Tài liệu Quản lý khách sạn Thái Nguyên

ĐỀ TÀI: Quản lý khách sạn Thái Nguyên

Lời nói đầu

Trên thế giới hiện nay, tin học là một ngành phát triển không ngừng. Thời kỳ công nghiệp đ̣i hỏi thông tin nhanh chóng chính xác. Có thể nói tin học đă chiếm một vị trí quan trọng trong cuộc sống hàng ngày, trong các ngành khoa học kỹ thuật. Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển chung của ngành tin học thế giới và khu vực, ngành tin học nước ta đó cú bước phát triển nhất định.
Việc đưa tin học vào công việc quản lư, nhằm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm thời gian, độ chính xác cao và tiện lợi rất nhiều so với việc làm quản lư giất tờ bằng thủ công như trước đây. Tin học hóa nhằm thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hóa và cụ thể hóa các thông tin theo nhu cầu của con người. C̣n ở Việt Nam ngành tin học tuy c̣n non trẻ nhưng cũng đang từng bước bứt phá được những thành công trong việc áp dụng tin học vào việc phat triển kinh tế - xă hội, góp phần vào việc phát triển xă hội và khẳng định mỡnh trờn thị trường quốc tế.
Chính v́ vậy khi em được nhận đề tài xây dựng chương tŕnh quản lư khách sạn trên Access, với những kiến thức đă được học và quá tŕnh t́m hiểu, đặc biệt là sự hướng dẫn rất đỗi nhiệt t́nh của cô giáo Nguyễn Thanh Nhàn trong bộ môn Hệ Thống Thông Tin, em đă hoàn thành được đề tài của ḿnh với một bài toán quản lư. Trong quá tŕnh làm bài chắc chắn em sẽ mắc phải những thiếu sót nên rất mong nhận được sự đóng góp ư kiến của toàn thể các thầy cô để em có cơ hội sửa sai, phát triển trong thực tế và từng bước hoàn thiện ḿnh.


Em xin chân thành cảm ơn!



Chương I: T́m hiểu về Access


1.1. Khái quát về Microsoft Access:
Microsoft Access là một hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu của hăng Microsoft chạy trên môi trường Windows, trên đó cú cỏc công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương tŕnh cho hầu hết các bài toán quản lư thường gặp trong thực tế. Với Microsoft Access, người sử dụng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà vẫn có được một chương tŕnh hoàn chỉnh. Nếu cần lập tŕnh, Access có sẵn ngôn ngữ Access Basic để có thể lập chương tŕnh theo ư muốn của người sử dụng.
Microsoft Access là công cụ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh, được đánh giá cao trong các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu trên máy tính PC hiện nay. Do tính linh hoạt có nhiều mức người dùng và rất dể sử dụng. So với công việc phải lập tŕnh vất vả khi sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu như Foxpro th́ với Access chỉ cần thực hiện những thao tác đơn giản.
Access không chỉ là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mà c̣n là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database). Access cung cấp công cụ Wizard để tự động tạo bảng, truy vấn, báo cáo hỗ trợ cho người dùng. Ta có thể sử dụng việc phân tích bảng để tránh dư thừa số liệu. Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào tin học. Với Winzard và các phương tiện hoạt động tự động khác, sẽ tiết liệm được thời gian, công sức trong việc xây dựng và thiết kế chương tŕnh.
Sáu đối tượng mà Access cung cấp cho người dụng là: Bảng (Table), truy vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), Macro và Module. Các đối tượng trờn cú đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khác.


1.2. Giới thiệu các công cụ mà Microsoft Access cung cấp:
Microsoft Access cung cấp cho người dung 6 đối tượng cơ bản sau:
* Các đối tượng chính:
1.2.1. Bảng (Table):

