Luận Văn Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí theo phương pháp thủ công

Luận văn dài 31 trang
Định dạng file word

MỤC LỤC
I. Giới thiệu về chu trình chi phí theo phương pháp thủ công. 3
1. Khái niệm 3
2. Mục đích và chức năng. 4
3. Đối tượng cung cấp thông tin. 4
4. Các chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí theo phương pháp thủ công. 4
II. Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí theo phương pháp thủ công. 5
1. Đặt mua hàng hóa và dịch vụ (sau đây sẽ gọi tắt là “Đặt hàng”) 7
Yêu cầu mua hàng. 7
Nguy cơ 1: Thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức. 8
Nguy cơ 2: Đặt những món hàng không cần thiết 8
Nguy cơ 3: 9
Lập đơn đặt hàng. 9
Đơn đặt hàng. 10
Nguy cơ 4: Mua hàng giá cao (bị thổi phồng) 12
2. Nhận và lưu trữ hàng hóa. 12
Nguy cơ 5: mua hàng hóa kém chất lượng. 15
Nguy cơ 6: nhận hàng hóa không đúng yêu cầu. 16
Nguy cơ 7: mắc sai sót khi kiểm đếm hàng nhập về. 16
Nguy cơ 8: mất mát hàng tồn kho. 17
3. Duyệt và thanh toán hóa đơn cho người bán. 17
Nguy cơ 9: những sai sót trong các hóa đơn mua hàng. 20
Nguy cơ 10: thanh toán cho những hàng hóa chưa nhập về. 21
Nguy cơ 11: chiết khấu mua hàng. 21
Nguy cơ 12: chi trả hai lần cho cùng một hóa đơn. 21
Nguy cơ 13: lỗi ghi nhận và công bố tài khoản nợ phải trả. 22
III. Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí thực hiện theo phương pháp thủ công. 22
1. Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí tại Công ty trách nhiệm hữu hạn đầu tư thương mại Verap. 22
a) Một vài thông tin về doanh nghiệp. 22
b) Quy trình lưu chuyển chứng từ trong doanh nghiệp. 23
2. Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí tại công ty cổ phần năng lượng tái tạo Châu Á 26
a) Một vài thông tin về doanh nghiệp. 26
b) Quy trình lưu chuyển chứng từ trong doanh nghiệp. 27
Kết luận. 30

I. Giới thiệu về chu trình chi phí theo phương pháp thủ công.


1. Khái niệm


Chu trình chi phí bao gồm một chuỗi những sự kiện liên quan tới hoạt động mua và thanh toán cho hàng hóa hay dịch vụ.
Chu trình chi phí thực hiện theo phương pháp thủ công là chu trình chi phí trong đó thực hiện việc ghi sổ và xử lý các nghiệp vụ do con người thực hiện trực tiếp, không có sự trợ giúp của phần mềm kế toán.
Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình chi phí đó là
1. Doanh nghiệp đặt hàng hay dịch vụ cần thiết.
2. Nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu.
3. Xác định nghĩa vụ thanh toán.
4. Thanh toán tiền.



1. Mục đích và chức năng

Mục đích chính của chu trình chi phí là tối thiểu hóa tổng chi phí thu mua và duy trì hàng tồn kho, nguồn tồn trữ và dịch vụ cho nhu cầu thực hiện chức năng của tổ chức. Để đạt được mục đích, nhà quản trị phải thực hiện những quyết định sau:
· Mức hàng tồn kho và nguồn dự trữ tối ưu là bao nhiêu?
· Nhà cung cấp nào có hàng hóa, dịch vụ đạt chất lượng và giá cả tốt nhất?
· Bảo quản hàng tồn kho ở đâu?
· Làm thế nào để củng cố việc mua hàng để đạt được mức giá tối ưu?
· Có cần phải sẵn tiền mặt trả cho nhà cung cấp để được hưởng chiết khấu?
· Quản lý việc thanh toán cho nhà cung cấp như thế nào để tối đa hóa dòng tiền?
Hơn nữa, việc quản lý phải đạt được chức năng giám sát và đánh giá tác dụng và hiệu quả của chu trình chi phí. Điều đó yêu cầu sự truy cập dễ dàng vào dữ liệu chi tiết về các nguồn lực được sử dụng trong chu trình chi phí, các sự kiện ảnh hưởng đến nguồn lực và những đối tượng tham gia vào những sự kiện này. Ngoài ra, để giúp ích thích đáng cho việc ra quyết định thì dữ liệu phải chính xác, đáng tin cậy và kịp thời.
Ba chức năng cơ bản của hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi phí:
Ø Ghi nhận và xử lý dữ liệu về các hoạt động kinh doanh.
Ø Lưu trữ và tổ chức dữ liệu để trợ giúp việc ra quyết định.
Ø Kiểm soát để chắc chắn tính đáng tin cậy của dữ liệu và bảo vệ các nguồn lực của tổ chức.
2. Đối tượng cung cấp thông tin

