Chuyên Đề Quản trị dự án ERP

Quản trị dự án ERP
Chìa khóa thành công: nhân sự và nhân lực
Bài viết về nhân sự và nhân lực này tiếp tục loạt bài bình luận về triển khai ERP, đề cập đến những vấn đề chủ yếu trong triển khai ERP nhằm mang đến một cái nhìn sáng sủa hơn cho những nhà quản trị dự án ERP tương lai và chủ đầu tư của các dự án.
Trong bối cảnh Việt Nam đang mở cửa ra thế giới và nhu cầu bức thiết phải hội nhập với kinh tế toàn cầu, ERP đã trở thành công cụ quản lý mới để điều hành DN. Con người là nhân tố chính dẫn tới thành công trong một dự án ERP. Đây cũng là nơi xảy ra rủi ro nhiều nhất khi quản trị dự án trong nền kinh tế phát triển nhanh. Dựa trên kinh nghiệm rút ra từ việc triển khai ERP ở Việt Nam trong những năm gần đây, chúng tôi trình bày 4 nhân tố dẫn đến thành công của dự án ERP.
1. Cần sự quan tâm từ trên xuống dưới
Triển khai ERP đòi hỏi sự phối hợp trên toàn DN và sự hợp tác giữa nhiều người ở các cương vị khác nhau trong DN. Lẽ thường, nhiều người nghĩ triển khai ERP chỉ xảy ra ở bộ phận CNTT hay phòng kế toán. Do vậy, các dự án thường không nhận được sự quan tâm từ các thành viên cao cấp. Để đảm bảo đủ ngân sách và nhân lực cho một dự án thành công, nhà tài trợ cho dự án phải ở trong tư thế sẵn sàng ra những quyết định nhanh chóng.
Thành công của dự án không phải chỉ là nhiệm vụ của riêng đội dự án. Các cấp lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo mục tiêu của dự án phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty và có những hành động thể hiện sự quan tâm và trách nhiệm với dự án. Các giám đốc điều hành phải thu xếp nhân sự tham gia vào dự án, thu thập thông tin, đánh giá thường xuyên và nhận ra thành công hay thất bại. Họ phải tạo động lực cho nhóm, hỗ trợ giải quyết các vấn đề và giữ cho nhóm luôn hoạt động mạnh.
2. Chỉ định quản trị dự án (Project Manager) phù hợp
Thông thường, vai trò quản trị dự án thường rơi vào giám đốc CNTT hay kế toán trưởng. Tuy nhiệm vụ của CIO và IT manager gần giống như nhau nhưng ở các nước phương Tây, CIO thường là thành viên của hội đồng quản trị hoặc là người đứng thứ hai hoặc ba trong công ty với nhiệm vụ và quyền hạn bao quát hơn một IT manager ở Việt Nam rất nhiều. Để một CIO phù hợp với vị trí quản trị dự án ERP hơn một IT manager. Hầu hết các CIO đều có tầm nhìn xuyên suốt các hoạt động của DN. CIO thường phải làm việc trong một môi trường khó tiên liệu vì có quá nhiều biến cố và những thay đổi liên tục; họ phải đối phó với các tình huống có thể xảy ra, nắm giữ người có trách nhiệm với công việc, quản lý, mang lại kết quả lớn nhất với các nguồn lực hạn chế, theo dõi chi phí và chất lượng. Vì dự án ERP là một dự án đổi mới toàn diện DN nên lãnh đạo việc triển khai các thay đổi đòi hỏi những kỹ năng không hoàn toàn giống với những kỹ năng điều hành hoạt động.