Trong Access việc tạo bảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên môi trường giao diện đồ họa rất trực quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ Winzard hoặc tự thiết kế theo ư người sử dụng. Đối với bảng, Access cung cấp đầy đủ các dữ liệu kiểu Text, kiểu số (Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Data/Time), kiểu kư ức (Memo), kiểu logic (Yes/No) và các đối tượng OLE.
Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường, chúng ta có thể kiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một ḍng lệnh lập tŕnh nào như các ngôn ngữ lập tŕnh khác.
Ngoài ra, để giảm các thao tác khi nhập dữ liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầm định Default Value hay các phiên bản mới của Access cung cấp các Combo Box cho các trường của bảng nếu ta muốn sử dụng để giảm bớt các thao tác bàn phím và sai sót trong quá tŕnh nhập dữ liệu.
Đặc biệt, với thuộc tớnh Validation Rule của cỏc trường, chỳng ta cú thể kiểm soỏt được cỏc giỏ trị nhập vào mà khụng cần viết một dũng lệnh lập trỡnh nào như cỏc ngụn ngữ lập trỡnh khỏc.
Ngoài ra, để giảm cỏc thao tỏc khi nhập dữ liệu, ta cú thể đặt thuộc tớnh ngầm định Default Value hay cỏc phiờn bản mới của Access cung cấp các Combo Box cho các trường của bảng nếu ta muốn sử dụng để giảm bớt cỏc thao tỏc bàn phớm và sai sót trong qỳa trỡnh nhập dữ liệu.
Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường, chúng ta có thể kiểm soát được cỏc giỏ trị nhập vào mà khụng cần viết một ḍng lệnh lập tŕnh nào như các ngôn ngữ lập tŕnh khác.
Ngoài ra, để giảm cỏc thao tác khi nhập dữ liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầm định Default Value hay các phiên bản mới của Access cung cấp các Combo Box cho các trường của bảng nếu ta muốn sử dụng để giảm bớt các thao tác bàn phím và sai sót trong qỳa trỡnh nhập dữ liệu.
1.2.2. Truy vấn (Query):
Truy vấn là sự lựa chọn thông tin theo một điều kiện nào đó. Có thể nói sức mạnh của Access chính là ở truy vấn và báo cáo. Trong Access có 2 loại truy vấn:
* Truy vấn lựa chọn (Select Query):
Là truy vấn mà kết quả đầu ra là tập hợp các thông tin được lựa chọn từ các bảng, các truy vấn theo một điều kiện nào đó.
* Truy vấn hành động:
Là truy vấn nhằm thực hiện một thao tác xử lư dữ liệu nào đó. Ví dụ xóa dữ liệu (Query Delete), cập nhật dữ liệu (Query Uplate), chèn dữ liệu (Query Append), tạo bảng (Query Make Table).

Việc sử dụng hữu hiệu các truy vấn trong chương tŕnh sẽ làm tăng khả năng t́m kiếm lời giải cho các bài toán phức tạp. Việc sử dụng các hàm tự định nghĩa trong các cột của các truy vấn làm tăng khả năng kết xuất thông tin, tăng tính đa dạng, mềm dẻo của thông tin đầu ra.
Ngoài ra, ta có thể xây dựng các truy vấn bằng cách sử dụng trực tiếp cỏc cơu lệnh SQL.
Khi xây dựng một truy vấn cần phải:
- Chọn bảng hoặc Query khác làm nguồn dữ liệu.
- Thờm các trường mới và kết quả thực hiện các phép tính trờn cỏc trường của bảng nguồn.
- Đưa vào các điều liện t́m kiếm, lựa chọn.
- Đưa vào các trường dùng để sắp xếp.