- Đối với chu trình chi phí, đối tượng bên ngoài cung cấp thông tin đầu vào cho chu trình là nhà cung cấp.
- Trong nội bộ, chu trình chi phí nhận thông tin từ chu trình doanh thu và chu trình sản xuất, bộ phận quản lý hàng tồn kho và nhiều bộ phận khác về nhu cầu mua hàng hóa và nguyên vật liệu. Một khi hàng hóa và dịch vụ về đến, sự khai báo về biên nhận hàng hóa và dịch vụ từ chu trình chi phí chuyển ngược về các nguồn lực. Dữ liệu về chi phí cũng đi từ chu trình chi phí đến sổ kế toán tổng hợp và thể hiện trên báo cáo tài chính cũng như nhiều báo cáo quản trị khác.
4. Các chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí theo phương pháp thủ công.

Trong chu trình chi phí thực hiện theo phương pháp thủ công, người ta thường sử dụng một số chứng từ như sau:
· Phiếu yêu cầu mua hàng (purchase requisition)

Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong doanh nghiệp khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm trình bày về chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng. Yêu cầu mua hàng này được gửi về bộ phận mua hàng và phải được chấp thuận bởi người quản lý bộ phận yêu cầu.
· Đơn đặt hàng (purchase order)
Chứng từ này được lập bởi bộ phận mua hàng, xác định yêu cầu của doanh nghiệp với nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng hàng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng; các yêu cầu về thanh toán Nếu đặt hàng được người cung cấp chấp thuận thì nó trở thành hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa đôi bên.
· Phiếu nhập kho (receiving report)
Hay còn được gọi là báo cáo nhận hàng; chứng từ này được bộ phận nhận hàng lập căn cứ số lượng, chất lượng, quy cách hàng thực nhận. Số liệu thực nhập được dùng làm căn cứ ghi tăng Tài khoản hàng tồn kho. Thông tin hàng nhận được chuyển đến các bộ phận liên quan như kế toán mua hàng, kho hàng
· Phiếu đóng gói (packing list)
Phiếu đóng gói hàng hóa là một chứng từ liệt kê các mặt hàng, loại hàng, những loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định. Phiếu đóng gói được nhà cung cấp lập ra khi đóng gói hàng hóa. Phiếu đóng gói hàng hóa này có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa.
· Hóa đơn mua hàng (invoice)
Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán tiền của người mua đối với người bán.
· Chứng từ thanh toán (voucher)
Đây là chứng từ được sử dụng trong hệ thống thanh toán theo chứng từ nhằm ghi nhận thông tin liên quan tới khoản cần thanh toán cho một hóa đơn nào đó.
· Chứng từ trả lại hàng mua (debit memo)
Chứng từ này được bộ phận mua hàng lập khi hàng mua không đúng yêu cầu, cần trả lại cho người bán. Chứng từ này ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại.
· Check hoặc phiếu chi.
Đây là chứng từ được lập ra khi tiến hành thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Trên thực tế, khi doanh nghiệp tiến hành nhập khẩu nguyên vật liệu, hàng hóa trực tiếp từ nước ngoài thì loại chứng từ và số lượng chứng từ tham gia


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Hệ thống thông tin kế toán

Bộ môn hệ thống thông tin kế toán
Khoa kế toán kiểm toán
Trường đại học kinh tế tp. Hồ Chí Minh
2. Accounting information systems

Marshall B. Romney, Paul J. Steinbart
3. Giáo trình thanh toán quốc tế

Khoa ngân hàng
Trường đại học kinh tế tp. Hồ Chí Minh
4. Ngoài ra còn sử dụng một số nội dung bài giảng khác.