Tài liệu Quản lý văn bản trong cơ quan nhà nước

QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
I. Quản lý văn bản đến1. Nguyên tắc quản lý văn bản đến
Tiếp nhận và xử lý văn bản đến là một mặt công tác rất quan trọng của quá trình quản lý. Tổ chức nhiệm vụ này thường được bắt đầu ở khâu tiếp nhận tại văn thư cơ quan ( phòng đăng ký văn bản) và kết thúc ở bộ phận chuyên môn sau khi công việc đã được giải quyết.
Nguyên tắc chung của việc quản lý văn bản đến là việc chuyển giao các văn bản giữa các bộ phận và cá nhân trong đó phải được thực hiện theo một quy trình hợp lý nhất, đường đi cảu văn bản ngắn nhất với chi phí thời gian tối thiểu.
2. Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến.
- Bóc bì, đóng dấu đến.
- Đăng ký vào sổ văn thư.
- Phân loại văn bản đến, xem xét các thông tin trong văn bản và định hướng giải quyết các nhiệm vụ đặt ra trong phạm vi hoạt động của cơ quan.
- Xử lý văn bản đến: Chuyển giao văn bản cho bộ phận có trách nhiệm trực tiếp giải quyết hoặc trình cho lãnh đạo cơ quan.
- Theo dõi kết quả giải quyết văn bản.
- Chuyển văn bản vào hồ sơ.
Để đảm bảo nâng cao năng suất lao động của người lãnh đạo, việc chuyển giao đến cho lãnh đạo xem xét giải quyết cần phải được tính toán hợp lý và kiểm tra thật chặt chẽ. Tránh tình trạng chuyển đến cho lãnh đạo những văn bản không thuộc trách nhiệm hay không đòi hỏi phải có ý kiến lãnh đạo khi giải quyết. Tuy vậy, để tránh cho công việc không bị bỏ sót và lãnh đạo không rơi vào lối làm việc quan liêu, bộ phận xử lý văn bản chung cần thông báo đầy đủ cho lãnh đạo các văn bản quan trọng của cơ quan và của các bộ phận cần theo dõi, kiểm tra.
Thư ký lãnh đạo có trách nhiệm giúp lãnh đạo theo dõi các văn bản đến và báo cáo kịp thời cho lãnh đạo những thông tin cần thiết về quá trình giải quyết ở các đơn vị.
Ngoài ra trong quá trình tổ chức quản lý văn bản đến, các bộ phận có liên quan cần làm sáng tỏ quan hệ giữa văn bản mới nhận được với các văn bản có trước đó (nếu có).
VD: Công việc nhắc nhở tổ chức kiểm kê tài sản thì cần phải gửi đến bộ phận có trách nhiệm thực hiện, đồng thời xác định rõ các văn bản hướng dẫn từ trước về vấn đề này để triển khai kịp thời. Hoặc quyết định thay đổi định mức tiêu hao vật tư đang ứng dụng để có biện pháp thay đổi phù hợp và quy định đơn vị có trách nhiệm thực hiện.
II. Quản lý văn bản đi1/ Nguyên tắc quản lý văn bản đi
Văn bản đi phải được chuyển từ khâu xuất hiện đến văn thư để gửi đi theo con đường ngắn nhất và không vi phạm quy chế quản lý. Cần phải hạn chế đến mức tối đa việc chuyển văn bản trở lại nơi mà nó đã chuyển qua một lần. Điều này đòi hỏi các bộ phận giải quyết công việc trong cơ quan phải đựơc bố trí thực sự hợp lý, giảm bớt các khâu trung gian.
Trong những trường hợp cần thiết, để tiết kiệm thời gian xem xét và giải quyết một văn bản và đẩy nhanh quá trình chu chuyển đối với chúng có thể sử dụng phương pháp chuyển giao đồng thời (hay còn gọi là chuyển giao song song). Theo phương pháp này, khi một văn bản có liên quan đến nhiều đơn vị, trong cơ quan và đòi hỏi các đơn vị cùng phải có trách nhiệm giải quyết kịp thời thì cần phải sao văn bản đó thành nhiều bản để gửi đi cho các đơn vị.
Bộ phận xử lý văn bản ban đầu ở các cơ quan có vai trò quan trọng trong quá trình lựa chọn văn bản để sao gửi cho các đơn vị. Ở những cơ quan không tổ chức bộ phận này thì nhiệm vụ đặt ra sẽ do văn phòng hoặc phòng hành chính tổng hợp giải quyết bộ phận xử lý văn bản ở các cơ quan thực chất là bộ phận điều tiết ban đầu để làm cho văn bản được chuyển giao hợp lý đến các bộ phận liên quan. Tại bộ phận này cần có những cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm.
2. Quy trình xử lý văn bản đi
- Soạn thảo xử lý văn bản đi
- Đánh máy (in) văn bản
- Ký văn bản
- Vào số và gửi văn bản đi