1.2.3. Biểu mẫu (Form):
Với bảng và truy vấn, ta vẫn xem được thông tin. Tuy nhiên, trên biểu mẫu giao diện thân thiện hơn nhiều. Biểu mẫu là công cụ mạnh của Access được dụng để:
- Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng.
- Tổ chức giao diện chương tŕnh.
- Cập nhật dữ liệu từ bảng chọn.
- Cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng.
Có 4 loại biểu mẫu cơ bản như sau:
* Biểu mẫu một cột (Single Column):
Trong loại biểu mẫu này, các trường hợp được sắp xếp theo hàng dọc, biểu mẫu có thể chiếm một hay nhiều trang màn h́nh, trên đó ta có thể kẻ các đường thẳng, h́nh chữ nhật hay trang trí cỏc hỡnh ảnh . Với biểu mẫu, người ta thường sử dụng thêm công cụ Combo Box rất thuận tiện cho việc cập nhật dữ liệu từ bàn phím.
* Biểu mẫu nhiều cột dạng bảng (Tabular):
Tabular là loại biểu mẫu dùng để hiển thị thông tin theo cột dọc từ trái sang phải, mỗi hàng chứa một bảng ghi tương đối giống bảng nhưng ưu tiên hơn là ta có thể tạo viền, tạo bảng khung nh́n, hiển thị được ảnh trong khi bảng, truy vấn th́ không thể làm được.
* Biểu mẫu nhiều cột dạng bảng (Tabular):
Tabular là loại biểu mẫu dựng để hiển thị thụng tin theo cột dọc từ trái sang phải, mỗi hàng chứa một bảng ghi tương đối giống bảng nhưng ưu tiờn hơn là ta có thể tạo viền, tạo bảng khung nh́n, hiển thị được ảnh trong khi bảng, truy vấn thể không thể làm được.
1.2.4. Report:
Báo cáo là phần không thể thiếu được đối với một chương tŕnh quản lư hoàn thiện. Các dữ liệu luôn được tổng hợp, thống kê và in ra giấy. Thiết kế cỏc bỏo biểu là công việc cần thiết và mất rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, với Access th́ công việc trở nên thuận lợi hơn nhiều. Access cung cấp đầy đủ và đa dạng các loại báo biểu. Trong đó, người dùng có thể thiết kế bằng công cụ Winzard, vượt xa các công cụ của các ngôn ngữ lập tŕnh khác như Foxpro, Visual Basic về chất lượng cũng như tốc độ.
Khác với Form, Report chỉ kết xuất thông tin chứ không thể cập nhật dữ liệu. Có rất nhiều dạng bỏo biờt như báo biểu theo nhóm (Group/Total), báo biểu theo cột (Single Column), báo biểu dạng nhăn thư (Mailing Label), báo biểu tóm tắt (Summary), báo biểu bảng (Tabular).

Phạm vi sử dụng của bỏo biờt trong Access chủ yếu là:
- In dữ liệu dưới dạng biểu, bảng.
- Sắp xếp dữ liệu trước khi in.
- Sắp xếp, phân nhóm dữ liệu, thực hiện các phép tính để có dữ liệu tổng hợp trờn cỏc nhúm, so sánh đối chiếu dữ liệu tổng hợp trờn cỏc nhúm với nhau.
- In dữ liệu từ nhiều bảng, truy vấn có liên quan trên cùng một báo cáo.
Từ báo biểu, ta có thể kết xuất thông tin sang Word, Excel

1.2.5. Macro:
Macro là tập các hành động dùng để thực hiện một nhiệm vụ một cách tự động. Bất kỳ các thao tác nào lặp đi lặp lại nhiều lần đều là đối tượng để tạo Macro. Với Macro, ta có thể thiết lập được một hệ thống Menu, kích hoạt cỏc nỳt lệnh, mở đúng cỏc bảng, mẫu biểu, truy vấn Tự động t́m kiếm và chắt lọc thông tin, kiểm soát các phím nóng.
- Câu lệnh Docmd dùng để thực hiện một hành động.
- Có thể gắn một Macro hay một thủ tục với một sự kiện của Access. Đặc biệt là sự kiệ On Click của nút lệnh.
- Dựng nút lệnh đờt tổ chức giao diện chương tŕnh với một Menu đơn giản.
Dùng Autoexec để tự động hóa các thao tác của chương tŕnh và cài đặt mật khẩu. Gắn Macro với một phím hay tổ hợp phím để có thể thực hiện Macro từ bất kỳ vị trí nào trong cơ sở dữ liệu.
1.2.6. Module:
Khi sử dụng Macro ta có thể xây dựng được một tiến tŕnh các công việc tự động. Tuy nhiên, với những bài toán có tốc độ phức tạp cao, Access không đáp ứng nổi th́ ta có thể lập tŕnh bằng ngôn ngữ Access Basic đây là một ngôn ngữ lập tŕnh quản lư mạnh trên môi trường Windows. Access Basic có đầy đủ các kiểu dữ liệu, các cấu trúc điều khiển, rẽ nhỏnh, cỏc vũng lặp làm công cụ cho chúng ta tổng hợp, chắt lọc kết xuất thông tin. Ngoài ra ta có thể sử dụng thư viện các hàm chuẩn của Access Basic cũng như của Window để đưa vào chương tŕnh. Người sử dụng có thể tự viết thờm cỏc hàm, thủ tục và Access Basic coi như là các hàm chuẩn.
















