu trách nhiệm. SharePoint là gì?


SharePoint có nghĩa là những thứ khác nhau cho người dùng khác nhau. Phần này
sẽ tóm tắt cách thức sử dụng của người dùng và nhà quản lý về Sharepoint sau đó
đưa ra cái nhìn sâu hơn cho người quản trị mạng.


Trong thế giới công nghệ, một sản phẩm sẽ được đánh giá tùy vào cách sử dụng
Page | 3 của từng người. Ví dụ, một người sử dụng Sharepoint thấy môi trường này như một
ứng dụng mà có thể sắp xếp mọi thứ dễ dàng. Người sử dụng mở trình duyệt web
và muốn truy nhập vào bảng của Access, tài liệu Word, email, danh sách tác vụ cập
nhật hay dữ liệu từ ứng dụng Peoplesoft để có thể truy cập vào cơ sở dữ liệu của
Oracle.


Đối với người sử dụng, SharePoint không chỉ là một hệ thống quản lý tài liệu; nó
là một môi trường của người sử dụng, một chương trình quản lý hệ thống file, tóm
tắt cơ sở dữ liệu, quản lý tác vụ và là các quan hệ trong cơ sở dữ liệu. Tóm lại,
SharePoint là một ứng dụng đa chức năng mà nhiệm vụ chính là làm cho việc truy
xuất dữ liệu trong suốt đối với người dùng.


Quan điểm của nhà quản lý : Một nhà quản lý có thể có 18 nhân viên, 5 dự án ở
cấp độ khác nhau và một nhu cầu bảo mật cho những thông tin mà nhân viên của
họ tạo ra. Sharepoint có thể giúp nhà quản lý làm tốt những nhiệm vụ trên và hơn
thế nữa.


SharePoint đưa ra nhiều lựa chọn cho việc quản lý một dự án. Chương trình phức
tạp nhất là Project Server, sử dụng Sharepoint để truy xuất dữ liệu dự án được lưu
trong máy chủ cơ sở dữ liệu sử dụng SQL. Trong chương trình không quá phức tạp
nhưng vẫn dễ quản lý , giải pháp được sử dụng là Microsoft Project và đơn giản chỉ
là việc gán nhiệm vụ cho người sử dụng cấp dưới thông qua SharePoint. Một vài tính
năng báo cáo và dự đoán bị mất nhưng mọi thứ vấn giống như cơ sở dữ liệu của
SharePoint. Với Project Server, một cơ sở dữ liệu riêng biệt được sử dụng để đưa ra
dữ liệu riêng cho dự án. Các lệnh được điều khiển qua Outlook. Khi sử dụng Outlook
2007, các tác vụ có thể được cập nhật trong Outlook và gửi đến Sharepoint hoặc
ngược lại.


SharePoint cho phép quản lý cùng với việc “tập trung vào an ninh”. Có nghĩa là
người sử dụng chỉ nhìn được phép truy cập vào những dữ liệu họ được phân quyền.
Nếu một người sử dụng không truy nhập tới đối tượng nào thì đối tượng đó sẽ
không được xuất hiện tại thư viện của người dùng. Nếu người sử dụng không có
quyền truy nhập vào thư viện, toàn bộ thư viện đó sẽ không được hiển thị. Đây là
một việc rất đơn giản nhưng đảm bảo an ninh và quản lý tốt những người xem.


Quan điểm của nhà quản trị mạng: Gần đây, chúng ta không nói nhiều về việc
sử dụng SharePoint trong môi trường mạng. Chắc chắn, SharePoint phụ thuộc vào
một mạng đáng tin cậy để phân phối tất cả những dịch vụ đã được nhắc đến.
Nhưng những dịch vụ mạng đáng tin cậy đó được cho là hiển nhiên đối với hầu hết
các công ty, SharePoint có thể giảm một cách đáng kể thời gian quản lý hệ thống
dữ liệu.