Đồ Án Quản lý thông tin trường Đại Học Khoa Học Tự Nhiên

Lời nói đầu

Trường đại học Khoa Học Tự Nhiên là một trong các trường lớn nhất của cả nước và luôn nằm trong tốp đầu về số lượng sinh viên và chất lượng dạy học.Do đặc thù của trường luôn luôn tồn tại một số lượng rất lớn sinh viên,nhân viên của trường và học viên của của các trung tâm trực thuộc nên việc quản lý cơ sở dữ liệu của trường luôn luôn mất rất nhiều thời gian và công sức.


Xuất phát từ yêu cầu cần có một cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh để có thể dễ dàng quản lý trong bối cảnh bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay chúng em đã xây dựng nên đồ án “ Quản lý thông tin trường ĐH KHTN ”.Chúng em muốn chân thành cảm ơn thầy đã tạo mọi điều kiện cũng như hết lòng giúp đỡ chúng em hoàn thành đồ án này .Tuy đã cố gắng hết sức nhưng đồ án tất nhiên không tránh khỏi sai sót ,chúng em mong thầy thông cảm và góp ý thêm cho đồ án của chúng em ngày càng hoàn thiện hơn nữa.

Nhóm làm đồ án

I. Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống :


1. Khảo sát hệ thống :




Trường ĐH KHTN là một cơ sở đào tạo bậc đại học,sau đại học và các chuyên viên thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như : tin học,toán học ,vật lý,hóa học,hải dương học .Mỗi năm trường cần tuyển sinh một lượng lớn sinh viên cũng như học viên từ khắp nơi trong nước vào các khoa,ngành,bộ môn cũng như một số nhân viên và giảng viên mới để đáp ứng nhu cầu giảng dạy và quản lý trường.Toàn trường có Ban giám hiệu,Ban chấp hành Đảng Ủy,Hội đồng khoa học kỹ thuật,các khoa,ngành,phòng thí nghiệm,bộ môn trực thuộc Vì vậy cần một chương trình quản lý để giúp cho Ban giám hiệu,Ban chấp hành ,các trưởng khoa ngành,trưởng phòng dễ dàng quản lý danh thông tin sinh viên ,học viên,nhân viên cũng như các hoạt động,thiết bị trong trường.


Các hoạt động thông thường của trường bao gồm kiểm tra danh sách sinh viên (sinh viên mới cũng như sinh viên đã tốt nghiệp),học viên ,nhân viên ,kiểm tra sổ sách thu chi,kiểm tra các hóa đơn ,quản lý cơ sở vật chất ,sắp xếp lịch học ,lịch thi cũng như các hoạt động văn hóa,thể dục thể thao .


Việc quản lý công việc của trường phân cấp theo các chức vụ ,bộ phận như sau :




 Hiệu trưởng : là người chịu trách nhiệm trước trường và Bộ giáo dục về hoạt động giảng dạy và các kế hoạch trong tương lai của trường cũng như là người quyết định cao nhất về các công việc của trường.
 Hiệu phó : là người thay thế Hiệu trưởng quyết định các vấn đề của trường khi Hiệu trưởng đi vắng.
 Ban chấp hành Đảng Ủy : có nhiệm vụ quản lý và kiểm tra các Đảng viên


trong trường.


 Hội đồng khoa học kỹ thuật : có nhiệm vụ thẩm tra và quản lý các đồ án khoa học do các khoa,ngành,bộ môn nghiên cứu.
 Bộ phận văn phòng : quản lý thông tin sinh viên,nhân viên,học viên

 Bộ phận kỹ thuật : quản lý các thiết bị máy móc cũng như thiết bị phòng thí nghiệm và có nhiệm vụ sửa chữa ,thay thế các thiết bị hư hỏng.
 Bộ phận kế toán : có nhiệm vụ tính toán,cân đối thu chi của trường.


 Đoàn thể : có nhiệm vụ quản lý các chi hội,chi Đoàn và tổ chức các hoạt động của trường.


Các sai sót về thông tin của sinh viên,học viên và nhân viên ;việc mất mát ,hư hỏng thiết bị hoặc có vấn đề phát sinh trong việc tổ chức các hội nghị,hoạt động của trường và những người liên quan sẽ được phát hiện ngay nhờ sự phân công rạch ròi từng người,từng bộ phận và nhờ vào các số liệu,hồ sơ mà các ban ngành báo cáo lên Ban giám hiệu.Mỗi nhân viên hoặc ban ngành tùy theo nhiệm vụ của mình chỉ được báo cáo liên quan đến công việc,không được xen vào công việc của người khác.

