Chuyên Đề Quản trị hành chính văn phòng: giao tiếp, lễ tân, lưu trữ văn thư

3





MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 6

Phần 1: Mô hình quản lý lễ tân khách sạn Bamboo village Beach

Reort & Spa. . 8

I. Cơ cấu tổ chức bộ phận lễ tân của Bamboo Village Beach Resort

& Spa 8

1. Sơ đồ cơ cấu bộ phận lễ tân 8

2. Chức năng nhiệm vụ của bộ phận lễ tân. 9

a. Trưởng lễ tân . 9

b. Bộ phận đặt buồng. . 9

c. Bộ phận đón tiếp. . 10

d. Bộ phận thu ngân và kiểm toán đêm. . 11

II. Đánh giá quy trình phục vụ khách tại bộ phận lễ tân khách sạn 12

1. Quy trình phục vụ khách trước khi khách đến . 12

2. Quy trình phục vụ khi khách tới và làm thủ tục nhập khách 12

3. Quy trình phục vụ khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn 14

a. Giao nhận chìa khóa buồng khách 15

b. Cung cấp thông tin cho khách . 15

c. Dịch vụ điện thoại 16

d. Báo thức khách 17

f . Chuyển buồng 17

g.Tặng quà sinh nhật khách . 18

h. Nhận và chuyển yêu cầu của khách cho các bộ phận liên quan

. 18

4



i. Các dịch vụ bổ trợ khác . 19

j. Giải quyết phàn nàn của khách 20

4. Quy trình khách rời khách sạn(thanh toán và tiễn khách)check

out . 20

a. Công việc chuẩn bị thanh toán và tiễn khách 20

a.1. Khẳng định lại việc khách trả buồng 20

a.2. Thông báo trả buồng với các bộ phận khác trong khách sạn

21

a.3. Chuẩn bị hồ sơ thanh toán trước cho khách 21

a.4. Kiểm tra số tiền đặt cọc của khách 22

b. Trình tự thanh toán cho khách 22

c. Sau khi khách trả buồng và rời khách sạn . 23

Phần 2: Mô hình công tác hành chính văn phòng và lưu trữ văn thư

của công ty xây dựng 118 . 24

I. Quản trị các công việc hành chính . 24

1. Tổ chức tiếp đãi khách. . 24

a. Tổ chức tiếp khách trong công ty. 24

b. Tổ chức các buổi hẹn. 24

2. Tổ chức hội nghị. 25

a. Lập kế hoạch hội nghị 25

b. Chuẩn bị hội nghị. . 26

c. Tiến hành hội nghị. 27

3. Tổ chức các chuyến đi công tác 27

a. Tổ chức các chuyến đi công tác cho giám đốc. 27

b. Lập kế hoạch các chuyến đi công tác. . 28

c. Chuẩn bị cụ thể các chuyến đi công tác. . 28

II.Công tác lưu trữ 29

1. Thu thập bổ xung tài liệu vào lưu trữ công ty. . 29

2. Xác định giá trị tài liệu. . 29

3. Bảo quản tài liệu lưu trữ 30

IV.Công tác văn thư. . 30

1. Qúa trình hình thành văn bản. . 30

2. Tình hình ban hành văn bản. . 31

a. Trình tự soạn thảo văn bản. . 31

b. Thủ tục trình ký . 32

3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 33

4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. . 36

5. Lập hồ sơ hiện hành. . 40

6. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu trong công ty. . 41



LỜI MỞ ĐẦU

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập,

xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản

lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho

hoạt động chung của toàn cơ quan,tổ chức.

Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng đối với

bất kỳ một cơ quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan.

Công tác này nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt

của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động

tiêu cực đến quá trình phát triển.

Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng nó đáp ứng nhu cầu thực

tiễn của từng cơ quan, đơn vị. Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến

thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Để việc quản lý điều hành có hiệu quả, vận dụng những kiến thức cơ bản

trong quá trình quản lý. Quản trị văn phòng là phương tiện được sử dụng

trong quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Với việc nghiên cứu về đề tài quản trị văn phòng, chúng em đã tìm

hiểu được hai mô hình quản trị hành chính văn phòng có hiệu quả. Có thể

khái quát nội dung của hai mô hình này như sau:

Phần 1: Mô hình quản lý lễ tân khách sạn Bamboo village Beach Reort &

Spa.

Phần 2: Mô hình quản lí hành chính văn phòng của công ty xây dụng 118.