CHƯƠNG II: KHẢO SÁT

2.1. Giới thiệu chung về khách sạn Thỏi Nguyờn.
- Khỏch sạn có tất cả 70 phũng, cỏc phũng đều có đầy đủ tiện nghi như: Tivi, tủ lạnh, điều ḥa không khí, bồn tắm, máy nóng lạnh, điện thoại cố định, và internet
+ Phũng chính là tài sản Giới thiệu chung về Khách sạn Thỏi Nguyờn.
- Khỏch sạn có tất cả 70 phũng, cỏc phũng đều có đầy đủ tiện nghi như: Tivi, tủ lạnh, điều ḥa không khí, bồn tắm, máy nóng lạnh, điện thoại cố định, và internet
+ Phũng chính là tài sản Giới thiệu chung về Khách sạn Thỏi Nguyờn.
- Khỏch sạn có tất cả 70 phũng, cỏc phũng đều có đầy đủ tiện nghi như: Tivi, tủ lạnh, điều ḥa không khí, bồn tắm, máy nóng lạnh, điện thoại cố định, và internet
Phũng chính là tài sản cơ bản nhất của Khách sạn. V́ vậy thông tin về pḥng cần phải được quản lư để phục vụ quy tŕnh đặt phũng, khỏch vào, khách ra,. Thông tin về pḥng bao gồm: Số pḥng, loại phũng, giỏ phũng, cỏc tiện nghi Sẽ được đưa vào kho dữ liệu danh sách pḥng. Thông tin về pḥng cũng phải cập nhật thường xuyên trạng thái của pḥng như: Pḥng nào trống, pḥng nào rơi và pḥng nào đă được đặt.
Khách sạn có 70 pḥng, khoảng 200 giường nghỉ cho khỏch (Phũng 2 giường, pḥng 1 giường và phũng cú 4 giường). Khách sạn có 3 loại pḥng, tương ứng với mỗi pḥng có giá trị như sau: 120.000đ, 180.000đ, 350.000đ. Mỗi pḥng được trang bị các tiện nghi phù hợp với giá tiền của từng pḥng và được quản lư theo mă tiện nghi, tên tiện nghi. Khách sạn cũn cú hội trường lớn phục vụ các hội nghị, cưới xin, cuộc họp các đợt tập huấn Rất thuận tiện và có đại sảnh thoáng mát giúp quư khách thư giăn được thoải mái.
+ Về đội ngũ cán bộ, nhân viên: cú trờn 40 các loại h́nh dịch vụ, 30 loại h́nh dịch vụ Khách sạn gần mặt đường và giữa trung tâm của Thành Phố. V́ vậy việc đến nghỉ tại Khách sạn và tham quan các khu du lịch củ Thành Phố rất thuận tiện.
Khách đến nghỉ tại Khách sạn sẽ cảm thấy thoải mái, không khí trong lành và dẽ chịu. Ban giám đốc Khách sạn luôn luôn quan tâm, động viên các nhân viên trong Khách sạn nâng cao chất lượng để phục vụ khách đến nghỉ tại Khách sạn với một điều kiện tốt nhất.
2.2. Cơ cấu tổ chức khách sạn.
- T́m hiểu cơ cấu tổ chức Khách sạn Thỏi Nguyờn.
- T́m hiểu nhiệm vụ và quy tŕnh thực hiện các công việc tại Khách sạn.
- ỏp dụng các kiến thức về cơ sở dữ liệu(CSDL) và phân tích thiết kế(PTTK) hệ thống thông tin quản lư để xây dựng chương tŕnh quản lư Khách sạn tự động bằng máy vi tính để thay thế một phần công việc cho con người.
* Giám đốc Khách sạn: Có nhiệm vụ quản lư trực tiếp Khách sạn, mọi vấn đề hoạt động của Khách sạn đều phải thông qua Giám đốc. Giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin và xử lư mọi thông tin trong Khách sạn.
* Lễ tân Khách sạn: Có nhiệm hoàn thành các công việc như: tiếp đón, đăng kư, giao pḥng cho khách và nhận lại pḥng. Lập phiếu thanh toán và thu tiền của khách, nhận những yêu cầu của khách và giới thiệu các dịch vụ của Khách sạn và giải đáp những thắc mắc của khách.
* Bảo vệ: Trông giữ xe, khuân vác các hành lư và giữ ǵn an ninh trong Khách sạn. Theo dơi các thiết bị và chịu trách nhiệm về ánh sáng của Khách sạn.
* Tổ chức dịch vụ Khách sạn: Kiểm tra và dọn vệ sinh pḥng. Phục vụ ăn uống, giặt là đưa đón khách bằng xe của Khách sạn khi khỏch cú cỏc yêu cầu.