Tài liệu Quản lý nhóm

CẨM NANG QUẢN LÝ
QUẢN LÝ NHÓM
Biên dịch : NGUYỄN ĐÔ
Hiệu đính : NGUYỄN VĂN QUÌ (Ph.D)
FIRST NEWS
Nhà xuất bản tổng hợp TP. Hồ Chí Minh
LỜI GIỚI THIỆU
Làm việc với một nhóm, dù ở cương vị người trưởng nhóm riêng lẻ hoặc lãnh đạo vài nhóm, là một phần quan trọng trong vai trò của người quản lý. Hình thức làm việc theo nhóm ngày càng trở nên phổ biến khi các tổ chức gồm nhiều tầng nấc trong những công ty truyền thông đã nhường chỗ cho cách thức làm việc bao quát và đa năng. Quyển sách “Quản lý nhóm” này là một tài liệu hướng dẫn thiết thực và không thể thiếu được khi quản lý nhóm, bao gồm nhiều lĩnh vực như xác định các kỹ năng để hoàn thành một dự án, xây dựng niềm tin giữa các cá nhân trong nhóm, và tối đa hóa hiệu quả thực hiện công việc. Đây cũng là một cẩm nang quan trọng đối với bất cứ ai tham gia làm việc theo nhóm cho dù họ chỉ là người mới bắt đầu hoặc là một trưởng nhóm đã có nhiều kinh nghiệm. Với bảng tự đánh giá vào cuối quyển sách bạn có thể kiểm tra khả năng quản lý của mình, và với 101 lời khuyên súc tích cùng những ví dụ cụ thể sẽ giúp bạn có được những thông tin thiết thực và khách quan về việc quản lý nhóm.
2
NỘI DUNG
1. Hiểu như thế nào về nhóm
- Yếu tố tạo nên một nhóm làm việc có hiệu quả?
- Hình thức và nhiệm vụ của nhóm
- Phân tích các vai trò trong nhóm
- Cân bằng các kỹ năng trong nhóm
2. Thành lập nhóm
- Thiết lập các mục tiêu
- Hỗ trợ nhóm
- Xây dựng lòng tin trong nhóm
- Tối đa hóa kết quả thực hiện
- Xây dựng nhóm tự quản
- Tiếp nhận một nhóm đã thành lập
3. Nâng cao hiệu quả làm việc của nhóm
- Phân tích các động lực
- Thông tin hiệu quả
- Điều hành các cuộc họp nhóm
- Xây dựng hệ thống nhóm
- Chia sẻ thông tin bên ngoài nhóm
- Tư duy sáng tạo
- Xử lý các tình huống khó khăn
- Nâng cao các tiêu chuẩn trong nhóm
4. Hướng tới tương lai
- Đánh giá mức độ thực hiện công việc
- Theo dõi sự tiến triển của nhóm
- Huấn luyện nhóm
- Xây dựng các chỉ tiêu
- Khen thưởng kết quả thực hiện
- Thích nghi với sự thay đổi
- Hoạch định các mục tiêu tương lai cho nhóm
- Đánh giá khả năng quản lý nhóm
3
HIỂU NHƯ THẾ NÀO VỀ NHÓM
Làm việc theo nhóm là nền tảng cho tất cả mọi phương thức quản lý thành công. Quản lý tốt các nhóm làm việc là thách thức lớn nhưng rất thú vị đối với bất kỳ nhà quản lý nào cho dù chỉ mới bắt đầu hay đã có nhiều kinh nghiệm.
YẾU TỐ TẠO NÊN MỘT NHÓM LÀM VIỆC CÓ HIỆU QUẢ?
Một nhóm làm việc đúng nghĩa là một lực lượng năng động, luôn thay đổi và đầy sức sống, được hình thành từ một số người cùng làm việc với nhau. Các thành viên trong nhóm cùng thảo luận các mục tiêu, đánh giá các ý tưởng, đưa ra quyết định và làm việc theo những mục tiêu đã định.
LÀM VIỆC TRÊN TINH THẦN HỢP TÁC.
Tất cả các nhóm làm việc thành công đều có chúng những đặc điểm cơ bản như: khả năng lãnh đạo tốt và hiệu quả, xác định đúng mục tiêu, đưa ra quyết định phù hợp, khả năng hành động kịp thời theo các quyết định, tự do trao đổi, nắm vững kỹ thuật và kỹ năng cần thiết để hoàn thành dự án được giao, đặt ra những chỉ tiêu cụ thể để nhóm hướng tới, và trên hết, tìm đúng sự cân bằng giữa những người cùng làm việc với nhau vì mục tiêu chung của nhóm.
1. Mỗi thành viên cần đóng góp một điều gì đó cho nhóm.
2. Nên cẩn thận khi xây dựng các mục tiêu của nhóm và nghiêm túc thực hiện các mục tiêu đó.
PHÂN TÍCH CÁC NHIỆM VỤ CỦA NHÓM
Các nhóm làm việc thành công thường có từ 2 đến 25 người hoặc hơn, nhưng quan trọng hơn hết là quy mô hoạt động phải phù hợp với hình thức tổ chức mà ở đó mỗi thành viên đều thực hiện tốt công việc được giao. Có 3 hình thức cơ bản để thực hiện một công việc, đó là:
- Đối với những công việc hoạt động theo quy trình lặp đi lặp lại và trở nên quen thuộc, mỗi thành viên có vai trò cố định và độc lập để hoàn thành công việc; giống như trong một dây truyền lắp ráp.
4
- Đối với những công việc đòi hỏi có một sự sáng tạo nào đó, ngoài những thành viên có vai trò đã được cố định, các thành viên còn làm việc theo nhiều cách thức khác nhau nhưng cùng thống nhất, giống như khi tạo ra những sản phẩm mới.
- Đối với những công việc đòi hỏi luôn có sự sáng tạo và những đóng góp của cá nhân, cần có những người làm việc gần gũi giống như những đối tác hợp tác. Phong cách làm việc này thường phổ biến trong cách thức quản lý cấp cao.
LÀM VIỆC TRÊN TINH THẦN HỢP TÁC
Một nhóm gồm những người lãnh đạo đang thảo luận một kế hoạch mới do một thành viên của nhóm đưa ra. Tất cả các thành viên trong nhóm đều thoải mái tham gia thảo luận. Sau đó, trưởng nhóm nhận xét về nhẽng ý kiến đóng góp của các thành viên.
KHƠI DẬY TIỀM NĂNG
Không có giới hạn nào đối với tiềm năng của một nhóm làm