2. Phân tích hiện trạng hệ thống :




Sau đây sẽ là cụ thể từng công việc được thực hiện tại trường ĐH KHTN :




a. Thêm người mới




Để nhập thêm người mới,trường có một hệ thống xác định nhận dữ liệu từ các khoa,ngành,phòng ban để xác định phòng ban nào thiếu người để tuyển thêm người mới cũng như sinh viên hoặc học viên mới tuyển sinh thuộc khoa hay bộ môn nào.


Người mới vào trường sẽ được phân loại,cấp phát mã số và phân về các ban ngành


,phòng ban(đối với nhân viên) hoặc khoa (đối với sinh viên,học viên).




Các báo cáo liên quan đến việc thêm người mới sẽ được thể hiện qua các hợp đồng (nhân viên) và biên lai thu học phí (sinh viên) theo mẫu cho sẵn .

b. Xóa người




Bộ phận văn phòng sẽ xác định xem nhân viên nào đã hết hạn hợp đồng để thanh lý hoặc sinh viên(học viên) nào đã hoàn thành xong chương trình học để xét tốt nghiệp.


Những sinh viên đã tốt nghiệp vẫn sẽ được lưu trong cơ sở dữ liệu của trường trong 2 năm tiếp theo để sinh viên có thể cập nhật và lấy thông tin phục vụ cho việc làm hoặc học tiếp lên cao học sau này.Còn đối với sinh viên đã học hết 4 năm mà vẫn chưa tốt nghiệp thì thông tin vẫn sẽ được tiếp tục lưu giữ trong 2 năm để sinh viên có thể hoàn tất việc học của mình.Sau 2 năm tất cả mọi thông tin sẽ bị xóa đi để lưu trữ những dữ liệu mới.

c. Thêm khoa mới và xóa khoa cũ




Bộ phận văn phòng sẽ xem xét những nhu cầu mới của trường hoặc của xã hội để đề xuất với Ban giám hiệu mở thêm các khoa mới hoặc ngành mới để đáp ứng ,các khoa ngành mới này sẽ được xem xét sao cho phù hợp với đặc thù,qui định của trường và việc sắp xếp đội ngũ giảng viên,nhân viên phục vụ cho công tác giảng dạy.


Tương tự bộ phận này sẽ xét những ngành nào không còn phù hợp với nhu cầu hoặc quá ít sinh viên đăng ký để đề xuất xóa bỏ.

d. Nhập mới hoặc thải bỏ thiết bị




Bộ phận kỹ thuật có nhiệm vụ kiểm tra các đồ dùng,thiết bị của các phòng ban và các khoa ngành để xem thiết bị nào còn tốt hoặc hư hỏng để có kế hoạch sửa chữa,thay mới hoặc loại bỏ . Chi tiết về các thiết bị hư hỏng cần sửa chữa hoặc thay mới sẽ được bộ phận này báo lên bộ phận kế toán để được cấp kinh phí.Việc này phải được thực hiện

hàng ngày để tránh tình trạng thiếu hoặc thừa máy móc thiết bị gây khó khăn cho việc giảng dạy và quản lý.

e. Tổ chức và quản lý sự kiện




Đoàn thể và phòng ban có nhiệm vụ liên hệ ,tìm đối tác hoặc tài trợ để tổ chức các sự kiện văn hóa,thể dục thể thao,ngày hội hướng nghiệp .nhằm tạo một không khí đoàn kết,vui tươi trong trường nhằm giải tỏa áp lực cho nhân viên và sinh viên và cũng tạo điều kiện cho sinh viên hiểu biết về nghề nghiêp tương lai của mình.


Các hoạt động này phải phù hợp với các qui định của pháp luật và qui chế đào tạo của trường.

f. Tính toán và cân đối thu chi




Trường đại học Khoa Học Tự Nhiên là một trường công lập thuộc sự quản lý của nhà nước nên vấn đề cân đối thu chi là rất quan trọng.Bộ phận kế toán phải tính toán đầy đủ và chính xác các khoản thu và chi để báo lên cơ quan chủ quản tạo điều kiện cho cơ quan chủ quản có cái nhìn đầy đủ về tình hình ngân sách của trường để có kế hoạch hỗ trợ.


Bất cứ một sư sai lệch nào về con số có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng về pháp luật và gây ảnh hưởng to lớn đến ngân sách ,tác động tiêu cực đấn việc dạy và học.


Sơ đồ tổ chức của trường ĐH KHTN