Tài liệu Quản lý nội bộ trong công ty

Và điều quan trọng hơn cả là làm cách nào để ngăn chặn
những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên?
Với tư cách là người chủ doanh nghiệp, bạn có cho rằng
việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết?
Tại sao bạn cần đến kiểm soát nội bộ?
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản
lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được
quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân
quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ.
Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và
thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ
phận để phòng ngừa gian lận.
Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập
một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng
tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:
Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót
vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá
thành, giảm chất lượng sản phẩm .),
Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận,
lừa gạt, trộm cắp
Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo
tài chính,
Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng
như các quy định của luật pháp,
Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục
tiêu đặt ra,
Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng
tin đối với họ.
Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
Những yếu tố không thể thiếu của hệ thống kiểm soát nội
bộ
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công
ty mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau,
nhưng nói chung, hệ thống này cần có 5 thành phần như
sau:
1. Môi trường kiểm soát: Là những yếu tố của công ty ảnh
hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là
các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành
viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ
thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, nhận thức của các nhà quản
lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết
phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm
rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy
chế, quy trình kinh doanh . Một môi trường kiểm soát tốt
sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm
soát nội bộ.
2. Biện pháp xác định rủi ro: Dù cho quy mô, cấu trúc, loại
hình hay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào
cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu
tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội
bộ cần có phần xác định các rủi ro.
3. Các yếu tố bên trong: Đó là sự quản lý thiếu minh bạch,
không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ
thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang thiết bị,
hạ tầng cơ sở, tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp
với sự phát triển, mở rộng của sản xuất, chi phí quản lý cao,
thiếu kiểm tra đầy đủ do xa công ty mẹ hoặc do thiếu quan
tâm .